「遅刻をしないのは社会人として当然の常識」とは言われるものの、遅刻をしてしまう人は一定数存在し、時にはやむを得ない事情もあります。しかし、遅刻を繰り返すことは業務に差し支える可能性があり、それがシフト制であればなおさらです。
勤怠管理では、遅刻に対しどのように対応するべきでしょうか。ここでは、遅刻が発生する原因やボーダーラインなどを改めて把握し、指導や控除、措置を行う際の注意点などについて説明していきます。
勤怠管理では、遅刻に対しどのように対応するべきでしょうか。ここでは、遅刻が発生する原因やボーダーラインなどを改めて把握し、指導や控除、措置を行う際の注意点などについて説明していきます。
遅刻のボーダーライン
新年度は、学生アルバイトを雇用する機会も多くなります。厚生労働省でも、学生アルバイトに対する労働条件の見直しを事業所に求めています。しかし、正社員と比べるとアルバイトスタッフに発生しがちなのが「遅刻」です。
アルバイトにも遅刻がよいことではないのは分かっていても、どのくらい遅れると遅刻と考えるのか、実は人によってその基準は曖昧です。主に考えられるボーダーラインは、始業前、始業時間、または始業後10〜15分くらいまでと3通りの傾向があります。
＃始業開始時刻５分前でも遅刻
自分のシフトが始まる10～15分前にアルバイト先に到着している人は、「5分前行動は、社会に出たら当然」と考える人が多い傾向にあります。
職場によっては着替えや引き継ぎなど準備することもあるため、ほかの人に迷惑をかけないためにも余裕を持ってシフトに入るという意見を持っています。
職場によっては着替えや引き継ぎなど準備することもあるため、ほかの人に迷惑をかけないためにも余裕を持ってシフトに入るという意見を持っています。
＃スタート時間から遅刻
スタート時間をボーダーラインとしている人は、始業前は就労の義務はない、またはシフトのスタート時間に勤務が行えていれば問題ないという考え方と、時給が発生するのだからスタート時間に職場にいないのはルール違反という考え方の2つに分かれます。
考え方は異なるのですが、雇用契約上「始業開始の瞬間から時給が支払われる」ことが基準になっており、最も多い意見とされています。
＃少し遅れてもOK
中には、5～10分くらいなら遅れても大丈夫と考える人もいます。10分くらいの遅れは仕事で取り戻せる、あるいは特に支障はないという意見や、自分が他人の遅刻を許せる範囲での遅刻なら特に気にならないという意見もあります。
考えられる遅刻の理由とは
社員の勤怠を改善するには、なぜ遅刻をするのかその原因を探る必要があります。それにより社員への対応や措置が変わってきます。主に考えられる遅刻の理由は次の通りです。
＃シフトの勘違い
理由として多く挙げられるのは、シフトの間違い、勘違いです。学生アルバイトは、学業を優先しほかに予定が入ることもあります。そのために確認不足が起きてしまうというパターンです。
また、アルバイト人数が多い職場では、シフト表も複雑になりよく確認しないと間違いに気づけないケースもあります。
＃本人の責任ではなく事情がある
学生の場合は、大学があるため講義が延長することも考えられます。また、電車事故や災害などによりアルバイト先へ移動する手段が制限されてしまった、急な病気や家族の介護があるなど、全て本人に責任があるとは言えないケースもあります。
このような事情で遅刻が多くなるスタッフには、大学やアルバイト先の移動手段や距離、家族の事情などを把握した上でシフトを組む必要があります。
＃本人の事情で問題がある
責任を持ち、学業と仕事を両立させている学生アルバイトはたくさんいますが、社会経験が少ないことや、自由な働き方ができるなどの理由で、アルバイトに対する認識が甘い人もいます。
アルバイトでも労働条件は正社員と同じであること、働くことの責任などスタッフの意識を向上させることも大切です。
＃疲れが溜まっている
過度な勤務時間や勤務日数で、ストレスを感じているケースもあります。シフト表に偏りがないか、スタッフの人数は適切かなどシフト管理を見直しましょう。
ノーワークノーペイの原則
スタッフの遅刻の理由やボーダーラインを把握した上で、注意指導などを行っても改善しない場合は、適切な処理を行う必要があります。まずは法律を基準に考えましょう。
労働基準法第24条では、「賃金は、通貨で、直接労働者に、その全額を支払わなければならない。」とあります。
