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●物流の導入事例│シモハナ物流

お助けマン
人力とExcelでは公平性を保つのが難しい 今は複雑な物流ルートのシフト表作成をほぼ自動化、運行管理者の作業負担、ドライバーの不満を大きく削減
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シモハナ物流株式会社
課題 複雑な条件が絡むシフト表作成で、毎月の運行管理者の負担が増大していた。
人力とExcelによるシフト表作成は公平性を保つのが難しく、クレームも多かった。
今後の業務拡大を考えると、ドライバーの不満解消と環境改善は重要課題。
下
効果 個々が希望する休日・勤務時間・回避事項を細かく設定でき、大幅に作成時間を短縮。
条件さえ入力すれば自動で均等化された答えが出て、公平性が担保される。
希望する休日間隔の実現や代走への対応など、働く環境が目に見えて改善されてきた。
コンビニ配送ドライバーのシフト表作成がより複雑化

 シモハナ物流株式会社は、食品物流に特化して外食・メーカー・小売など幅広い顧客に最適な物流を提供。現在は全国40 拠点以上の物流センターを持ち、保有車両1000 台を超える規模を誇る。商品を早く安全に運ぶのはもちろんのこと、働くドライバーの労務環境についても業界に先駆けて改善を進めている。
 管理本部管理統括部部長の須郷氏は、中でもコンビニ配送業務について「1 日3 便ある上に、行けるルートや時間帯、休日の間隔などを考慮した複雑なシフト表作成が求められ、運行管理者の負担がとても大きい」と見直しの必要性を感じた。配送営業所によって100 名前後のドライバーを抱えているが、それまでのシフト表はExcelを使用して人力で組み上げていたからだ。毎月、人数分のExcelシートを確認し出力しなければならない。
 西風新都営業所所長の堂原氏は「毎月各ドライバーに希望休を聞いた後、5 日ほど他の業務を止めて集中して作成していた」と話す。その方法には、作成時間以外にも多くの問題が含まれていたという。「さまざまな勤務条件を把握していても、人が作る表にはどうしても偏りやバラツキが出てしまう。『自分のシフトよりあの人のシフトのほうが良い』という不満が出やすく、不均等な点についてクレームを受けていた」と堂原氏は振り返る。勤務への不満は人材の定着率に影響し、企業としても大きな課題だった。

7 社中1 社だけ対応可能、業務を理解する担当者だから決めた

 須郷氏は「初期費用をかけないスモールスタート」を目指してまず「シフト表自動作成が可能なパッケージ版ソフト」を検索。7 社にコンタクトを取り、営業所から実際のシフト表の束を借りてこれが実現できるかどうか尋ねたという。その中で「できる」と回答したのがJRシステムのみだった。「それに、パッケージ製品とはいえ担当者がシモハナのシフトを理解して、この使い方をすれば目的が達成できるという道筋を描ける人でないと難しい。その点でもJRシステムは安心して任せられると感じた」と須郷氏は話す。
 実際にシフト表作成を行う営業所の担当者にもデモンストレーションを見てもらい、自動化が見込めると判断して導入を決定。条件入力をJRシステムでカスタマイズした後に2019 年4 月から運用を始め、物流業界では珍しい取り組みとして日本経済新聞でも大きく取り上げられた。現在はコンビニ配送を担当する4 拠点で活用中だが、「これは便利らしい」という社内の口コミで他業種を担当する拠点でも導入検討が始まっている。

公平性が見えドライバーの不満が激減、運行管理者も楽に

 導入後の効果について、堂原氏は「一番改善されたのはドライバーの不満が激減したこと。ルートによってドライバーの負担の差があるが、お助けマンを使えば満遍なく振り分けられる。負担が大きいルートは休日前にしたり個人別にルートの制限をかけたり、パッケージ版ながら細かい設定が可能なので驚いた」という。採用時は休日間隔を気にする応募者が多いので、ツールによって希望の休日取得を実現できる体制があれば今後の採用活動でも有利になるのでは、と考えている。
 倉敷営業所で100 名のドライバーを管理する所長の當宮氏は「数日かけていた作成時間が1 日に短縮された。情が入らないシフト表ができるので本当の均等化が可能になった」と話す。ドライバーから直接「ありがとう」と言葉をかけられたこともあるという。「シフトが軽くなって余裕ができ、誰かが突発的に欠勤したときも『代わりに走る』と手を挙げてくれるドライバーが増えた」と想定外の嬉しいメリットもあった。
 本社で管理統括を行う須郷氏は「これからは1 日8 時間にこだわらない多様な働き方が広まってくる。企業としても受け入れなければ存続が難しい時代」と物流企業の将来を見据えている。そのために「制度変更に対応できる体制を早く整え、システムに頼れるところは頼って人を大切にしなければいけない」と考え、さまざまなパターンに柔軟に対応できるお助けマンはその理念を後押しするツールだという。今後は全社にもお助けマンを広げ、勤怠管理などとも連携する活用法も視野に入れている。

  • 勤務シフト作成画面

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