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効率良く作成してみよう!ワークスケジュールの基本的な組み方

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限られたリソースを最大限に生かすためには、スタッフごとの勤務時間や作業内容を把握したうえで、適切な勤務計画を立てる必要があります。作業の割り当てに過不足があれば、業務のピークタイムに人手が足りなくなったり、手の空いた時間に必要以上のスタッフが配置されていたりして無理や無駄が起こってしまいがちです。この記事では、効率的な作業管理に欠かせないワークスケジュールについて解説します。

  1. ワークスケジュールの定義と求められる要件
    ワークスケジュールとは?
    ワークスケジュールに求められる要件
  2. ワークスケジュールの作成方法
    作業割当表を作成するコツ
    マンアワー管理がきちんと行われているかをチェックしよう
  3. 人件費予算をマンアワー予算に置き換えて考えよう
    人件費予算と利益予算
    マンアワー予算に置き換えて効率を高めよう
  4. シフト管理を効率化して管理業務の負担を減らそう
    必要な人員配置が行うためのシフト管理を省力化しよう
    操作性を確かめてから導入を検討してみよう
  5. まとめ

勤務シフト作成お助けマン

 

 

ワークスケジュールの定義と求められる要件

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効率的に業務管理を行うには、日別や時間帯ごとに必要な作業や投入すべきスタッフ数などを把握しておく必要があります。まずは、ワークスケジュールの定義や要件から見ていきましょう。

 

ワークスケジュールとは?

ワークスケジュールとは、売上や客数予測などにもとづいて、必要となる作業を誰にどれだけ割り当てるかを計画することを指します。作業の割り当てが適切に行われていなければ、忙しい時間帯に人手が足りなかったり、逆に暇な時間に必要以上の人員が配置されたりしてしまいます。

スタッフの作業管理は無理や無駄が発生しないように、曜日別・時間帯別で細かく管理していくことが重要です。しかし、ワークスケジュールを組む作業はスタッフの数が多いほど煩雑となり、管理職の負担となってしまう面もあります。

 

ワークスケジュールに求められる要件

ワークスケジュールは、単に必要な時間帯に必要な人員を割り当てればよいというものではありません。各スタッフが本来取り組むべき仕事をいかに効率的に進めてもらうかを念頭に置く必要があります。

管理者がスタッフに対して適切な指示を出していなければ、取り組む必要のない仕事に時間を割いてしまい、非効率になることもあるでしょう。作業割当表をきちんと作成したうえで、管理を行うことが重要です。

ワークスケジュールに求められる要件としては、次のような点が重視されます。

  • 日別・時間帯別の作業が明確になっている
    作業の所要時間・投入人数
    ルーティンで行う作業と随時行う作業の区分

スタッフの数が多ければ、それだけ管理も大変になってくるので工夫が必要です。次に、ワークスケジュールを効率良く作成する方法について見ていきましょう。

 

ワークスケジュールの作成方法

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ワークスケジュールを具体的な形として示すには、作業割当表を作成することが重要です。マンアワー管理の視点も踏まえながら、ポイントについて紹介します。

 

作業割当表を作成するコツ

スタッフへの作業指示を行う目的で、作業割当表は作成します。エクセルなどで作成は可能ですが、ポイントを押さえたうえで作っていくのが大切です。

まずは、どのような作業が必要であり、各スタッフのスキルや能力などを把握しておきましょう。曜日別・時間帯別に必要となる作業を洗い出し、スタッフごとに割り当てていくといった作業が必要となります。

しかし、スタッフの人数が多ければ、手動で管理をするのは煩雑になってしまいがちです。シフト管理ツールを活用するなどして、管理者の負担を減らすことも同時に検討しておきましょう。

 

マンアワー管理がきちんと行われているかをチェックしよう

作業割当表は、単にスタッフごとの作業が記載されていればよいというものではなく、「マンアワー管理」を意識して作成することが大事です。マンアワー管理とは、特定の作業を1人で行ったときにどれくらいの作業時間がかかるかを示すマンアワー(以下、MHと略します)にもとづいた管理手法を指します。

