「毎月の給与計算や入退社手続きが煩雑で、本来の業務に集中できない」と悩む労務担当者は少なくありません。特に法改正への対応や社会保険の複雑な申請作業は、ミスが許されないため心理的な負担も大きいでしょう。
こうした課題を解決するのが、従業員情報の管理から年末調整までをデジタル化して一元管理する「労務管理システム」です。システムを導入すれば、事務作業の時間が大幅に削減され、法規制の遵守（コンプライアンス）の徹底も同時に果たせます。
労務管理システムとは、従業員の入社から退職までに発生する事務手続きや勤怠、給与情報を一元管理するためのITシステムです。紙やExcelでバラバラに管理されていた「人事・勤怠・法対応」といった複数の領域を横断して管理できる点が最大の特徴といえます。
データを保管するだけではなく、複雑な社会保険の手続きをデジタル化したり、最新の法令に合わせた適切な運用をサポートするツールです。人事業務のデジタル化が進む現代において、企業のコンプライアンス遵守と業務効率化を同時に実現する強力なパートナーといっても過言ではありません。
労務管理とは、従業員が安心かつ安全に働ける環境を整え、適切に運用するための業務全般を意味します。企業にとって最も大切な資源である「人」に関する事務手続きや法令遵守を担うため、経営の基盤を支える重要な業務のひとつです。
具体的には、労働契約の締結から社会保険の加入、福利厚生の提供、安全衛生の確保など、幅広い業務があります。これらを適切に行わないと、法令違反による罰則や、従業員とのトラブルに発展しかねません。
そのため、労務管理は単なる事務作業ではなく、企業のリスクを最小限に抑える「守りの要」としての側面を持っています。
労務管理システムは、従業員のライフサイクルに関わる情報の全体像を俯瞰して管理します。バラバラになりがちな情報をひとつのシステムに集約することで、データの二重入力や転記ミスを防ぐのが目的です。
システムがカバーする主な範囲には、入退社手続き、雇用契約の電子化、社会保険・労働保険の申請、年末調整、マイナンバーの管理などがあります。最近では、「e-Gov（電子申請）」などの外部システムとAPI連携し、役所へ行かずにオンライン上で手続きを完結させる機能が一般的になりました。
また、書類作成だけでなく、法改正に合わせた自動アップデートが行われるため、常に最新のルールに則った管理ができます。
労務管理システムと混同されやすいものに勤怠管理システムがありますが、両者は管理の目的と時間軸が異なります。勤怠管理が日々の労働時間の記録に特化しているのに対し、労務管理は従業員情報のマスター管理と法的手続きを広くカバーするのが目的です。
具体的には、以下の表のような違いがあります。
| 項目 | 勤怠管理システム | 労務管理システム |
|---|---|---|
| 主な目的 | 日々の出退勤や残業の記録 | 入退社手続きや保険・契約の管理 |
| 主な機能 | 打刻、シフト作成、休暇申請 | 社会保険手続き、電子契約、年末調整 |
| 管理のスパン | 毎日（リアルタイムの実績） | 発生時（入社時、年1回などの契約） |
労務管理システムを導入すれば、これまで人の手で行っていた膨大な事務作業をデジタル化し、自動で処理する仕組みを構築できます。
情報の記録だけでなく、法令に則った適切な運用をシステムがガイドしてくれるため、人為的なミスを未然に防げる点がメリットです。
従業員の入社から退職に至るまでのあらゆる場面に対応しており、バックオフィス業務の在り方を根本から変えられる可能性があります。
労務管理システムを活用すれば、従業員の日々の労働状況をリアルタイムで把握し、法律の範囲内で正しく運用できます。近年は、長時間労働の抑制や、36協定（時間外・休日労働に関する協定）の遵守が企業に強く求められています。
そのため、残業時間が上限に近づいた従業員や管理者に対して、システムが自動でアラートを通知する機能が備わっているのが一般的です。客観的な打刻データに基づいた勤怠管理ができるため、サービス残業の防止や、過重労働による健康リスクの早期発見に役立ちます。
さらに、有給休暇の取得状況も自動でカウントされるため、年5回の取得義務化への対応もスムーズに進むでしょう。
毎月の給与計算や賞与の算出、年に一度の年末調整は、システムの自動計算機能によって大幅に負担を軽減できます。
