ここでは、「お助けマンDay」の「勤務表作成の流れ」で示したStep2以降の「勤務表作成」画面での手順を説明します。ここまでの流れを進めれば、勤務表を一度完成させることができます。最初は条件設定のトライ＆エラーとなりますが、それらが整えば、Step3以降の手順を繰り返すことが毎回の作業の基本になってきます。
<勤務表作成の流れ>
※Step1は別頁での説明です。
- Step1：かんたん初期設定で設定する
- Step2：前回勤務の登録をする
- Step3：スタッフの勤務希望の登録をする
- Step4：日ごとの必要人数／スタッフごとの勤務回数の登録をする
- Step5：勤務表自動作成の実施をする
- Step6：勤務表の手修正と確定をする
Step2：前回勤務の登録をする
1.「企業メニュー」画面の[選択中の部署]から対象の部署を選択します。
2.例えば、はじめて作成しようとしているのが「7/1～」の勤務表である場合、[作成期間を選択]プルダウンから前回分「6/1～」を選択し、[勤務表の新規作成・編集]ボタンをクリックします。
3.「勤務表作成」画面が開いたら、前回分の勤務希望の登録は不要なので、画面下部にある[希望締切]ボタンをクリックします。
4.画面が切り替わり、画面下部にある[自動作成]ボタンが赤い状態になったら、下図のように前回の最後の1週間分について実績の勤務を登録します。
勤務記号の登録は、勤務表上の登録したいマスをクリックし、画面上部にある勤務記号のボタン群から該当するものをクリックして登録します。
5.ここまで登録を終えたら、[閉じる]ボタンで「企業メニュー」画面に戻ります。
Step3：スタッフの勤務希望の登録をする
1.「企業メニュー」画面の[作成期間を選択]プルダウンから、今回作成したい期間(ここでは「7/1～」)を選択し、[勤務表の新規作成・編集]ボタンをクリックします。
2.「勤務表作成」画面が開いたら、Step2で登録した前回勤務表の内容が今回作成期間の前1週間分表示されていることが確認できます。
3.画面下部の[希望締切]ボタンをクリックすると、画面左上の[指定入力]が緑色の表示に切り替わります。
メモ：スマホオプションをご利用いただいている場合は、スタッフからの勤務希望提出を締め切る場合に[希望締切]ボタンをクリックします。
4.スタッフから収集した有休などの勤務希望について、勤務表上の登録したいマスをクリックし、画面上部にある勤務記号のボタン群から該当するものをクリックして登録します。
Step4：日ごとの必要人数／スタッフごとの勤務回数の登録をする
「勤務表作成」画面では、「勤務回数設定」と「必要人数設定」について、対象の作成期間での変更が必要な場合に次のように修正をします。
■勤務回数設定
勤務回数設定は、例えばお休みの回数のように作成期間ごとに回数が異なる条件を設定している場合、図のように[以上][以下]の列を対象の作成期間に合わせて数字を設定します。
ヒント：詳細は「勤務回数設定」の説明を参考にしてください。
■必要人数設定
必要人数設定は、曜日ごとの基本的な設定に対して特定の日付のみ変更をしたい場合、図のように[以上][以下]の行の人数を直接変更することで、通常と異なる人数での設定ができます。
ヒント：詳細は「必要人数設定」の説明を参考にしてください。
ここまでの流れで自動作成前の準備は終了です。
Step5：勤務表自動作成の実施をする
勤務条件の設定が終わったら、いよいよ自動作成の実行です。
1.「勤務表作成」画面下部にある、[自動作成]ボタンをクリックします。
2.「一括作成/段階作成選択」画面が表示されるので、[一括作成]ボタンをクリックします。
3.自動作成を開始すると、処理中のダイアログが表示されます。
4.自動作成が完了すると、「自動作成が完了しました。」とダイアログが表示されます。[OK]ボタンをクリックすると、図のように勤務が割り当たった状態を確認できます。
ヒント：詳細は「自動作成を実行する」の説明を参考にしてください。
Step6：勤務表の手修正と確定をする
自動作成が終了したら、[エラーチェック]ボタンをクリックして「エラーチェック」画面を表示すると、条件通りにならなかった個所をリスト表示します。
1.シフト作成者は、このリストを参考に自動作成の結果についてチェックします。
2.問題がある場合は、勤務表上の勤務記号を直接修正するか、勤務条件を見直す場合は画面下部の[自動作成前に戻る]ボタンで勤務表を自動作成前の状態に戻し、各種設定画面で勤務条件を修正してから改めて自動作成を実行します。
ヒント：詳細は「自動作成結果の確認と修正をする」の説明を参考にしてください。
3.最終的な調整と修正が完了したら、「勤務表作成」画面下部にある[勤務表の確定]ボタンをクリックして勤務表を修正できないようロックします。
ヒント：詳細は「勤務表を確定する」の説明を参考にしてください。
4.完成した勤務表はExcel形式で出力することができます。「勤務表作成」画面下部にある[勤務表出力]ボタンをクリックすると、「勤務表出力」画面に移動します。こちらからお客様の使いやすい書式の勤務表を出力してみてください。
ヒント：詳細は「勤務表をExcel形式で出力する」の説明を参考にしてください。
ここまでで「お助けマンDay」の一連の勤務表作成の流れは完了です。
設定の準備から勤務表作成までの基本についてご理解いただけたら幸いです。
より詳細な設定については、各種設定画面の説明を参考にしてください。