「働いた分を全額支払う義務」を定めたものですが、これを逆に考えると、「働いていない分の支払い義務が発生しない」ことになります。これが「ノーワークノーペイ」の原則です。
労働基準法第24条では、「賃金は、通貨で、直接労働者に、その全額を支払わなければならない。」とあります。
「働いた分を全額支払う義務」を定めたものですが、これを逆に考えると、「働いていない分の支払い義務が発生しない」ことになります。これが「ノーワークノーペイ」の原則です。
そこで遅刻や早退、欠勤など、労働力を提供していない時間分は、「賃金控除」などを行う方法があります。
遅刻による賃金控除のやり方
それでは、「賃金控除」はどのように行われるのでしょうか。「賃金控除」に関する規定は設けられていないため、それぞれの事業所や職場で決め、就業規則に定めます。
一般的には以下のようになります。
一般的には以下のようになります。
「時給」÷「1か月当たりの平均所定労働時間」×「遅刻した時間」
例えば、時給1,000円で1か月当たりの労働時間が48時間とすると月の収入は48,000円、遅刻した合計時間が2時間であれば、48,000円÷48時間×2時間=2,000円が控除されます。
事業所によって独自の減算・加算方法を採っているところがありますが、厳守しなければならないのは、1分単位で処理しなければならないということです。
「働いた分の支払い義務」は発生するため、15分、30分単位など、時間を切り捨てる方法は労働基準法に違反することになります。
必ず正確な時間・分で計算し、端数が出た場合は端数分を切り捨てます。
事業所によって独自の減算・加算方法を採っているところがありますが、厳守しなければならないのは、1分単位で処理しなければならないということです。
「働いた分の支払い義務」は発生するため、15分、30分単位など、時間を切り捨てる方法は労働基準法に違反することになります。
必ず正確な時間・分で計算し、端数が出た場合は端数分を切り捨てます。
遅刻の控除に当たり注意すべき点
「賃金控除」と似ている処理に「減給」があります。「賃金控除」は労働が提供されなかった時間分の賃金を差し引くことですが、「減給」は懲戒処分の1つであり同じものではありません。
労働基準法第91条では、「就業規則で、労働者に対して減給の制裁を定める場合においては、その減給は、1回の額が平均賃金の1日分の半額を超え、総額が1賃金支払期における賃金の総額の十分の1を超えてはならない。」とされています。
「賃金控除」に関する規定はありませんが、「減給」になると法律に則って処理しなければならず、遅刻を3回したら減給にする、遅刻したら半休扱いにするなどといった処置を行うことはできません。
労働基準法第91条では、「就業規則で、労働者に対して減給の制裁を定める場合においては、その減給は、1回の額が平均賃金の1日分の半額を超え、総額が1賃金支払期における賃金の総額の十分の1を超えてはならない。」とされています。
「賃金控除」に関する規定はありませんが、「減給」になると法律に則って処理しなければならず、遅刻を3回したら減給にする、遅刻したら半休扱いにするなどといった処置を行うことはできません。
「有給休暇」は、雇い入れ日から半年の間８割以上の出勤率が認められる場合に付与される労働者の権利です。これを遅刻の回数によって消化させることは不当とされます。ただし、就業規則で有給休暇の事後申請を認めている場合は、本人の希望によって有給休暇とすることは可能です。
「賃金控除」は正社員、パート、アルバイトなど雇用形態に関わらず適用されますが、完全月給制となっている給与形態の場合は賃金控除ができないので、確認してから控除の制度を定めていきましょう。
遅刻に対する勤怠管理の方法
シフト制で働く職場の場合、時間を守らないとほかのスタッフへの負担が大きくなる可能性があります。また、たとえ分単位でも労働時間が異なれば、同じ時給で働いている人にとっては不満の原因になる可能性もあります。
そのため、改善しないから懲罰を行うというのではなく、懲罰とならないために改善して行くことが求められます。
そのため、改善しないから懲罰を行うというのではなく、懲罰とならないために改善して行くことが求められます。
＃社員意識の向上
労働条件や就業規則を見直し、雇用する時には就業規則を書面で渡し、スタッフへの周知と確認を行います。
遅刻に対して、措置を行うことは防止策につながる可能性がありますが、スタッフとして仕事に責任を持つこと、勤務態度などが評価されることを意識させることも大切です。