これまでは勤怠データと手当の情報を照らし合わせ、複雑な税額計算を人間が行う必要がありましたが、システムなら一瞬で正確な数字を導き出すことが可能です。
特に作業が煩雑になりがちな年末調整では、従業員がスマートフォンやパソコンから控除情報を入力するだけで、書類作成が完結します。紙の書類を回収し、不備を一つずつチェックするアナログな作業から解放されるため、バックオフィスの業務負荷はかなり軽くなるでしょう。
計算ミスの不安からも解放され、担当者がより付加価値の高い業務に専念できる環境が整う点は、企業にとって大きなメリットとなります。
社会保険の手続きや、従業員の入退社手続きも、システム上で効率よく進められます。入社予定者に必要な情報を直接入力してもらえば、担当者が履歴書を見ながら手入力する手間を省けます。
作成した申請書類は、そのまま電子申請を行えるため、ハローワークや年金事務所へ足を運ぶ必要はありません。また、扶養家族の変更や住所変更といったライフイベントに伴う手続きも、申請から承認までデジタルで完結します。
手続きの進捗状況が一目でわかるため、「あの書類は出したっけ？」といった確認作業に追われる心配もなくなるでしょう。
労務管理システムは、紙の台帳やExcelによる管理から脱却し、従業員の情報を安全かつ最新の状態で保管するデータベースとして機能します。
複数のファイルに情報が分散していると、最新の住所や家族構成がわからなくなるといったトラブルが起きがちですが、システムなら常に最新の情報をひとつにまとめられます。
意外と見落とされがちなのが、過去の労働条件通知書や誓約書といった公的な書類の保管です。労務管理システムなら、これらの書類を電子データとして紐づけて管理できるため、万が一、労働基準監督署の調査が入った際も、必要な情報をすぐに提示できます。
情報の閲覧権限も細かく設定できるため、Excel管理では難しかった高度な個人情報保護とプライバシー管理も強化できます。
労務管理システムは、システムの提供方法や機能の深さによって大きく3つの種類に分かれます。企業の規模やITインフラの状況などによって、最適な選択肢はさまざまです。
現在、多くの企業で導入されているのが、インターネットを通じてブラウザやアプリから利用するクラウド型です。自社でサーバーを保有する必要がなく、場所を選ばずに入退社手続きや勤怠管理の承認作業を行えるメリットがあります。
クラウド型の最大の強みは、法改正に合わせた自動アップデートが行われる点です。例えば、社会保険の料率変更や労働基準法の改正があった際も、ユーザー側でシステムを改修する手間は一切かかりません。
常に最新の法令に準拠した状態で給与計算や年末調整を進められるため、コンプライアンス遵守が重視される経営において、非常に合理的な選択といえるでしょう。
オンプレミス型は、自社で購入したサーバーにソフトウェアをインストールして運用する形態です。導入コストや維持管理の負担は大きいものの、社内の基幹システムとの複雑な連携や、独自の複雑な就業規則に合わせたカスタマイズを求める企業に向いています。
特に、厳格なセキュリティポリシーを持つ大企業や官公庁など、個人情報を外部のサーバーに預けることを制限している組織で選ばれる傾向が強いです。データの物理的な保管場所を自社でコントロールできるため、万全のセキュリティ体制を自ら構築したい企業にとっては、信頼性の高いシステムといえます。
ただし、法改正時のシステム更新には専門のエンジニアによる作業が必要になるケースが多く、運用のスピード感には注意しなければなりません。
労務管理システムと混同されやすいものに、特定の機能に絞った簡易ツールやソフトがあります。一見似ていますが、業務の「点」を支えるのがツールであり、業務の「線」をつなぐのがシステムであるという明確な線引きがあります。
例えば、雇用契約書を電子化するだけのツールは、その後の社会保険手続きや給与計算へのデータ連携まで考慮されていない場合が多いです。
一方、労務管理システムは、入社時に登録した情報を起点として、退職までのあらゆるイベントを連動して処理するワークフローを構築します。
書類が作れれば十分なのか、転記の手間をなくして人的ミスをゼロにしたいのか、自社が求めているのが道具（ツール）なのか、仕組み（システム）なのかの見極めが重要です。
