病院は、さまざまな病気やケガの治療を行う施設です。日々多くの患者が治療を受けており、命に関わる症状の患者もいるため、医師や看護師は緊張感を持ちながら業務に取り組んでいます。
看護師は24時間体制で働いており、その勤務体制は非常に複雑です。シフト作成者は、「早めにシフトを完成させたい」「公平なシフトを作成したい」という悩みを抱えています。
この記事では、看護師のシフトの例を紹介し、満足度の高いシフト表を作成するためのコツや注意点についても解説します。
看護師のシフトは交代制の勤務
看護師の業務は、患者の状態をサポートしながら、病室内を巡回し、血圧や体温を測定し、点滴を管理し、食事の介助を行います。
病状が急変する可能性もあるため、24時間365日、常に対応可能な体制が必要です。そのため、病院では2交代制または3交代制のシフトで対応しています。
2交代制勤務について
以下は、2交代制の勤務時間の具体例です。
- 日勤 8:30～17:30
- 夜勤 17:00～翌9:00
2交代制の特徴は勤務時間の長さです。日勤と夜勤で12時間ずつ均等に時間を分けるパターンの他に、日勤8時間と夜勤16時間というシフトもあります。
16時間勤務では、夕方から翌朝まで働くため、1時間の食事休憩に加えて、2～3時間の仮眠休憩を取ることができます。
2014年の日本看護協会の調査によると、半数以上の病院が2交代制を導入しています。日勤と夜勤のみで構成されるこのシフトは、看護師の数が少なくても柔軟にシフトを組むことができる利点があります。
3交代制勤務について
下記は、3交代制の勤務時間の例です。
- 日勤 8:00〜16:30
準夜勤 16:00〜24:30
深夜勤 24:00〜翌8:30
3交代制は、日勤、準夜勤、深夜勤の3つで構成されています。1回の勤務時間は原則として8時間以内となるため、長時間の勤務にならない点はメリットといえます。しかし、勤務の種類によって出勤時間が大きく異なるため、生活が不規則になりがちな点はデメリットとなります。
シフト作成者の立場からみると、3交代制のシフトは日勤、準夜勤、深夜勤を割り当てる必要があるため、2交代制と比べると多くの看護師が必要となります。そのため、3交代制は多くの看護師がいる規模の大きな病院で導入されているケースが多いです。
▽2交代制、3交代制のシフトについては、こちらの記事をご覧ください
夜間勤務がある業種必見。2交代制、3交代制のシフトを徹底解説！
看護師のシフト表作成は複雑
看護師のシフト作成が複雑に感じられる理由は、2交代、または3交代制のシフトを作成しなければならないためです。交代制のシフトを作成するだけでも難しく感じられますが、それに加えて、さまざまな規定に基づいたシフトを作る必要があります。主な規定としては「人員配置基準」と「勤務間インターバル制度」があげられます。
さらに、これらの規定を守ることに加え、ベテランの看護師と経験年数の浅い看護師をバランスよく配置するなど、各看護師のスキルを考慮しながらシフトを作成することも重要なポイントです。
人員配置基準
看護師に関連する人員配置基準は医療法によって定められています。人員配置基準は、看護師または准看護師1人あたり何人の患者を看護するかという基準を法律で定めたものであり、病院の区分や病床の区分によって異なります。
人員配置基準の一例として、一般病院において定められている内容をあげてみます。外来では、患者30人に対して看護師または准看護師を1人配置するのに対し、一般病床では患者3人に対して看護師または准看護師が1人必要となります。入院患者を多く受け入れる病院ほど、多くの看護師が必要です。
患者に対して適切な看護を行うためにも、 病院側は人員配置基準に基づき、必要な人数の看護師を確保したうえでシフト表を作成しなければなりません。
勤務間インターバル制度
勤務間インターバル制度とは、勤務が終了してから次の勤務を始めるまでに一定の時間を確保する制度のことです。この制度が設けられた背景は、働く人の負担をできる限り軽くすることにあります。勤務終了から次の勤務開始までの時間は「インターバル時間」と呼びます。インターバル時間が長く確保されているほど働く側の立場としては働きやすいと感じられます。
インターバル時間をどの程度にするかは、それぞれの企業で決めます。なお、国としてはインターバル時間の目安を9～11時間にすることを推奨しています。また、日本看護協会が推奨するインターバル時間は11時間です。
勤務間インターバル制度は努力義務であるため、罰則は設けられていません。その理由は、業種によっては特定の時期に非常に忙しくなる場合があり、11時間程度のインターバル時間の確保が難しいことがあるためです。
しかし、インターバル時間を十分に確保できなければ、看護師は十分に休めなくなるため、疲れが十分に取れない状態で業務を行うことになってしまいます。
そのような状態になることを防ぐためにも、日本看護協会が推奨しているように、インターバル時間を11時間確保したうえでシフトを作成するようにしましょう。
看護師のスキルを考慮しながらシフトを作成する
そのほか、看護師のスキルを考慮しながらシフトを作成することも必要です。それぞれの看護師は、職歴によってできる作業が違います。看護の業務を円滑に行うためには、経験年数の浅い看護師と経験豊富な看護師をバランスよく配置することがポイントとなります。また、管理者側としては「この時間帯はこの人に必ず出勤してほしい」という思いもあるでしょう。
看護師のシフト管理者は、人員配置基準やインターバル時間を守るほかにも、経験年数やスキルが異なる看護師をバランスよく配置しながら業務の円滑化を図るなど、さまざまな条件を加味しながらシフトの作成を行っています。
現状のシフト作成方法で大丈夫？
多くの病院では、看護師のシフト表の作成をどのように行っているのでしょうか。
