ここでは、「お助けマンDay」の画面へエクセルで入力してあるデータを貼り付けたい場合の対応方法について説明します。例えば「スタッフ設定」のスタッフ名を一人一人登録するは大変ですが、エクセルの名前リストがあればコピー＆ペーストでまとめて貼り付けることも可能です。また逆に、エクセルへ貼り付ける方法もご紹介します。
<INDEX>
＃「スタッフ設定」での手順例１：エクセル→「お助けマンDay」への貼り付け
ここでは、「スタッフ設定」画面にスタッフ名を貼り付ける手順を説明します。
1.エクセルなどのスタッフ名リストを準備し、名前部分の範囲を指定します。
2.キーボードの[Ctrl]＋[C]を押下し、コピー状態にします。
3.「スタッフ設定」画面を開き、「スタッフ名」列の1行目をクリックします。
4.この状態でキーボードの[Ctrl]＋[V]を押下すると、貼り付けることができます。
ヒント：「お助けマンDay」では、「スタッフ設定」の一部項目についてCSVからのインポート機能がありますが、スタッフ名や社員番号のみであればエクセルから貼り付ける方をおススメします。
＃「スタッフ設定」での手順例２：「お助けマンDay」→エクセルへの貼り付け
先ほどとは逆に、「スタッフ設定」画面のデータをエクセルに貼り付けることも可能です。
1.「スタッフ設定」画面のいずれかのセルをクリックした後、[Ctrl]＋[A]で全体を選択した状態にします。
2.この状態でキーボードの[Ctrl]＋[C]を押下し、コピー状態にします。
3.エクセルの新規シートを開き、起点となるセルをクリックしたら、キーボードの[Ctrl]＋[V]を押下すると、「スタッフ設定」のデータを貼り付けることができます。
注1：「お助けマンDay」の各列のラベル(列名)はコピーできません。
注2：この手順でのコピーの場合、「スタッフ設定」画面の[削除]列も含む形になるため、コピー先のエクセルでは[スタッフ名]列が2列目になります。(上図参照)
＃その他の画面での手順例
「スタッフ設定」画面以外にも、同様の手順でエクセルから「お助けマンDay」への貼り付け、「お助けマンDay」からエクセルへの貼り付けができる画面があります。それらの中から、知っておくと便利なものをいくつかご紹介します。
貼り付けの操作手順は上述の「スタッフ設定」での流れと基本的には同じです。
■勤務種別設定
「勤務種別設定」画面では、開始／終了時間など時間入力について繰り返しが多かったり、労働時間を頭の中で計算しながら入力したりするのが大変と感じられるかもしれません。そこでエクセルで時間に関するデータを整理してから「勤務種別設定」画面に貼り付けると便利です。
1.エクセルで、下図のようなデータを作成したとします。こちらの2～6行目部分を範囲指定して[Ctrl]＋[C]を押下し、コピー状態にします。
2.「お助けマンDay」の「勤務種別設定」画面を開き、この例では[勤務種別名]列の4行目を起点に[Ctrl]＋[V]を押下して貼り付けます。
注：エクセルの列構成は、お客様ご利用の「勤務種別設定」画面に合わせてください。お客様の環境により列構成が上図とは異なります。
■必要人数設定
「必要人数設定」では、曜日単位(週単位)に人数を設定することが基本です。しかしそれ以外の周期だったり、日ごとに異なる不規則なものだったりする場合は、一旦エクセルで必要人数をまとめてから「勤務表作成」画面の日ごとの必要人数欄に貼り付ける、という方法が可能です。
エクセルで必要人数を設定する際、そのレイアウトは「勤務表出力」画面から出力するエクセルを活用するのが便利です。
1.「勤務表出力」画面を開き、[出力帳票の選択]から「勤務表 画面イメージ」を選択して出力します。
2.出力したエクセル勤務表の下半分、[必要人数]欄(下図赤枠線部分)を活用し、各必要人数の[以上](背景色＝白)、[以下](背景色＝薄い緑)の行について、日ごとの人数を入力していきます。
3.入力を終えたら、下図赤枠部分をまとめて範囲指定した上で[Ctrl]＋[C]を押下し、コピー状態にします。
(※下図のエクセルは出力後に列幅などのレイアウトを調整しています。)
4.「勤務表作成」画面の日ごとの必要人数欄について、勤務表初日の1行目の必要人数の[以上]欄を起点に[Ctrl]＋[V]を押下して貼り付けます。
注：貼り付ける際、「必要人数設定」の行の構成や月毎の日数の違いには注意してください。
■勤務表作成
「勤務表作成」画面の勤務表部分についても、エクセルから貼り付けることが可能です。
例えば以下のような状況で、エクセルで編集したデータを「勤務表作成」画面に貼り付けると便利です。
- はじめて勤務表を作成する際に、前月最後の１週間分の勤務を登録しておきたい。
エクセル上で最後の１週間分の勤務表を作成し、前月分の「勤務表作成」画面を開いて貼り付けることで、当月分の勤務表作成時に月跨ぎの条件として反映できます。
- 勤務実績を「お助けマンDay」側にも反映させたい。
「勤務表出力」画面から出力したエクセルを実際に勤務した勤務記号に修正し、「勤務表作成」画面に貼り付けることで実績を反映させることができます。
注１：作成済の勤務表を修正する場合は、修正前の勤務表を「勤務表出力」画面からバックアップとして出力してから作業を始めてください。
注２：「勤務種別設定」に登録のない勤務記号は貼り付けることができません。エクセル上で編集する場合は、半角・全角の違いなどにもご注意ください。
｜上へ△｜