労務管理システムを導入するメリットは、作業のスピードアップだけではありません。組織全体のガバナンスを強化し、従業員の満足度を向上させるための経営戦略としての側面も持ち合わせているのです。
これまで現場を悩ませてきた手作業によるミスや、ブラックボックス化した業務を解消し、より健全な企業運営を実現できます。
ここでは特に重要な3つの視点を見ていきましょう。
多くの現場で深刻な課題となっているのが、特定の担当者しか実務を把握していない「業務の属人化」です。「〇〇さんが休むと手続きが止まってしまう」「ベテランにしかわからない独自のルールがある」といった状況は、企業にとって大きなリスクといえるでしょう。
労務管理システムを導入して手順を標準化すれば、誰がやっても同じ精度で入退社手続きなどの実務を遂行できる環境が整います。実務担当者にとっても、自分にしかわからないという過度なプレッシャーから解放され、心理的な安全性を持って働けるようになるでしょう。
担当者が急に不在となった際でも、過去の履歴や進捗状況がシステム上で共有されているため、チーム全体でフォローし合える体制が自然と構築されます。
働き方改革関連法の施行や、頻繁に行われる社会保険制度の変更など、労務に関するルールは年々複雑化しています。これらをすべて人力でチェックし、社内規定や運用に反映させるのは現実的ではなく、意図しない法令違反を招く恐れも否定できません。
労務管理システムを活用すれば、法改正に合わせてプログラムが自動でアップデートされるため、常に正しい基準で勤怠管理や社会保険の処理を行えます。特に時間外労働の上限規制などは、計算ミスが許されないため、システムの利用が欠かせません。
労働基準監督署の調査が入った際にも、法に基づいた正確なデータを即座に提示できる体制は、企業の社会的信頼を守る上でも重要です。
バラバラに管理されていたデータがひとつにつながることで、転記や確認の手間を最小限に抑えられます。
これまでは勤怠表をExcelで集計し、その結果を給与ソフトに打ち込み、さらにその情報を元に手入力で手続きを行うといった非効率な業務が多くありました。
しかし、システムを連携させれば、勤怠管理のデータがそのまま給与計算に反映され、さらに年末調整の控除データも自動で紐付けられます。
データの二重入力をなくし、人的ミスをなくすことで、バックオフィス全体の生産性は大きく高まるでしょう。散らばっていた情報がひとつのシステムに集約されるため、情報の整合性を確認するといった無駄な時間がなくなります。
労務管理システムの導入を検討する際、最も気になるのが「いくらかかるのか」というコスト面です。システムの料金体系は、初期費用と運用費用の2段階構造になっているのが一般的で、選ぶ製品の形態によってそのバランスは大きく異なります。
最近ではクラウド型が主流となり、初期費用を抑えて導入できるようになりました。しかし、自社の規模や求める機能によっては、想定外のコストが発生するケースも珍しくありません。
労務管理システムの初期費用は、クラウド型かオンプレミス型かによって差があります。
クラウド型なら初期費用は、0円〜10万円程度が一般的ですが、オンプレミス型や独自の構築を行う場合は、数十万〜数百万円以上かかる場合も多いです。無料プランを提供しているシステムなら、アカウント作成後すぐに使い始められるため、導入ハードルは非常に低いといえます。
一方で、有料プランや導入支援を受ける場合には、既存データからの移行作業や操作説明のサポート代金として初期費用が発生するケースがほとんどです。自社のITスキルやデータの複雑さに応じて、どこまでサポートを依頼するかを慎重に見極めましょう。
毎月のランニングコストは、利用する従業員数に応じた従量課金制となっている製品がほとんどです。相場としては、1人あたり月額200円〜800円程度ですが、これに給与計算や勤怠管理といったオプション機能を追加すると単価が変動します。
例えば、基本的な入退社手続きや社会保険の手続き機能だけでなら安く済みますが、年末調整をオンラインで完結させる機能などを追加すると、その分だけ費用が上乗せされる仕組みとなっています。
また、最低利用料金が設定されているケースも多いため、小規模な組織では1人あたりの単価が割高になるかもしれません。コストパフォーマンスを最大化するには、自社で本当に必要な機能はどれか、優先順位を明確にした上でプランを選定する必要があるでしょう。