＃連絡手段、方法を確保する
遅刻しそうになった場合の事前の連絡や、その方法も明確にしておきましょう。
遅刻に対して、措置を行うことは防止策につながる可能性がありますが、スタッフとして仕事に責任を持つこと、勤務態度などが評価されることを意識させることも大切です。
＃連絡手段、方法を確保する
遅刻しそうになった場合の事前の連絡や、その方法も明確にしておきましょう。
事前に連絡が入った場合、ほかのスタッフを探すなど対応は事業所が行わなければならないため、連絡手段を持つことで早い処理を行うことができます。
＃段階的なモデルを作っておく
遅刻を繰り返すスタッフに対し、いきなり処罰することは不当とされてしまいます。そうならないために、段階的に処罰を考慮していきます。
遅刻を繰り返すスタッフに対し、いきなり処罰することは不当とされてしまいます。そうならないために、段階的に処罰を考慮していきます。
・遅刻や早退があった場合は、その都度注意をします。
・それでも遅刻を繰り返す場合は、始末書の提出や書面での警告を行い、スタッフに反省を促します。
・どうしても改善できないという場合は、就業規則に基づき懲戒処分を行います。
遅刻で懲戒解雇の処分になるケースはあまりありませんが、それまでどのような注意や指導を行ってきたのかという記録も必要です。懲戒処分までの経緯が分かるものを提示できることで、後々のトラブルを防止することにもつながります。 またパートやアルバイトなどを新規雇用する場合は、2～3か月の「雇用契約期間」を設け、勤務態度などを確認しましょう。その後は6か月の契約で様子を見ます。 自動更新をせずに都度契約するという措置を取ることで、遅刻が改善しないスタッフには懲戒解雇ではなく契約終了という形を取ることができます。
＃当日シフト管理者ができること
このように、遅刻をするスタッフへの措置は可能ですが、難しいのは当日の対応です。不慮の事態があったとしても、交代する間の労働力が不足してしまう可能性があります。直前に連絡があれば時間の目安もつけられますが、場合によっては連絡も来ないケースがあります。
遅刻による人手不足のリスクを避ける方法としては、飲食店などの場合ランチタイム、ディナーの忙しくなるタイミングを避けて交代できるシフトを組みます。 また、午前中または日中のシフトを正社員中心に組んでおき、パート・アルバイトに入れ替わるタイミングでシフトが少し重なるようにするなど工夫しましょう。
遅刻による人手不足のリスクを避ける方法としては、飲食店などの場合ランチタイム、ディナーの忙しくなるタイミングを避けて交代できるシフトを組みます。 また、午前中または日中のシフトを正社員中心に組んでおき、パート・アルバイトに入れ替わるタイミングでシフトが少し重なるようにするなど工夫しましょう。
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まとめ
多くのパートやアルバイトは、「働く」ということに責任を持って取り組みますが、一方で自由な働き方ができる雇用形態は、自分の給与が減るだけで周りに迷惑をかけていないと考えている人もいます。
そのような態度を繰り返すスタッフを放置することは、ほかの社員の負担やモチベーションの低下、結果的に売上や業績などに影響を与える可能性があるため、初期段階からきちんと対応しましょう。
そのためにも、スタッフの勤怠管理は徹底しておく必要があります。
そのためにも、スタッフの勤怠管理は徹底しておく必要があります。
例えば、シフトの勘違いを理由とした遅刻を防ぐ手段として、シフト作成サービスを活用するというのも１つの対策になります。
JRシステムが提供する「勤務シフト作成お助けマン」は、スタッフ自身のスマホで自分のシフト表を確認できる機能を提供しています。「手元にシフト表が無くて今日の出勤時間を間違えた」といったことも、こうしたシステムを活用することで少しでも防げるのではないでしょうか。
「勤務シフト作成お助けマン」には、早番・遅番・夜勤等の「1日1記号を割り当てるシフト表」を作成することが出来る「勤務シフト作成お助けマンDay」と、 10:00～17:30等の「時問を割り当てるシフト表」を作成する「勤務シフト作成お助けマンTime」があります。作成したいシフト表に合わせてサービスを選んでいただくことが可能です。
「お助けマン」では、本番利用時と同じ機能を2か月無料でトライアルできますので、システム化によって遅刻防止にも役立つか、是非お試しください。
