ここでは、「お助けマンDay」の「勤務表作成」画面に関する説明のうち、自動作成後の結果確認と修正の手順について説明します。結果確認の方法として「エラーチェック」画面などの確認方法や、どのようなエラーに対処すべきかの一例を交えて説明します。また、エラーに対する修正手順についてもいくつかご紹介します。
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＃「エラーチェック」について
「勤務表自動作成」画面で自動作成を実行し、処理が完了したら、「エラーチェック」画面などを用いて勤務条件が満たされていない個所がないか確認します。
修正したい箇所があった場合は、こちらの説明を参考に修正を進めてください。
＃手順1.エラー個所を確認する
エラー個所の確認は、以下を参考に行ってください。
■「エラーチェック」画面から確認する
「エラーチェック」画面は、[エラーチェック]ボタンをクリックするとポップアップ画面で表示され、シフト作成者が登録した勤務条件で現状満たされなていないものを全て一覧化します。
一覧の並び順は[条件強度]が「必ず」の条件が上に来るように表示します。
ヒント１：表示されたエラーに対して必ずしも修正が必要ということではありません(エラー件数"0"件とすることがここでの目標ではありません)。例えば、[条件強度]が「必ず」になっているものを中心に全体のバランスを見て問題がある個所について修正する、などしてください。
ヒント２：何らかの手修正や自動作成のやり直しをした場合は、[エラーチェック]ボタンで本画面を開き直してください。修正後の状態でエラーチェックをし直します。
注１：総労働時間などの「労働時間設定」で[条件強度]を「必ず」とし、[以上][以下]の時間範囲を設定した場合、自動作成前に「指定勤務」「希望勤務」で登録した勤務が別の勤務に振り替えてしまう場合があります。その場合、本画面での検知ができませんのでご注意ください。
注２：意図的に条件に違反した手修正をした個所であっても、本画面に表示されるのでご注意ください。
□確認手順
エラーの詳細を確認するには、以下の手順で行います。
1.確認したいエラーの[選択]列のチェックボックスにチェックします。
2.「勤務表作成」画面上の該当個所が、オレンジ色に表示されます。
次の手順(＃2)参考にエラー個所の修正を行ってください。
メモ：何らかの修正後に再度「エラーチェック」画面を開き直した場合は、その時点でのエラーをチェックし直して一覧化します。
■「勤務回数」「必要人数」の集計欄から確認する
「勤務回数」や「必要人数」のエラー個所は、「エラーチェック」画面からでなくても確認できます。
それぞれの条件で表示されている[集計]欄では、以下のように条件に対して不足、超過している場合に数字の色が変わります。この表示を頼りに修正すべきか検討します。
- 条件に対して不足([以下]よりも少なく割り当て)：赤文字
- 条件に対して超過([以上]よりも多く割り当て) ：青文字
※「勤務回数設定」での表示例：超過
※「必要人数設定」での表示例：不足
メモ：青文字、赤文字で表示されているエラー個所は、「エラーチェック」画面でも検知しています。
＃手順2.エラー個所を修正する
エラー個所の修正は、その内容により以下の対応を行います。
■勤務条件の見直しが必要なケース
例えば以下のようなエラーについては、勤務条件の見直しや値の調整で対応します。
勤務条件の見直しで何らかの設定変更を行った場合は、自動作成をやり直してください。
- 「遅番の翌日に早番が来ることが多く、是正したい」
- 「必要人数、あるいは勤務回数でのエラーが多く、思った人数、回数にならない」
設定変更を終えたら、次の手順(＃3)を参考に自動作成のやり直しをしてください。
ヒント１：「エラーチェック」画面で、特に件数の多い勤務条件については条件自体の見直しをしてください。
