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導入事例
株式会社アンミッコ様

他社の「シフト管理システム」で対応できなかった条件設定が
「お助けマン」で一挙に解決!
保育園独自の勤務シフト作成が容易に
保育園特有のスタッフの変則的勤務体制を踏まえて最良の勤務シフトを作成
更なる有効活用を目指して積極的に取り組む

株式会社アンミッコ 様
業種:保育
対象スタッフ数:60名
事業内容
保育園/2園(春アンミッコ、アンミッコ)を運営
概要
株式会社アンミッコ(東京都練馬区、代表取締役:山賀路子)は、「保育士の視点と看護師の視点から、子どもたちの心と身体の健やかな成長を育む」を教育方針に、2006年4月に設立。練馬区内に2か所の保育園を運営している。園名「アンミッコ」はイタリア語で「小さな光」の意味で、子どもとその家族・スタッフともに輝けるようにとの願いを込めている。
人生の基盤つくりの時、「やってみたい!」という気持ちとゆたかな感性を大切に育て、生きる力につながる保育を目指している。
課題
  • スタッフの勤務シフト作成は園長自らがExcelで対応していたが、保育士の変則勤務体制をはじめ、適正人員の配分、代休の入れ替え作業などに時間を取られ、延べ10~12時間を費やすなど非効率だった。
  • 勤務シフトはひと月分の全容を見ながら作成するのだが、ノートパソコンの画面にはそれが収まりきらず、全容を見渡してのシフト作成が困難だった。
  • スタッフの勤務時間、休日などは平等を期すように努めたが、それでも「私は早番が多い」「遅番が多い」「連休が少ない」などの不満を生み出す要因となっていた。
効果
  • 「お助けマン」導入時の条件設定の入力に時間が必要だったものの、以降は微調整のみで対応できるようになり、勤務シフト作成に費やす時間が大幅に減少した。
  • 勤務シフトの入力は若手スタッフに一任。園長はシフト作成後の微調整のみを行うだけでよく、全容を見渡しての対応から解放された。
  • 勤務シフトは「お助けマン」が設定しているということで、スタッフも納得。担当していた園長は、手作業入力時の精神的な束縛から解き放たれた。

本来の業務に支障が出るほど労力が必要な勤務シフトの作成

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 春アンミッコ保育園(東京・練馬区春日)は、2012年4月に開園。現在60名の園児を預かっており「保育に、小児科ナースのまなざしを組み入れ、子どもたちの心と身体の健康的な成長をサポートしている」保育園として知られる。保育士のみならず看護師や栄養士・調理師などを配し、当初から相談・苦情受付を設けるなど地域に根差した運営に努めている。
 保育園の運営は早朝7時半から19時半まで。この間を30名の保育士が勤務にあたっているが、早朝のみ2時間勤務、午前中のみ勤務、夕方勤務など変則勤務を含めたスタッフで構成されている。
 「毎月の勤務シフトは、私がExcelで作成していました。入力作業自体は面倒ではないのですが、全体を見渡してスタッフがきちんと配置されているか、誰かの代休時に誰をどう“あてがうか”といったスタッフの入れ替え作業に時間を費やしたり、同じ日に代休を2か所入れてしまうなど、手作業ゆえのミスもあってシフト作成には毎月延べ10~12時間も掛かっていました」(小倉ひかり園長)
 しかも、全容を見ながら作るのにノートパソコンの画面では収まりきらず、一か所を変えると他にも影響が生じるなど “全容を見渡して作成することができない”というマイナス面も生じていた。
 「勤務シフトの作成は、本来の業務に支障が出るほどの時間と労力を要しましたし、時給換算にするととても見合わない。そこで勤務シフト作成ができるシステムの検討に入りました」(小倉園長)
 2020年8月、加治照代看護師が「シフト管理システム」の担当を任され、インターネットで検索。最終的に「お助けマン」を含めて3社を選定し、トライアルに取り組むこととなった。

他社システムとの比較検討で分かった「お助けマン」の魅力

 最初に試行したA社は、保育専門の企業が開発した勤務シフトシステムだったが、グループ分け一つできずに早々と断念。次のB社は、グループ分けはできたものの細かい部分ができず、こちらも導入決定には至らず。2社の試行後に、「お助けマン」へのトライアルを開始。自動作成する上での“条件付き”で細かく設定が可能なことから、「これもできる」「こちらもできる」と十分な比較検討の結果、「お助けマン」の導入が決定した。
 「システム導入にあたって、A社のようにExcelで入力する程度の機能しかなければ、Excelで十分なわけです。勤務シフトシステム導入の意図は、最初に手間をかけて条件を入力さえすれば、あとは必要条件を入れるだけで作成スピードが大幅に短縮できること。その意味で、「お助けマン」は自動化する上での条件設定が容易だったこと。さらには、私どもの疑問点に対するJRシステムの対応が迅速、真摯だったことから導入に至りました」(加治照代看護師)
 価格も適正で、予算内で納まったことも決定打となった。
 「お助けマン」で作成された勤務シフトは、最終的に園長がチェックし、微調整を加えている。この段階で、例えば2時間勤務スタッフの代休に“誰をあてがえば最も効率的か”などについては、一部課題も残っており、園長自らの手作業で補っている。それでもシステム導入前と比べて、勤務シフト作成に費やす時間は早ければ2~3時間で済むようになり、大幅に短縮できるようになった。
 また、副次的な効果として、勤務シフトに対する不満も解消された。Excelでの作成時には、勤務時間が平等になるよう神経を配って作成しても、結果的に「なぜ私だけ早番が多いの」「遅番が多いの」「私だけ連休が少ない」といったケースが生じてしまい、不満を抱かれる要因ともなっていた。しかし「お助けマン」導入後は、代休もこのシステムがやっているということでスタッフも納得。
「その意味で、私の精神的な負担も少なくなりました」と小倉園長は微笑む。

「お助けマン」の有効活用を目指し、二人三脚で取り組む

 今後の課題としては、新学期を迎えると担任が変わってしまい、せっかく作成した勤務シフトの条件付けを見直す必要があるなど、保育園特有の課題がある。また、スタッフが入れ替わったり、対応人員の増減などで月々のスタッフ編成が変わってしまう可能性だってある。そうした特有の複雑さにどう対応していくか。
 さらに、「土曜日の出勤を平均的になるようにしたい」といった要望もある。月々ではなく半年、年単位のスパンで土曜日の出勤を設定できれば、スタッフは旅行予定も計画できるなど働き方改革にもつながっていく。そのためにも土曜日の出勤シフトを優先して導入できないか。
 「お助けマン」の更なる有効活用を目指して、今後もJRシステムとの二人三脚で課題解決に努めていきたい。さらには関連施設への導入も検討していきたいですねと抱負を語られた。

 

お助けマンでシフト表作成が
省力化できました!

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