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シフトの管理はアプリ?それとも手帳?それぞれのメリットについて解説!

ライター: 勤務シフト作成お助けマン編集部

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個々人がシフトの内容を管理する方法として、スマホアプリ(以下、「アプリ」)、または手帳の利用があります。
スケジュールを管理するアプリは年々機能が向上しているため、使いやすいと感じている人は多いのではないでしょうか。一方で、手帳の方が使いやすいと考えている人もいることでしょう。
シフトを管理するならアプリと手帳、どちらが良いのでしょうか。
 
ここではそれぞれを利用した場合のメリットとデメリットについて説明します。
アプリと手帳の特徴を理解したうえで、どちらを利用するかを選びましょう。
 

  1. アプリでのシフト管理
    メリット
    デメリット
  2. 手帳でのシフト管理
    メリット
    デメリット
  3. まとめ

勤務シフト作成お助けマン

アプリでのシフト管理

メリット

アプリでシフトを管理するメリットとしては、下記があげられます。
 
・スマホを常に持ち歩いているため、記録忘れが起きにくい
・シフトの内容を共有できる
・リマインダーの機能を活用すれば、出勤日に通知される
 
 
#スマホを常に持ち歩いているため、記録忘れが起きにくい
アプリでシフト管理を行っている場合、記録忘れが起きにくい点がメリットといえます。 
現在では、多くの人がスマホを常に持ち歩いています。そのため、スマホにスケジュールアプリをインストールしておけば、シフトの内容を記入したいと思ったときにいつでも記入できます
 
シフトの管理を手帳で行っている場合、手帳はスマホのように常に持ち歩いているとは限りません。そのため、手帳を持っていなければ記録を忘れてしまうことがあります。
シフトに関する内容について記入を忘れてしまうと、出勤日や出勤時間を間違えてしまうことがあり、職場の従業員に迷惑をかけることにもなりかねません。
記録忘れを防ぐなら、アプリでシフトを管理する方が適しています。
 
#シフトの内容を共有できる
アプリでシフト管理をすると、身近な人たちとシフトの内容を共有できます。
この機能を利用できるのは、アプリならではといえるでしょう。 
恋人や友だち、または家族とシフトの内容を共有できれば、自分から相手に対してシフトの内容を伝える必要がないため、お互いにスケジュールの調整を簡単に行えます。 
 
#リマインダーの機能を活用すれば、出勤日に通知される
スケジュールを管理するアプリの中には、リマインダーの機能が利用できるものもあります。 
リマインダーとは、スマホのスケジュール管理アプリに予定を入れておくと、予定の日の前に通知が届く仕組みのことです。
リマインダーの機能は、急きょ出勤することになった日にこそ活用しましょう。それにより「今日は出勤日です」という通知を受けられるため、出勤日であることを忘れずに済みます。 
 

デメリット

アプリでシフトを管理するデメリットとしては、下記があげられます。
 
・手帳と比べると記入の自由度が低い
・バッテリー切れや、スマホに不具合が起きると利用できなくなる
・通信障害が発生すると利用できなくなる
 
 
#手帳と比べると記入の自由度が低い
アプリでシフトを管理する場合手帳と比べると記入の自由度が低くなります 
スケジュール管理のアプリは、記入欄がほぼ決まっているため、手帳のように自分の好みに応じて記入することは難しいといえます。 
さまざまな色を使って記入したり、見やすいようにこだわって記入したりする場合は、手帳を利用してみましょう。 
 
#バッテリー切れや、スマホに不具合が起きると利用できなくなる
スマホのバッテリーが切れたり、スマホが故障して不具合が発生したりした場合は、アプリが利用できず、シフトを管理できなくなります 
バッテリー切れを防ぐためには、日頃からバッテリーの残量を確認しておき、こまめに充電することが大切です。 
また、スマホに不具合が発生しているとみられる場合は、スマホを再起動して様子を見る方法があります。そのほか、操作に不具合が発生している場合はスマホ本体の故障が考えられるので、修理に出して対応しましょう。 
 
#通信障害が発生すると利用できなくなる
アプリでシフト管理を行っている場合、万が一、通信障害が発生してしまうとアプリの利用ができなくなり、シフトの管理を行えなくなる点に注意が必要です。 
通常、通信障害が起きることはほとんどありませんが、通信障害が起きない可能性は全くのゼロとは限りません。通信の状況によってはアプリが利用できなくなることを理解しておきましょう。
 

 

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手帳でのシフト管理

メリット

手帳でシフト管理する場合のメリットをあげてみました。 

・自分の手帳に好きなように記入できる
・手で書いて記入すると記憶に残りやすい
・電話をしながらシフトの内容を記入できる
 

#自分の手帳に好きなように記入できる
手帳でシフトの管理を行う場合、自分の手帳に好きなように記入できる点がメリットとなります。
例えば、出勤日によって出勤する時間が異なる場合、出勤時間ごとに色を変えて記入する方法があります。
出勤時間の種類が9時、11時、13時の3種類の場合、9時に出勤する場合は黒で、11時に出勤する場合は青で、13時に出勤する場合は赤で記入するとしましょう。出勤する時間は、記入した色を見れば一目でわかるため、出勤時間を間違えてしまう可能性が低くなります。
手帳を利用すれば工夫しながら見やすい形で記入できます。単に見やすいだけでなく、記入していて楽しく感じられる点もメリットといえるでしょう。 

