ワークライフバランスを重視する考え方の広がりや、働き方改革、それによる生産性向上などが叫ばれる昨今の情勢も背景に、労働時間の把握・適正な管理の徹底に強い関心が集まってきています。リモートワークとの組み合わせや副業・複業の推進といった柔軟な働き方が導入されていく中で、かつて以上に労働時間の管理が困難になっている職場もあるでしょう。
シフト制を敷いている職場でも、そもそもその労働時間管理は複雑になりがちであるほか、近年顕著な人手不足から、シフトの勤務時間帯として定めた労働時間のみでは業務が終わらないケースがしばしば発生する、頻繁に休日出勤を命じるかたちでシフトを組まなければ回らないといった困難を抱えている企業も多いのではないでしょうか。こうした残業ありきの勤務シフトは、しばしば従業員に疑問を持たれたり、不満を抱かせたりするもとになります。労働時間は雇用契約関係における最大の争議点として、今も昔も数多くの問題を生じるきっかけとなってきました。
どんなシフト作成・運用を行うと違法になるのか、問題を生じやすいケースにはどういったものがあり、何に気をつけておくべきなのか、知っておくべき関連法規などについてもまとめました。何となく慣例で放置してしまっている事業者・担当者の方も、ぜひこの機会にポイントを確認しておきましょう。
- 残業ありきのシフトは違法か
- これだけは守るべき法規制ポイント
就業規則の注意点
36協定の締結
上限を超えた残業の禁止 - こんなシフト作成と勤怠管理はNG！
残業時間チェックの体制や協定作成がずさん
特別条項付きだからと残業させ放題の大雑把な管理
特別条項の適用理由が不明確、不適当な援用 - 残業ありきのシフトがもたらす問題点
- まとめ
残業ありきのシフトは違法か
まず第一の確認点として、シフト内では業務が終わる見通しがない、そもそも作成時点で管理者も無理があることを把握しており、運用時にはたびたびいわゆる“残業”、就業後の時間外労働が発生する、公休日に呼び出されるといったやり方は、法的観点から見て問題があるのでしょうか。そうした労働の体制を強いること自体が違法というのであれば、早急に改善しなければならないというケースもあるでしょう。法の遵守は最優先で考えるべきですから、この点から確認します。
結論から言って、こうした残業前提のシフトを作成・運用することそのものには、違法性はありません。そもそも「シフト制」は労働基準法上の用語になく、業務によって必要性が生じ、現場でとられている仕組みのひとつです。勤務時間がある特定のタイプに固定されない点が特徴で、日ごと、あるいは一定の期間ごとに、複数の担当勤務時間帯を移動しながら働くスタイル、交代制で従業員が勤務していくスタイルをいいます。
変形労働時間制と混同されることも少なくありませんが、実際には別の概念であり、実態において変形労働時間制と併用されていることが多いというだけにすぎません。ではどのような働き方をさせても、シフト制ならば法に触れないのかといえば、もちろんそんなことはありません。守るべきルールが存在します。
とくに労働時間では、法定労働時間の1日8時間、週40時間を超えて勤務することが原則として禁じられている点に注意が必要です。しかし、週40時間を超過したからといって、すぐに違法となるわけでもありません。「原則」と述べたように、例外があります。それが変形労働時間制の利用で、1カ月単位の変形労働時間制とすれば、1週の平均労働時間を40時間以内にすることで適法性を保てます。1カ月単位なら1カ月の平均で労働時間を調整し、これに収まるようにすれば良いのです。
また、法定労働時間を超えて働かせる場合、または休日出勤をさせる場合、労働組合などと事業者との間で書面による協定を結び、互いに承諾している旨、労働基準監督署に届けることが義務付けられています。これは労働基準法第36条によって定められているもので、正式には「時間外・休日労働に関する協定届」といいますが、36条に基づくことから一般に略して「36協定」という名で呼ばれています。
この36協定の基礎については後述しますが、ここでの概要としてポイントをまとめると、残業が発生することを前提としたシフトを組むこと自体に問題はなく、法定労働時間と照らし合わせた適正な管理、必要に応じた36協定の締結がなされていれば、違法とはならないということがいえます。