シフト表の作成や管理については、多くの場合、看護師長や事務長クラスの役職者が担当しています。シフトをエクセルで作成する病院が多いですが、手書きで対応しているところもしばしば見受けられます。特に、看護師長などの役職者がパソコンでの業務に苦手意識を感じている場合、エクセルでのシフト作成を敬遠しがちです。
手書きでシフト表を作成した場合、できあがったシフトを見てみると、見づらくてわかりにくいと感じることがあります。しかも、不慣れな状態でエクセルを使いながらシフトを作成すると、時間がかかるだけでなく、シフトの作成中にミスが起きることにもなりかねません。
中には、シフトの作成を効率化するために、看護師専用のシフト作成システムを導入している病院もあります。しかし、シフト作成における柔軟性に課題があるため、シフトができあがっても「時間帯やフロアごとで人数チェックができない」「キャリアや属性ごとに分類できない」ということが起こり得ます。しかも「意図していた通りにシフト表の作成ができていない」という声も少なくありません。
看護師のシフト表を作成するときに生じる悩みは？
シフト管理者が最も頭を悩ませているのが、「シフト表作成のスピード感」と「シフトの公平性」です。たとえば、3交代制の看護師のシフトで考えてみましょう。
上の図は、看護師が20人いる現場のある月のシフトの一部です。ここでは月単位でシフトを作成しており、毎月10日をシフトの希望を提出する期限としています。シフト管理者は提出された希望を元に20日までにシフト表を作成し、共有します。
ここで、看護師のシフト作成におけるよくある悩みを紹介します。
シフト表作成が複雑で時間がかかる
人員配置基準などの規定をクリアしながら、看護師ごとのスキルも考えてシフトを作成するのは時間がかかります。さらに、看護師がシフト希望を出し忘れた場合や、個人の事情、研修会の日程が直前に発表された場合などは、シフト希望を提出する期限が過ぎた後に「シフトを変更してほしい」という依頼が来ることもあります。
しかし、シフトの管理者は本来の業務をこなしながら、10日間という限られた期間で間違いのないシフトを作成しなければなりません。 万が一、月末のギリギリになるまで来月のシフトが決まっていなければ、現場が混乱しやすくなるだけでなく、看護師はプライベートの予定をたてにくくなります。
看護師たちが不満を感じてしまうとモチベーションが下がりやすくなり、ミスやトラブルが増える可能性が高まります。そのような状況では、病院の運営に支障が生じる原因にもなりかねません。
スピード感を持ってシフト表を作成するためには、看護師に休日希望の提出日を確実に守ってもらいます。そして、シフトの作成者は、休日希望日の提出がすべてそろった時点で素早くシフト表を作成し始めるようにしましょう。
公平なシフト作りが大変
シフトを作成する場合の問題点は、先述した「スピード感」のほかに「公平性の確保」もあります。図の赤枠を見ると、AさんからFさんまでの6人はほぼ勤務体系が決まっており、働きやすくなっていることがわかります。しかし、青枠のGさん以下は日勤、準夜勤、夜勤がバラバラであり、休みも不定期です。
特に夜勤は、働き手にとって非常に負担がかかります。日本看護協会はシフト表作成者のガイドラインとして、 心身への負担をなるべく軽減させる「正循環勤務」を推奨しています。
- 正循環勤務とは、毎日のシフトを割り当てる場合に、勤務開始時間を後ろにずらしていく働き方のことです。例をあげると、日勤の次は準夜勤、準夜勤の次は夜勤、夜勤の次は日勤、というシフトになります。徐々にシフトをずらしていくことで、身体に負担がかかりにくくなります。
- ▽正循環勤務については、こちらの記事をご覧ください
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もし、シフトにバラつきがあると不満を持つ人も出てくるでしょう。また、新人は周りを気にして、本当に休みたい日の希望を出せないかもしれません。このような状況が続けば、現場の空気が悪化するだけでなく、退職者が出てしまうリスクも高まります。
「シフトの公平性」を確保するには、看護師が不満を持たないよう希望の働き方を聞くほかにも、「土日は連続で勤務をさせない」「夜勤の回数を平等にする」など、ある程度ルールを決めておくとよいでしょう 。
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素早く、公平なシフト表作成をするには
看護師のシフトを作成するには「スピード」「公平性」が確保されたシフト表の作成・管理が求められます。しかし、手作業でシフトを作成したり、柔軟性に欠けるシフト作成システムを利用したりしても、シフト作成のスピードアップと公平性の確保には限界があります。そこでオススメしたいのがシフト表自動作成ツール「勤務シフト作成お助けマン」です。
「勤務シフト作成お助けマン」を利用すると、各看護師がスマートフォンからいつでもどこでもシフトの休日希望を提出できます。シフト管理者は、看護師から収集した休日希望のほか、1日に必要な人数、1か月間の勤務回数や夜勤の回数、その他必要な条件を設定するだけで、 ツールがシフトを自動作成します。
また、従来の看護師用のシフト作成ツールとは異なり 「連続勤務日数設定」で連続勤務日数の上限を決めたり、「勤務並び設定」で勤務の間隔を空けたり、「スタッフの組み合わせ設定」で新人同士をペアにしないようにしたりと、きめ細かな設定が可能です。
IT技術を活用することでスムーズに休日希望を収集でき、しかもシフトが自動的に作成されるため、シフト表作成のスピードと公平性が確保できます。今までシフト表作成、管理に頭を悩ませていた管理者も「勤務シフト作成お助けマン」を導入すると、シフト作成にかけていた労力が軽減され、看護の業務に尽力しやすくなることでしょう。
「お助けマン」では本番利用時と同じ機能を2か月無料でトライアルすることができますので、システム化によって満足するシフト表作成が行えるかどうか、是非お試しください。
