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導入事例
社会福祉法人 愛宕福祉会様

お助けマンの導入で、夜勤時や自宅作業で行っていた
シフト作成業務から解放されました。
通常の介護施設とは異なる法人独自の夜勤(8時間勤務)体制の実施が
システム導入のネックに。
それに初期対応できたJRシステムに感動しています。

社会福祉法人 愛宕福祉会 様
業種:介護
対象スタッフ数:1,368 名(令和2 年1 月1 日現在)
事業内容
老人福祉施設(特別養護老人ホーム「愛宕の園」10か所、デイサービスセンター9か所など)をはじめ、障がい福祉施設(障がい者支援施設、障がい者就労支援など)、児童福祉施設(認定こども園、児童養護施設など)を運営する新潟県の社会福祉法人。新潟県を中心に80を超える事業を展開している。
概要
基本理念である「利用者一人ひとりのかけがえのない笑顔と思いを大切に、安心した生活が送れるように支援を行い、家族・地域の方々から信頼される社会福祉法人を目指す」の実践を目指し、事業内容の「高齢/安心して老いることのできる社会の実現」、「障がい/ノーマライゼーション*の理念の実現」、「児童/豊かな人間性の育成」の実現に向けて、さまざまな福祉サービスの提供を行っている。(*ノーマライゼーション:障がい者でも一般の人と同じように生活できる社会を作る、という考え方。)
課題
  • 勤務シフトの作成はリーダーに一任。Excelでの作成に時間がかかり、作成後の修正作業にも労力を費やすなどリーダーに負荷がかかっていた。
  • パソコンに精通していないリーダーも存在し、勤務シフトの業務引継ぎのシステム化が図れていなかった。
  • 勤務シフトのシステム導入にあたって、介護施設としては特異な法人独自の"夜勤(8時間勤務)体制"が導入の足かせとなっていた。
効果
  • 導入時の初期設定には多少労力を伴うが、それをクリアすれば、最小の労力で効果的な勤務シフトの作成が容易になり、作業時間が大幅に短縮できた。
  • システム導入により、客観的で公平なシフトが誰でも作成できるため、業務の引継ぎが容易になった。
  • 「勤務シフト作成お助けマン」は、他社のシステムとは異なり、法人独自の"夜勤(8時間勤務)体制"に対応でき、かつ操作が簡単なことなどが導入の決め手ともなった。

法人独自の夜勤体制が勤務シフト導入のネックに

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 特別養護老人ホーム「豊浦愛宕の園」(新潟県新発田市)は、社会福祉法人 愛宕福祉会で最も大きな施設として、2007年(平成19年)4月に開設。特別養護老人ホーム(定員100名)とショートステイ(定員20名)、デイサービスセンター(定員34名)、居宅介護・支援事業を同一敷地内に配置した”地域の福祉総合エリア”である。

 特別養護老人ホームの担当スタッフは71名(全職員数は180名)で、1チーム平均9名のスタッフが業務に携わっている。スタッフの勤務シフトの作成はチームリーダーの役目だが、Excelを活用して早番2名、遅番2名に、日勤と夜勤者を加えた勤務シフトの作成は、時間と労力を伴うどちらかと言えば面倒な作業といえた。

 「せっかく勤務シフトを作成したのに、早番や夜勤者がいないことに気づいて作り直すなど、余分な時間を費やすことも結構ありました」(「豊浦愛宕の園」熊倉直人係長)

 「介護職員は、日中にデスクワークの時間は取れないことが多いので、夜勤時に時間を見つけてひと晩をかけて作成したり、自宅に持ち帰って作成するなどリーダーへの負担をは大きかったですね」

 2年前まで同施設でユニットリーダーをしていた阿部雄太郎(法人本部事務局 総務部/企画部)さんは、現役時代をそう述懐する。

 その対応改善策として、本部事務局では”勤務シフトの作業時間とリーダーの労力削減、正確な勤務シフトの作成”に向けて2019年4月頃から、”勤務シフトのソフト導入”に向けて検討作業に入った。当初2社のソフトメーカーに声をかけるが、同福祉会独自の夜勤体制がネックとなった。通常、介護施設では”通し夜勤(夕方から翌日の朝食後まで)が一般的だが、同福祉会では実質8時間勤務(午後10時から翌朝7時まで)体制を講じており、それが2社の勤務ソフトでは対応できなかった。


atago2 そこで本部事務局では改めて、新たなメーカーを探し求め、JRシステムの「勤務シフト作成お助けマン」に行き当たった。早速、2020年春から同年7月まで試行を重ね、その後「豊浦愛宕の園」への導入を決定する。

 

 

 

体制維持・操作性などがソフト導入の決め手に

 「勤務シフト作成お助けマン」導入の決め手となったのは、「何よりも、同福祉会の夜勤体制に対応できたこと」「思い描いていた勤務シフトが自動で作成できたこと」。さらに、「条件設定の表現が平易で分かりやすい」「パソコン操作が苦手なリーダーでも操作が容易である」「リーダーの引き継ぎ業務のシステム化がスムーズになる」「価格も他社に比し低廉であること」など多岐に及んだ。

 導入後の活用にあたっては、「ほぼ思ったような勤務シフトが作成できています」と熊倉係長。「ソフト導入時の初期(条件)設定には労力を伴いますが、それをクリアして使い方に慣れれば、最小労力で効果的な勤務シフトの作成が可能になります」とも強調する。

 公平性も一つのポイントだ。介護業務には正月休暇などは関係ないが、スタッフの休日希望を聞いて作成すると、一方からはよく思われないこともある。その点、「勤務シフト作成お助けマン」だとリーダーの主観が入りづらく、客観的で公平な勤務シフト表が作成できるため、その旨をスタッフに伝え、理解してもらいやすくなった。これも導入効果の一つだ。

 「実際に活用して、改善点やこうすれば効果的ではないかといったことも生じています。それら課題に関しては、JRシステムの担当者に相談すれば、具体的な対応策について真摯に応じてくれます。何より心強いのは、我々の立場に立って”最善のシステム”を創りあげようとしていることです。その姿勢が嬉しいですね」(「豊浦愛宕の園」高橋武雄事務長)

今後は100床を擁する特養への導入展開も検討へ

 今後の課題としては、「まずソフトに馴れろ!」を最優先している段階で、「勤務シフト作成お助けマン」の作成に至っていない部署も存在している。それら部署に関しては、前述したように「初期の条件設定には労力を伴うが、使い方に慣れてしまえば”最小の労力で効果的な勤務シフトが作成できる”」と、積極的な有効活用を呼びかけている。

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 同福祉会での「勤務シフト作成お助けマン」の導入は、現段階では「豊浦愛宕の園」1施設のみだが、「これで使いやすいということが分かりました。100床を擁する特別養護老人ホーム施設などでは、できれば今後展開していきたいですね」(本部事務局 阿部さん)と抱負を語ってくれた。

 

 

 

お助けマンでシフト表作成が
省力化できました!

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