なお、別途休憩に関するルールとして、1日の労働時間が6時間を超える場合は45分以上、8時間を超える場合は1時間以上の休憩を、勤務時間の途中で与えることが最低限必要であると労働基準法第34条第1項で定められています。そのため、シフトに残業が発生し、1日7時間、8時間といった労働時間になる場合には、休憩時間をきちんと確保することも忘れずに行いましょう。
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これだけは守るべき法規制ポイント
業務上の特性や、会社の状況により、どうしても従業員に残業をさせなければならない、休日出勤を前提にシフトを作成していくしかないといったケースもあるでしょう。そうした場合に、これだけは守っておくべき法的なルールのポイントを解説します。
就業規則の注意点
常時10人以上の従業員を働かせる事業場がある企業は、必ず就業規則を作成しておかねばなりません。この就業規則には、賃金や労働時間、解雇・懲戒処分の事由、服務規律内容などを書き込み、明示しておく必要がありますが、とくに労働時間については、始業と終業の時刻、休憩時間、休日、休暇、2組以上の交代制で就業させる場合の就業時転換に関するルールを記載し、規定しておくことが求められています。
このルールにより、原則として複数の勤務スタイルがある場合、すべて規定しておく必要があるのですが、シフト制の場合、勤務時間がきわめて多様であったり、個別に適用の仕方が違ったりすることが多く、その都度、またその個々人に合わせて就業規則の加筆・改正を行っていくということが現実的でないケースがしばしばあります。
そのような場合には、代表的なシフトについてのみ、その始業時刻、終業時刻、休憩時間などの具体的な時刻設定を記しておくこと、そして業務の都合により、始業・終業時間の繰り上げ・繰り下げを臨時に行う場合があるものとすることをあわせて明示しておくことにより、対応が可能です。単に「シフトによる」との記載のみでは認められず、原則的なシフト、代表的なシフトに関し、可能な限り明確な労働日と労働時間の記載を行っておかねばなりません。これは労働条件通知書や雇用契約書においても同様です。
こうした規定とその明示なく労働者を働かせた場合、所定労働時間を守っていても、もちろん残業（時間外労働）の発生した状態で勤務させていても、法律違反となりますから注意してください。
36協定の締結
シフト制で、1カ月ごとにシフト表を示し、この月単位での変形労働時間制を採用している場合、週当たりの平均労働時間が40時間以内に収まっていれば、時間外労働となる残業は発生していないものとみなすことができます。この場合、たとえ一部に1日の労働時間が8時間を上回っている日があっても、週40時間を上回るところがあっても、他で調整され、平均値が条件を満たしていれば問題ありません。
しかし、変形労働時間制でない場合や、週平均の労働時間でも40時間を上回る場合、1週間単位の非定型的変形労働時間制となっている場合で1日10時間を超える日がある場合などは、いずれも超過分が残業に該当します。こうした残業を行わせる場合や、休日出勤などを命じる場合には、事業者と労働組合などとが、必ず36協定と呼ばれる協定を書面で結び、所轄労働基準監督署に届け出なければなりません。
36協定は、正式名を「時間外・休日労働に関する協定届」といい、労働基準法第36条に基づくルールであるため、通称36協定と呼ばれています。協定は労働者の過半数で組織する労働組合か、そうした組合がない場合には労働者の過半数を代表する代表者と、使用者である事業者側が締結します。労働基準監督署長への届出を完了して初めて有効となるため、ただ互いが約束しただけではいけません。様式に則った届出書類を作成し、提出することが必要です。これを行うことなく残業をさせた場合、労働基準法違反となります。
協定届は2021年4月1日より新様式へと変更になっており、e-Govからの電子申請も可能になっています。また、労働者側代表の適格性を確認するため、チェックボックスが新設され、要件を満たす者であるかどうかのチェックが徹底されています。ちなみに要件とされるのは、管理監督者（経営者と一体的な立場にある人）でないこと、締結者の選出を明らかにし、民主的な方法で選出された者であること、使用者の意向で選出されていない者であることの3つです。
