株式会社ビックカメラ
- 業務：
- 家電等小売業
- 対象スタッフ数：
- 約3,000 名（アルバイト含めて約4,000 名）
売上が高く、
来店客数が多い時間帯に
多くの販売員を配置できる
勤務表を自動作成。
売上を上げつつ、
働き方も考慮した勤務表が
短時間で作成可能に。
毎月50時間かけていたシフト作成の時間は
2時間にまで削減
開発から導入へ
既存の“ 勤務シフト自動化ツール” では対応できず、自社開発へ
家電量販店の雄・㈱ビックカメラが、勤務シフトの作成システム導入の検討を始めたのは2015 年末。検証にあたったのは、業務イノベーション推進プロジェクトの吉沼由紀夫主任だった。
導入にあたって、吉沼氏が数社の自動化ツールを検証していくと、既存の自動化ツールでは“ 自分たちが構築したい仕組みづくり” が難しいことが明らかになった。既存の自動化ツールは、“ 誰々が何時に出勤して欲しい” といった設定での勤務シフトを組み立てるには最適だが、そこに他の要件を加えることは難しかった。
「私たちは、売り上げが高く、来店客数が多い時間帯に従業員を配置したいのですが、既存システムではそれが無理でした」（吉沼主任）。検証作業を進めていく中で、「2016 年4月、JR システムが“ 売り上げに即した適正人員配置の仕組みを一緒に作りませんかと提案してくれました」（吉沼主任）。そこで合同チームを編成し、取り組むことに。同年7月からシミュレーションを開始し、試行錯誤を重ねながら最良のシステム構築を目指していった。
㈱ビックカメラは全国に直営40 店舗を擁し、社員数は3,000 名、アルバイトを含むと4,000 名強にものぼる。勤務内容は物販（商品販売）、案内カウンター、商品の入出荷担当業務などに区分される。うち物販担当に関しては、平日の売り上げのピーク時は18 時～ 20 時だが、土曜日になると14 時～ 18 時に激変、売り上げも平日の1.2 倍から2 倍近くになる。また、月単位では給料が支払われる月後半の売り上げが高くなった。
そこで、同社では前述したように売り上げや来店客数の繁閑の変動に応じた、適正な人員配置を標準化し、物販販売部署で活用しようとしたのである。さらに、案内カウンターや商品の入出荷業務などにも対応できることが求められた。
システム導入以前はExcel で作成、作業時間は…
では、JR システムの勤務シフト作成システム導入前は、どのように作成していたのだろう。
「各店舗のフロア担当者が経験をもとに、Excel で勤務シフトを作成していました。でもシフトに会議や研修、特売イベントなどを加え、そこに従業員の希望休などを組み入れていくと、非常に煩雑な業務となります」（吉沼主任）。
「手作業による勤務シフト作成は、大型店舗の場合は翌月のシフト作成のために40 ～50 時間を費やすなど、個人的な負担が大きく、担当者泣かせの業務となっていました」（今井課長）。
しかも、作成後の勤務シフトが就業規則を守れているかの確認なども、人の目で確認するためその労力は大変なものであった。
JR システムとのシステム構築は、現場でのシミュレーションなどを経て、2018 年2月から各店舗で導入を開始し、同4 月に全店への導入を終えている。
本格活用へ
勤務シフト作成の大幅な時間短縮と有給休暇の取得率向上効果も
勤務シフト作成システムの導入後、各店舗からは若干の抵抗もあったと言う。理由は、これまで自分たちがExcel で作成し、ベストだと信じていた勤務シフト作成が、JR システムの勤務シフト作成システムに取って代わることへの不安だった。
それを払拭したのが、本社営業部長の2 度にわたる全国行脚（札幌～鹿児島間の40 店舗）だった。部長は勤務シフト作成システムの重要性を説き、それが各店舗での時短や効率化、収益性向上に結びつくことを力説した。
「仕組みが変わることに伴って、働き方の意識改革が必要でした。営業部長が全国を巡回し、各店長に必死で働きかけてくれたおかげでそれが具現化しました」（紺藤主任）。
勤務シフト作成システム導入の最大メリットは、勤務シフト担当者の作成時間だった。かつて40 ～ 50 時間の労力を費やしていた作業時間は、システム導入後はわずか2 時間程度で完了することになった。この2 時間は、システムから出力されたものに会議や特売日などを手入力する微調整時間である。
現在40 店舗で700 件近くの勤務シフトが作成、活用されている。
タイムスケジュール表
休憩時間や残業時間は、売上変動を考慮して自動に割り当てる。売上変動に対して、スタッフ数が適切に割り当てられているかをグラフで見える化。
月間勤務表
法令や社内規則を守った勤務表が、誰でも簡単に作成できるようになった。
スマートフォン機能
スマートフォンがあれば、勤務希望の登録が可能に。作成された勤務表もスマートフォンで確認ができる。
希望休の申請の簡素化や有給休暇の取得率アップなどの効果
JR システムの勤務シフト作成システム導入によるメリットとしては、希望休の申請業務の改善や有給休暇の取得率アップなどが挙げられる。
希望休に関しては、従業員の「この日に休みたい」と言う自己申請を最優先している。従来は用紙を掲示して、希望日に印をつけさせていたが、システム導入後はスマホ入力が可能となり簡潔に。しかも、以前のような用紙での配布作業が不要となり、伝達ミスなども絶無となった。一方の有給休暇の取得に関しては、スマホで気遣うことなく2 か月先まで気軽に申請できるようになったため、有給・長期休暇の取得が増加した。
「当社は流通小売業の中でも有給休暇などをかなり意識しているので、それがアップしたことは嬉しいですね」（今井課長）。
このほかにも、適正な人員配置が実りつつあり、残業時間などコスト面での管理精度が上がるなど、着実に導入効果が実りつつある。
更なる活用を目指して
システム導入で見えた自社の課題、更なる活用に取り組む
「JR システムの勤務シフト作成システムの導入によって、我々の課題も明確になった」と、今井課長たち3 人は口を揃える。例えば、責任者は必ず朝9 時半には出勤しなければならないが、勤務シフトを見ると、そのスキルが店舗によってばらつきがあることがわかった。9 時半出勤者には開店準備の手順などの注意事項があり、特定の人間しか対応できない仕組みになっていたのだ。
「その一連の作業をマニュアル化し、手順書のチェック表を作成して、誰もが対応できる環境をつくりあげればいい。そうすれば強い組織ができあがる。システムを導入したことによって、それに気づかされました」（吉沼主任）。
「販売業務以外の、例えば品出しとかを定量化できれば、このシステムに対応できると期待しています」（紺藤主任）。
自社の働き方の課題や弱さが明らかになったことは、JR システムの勤務シフト作成システム導入による、予期せぬ資産と言える。売り上げや来店客数の繁閑の変動に応じた適正な人員配置が、全店舗で軌道に乗った後、店舗の生産性向上がさらに期待できそうだ。