#手で書いて記入すると記憶に残りやすい
手で書いて記入すると、スマホやパソコンで入力するよりも記憶に残りやすいと感じる人もいるのではないでしょうか。
手で書いて記入すると記憶に残りやすいことは、研究の結果によって証明されています。
下記は研究結果を要約したものです。
 
2014年、アメリカのプリンストン大学とカリフォルニア大学ロサンゼルス校の研究者は、手書き、またはノートパソコンで入力した場合の記憶力の違いについて調査しました。
調査の方法は、参加者に対してトークの内容をメモしてもらうことです。一方のグループは手書きでメモをして、もう一方のグループはノートパソコンを使ってメモをします。
その結果、トークの内容をよく覚えていたのは、手書きでメモをしたグループでした。
手書きでメモをしたグループの方が記憶力が良い理由として、メモをする際に異なった文字を一つ一つ書かなければならないことが考えられます。

つまり、文字を一つ一つ書くときに脳が文字を認識するため、記憶に残りやすいといえるでしょう。
キーボード入力の場合は、どの文字を入力する場合であっても、キーボードを押すという同じ操作を繰り返すだけであるため、手で文字を書く場合と比べると記憶に残りにくいと考えられます。
このようなメリットから、シフトの内容を記入するときに手帳を利用する人もいます。 

#電話をしながらシフトの内容を記入できる
手帳でシフトの管理をすると、電話をしながらシフトの内容を記入できます
会社から電話でシフト変更の連絡を受けた場合、手帳でシフトの管理をしていれば、電話をしながらシフトの内容を直接手帳に書き込めます。
もし、シフトの管理をアプリで行っている場合、シフト変更の連絡を電話で受けても、直接アプリに入力することはできません。そのため、いったんメモ用紙などに記入してからアプリに入力する流れとなります。
現在では多くの場面でIT化が進んでおり、手帳などアナログ的なものを使用する機会は減りつつあります。しかし、使い方によってはアナログ的な道具も十分な使い道があるといえるでしょう。 

デメリット

手帳でシフト管理する場合のデメリットもあげてみます。 

・常に手帳を持ち歩く必要がある
・シフトが変更になった場合など、書き直すと見づらくなる
・手帳をなくするとシフトがわからなくなってしまう


 #常に手帳を持ち歩く必要がある
手帳でシフトを管理する場合のデメリットは、常に手帳を持ち歩く必要がある点です。
仕事の日は手帳を持ち歩いていても、休日にプライベートの用事で出かけるときには、手帳を持ち歩かない人もいるのではないでしょうか。
しかし、シフト変更の連絡は、休日に出かけているときにも届くことがあります。そのような場合、手帳に記入できないため、シフト変更の内容を忘れる原因にもなりかねません。
いつでもシフト変更の内容を記入したいなら、スマホのスケジュール管理アプリの利用が便利です。 

#シフトが変更になった場合など、書き直すと見づらくなる
手帳でシフト管理をしている場合、シフトが変更になって書き直しをすると手帳が見づらくなってしまうことがあります。
例えば、急にシフト変更の連絡が入っていた場合に、もともとの予定を変更してシフトを入れるとしましょう。
そのような場合、もともとの予定に横線を引いて消したうえで、空いている欄に出勤日であることを記入しなければなりません。
手帳の場合、書き直しをすると見づらくなってしまいます。それが気になるなら、スマホのスケジュールアプリを利用しましょう。 

#手帳をなくするとシフトがわからなくなってしまう
手帳をなくしてしまうと、これまでに記入したシフトが一切わからなくなってしまいます。それにより、出勤日がわからなくなってしまい、仕事にも支障が生じかねません。
そのようなことを防ぐためにも、手帳は常に同じ場所に保管しておきましょう。
なお、スマホのスケジュールアプリで管理している場合、万が一スマホをなくしたとしても、他の端末を用意できれば、クラウド保管していたデータを他の端末で表示できます。そのため、シフトが全くわからない状態は避けられます。 
 
 
 
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まとめ

アプリでシフトを管理する場合、スマホなら常に持ち歩いていることが多いため、記録忘れを防げます。
そのほか、スマホのアプリなら共有の機能を利用できるため、身近な人とシフトの内容を共有できます。さらに、リマインダーの機能も活用すれば、出勤日の前に通知されるため、出勤忘れを防げます。
 
一方、手帳でシフトを管理している場合、自由に書き込みできるため、見やすい状態で管理できます。
さらに、バッテリー切れやスマホの故障、通信障害などでスマホが使えない状態になったとしても、手帳ならシフトの管理をいつも通りに行えます。
 
シフトの管理は、アプリ手帳のどちらでも可能です。自分に合った方法でシフトを管理して、出勤日に確実に出勤できるようにしておきましょう。 

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勤務シフト作成お助けマン編集部

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