労働者代表の決定に当たっては、全員の意思確認が必要で、対象となる労働者にはアルバイトやパート、有期雇用労働者、休職者、育児・介護休業者なども含まれます。こうした要件を満たしていない代表、正しく選出されていない労働者代表との36協定締結は無効であり、それに基づく残業も違法となるので注意しましょう。
36協定の締結は、事業場単位で行うことが求められているため、支社や支店、営業所などが複数ある場合には、それぞれで締結、各事業場を管轄する労働基準監督署に届け出ることも必要です。規模がきわめて小さいケースなど、ごく一部の例外を除き、本社で一括して取り扱うといったことは許されません。締結したら掲示を行ったり、いつでも閲覧できるようその場所を確保したりするなど、従業員が内容を参照できるように十分な告知を行うことも義務付けられています。周知を怠った場合にも罰則がありますから、周知徹底まで忘れずに実施することが大切です。
なお、36協定届は一度所轄の労働基準監督署に提出すれば良いだけではありません。有効期間は最長でも1年間とすることが望ましいという指導方針が出されていますから、こまめに勤務実態と事業状況を見直し、年に1度はあらためて締結・届出を行うようにしましょう。
上限を超えた残業の禁止
36協定がある場合でも、残業が際限なく認められるわけではありません。一般労働者の場合、1カ月間では45時間まで、年間では360時間までという上限の定めがあります。また、1年単位の変形労働時間制が取り入れられている場合には、1カ月間で42時間まで、年間で320時間までです。36協定の中で、これを超える時間外労働の上限に同意する記載があっても、その内容自体が違法であり、認められません。
ただし、これには例外があります。世の中にはさまざまな仕事があり、その企業の事業内容・職種などにより、顕著な繁忙期があったり、どうしても長時間にわたる緊急対応が求められるような事態が発生する可能性があったりする場合が考えられるため、36協定で特別条項として原則外の内容を示し、同意をとりつけておけば、上限を超えた時間外労働も条件付きで可能になるのです。
予想される特別な事情を明示し、これに該当する場合には、1カ月の時間外労働（残業）を70時間まで行わせることができるものとする、といった文言を加えた労使協定としておきます。これにより、特別条項付き36協定として、原則として厚生労働省から示された上限を上回る残業の実施もできるようになります。
しかし、これはあくまで特別条項ですから、あまりに頻繁に行われ、常態化するようなことは認められません。そのため、時間外労働（残業）が月45時間を超えることができるのは年6カ月を限度とすること、特別な事情があって合意がある場合でも、残業は年720時間位内、残業と休日勤務の合計は月100時間未満、かつその合計について2カ月平均、3カ月平均、4カ月平均、5カ月平均、6カ月平均の全てで月当たり80時間位内に収まっていることが規則になっています。事業者は従業員の健康を害する事態とならないよう、安全に配慮する義務があるほか、この上限ルールを必ず守らなければなりません。これはシフト制でも同様です。
かつては原則の1カ月45時間、年間360時間の上限を超過しても罰則による強制はなく、また特別条項を設ければ、臨時として上限なく残業を行わせることが可能でしたが、現在は法改正により罰則付きの法規制となり、臨時的なケースに関しても、先述のような超過が認められない上限が設けられるようになりました。大企業では2019年4月から、中小企業でも2020年4月から導入されていますから、十分に注意し、適正な運用となるようにしましょう。
こんなシフト作成と勤怠管理はNG！
残業時間チェックの体制や協定作成がずさん
シフト管理者は、まず残業時間が法律の所定時間内上限に収まっているかどうか、きちんと確認する必要があります。上限チェックも曖昧なまま、業務が回らないからと連続して勤務させていたり、36協定が必要な残業が生じているのに、残業と扱わず、サービス残業化させていたりすることは認められません。
36協定を締結していても、特別条項が適用されていなければ月45時間、年間360時間を超えないようにする必要があります。36協定が法改正以前の様式となっていたり、従業員が自由に協定内容を閲覧することができなかったりするような体制もNGです。