マンアワー管理においては、必要MH・投入MH・過不足MHの3つの指標を用いて管理を行います。特に過不足MHをきちんと把握しておけば、スタッフが不足している時間帯がわかるため、事前に対策を打ちやすくなります。

作業の割り当てを変更したり、他の店舗から応援を受けたりして対応してみましょう。作業当日や前日に過不足MHが判明しても対応が難しいので、あらかじめ作業割当表を作成しておく必要があります。

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人件費予算をマンアワー予算に置き換えて考えよう

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作業に必要な人員配置を考えるうえで、人件費にも注目しておきましょう。無駄なコストを発生させないためには、マンアワー予算でのとらえ方を把握しておくことが大切です。

 

人件費予算と利益予算

人件費予算とは、毎月支払う給与だけでなく、各種手当や社会保険料などを含めた労務にまつわるトータルコストを指します。スタッフの労働時間や雇用形態などによって変わってくるものであるため、全体としてどれくらいの人件費を必要としているのかを把握することが大事です。

一方、利益予算とは会社が利益を生み出すために設定する予算を指します。事業活動を継続するには利益を出していく必要があるので、特定の期間においてどの程度の利益を生み出せるかといった指標は経営判断を行ううえで重要です。

 

マンアワー予算に置き換えて効率を高めよう

ワークスケジュールにおいて考えるとき、人件費予算のままではそのまま当てはめることができません。人件費予算を人時ベースのマンアワー予算に置き換えてはじめて、実効性のある計画を立てられます。

マンアワー予算は、以下のように売上予算を人時売上高で割ることで求められます。

  • 売上予算(円)÷人時売上高(円)=マンアワー予算(MH)

例えば、売上予算が2,000万円で人時売上高が5,000円である場合、マンアワー予算は上記の計算式に当てはめると4,000MHと算出されます。

20,000,000円÷5,000円=4,000MH

これは2,000万円の売上を出すのに、月間で4,000MHの人時投入が必要なことを意味しています。投入MHを月間で4,000MH以内に抑えれば、人件費予算内にコストを抑えることが可能です。

ワークスケジュールとマンアワー予算を連動して捉えれば、日常の作業において非効率な部分を改善できます。より効率的な運用を図るために、管理のシステム化も検討してみましょう。

 

シフト管理を効率化して管理業務の負担を減らそう

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ワークスケジュールを円滑に回すためには、個々のスタッフの労務管理や人員配置に気を配ることが大切です。ここでは、シフト表の自動作成に役立てられる「勤務シフト作成お助けマンTime」の特徴を紹介します。

 

必要な人員配置が行うためのシフト管理を省力化しよう

JRシステムが提供しているサービスである「勤務シフト作成お助けマンTime」では、「連続勤務は最大〇日まで」「月に〇回休みを割り当てる」といった細かな勤務条件で設定できるため、ワークスケジュールを立てるのに役立ちます。

また、パート・アルバイトが多い職場向けに設計されているのが特徴です。スタッフをスキルごとに分類でき、小売業・飲食店・サービス業など、多くの業種で利用されています。

 

操作性を確かめてから導入を検討してみよう

シフト表を自動作成できる「勤務シフト作成お助けマンTime」ですが、本格的に導入する際は操作性や機能面で問題がないかを事前に確かめておくことが大事です。無料のトライアル期間が2ヶ月間設けられているので、実際に操作をして導入を検討してみましょう

 

 

まとめ

社内の限られたリソースを有効に活用するには、ワークスケジュールにもとづいて各スタッフの作業を割り当てていくことが重要です。必要なタイミングで作業を遂行するためのスタッフを配置すれば、無駄なコストを抑えられるでしょう。マンアワー管理の視点やシステムによる管理といった部分も絡めて考えていくことで、より効率性の高い事業活動を行っていけます。「勤務シフト作成お助けマンTime」を活用して、業務の効率化を図ってみましょう。

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