初期費用や月額が無料、あるいは極端に低価格なシステムには、法令への対応が不十分な場合があります。労務管理は法律との密接な関わりがあるため、法改正のたびにシステムをアップデートしなければなりません。
安価な製品では、こうした法改正の反映が遅れたり、改正に伴う新しい書類様式への対応が追い付かなかったりするケースも多いです。もしシステム側の不備で勤怠管理に誤りが生じたり、手続きに漏れが発生したりすれば、コンプライアンス違反として責任を問われかねません。
目先の安さだけを追求して重大な労務リスクを背負い込むことのないよう、サポート体制や法改正への対応をチェックしておきましょう。
労務管理システムは便利なツールですが、すべての企業にとって導入すべきとは限りません。企業の規模や従業員の入れ替わりの頻度、現在の管理体制によって、導入による費用対効果は大きく変わります。
自社の状況を見極めずに導入を急ぐと、かえって入力の手間が増えたり、月額費用が重荷になったりしかねません。
ここでは、システムを導入したほうがよいケースと、既存のツールだけで十分に回せるケースについて解説します。
従業員の出入りが激しい企業や、バックオフィスを実質1人で回している「ひとり人事労務」体制の組織には、導入をおすすめします。
限られた時間の中で、入退社手続きや社会保険の申請をミスなく完結させるには、システムに頼るほうが圧倒的に早くて確実です。
特に、毎月のように新しいメンバーが入ってくる企業の場合、書類の回収やチェックだけで担当者の1日が潰れてしまうこともあります。
システムを導入すれば、本人に情報を直接入力してもらうことで転記作業をゼロにでき、差し戻しの手間も削減されるでしょう。
こうした作業やチェックに追われている担当者ほど、自動チェック機能を持つシステムは、心強いパートナーとなります。
従業員数が数名程度での経営を行っており、なおかつメンバーの入れ替わりがほとんどない企業であれば、高機能な労務管理システムは不要かもしれません。
年に数回しか発生しない社会保険の手続きであれば、従来通り役所の窓口や郵送で対応したほうが、トータルのコストを抑えられる可能性が高いためです。このようなケースでは、まずは日々の残業時間を正確に把握するための勤怠管理だけに注力するのが賢明です。
労働時間の集計さえ正確に行われていれば、給与ソフトへの転記もそれほど大きな負担にはならず、法令遵守の基盤は十分に保たれます。自社はどの業務がボトルネックになっているのかを分析することが、失敗しない投資を行うためのポイントです。
より詳しく「勤怠管理に特化した選び方」を知りたい方は、関連記事もあわせて確認してみてください。
労務管理システムを選ぶ際は、知名度や価格だけで決めるべきではありません。自社の課題を解決できる機能を備えているか、運用が現場に定着するかという視点が大事です。
高機能なシステムを導入しても、操作が複雑すぎて誰も使わなくなってしまえば、投資したコストは無駄に終わります。導入後に「こんなはずじゃなかった」と後悔しないための、重要な選定ポイントは以下の3つです。
最初に行うべきは、システムで解決したい課題を洗い出す「要件定義」です。すべての機能を網羅した高額なシステムを選んでも、使いこなせなければ宝の持ち腐れになりかねません。
入退社手続きの効率化が最優先なのか、それとも紙で行っている年末調整をデジタル化したいのかによって、選ぶべき製品やプランは大きく変わります。現状の業務フローを一度書き出し、どの作業をシステム化すれば最も負担が減るのかを整理しましょう。
必要な機能に絞って導入を進めることで、コストを抑えつつ、現場が混乱しないスムーズな運用を開始できます。
法改正への対応スピードと、導入後のサポート体制も必須事項です。労務業務は法律に直結しているため、システムのアップデートが遅れると、知らないうちに法令違反になりかねません。
特に社会保険の料率変更や労働基準法の改正時においては、いかに迅速にシステムが更新されるかが重要です。また、操作がわからなくなった際、すぐに相談できるチャットや電話の窓口があるかも確認しておく必要があります。
サポート体制がしっかりしていれば、予期せぬシステムトラブルにも冷静に対処でき、実務担当者の不安も解消されるでしょう。
すでに導入している勤怠管理や給与計算のソフトと、スムーズにデータ連携ができるかも重要です。システム同士が孤立していると、結局はデータの変換や手入力が発生し、転記ミスの原因を作ってしまいます。