特別条項付きだからと残業させ放題の大雑把な管理
特別条項付き36協定を締結している場合でも、シフト作成においては、上限とされる延長の回数と時間に十分留意しなければなりません。特別条項を付けているからといって、従業員にシフトからの残業をさせ放題、たびたび休日出勤をさせているといった適当な勤怠管理で済ませていると、労働基準法違反となっている可能性があります。
特別条項の適用理由が不明確、不適当な援用
原則の上限を超えて行わせる残業がある場合、36協定に付けた特別条項の適用理由を明確にし、正しく用いることが重要です。余裕ある労働力確保のため、念のためといった曖昧な理由では認められず、具体的なクレーム・機器トラブル対応のため、決算時期による繁忙など、臨時で特別的、かつ明確な理由を示す必要があります。
残業ありきでシフト作成を行わねばならない場合にも、該当する場合には理由をきちんと明示するものとし、36協定の特別条項に記した内容に合致するケースのみに限ること、本来は合致していないのに緊急だからと不適切に援用したりすることがないようにしましょう。
残業ありきのシフトがもたらす問題点
業務の性質上など、やむを得ない事情から残業ありきのシフト作成を行わなくてはならない場合、そのこと自体に違法性はなく、そうしたシフト組みを行っても直接の問題はありません。しかし、間接的にはさまざまな問題が生じると考えられます。
まず、36協定の締結や必要に応じた特別条項の適用、その内容に基づく丁寧な勤怠管理が必要になります。当然シフトの作成や管理も非常に複雑となり、一般的なシフト組みよりも考慮すべき条件が多岐にわたることとなります。間違いのない作成と管理には、高い正確性をもった作業が求められ、手間と労力が増大するでしょう。
残業時間の管理や計算にミスがあり、36協定に違反する残業を行わせていたといった事態が明るみに出れば、大きな問題となります。法改正により上限の規制も厳しくなり、罰則も設けられました。罰則を受けた場合には、懲役や罰金となるだけでなく、ケースによっては厚生労働省から企業名を公表され、大きく信用を失う事態にもなり得ます。
残業を前提としたために管理が曖昧になり、過重労働で従業員が心身の健康を害する、過労死等が生ずる危険もあります。こうしたケースでは、事業者側に大きな責任が発生するため、日頃から十分に注意し、スタッフの健康管理、健康確保措置も充実させることが必要です。
協定が締結されていても、従業員がみなその状況に納得している、職場に満足しているとは限りません。いつも緊急で呼び出されるケースに比べれば、残業ありきである程度事前に予定の立つ体制としてくれた方が働きやすいということもあるかもしれませんが、やはり残業が重なるばかりの職場では働く意欲を失いやすいと考えられます。
ワークライフバランスが重視される昨今、こうした職場環境では従業員の士気は低下し、生産性の低下や離職率の上昇が発生する可能性が非常に高くなるでしょう。結果として人手不足がさらに進行したり、業務水準の低下やノウハウの蓄積におけるマイナス、社員教育の手間と費用の増大といった問題が生じたりすることも大いにあり得ます。このような点などから、残業ありきのシフト組みは、やはり問題が大きいものであることを認識しておくべきです。
まとめ
いかがでしたか。シフトの作成や管理は複雑で高度な作業であり、もともと手間のかかるものです。企業により事情はさまざまで、どうしても残業を前提にしたシフトを組むほかない場合もあるかと思われますが、それが常態化することには多くの問題があることも考えておくべきでしょう。
残業に関する法規制についても、働き方改革などから取り巻く環境を含め、大きく変化してきています。この機会に、気づかぬまま法に抵触しているような違反が放置されていないか、雇用契約や就業規則、協定内容など見直すべき点はないか、あらためて確認しましょう。その上で雇用管理、勤怠管理を適切に行い、労使トラブルを未然に防止すること、職場環境の改善を図っていくことが大切です。ぜひ前向きに改善や見直しを進めてみてください。
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