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過去の記事「エクセルで効率的にシフト作成・管理!失敗しない3つのポイント」では、レイアウトやプリントアウト後のイメージに焦点を当てたシフト表づくりをご紹介しました。エクセルに少し慣れてくると、思った以上にレイアウトなどが自由に表現できることに気づき、紙で作っていた頃に比べると格段にシフト表づくりが楽になったように感じられたのではないかと思います。 しかし何回かエクセルでのシフト表づくりを続けると少し欲が出てきて、毎回レイアウトを組むことが煩わしくなったり、組んだシフトのチェックに結構時間がかかったりといった悩みが出てはいないでしょうか?

現在の企業や事業所では、エクセルでシフト表を作成することが多いのではないでしょうか。日頃の業務で使い慣れているエクセルは、シフト表作成においても欠かせないツールといえます。

エクセルで作成したシフト表の落とし穴

現在、大半のシフト管理者がエクセルでシフト表を作成しているのではないでしょうか。

エクセルはマスの数や大きさ、色などを自由に変更できるので、「早番」、「遅番」、「休み」など様々な条件を見分けるのに最適。さらに、マクロボタンを駆使することで「AさんとBさんは必ずペアで勤務する」、「Cさんは遅番翌日の早番はNG」といった複雑な条件を自動設定することも可能です。

人員不備や人件費の超過といった原因の一つに、シフト表の作成ミスが挙げられます。「何度も確認したのに、なぜ?」と不思議に思った経験を持つシフト管理者も少なくないのでは。では、シフト表の作成ミスとは何なのでしょうか。圧倒的に多いのは「見にくいシフト表を作成していた」というケースです。

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