ヒント２：「勤務回数」「必要人数」のエラーが多い場合は、その勤務が担当できるスタッフの人数に対してそれぞれの数値が適切か見直してください。
■勤務記号の手修正が必要なケース
例えば以下のようなエラーについては直接勤務表上の勤務記号を手修正して対応します。
- 「割り当たり過ぎた休みを有休に振り替える。」
- 「Ａさんの公休とＢさんの早番を入れ替える。」
手修正を終えたら、次の手順(＃4)へ進んでください。
■修正が不要なケース
エラーにはなったものの、割り当たった他のスタッフの配置から問題ないと判断し、特に修正は不要ということもあり得ます。
修正不要と判断したら、次の手順(＃4)へ進んでください。
＃手順3.自動作成をやり直す
勤務条件の見直しにより設定変更をした場合、自動作成をやり直す必要があります。
自動作成のやり直しは、どの勤務条件を見直したのか、どの範囲の勤務表を修正したいのかで手順が異なってきます。
ヒント：「勤務回数設定」などの値１つ、勤務希望の１箇所を修正するだけでも自動作成結果は変わってきます。
■１回目の自動作成からやり直す：[自動作成前に戻る]ボタン
[自動作成前に戻る]ボタンをクリックすると、１回目の自動作成をする前の状態まで戻り、[自動作成]ボタンが赤い表示に戻ります。
□ボタンクリック後の状態
- シフト作成者が１回目の自動作成をする直前に「希望／指定入力」で登録した勤務記号の状態に戻ります。
- シフト作成者が日ごとの「必要人数設定」で変更した値は残ります。
注１：自動作成を「段階作成」で行った場合であっても、[自動作成前に戻る]ボタンでは１回目に自動作成する直前まで戻ります。例えば既に３回目の段階作成を行った場合であっても、１つ前の２回目の自動作成後に戻るということはできません。
■最初からやり直す：[リセット]ボタン
[リセット]ボタンをクリックすると、開いている期間の勤務表について、シフト作成者が行った作業がすべてクリアされ、[希望締切]ボタンが赤い表示に戻ります。
□ボタンクリック後の状態
- シフト作成者が登録した「希望／指定入力」はクリアされます。
- シフト作成者が登録した日ごとの必要人数はクリアされ、[リセット]時点の曜日ごとの設定が全ての日付に反映されます。
- 「スタッフ設定」の「曜日別固定シフト」は、[リセット]時点の状態で「勤務表作成」画面に反映されます。
- スタッフがスマホから登録した「希望入力」は、[希望締切]ボタンを押す直前の状態に戻ります。(登録していたものが残ります。)
ヒント：「スタッフ設定」の[曜日別固定シフト]の修正をどうしても今回分から反映させたい場合は、上述の内容を踏まえて[リセット]ボタンをクリックしてください。
■勤務表の一部分だけやり直す：リスケジュール機能
設定の見直しはしたものの、自動作成結果の一部分だけ自動作成をし直したいという場合は、「リスケジュール機能」で自動作成をし直してください。
□操作手順
1.自動作成で変更したく個所をマウスで範囲指定します。
2.画面上部の[リスケジュール]ボタンより、[変更不可]をクリックします。
3.範囲指定した個所が青い表示になり、マスクされた状態になります。
4.この状態で[自動作成]ボタンをクリックして自動作成を実行すると、マスクされていない個所のみ自動作成のやり直しを行います。
5.マスクが不要になったら、青い表示を範囲指定して[リスケジュール]ボタンから[変更可]をクリックすると、マスクが解除されます。
注１：「リスケジュール機能」では、何も勤務記号が登録されてない個所をマスクすることはできません。
注２：マスクした個所を残したまま[自動作成前に戻る]ボタンで自動作成前に戻ることはできません。
＃手順4.自動作成結果の確認と修正の完了
自動作成結果で気になる個所は修正できましたでしょうか。
勤務条件だけでは解決できない細かな気になる点は一番最後に手修正して完成させましょう。
ここまでで本手順の説明は終了です。
次の「勤務表を確定する」の手順へ進んでください。
