導入事例
横浜ベイシェラトン ホテル&タワーズ様

シフト表の作成時間が従来の1/3以下に。
担当者の心理的・身体的な負担が減り、
複雑な条件下でも公平感のあるシフト表が作成できた。

横浜ベイシェラトン ホテル&タワーズ 様
業種:ホテル-旅館
対象スタッフ数:50名以下
事業内容
28階建て348室の客室と5つのレストラン・3つのバーラウンジや約1,000人を収容できる宴会場、神殿・チャペルなどを備えたホテルで、上層階からは美しい横浜の夜景を堪能できます。
世界130の国と地域でホテルを展開するマリオット・インターナショナルが運営するブランド”シェラトン”を冠し、外資系ホテルの合理的・効率的な運営手法で安定した運営を確立する同時に、シェラトンブランドホスピタリティーに基づき、地域に親しまれお客様に支持されるホテルを目指しています。
概要
社内公募によってお助けマン導入部門を募り、システム管理部門で基本設定入力をサポート。
一つの成功事例からホテル内でさらなる横展開へ。
複雑なシフト作成ルールをシステム化し、シフト作成時間を1/3以下まで削減。
課題
  • シフト表作成担当者だけが知る作成のコツや情報があり、共有できていない
  • Excel利用の表作成では毎月30時間かかり、特別な集中力を要していた
  • できるだけ現場に負荷をかけずに、新しい業務効率化ツールを導入したい
効果
  • 複雑な条件を設定しても自動で公平感のあるシフト表が作成でき、引き継ぎも楽に
  • 所要時間が従来の1/3以下になり、担当者の心理的・身体的な負担が減った
  • 条件設定をシステム管理部門が担うことで、スムーズに現場へ導入できた

先行した部門の導入成果を見て、次の部門へ展開

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 横浜駅西口を出てすぐという魅力的な立地にある横浜ベイシェラトン ホテル&タワーズ。1998年に創業し、横浜の観光・ビジネス拠点として国内外から多くのお客様を迎えている。24時間業務のためシフトを組む部門が多い中、2020年2月からフロント部門でも勤務シフトお助けマンを活用している。

 同ホテルが初めてお助けマンを導入したのは2017年12月。以前から課題のあったシフト作成について、システム部門を担当するIT運営管理部の山口正太郎氏が自動化ツールでの解決を図ったのがきっかけだった。

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 当時、新ツール導入をスムーズに進めるために山口氏が試みたのが「社内公募」だ。

 「現場が使いたいと思わなければ活用されない」と考え、シフト表を自動作成する便利ツールの存在と使用後のメリットを社内に通知。「使いたい部門はないか」と呼びかけ、そこで最初に手を挙げたのがウエディングサービス部門であった。

 その後、成果を見て次に導入を決めたのがフロント部門であり、2020年2月に利用を開始した。

 フロントには約20名のスタッフが2交代制で出勤している。個々の休暇希望の組み込みに加えて、有給休暇の取得目標や偏った連勤・連休防止への配慮が必要だ。また、業務上あらゆる状況に対応できる責任者格の人員を必ず1名は配置しなければいけない。これらの条件をクリアする表を作るため「担当者が毎月30時間は集中して取り組む状況」だったという。

システム部門が初期設定を行い、スムーズな活用へ

 山口氏は「作成担当者だけが情報を抱えてしまうリスク」にも言及する。これまで「シフト表作成に必要な情報、修正パターン、コツなどは、引き継ぎが決まった際に一子相伝のように伝えられてきた」という。情報が膨大すぎて、汎用化が難しく、マニュアルを作っても皆が読んで理解する時間はない。しかしウエディングサービス部門での自動化ツール導入を見て、設定時に一度条件を入力してしまえばその問題が解決すると分かった。「そこでフロント部門も興味を持ってくれました」と山口氏は話す。

 お助けマン導入後、フロント部門でのシフト表作成にかかる時間は1/3以下まで激減。自動作成機能を使えば一発で基本になるシフト表ができ、「ある程度の手直しは必要だが、担当者にとってはボタンを押すだけで公平感のある表ができるのが魅力」と分析する。

 現場の負担を減らすため、山口氏は導入時にもう一つ工夫をしている。それはシステム管理担当者である山口氏によるお助けマン初期条件設定の肩代わりだ。「現場はとても忙しいので、事前に在籍者の勤務条件を聞いて設定するところまでサポート」した。ここでの勤務条件とは、固定シフトのスタッフの時間・曜日などについてだ。ウエディングサービス部門・フロント部門とも、この初期設定のおかげでツールの現場活用がすぐ可能になった

 個々の休暇希望入力はスマホ経由で集約し、完成したシフト表確認も各自がスマホから行っている。担当者による通知業務がなくなり負担が大きく減った

「親身な姿勢」と「相談しやすさ」が企業への信頼に

 シフト表自動作成のシステムは以前から探していたが、なかなかニーズと予算に合うものがなかった。お助けマンについては検索してニュースリリースを見つけ、「画面の分かりやすさとリーズナブルな価格が導入の決め手」と話す。
 導入前から一貫して感じているのはJRシステムの「親身な姿勢」だという。シフト作成で難しいのは、教科書のような一般論がなく、どうしても個別の事情に基づいてしまうところだ。山口氏は「操作についてはもちろん、より良い結果になるような条件の調整方法なども親身になって教えてくれるので相談しやすい。こちらも頑張ろうという気になる」と人対人の対応力を高く評価する。
運営管理部ITの山口正太郎氏 今後はお助けマンによるシフト作成自動化を社内で横展開しつつ、労務環境の改善にもつなげたいと考えている。利用者規模の広がりを想定し、システム管理部門ではなく人事部門主導で進める体制も検討中で「シフト作成だけでなく、データを分析して長時間労働の是正やフレキシブルな勤務パターンへの対応を実現したい」と目標を掲げる。

 シフト勤務についても、今は別々に扱っている8カ所の飲食施設をまたいでシフトを組むなど、効率化の余地がまだまだある。「お助けマンの機能を最大限に生かしながら、私たちにできる工夫も順次進めていきたい」とさらなる働きやすさを追求している。

 

お助けマンでシフト表作成が
省力化できました!

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