ここでは、「お助けマンDay」のスマートフォンオプションの利用において、スタッフよりスマホで希望勤務が登録できないという場合の対応方法などについて説明します。なぜそのような状況になるのか、またどのような点に注意すれば防げるかなど参考にしてください。
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＃スマートフォンオプション利用上の注意点
こうした状況を避けるためにシフト作成者側に注意していただきたい点は次の通りです。
「勤務表作成」画面では、[希望締切]ボタンを押す前に[保存]を実行しない
「勤務表作成」画面上で何らかの変更(「必要人数設定」「勤務回数設定」など含む)をして保存を実行した場合、シフト作成者側が指定した勤務日(予定勤務)について、スタッフ側から希望勤務を提出することができなくなります。
メモ：「予定勤務」とは
- 「スタッフ設定」画面の「曜日別固定シフト」で登録している曜日の勤務
- 「勤務表作成」画面で[希望入力]、[指定入力]をした日の勤務
注：「曜日別固定シフト」が登録されている日であっても、「勤務表作成」画面で保存がされなければスタッフ側より希望勤務の提出は行えます。
＃ケース１：通常の流れ
まず、スマホからの勤務希望を受け付けている状態での通常の流れを説明します。この流れで作業を進めた場合、他のケースにあるような状況は起こりません。
1.シフト作成者側「勤務表作成」画面：保存実施前
対象月の「勤務表作成」画面では、画面を開いても何も操作をしていない状態です。
2.スタッフ側「勤務希望入力」画面：希望入力実施
この例では、スマホから4/3～5まで「有休」を登録しました。
3.シフト作成者側「勤務表作成」画面：保存実施前
画面を開き直すと、4/3～5の「有休」が全て反映されていることが確認できます。
シフト作成者はこのまま本画面上で保存を伴う操作は行わず、希望勤務の提出期限を迎えたら[希望締切]ボタンをクリックしてスマホからの受付を締め切ってください。
＃ケース２：スマホで希望勤務が登録できない日がある
スマホから希望勤務を登録しようとしたら登録できない日がある([編集]／[削除]ボタンが表示されていない)状態になる流れを説明します。
1.シフト作成者側「勤務表作成」画面：勤務予定を手入力して保存実施
この例では、4/5に「研修」の勤務記号を手入力し、[保存]ボタンなどで保存します。
2.スタッフ側「勤務希望入力」画面：希望入力実施
4/3～5に「有休」を登録しようとしましたが、[予定勤務]欄に予定が入っている日付(4/3、5)の[編集]ボタンと[削除]ボタンが表示されない状態になって登録できません。
[編集]ボタンが表示されている4/4は登録できました。
3.シフト作成者側「勤務表作成」画面：保存実施後
画面を開き直すと、4/4に「有休」が反映されていることが確認できます。
《対応方法》
このケースでは、以下の何れかで対応してください。
- 4/3、5の「有休」希望については、シフト作成者が「勤務表作成」画面で手入力する。
- 「勤務表作成」画面で[リセット]ボタンをクリックする。
→ リセット後、スタッフ側「勤務希望入力」画面が入力できる状態になります。
注：[リセット]を実行した場合、スマホから登録のあった希望入力についてはそのまま残ります。シフト作成者が登録した勤務予定(希望／指定入力)はクリアされます。
＃ケース３：スマホで希望勤務を登録したのに反映されない
スマホから希望勤務を登録したのに登録が反映されない状態になる流れを説明します。
1.シフト作成者側「勤務表作成」画面：勤務予定を手入力して保存未実施
この例では、4/5に「研修」の勤務記号を手入力していますが、まだ保存していません。
2.スタッフ側「勤務希望入力」画面：希望入力実施
シフト作成者側が手順1.の未保存のタイミングで、4/3～5に「有休」を登録します。
この時点では[編集]ボタンも表示されていて、一旦登録できた状態になります。
3.シフト作成者側「勤務表作成」画面：勤務予定の保存時にメッセージ
スタッフ側が手順2.の登録を実行した後に手順1.の状態を保存すると、図のようにスタッフ側が登録した内容を破棄してシフト作成者側の内容で保存したことがメッセージされます。
4.スタッフ側「勤務希望入力」画面：希望入力実施
グレー表示の未登録状態になり、シフト作成者が予定勤務を登録した日の[編集]ボタンが表示されなくなります。
《対応方法》
このケースでは、以下の何れかで対応してください。
- 4/3～5の「有休」希望については、シフト作成者が「勤務表作成」画面で手入力する。
- 「勤務表作成」画面で[リセット]ボタンをクリックする。
→ リセット後、シフト作成者側の「勤務表作成」画面と、スタッフ側「勤務希望入力」画面では、4/3～5の「有休」が反映された状態になります。
注：[リセット]を実行した場合、スマホから登録のあった希望入力についてはそのまま残ります。シフト作成者が登録した勤務予定(希望／指定入力)はクリアされます。
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