理想的なのは、ボタンひとつで情報を同期できる状態です。例えば、勤怠管理で確定した労働時間がそのまま給与計算に反映され、さらにその結果が社会保険の手続き書類に自動転記される流れが作れれば、事務作業の時間は大幅に短縮されます。
部分的な自動化だけでなく、バックオフィス全体の業務をひとつの連続した作業として捉え、選定を進めることが、業務効率化を成功させるポイントです。
労務管理システムの導入は、単なる事務作業のデジタル化ではなく、企業の守りを固めるための重要な投資です。そのため、組織規模や、現状のバックオフィスが抱えている課題を正しく把握した上で、最適な製品を選ぶことが欠かせません。
機能面も大事ですが、現場の担当者が無理なく運用を続けられるかという視点も忘れてはいけません。
最後に、労務管理の本質とやるべきことを整理しておきましょう。
労務管理の真の目的は、事務手続きのスピードアップと、コンプライアンスの強化を同時に達成することにあります。従業員が安心して働ける環境を維持するためには、最新の法律に則った正確な事務処理が欠かせないからです。
給与計算のミスや社会保険の手続き漏れは、会社と従業員の信頼関係を揺るがす問題に発展しかねません。システムを導入してヒューマンエラーを排除する仕組みを作ることは、バックオフィス部門の負担を減らすだけでなく、会社全体を守ることにもなります。
労務管理にかかる費用は、組織の健全性を保つための「守りのコスト」と捉えましょう。
多機能な労務管理システムを検討する前に、自社が本当に困っているのはどの部分なのかを再度確認しましょう。日々の残業時間や休日出勤の把握に課題があるだけなら、まずは勤怠管理に特化した製品を導入するだけでも、多くの課題が解決できます。
反対に、入退社手続きや年末調整のたびに書類の山に埋もれているのであれば、迷わずフル機能の労務管理システムを選ぶべきです。
どの業務を自動化すれば最も現場が楽になるのかという優先順位を明確にすることで、過剰な投資や機能不足による失敗を回避しやすくなります。
労務管理システムの導入を成功させるためには、絶対に必要な条件を書き出すことです。
「給与計算ソフトと連携させたい」「スマホから年末調整を完了させたい」といった具体的な要望を整理すれば、数ある製品の中から候補を絞り込みやすくなります。
気になるシステムが見つかったら、まずは無料トライアルやデモ画面の操作で、現場の使い心地を確かめてみましょう。
実際の画面を触ってみれば、操作性や自社の業務フローに合っているかを判断できます。
まずは資料請求や無料体験を申し込み、理想のバックオフィス体制を作りましょう。
一方で、検討時によく混同されがちなのが「労務管理」と「シフト管理」です。
どちらも人事・総務業務に関わるシステムですが、役割と得意分野は明確に異なります。
労務管理システムは、
入退社手続き
社会保険・雇用保険の管理
年末調整
勤怠や給与計算との連携
といった、法令対応やバックオフィス業務の効率化を主目的としています。
一方で、日々のシフト作成や現場調整までを柔軟にカバーできるかというと、必ずしも得意とは言えません。
シフト管理は、
勤務条件・スキルを考慮したシフトの自動割り当て
希望シフトの回収
急な欠勤や変更への即時対応
現場とのリアルタイムな共有
など、現場運営に直結する機能が求められます。
これらは、労務管理システムの「付加機能」ではなく、シフト管理に特化した専門ツールだからこそ実現できる領域です。
そのため、
労務管理は「制度・手続き・管理」を軸に最適なシステムを選ぶ
シフト管理は「現場の使いやすさ」を最優先に専門ツールを導入する
というように、役割を切り分けて考えることが、失敗しないシステム導入の近道になります。
すべてを一つで完結させようとするよりも、
それぞれの業務に最適なツールを選び、必要に応じて連携させる。
この発想が、結果的に現場と管理部門の双方にとってストレスの少ないバックオフィス体制をつくります。
まずは自社の業務を整理し、
「何を労務管理に任せるのか」「何をシフト管理で解決したいのか」を明確にしたうえで、
最適なツール選定を進めていきましょう。
シフト管理ツールについてはこちら
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