【Day】CSVファイルから取り込む－概要

ここでは、「お助けマンDay」の「データ取込み」画面(データ取込機能)について説明します。「データ取込み」画面では、「スタッフ設定」画面の情報の一部を一定のフォーマットに沿ったCSVファイルから取り込むことができます。本ページではその概要について説明します。

注１：データ取込機能は、初期状態では無効になっていていることがあります。本機能をご利用されたい場合は、弊社サポートサービス窓口までご相談ください。

注２：勤務表の作成周期を28日(4週間)でご利用いただいている場合、本機能はご利用いただけません。

<INDEX>

画面の開き方
画面構成
取込用ファイルの作成と取込
データ取込みフォーマット
取込区分
エラーID一覧※

※は別頁のメニューです。

＃画面の開き方

「企業メニュー」画面より、[データ取込み]枠の[データ取込]ボタンをクリックして開きます。

メモ：[データ取込み]枠が表示されていない場合は、機能が無効になっています。

＃画面構成

データ取込01

取込みファイル選択	[ファイル添付]ボタンで選択したファイル名が表示されます。
[ファイル添付]ボタン	クリックすると、ファイル選択ウィンドウが開きます。
[取込]ボタン	クリックすると、選択したファイルの取込を実行します。
[閉じる]ボタン	クリックすると、「企業メニュー」画面に戻ります。
結果	取込処理でエラーがあった場合に、エラー内容を表示します。

＃取込用ファイルの作成と取込

取込用のファイルは、「CSV形式」で作成してください。列の構成やその注意点などは「データ取込みフォーマット」や「取込区分」を参考にしてください。

1.CSVファイルは、「Excel」やWindows標準の「メモ帳」のようなテキストエディタで作成できます。何れの場合もデータの１行目は必ず「部署名」などの項目名を「データ取込みフォーマット」に記載の表記と順番に従い入力してください。

■Excelでの例

データ取込02_CSV_excel

■テキストエディタでの例(「メモ帳」も同じ)

データ取込03_CSV_editor

注：テキストエディタで作成する場合、項目や値は「,」(半角カンマ)で区切ってください。

2.作成したファイルは、ファイル名の拡張子を「～.csv」として保存してください。また、文字コードは必ず「SJIS」にしてください。

注1：「UTF-8」など「SJIS」以外のコードでは、取込の際データを認識できません。

注2：「メモ帳」などのファイル保存で文字コードを指定する際、「SJIS」という表記が選択肢にない場合があります。その場合「ANSI」が選択できればそれを指定することで同様のコードとして認識できます。

データ取込04_ANSI

3.「データ取込み」画面の[ファイル添付]ボタンをクリックし、作成したCSVファイルを選択します。

4.[取込]ボタンをクリックすると、取込を実行します。

5.取込んだデータに問題がなければ「登録が完了しました。」とダイアログ表示されます。

ファイル形式や取込データの内容に問題がある場合は、エラー内容をダイアログ表示か下図のように[結果]欄で通知します。内容を見直して取込し直してください。

データ取込05_結果エラー

メモ：取込エラーが生じた時は「エラーID」を確認し、「エラーID一覧」で原因を確認してください。

＃データ取込フォーマット

取込用のCSVファイルは、こちらのNo.1～7の項目で構成されている必要があります。

№	項目名	属性	文字数	取込キー	説明
1	部署名	－	1～50	○	「お助けマンDay」に登録されている「部署名」と完全一致している必要があります。
2	スタッフ名	－	1～20		[スタッフ名]の値になります。
3	社員番号	半角英数字	1～10	○	[社員番号]の値になります。
4	所属開始日	半角数字	8		[所属開始日]の値になります。「YYYYMMDD」形式でデータを用意します。
5	所属終了日	半角数字	8		[所属終了日]の値になります。「YYYYMMDD」形式でデータを用意します。
6	区分	半角数字	1～2		取込データの区分を1～2桁のコードで指定します。区分の詳細は「取込区分」を参照してください。
7	コメント	－	－		コメント欄です。記載は任意です。本項目は取込対象ではありません。

＃取込区分

「データ取込みフォーマット」の[区分]欄で設定するコードについて、下表を参考に設定してください。

区分	区分内容	説明
0	新規登録	[部署名]で指定した部署にスタッフを追加します。新規登録が可能な期間は、CSVでの取込日を基準に翌月末日までに所属するスタッフのみとなります。
1	退職	[所属終了日]を登録済の期間より前の日付に変更したい場合に使用します。
2	異動元OUT	区分「3」のデータと同時に登録することで、登録済のスタッフを別の部署に異動することができます。引き継げる項目は「スタッフ設定」画面での以下の項目です。 [スタッフ名] [社員番号] [スマホID] [パスワード] ※注意点※ 異動元の[所属終了日]と異動先の[所属開始日]は、連続する日付となるよう設定してください。　　　例：異動元の[所属終了日]＝「2021/09/30」の場合　　　　　異動先の[所属開始日]＝「2021/10/01」とする。同一期間内で同一スタッフを複数の異動先への登録することはできません。
3	異動先IN	区分「2」のデータと同時に登録することで、スタッフを本データ行で指定した部署に異動することができます。 ※注意点※ スマホオプションを使用している場合、該当スタッフが異動後に異動元の部署へスマホからアクセスすることはできなくなります。新規登録可能な期間が翌期間末までのため、翌期間末に異動する場合は区分「2」と「3」を同時に取り込めません。　　　例：CSVの取込日が「2021/03/5」の場合、　　　　　「2021/04/30」に異動し、異動先に「2021/05/01」　　　　　から所属する場合は区分「3」として取込みます。
4	変更	登録済のスタッフに対して以下の項目の変更を行います。 [スタッフ名] [所属開始日] [所属終了日]
5	応援	異動ではなく、決まった一定期間だけ別の部署に所属させます。 ※注意点※ スマホアクセスの[ログインID]や[パスワード]の引継ぎは行いません。応援元の情報の変更はありません。応援元の所属期間([所属開始日]～[所属終了日]の期間)を超えて応援先に所属することはできません。同時に２つ以上の部署への応援はできません。
99	削除	「スタッフ設定」画面から削除します。削除すると復元することはできません。

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