新年度のシフト作成は難しい!?多くの企業が陥りがちな問題とは?

pixta_37888393_S_ブログ用20200402

スタッフの入れ替えはシフト作成の業務に大きく影響を与えるものです。今回は新年度にありがちなシフト作成に関わる問題、課題について解説をします。

勤務シフト作成お助けマン

春はスタッフの入れ替わりが多い時期

少しずつ、暖かい陽気の日も増えてきました。春は、卒業・入学シーズンです。

皆さんの職場も、3月は学生アルバイトの卒業に伴う退職、4月は新入社員やアルバイトやパートの入社、社内の配置転換等により、スタッフの入れ替わりが多い時期ではないでしょうか。

業務に慣れているスタッフが異動・退職し、新人スタッフの割合が高くなることは、業務を行う上で、不安な面もあります。しかしながら、新たに入ってきたスタッフが、いち早く現場の業務に慣れるように教育・指導していくことで、その不安を払拭できます。

OJT教育とシフト表

新人スタッフが現場の業務に慣れるための教育の一つとして、「OJT(On the Job Training)」があります。OJTは、実際に現場で業務にかかわっていくことで、業務知識を身に着けていくといった実務寄りの教育で、座学や集合研修にはない実践的な経験が得られるといったメリットがあります。

シフト勤務を行っている職場では、OJTのトレーナー(教える側)とトレーニー(教わる側)の勤務や休みの日が揃うようにと考慮したり、早番や遅番を担当させる新人スタッフの人数を制限したりしながらシフト表を作成する必要が出てきます。

そのため、普段以上にシフト表作成が難しくなることを認識しなくてはなりません。

シフト作成者の入れ替わり

当然ながら、異動をするのはスタッフだけではありません。シフト作成者が異動することだってあります。もし、今までシフト作成を行ったことがない担当者が、急にシフト作成の業務を任されたとしたら、すぐに対応できるものでしょうか?

前任者から引継ぎを行ったとしても、「このエクセルを使って作成をしている」「就業規則のルールを守るように作成をしている」「業務を遂行するのに必要な人数を満たすように作成をしている」といった作成のルールは教えてくれますが、1マスを埋めるパズルのような作業の方法は誰も教えてくれません。

「センスだから」「職人技だから」といった理由を言う人もおり、上手く引継ぎを行えていないのが現状のようです。

シフト作成の引き継ぎについては、以下の記事でも解説しています
シフト作成を引き継ぐ際に、気を付けたい5つのポイント

シフト作成者が変わる→シフト表が変わる→働き方が変わる

シフト作成の業務が上手く引き継がれていないそもそもの理由は、シフト作成の業務を重要視していないことが根本にあります。シフト作成者がどのような方法で、どのような考えを持って作成をしているか、どれくらいの時間をかけているのかを、多くの企業は把握していません。

シフト作成の業務が標準化できていないということは、シフト作成者が異動などで交代になったときには、シフト表の内容が変わってしまうということを意味します。そして、シフト表の内容が変わってしまうということは、スタッフの働き方が変わってしまうということに繋がります。

「今までのシフト作成者は、希望休を全部聞いてくれたのに・・・」「業務を遂行する上で、必要な人数をそろえてくれない・・・」「今までの勤務の並びが変わって働きづらくなった・・・」など、スタッフからの不平不満が出てくる可能性もあります。

スタッフの入れ替わりで、業務の引継ぎだけでも大変なのに、働き方まで変わってしまっては、今まで築き上げてきた業務が継続できない危険性があります。

企業の経営者は、シフト作成業務に関わる問題の解決を、今までより重視する必要があるのです。

シフト表自動作成に関する資料をご用意しています

シフト表作成システムの活用で解決

もし、OJT教育を考慮したシフト表の作成やシフト作成者の引継ぎに困っていたら、これを機にシフト表作成をシステムに任せてみるのも解決策の一つです。

シフト表作成システムでは、複雑な条件設定をすることで自動作成できるものもあり、新年度に陥りがちな問題や課題を解決してくれます。

シフト表作成システムについては、以下の記事でも解説しています
シフト表を自動作成!便利なツール8選│毎月の勤務調整を効率化

勤務シフト作成お助けマンの解決策

例えば、JRシステムが提供している勤務シフト作成お助けマンは、以下2つの設定を使用することによりOJT教育を意識したシフト表を自動で作成することができます。

ペア勤務設定

1つ目は、ペア勤務設定です。勤務シフト作成お助けマンでは、「新人の井上さんが日勤の日は、ベテランの吉田さんの勤務も日勤にする」というように、人と勤務を組み合わせで条件を設定することができます。

OJTのトレーナー(教える側)とトレーニー(教わる側)が1対1の時に効果的な設定です。

日ごとの必要人数設定

2つ目は、日ごとの必要人数設定です。勤務シフト作成お助けマンでは、「早番は1日あたり新人2人まで」「休日は1日あたり新人を3~4人出勤させる」「トレーナーは毎日2人以上出勤する」といった、勤務とスタッフのグループの組み合わせで、毎日の出勤人数を細かく制御することができます。

こちらは、現場全体でOJT教育を行っていくときに効果的な設定になります。

トレーナー(教える側)とトレーニー(教わる側)が1対1でOJTを行う際は、トレーナーが不在時にトレーニー(教わる側)一人で勤務ができないため、希望休を取りにくいといったケースもあります。

それを現場全体でOJTを行えるようにすれば、各スタッフの希望休がとりやすくなり、スタッフのシフトに対する満足度も高まります。

 

勤務シフト作成お助けマンでは、この設定以外にも、スタッフの勤務や休みの希望、シフト作成時に頭の中で考えている様々な条件を考慮したシフト表を自動で作成できます。

マスを埋めるパズルのような作業はお助けマンが行ってくれますので、今までのように引継ぎに苦労することはありません。

ご導入いただいた企業からは、「シフト表作成にかける時間を削減できた」「シフト表作成の業務の標準化ができた」といった声もいただいています。

シフト表作成にかけていた時間を削減し、その時間を新人教育や管理業務に費やしてみませんか?

勤務シフト作成お助けマンは、インターネットにつながるパソコンがあれば、どこからでも2か月無料でお試しいただけます。

 

働き方改革におけるシフト作成ガイドダウンロード