あなたの病棟、こんな「勤務表の悩み」ありませんか？
□ 毎月の勤務表作成に10時間以上かかっている
□ 「あの人だけ夜勤が少ない」といった不満の声が聞こえる
□ 72時間ルールや人員配置基準の確認に、いつも神経を使う
□ 急な欠勤者が出て、そのたびに電話で調整している
□ 作成担当者が自分一人で、休むに休めない（属人化）
一つでも当てはまったら、この記事がきっとお役に立ちます。
毎月の看護師の勤務表作成に、頭を悩ませていませんか？スタッフからの希望休、夜勤回数の公平なバランス、そして遵守すべき人員配置基準など。まるで複雑なパズルを解くような作業に、多くの時間と労力を費やしている方は少なくないでしょう。
そんな時間のかかる作業は、専用の「勤務表作成ツール」を導入すれば、大幅に効率化できるかもしれません。ツールを使えば、面倒な条件設定や調整を自動化し、作成者の負担を大きく減らせます。
この記事では、看護師の勤務表によくある課題を挙げ、解決するためのツールやメリット・デメリット、公平な勤務表を作成するコツを解説します。この記事が、自院に合ったツールを見つけ、毎月の悩みを解消するきっかけになれば幸いです。
スタッフから集めた希望休を「どう組み合わせてもうまくいかない」と頭を抱えるのは、どの担当者も同じです。看護師の勤務表で公平な調整が難しい理由は、守るべきルールや考慮すべき条件が、あまりにも多いためです。
例えば、「勤務間インターバル」を遵守し、夜勤明けの休憩時間を十分に確保しなければなりません。さらに、夜勤時間が月72時間を超えないようにする「72時間ルール」も考慮する必要があります。
それに加えて、育児中のスタッフへの配慮や、スタッフ間の相性といった、数値化しにくい人間関係まで考慮が必要です。
こうした制約をすべて満たそうとすると、どうしても誰かの希望を犠牲にせざるを得ない場面が出てきます。その結果、不公平感につながってしまうのです。
関連記事：公益社団法人日本看護協会｜看護職の夜勤・交代制勤務に関するガイドライン
長年慣れ親しんだエクセルや紙での勤務表管理は、もはや現在の医療現場の実情に合わなくなってきています。また、手作業での管理は、どうしてもヒューマンエラーが発生しやすくなるのが欠点です。
「希望休を転記し忘れた」「連続勤務のチェックが漏れていた」といったミスは、看護師の不満に直結しかねません。また、急な欠員が出た際の調整や、変更内容の共有に時間がかかるのも大きな課題です。
エクセルでは複雑な条件を自動でチェックする設定も難しく、気づかぬうちに法令違反をしてしまっていたという可能性も否定できません。これらの課題は、勤務表作成ツールの導入によって改善できます。
シフト作成ツールを使えば、作成時間の削減と公平な人員配置が可能です。作成者の負担を減らし、スタッフが働きやすい環境を整えるために、デジタル化は今や不可欠です。
関連記事：DX（デジタルトランスフォーメーション）を解説！シフト作成のシステム化もDX推進の１つです
複雑な看護師の勤務表作成を効率化するには、専用のツールやアプリの導入が不可欠です。「どのツールを使えば良いかわからない」という方に、数あるツールの中から特におすすめのものを厳選して比較します。
それぞれの主要な機能や特徴を比較し、自院に最適なシステムを導入する際の参考にしてください。
「勤務シフト作成お助けマン」は、JRシステムが提供する高機能かつ低価格なクラウドサービスです。特徴は、AIを活用した自動作成機能にあります。
これにより、複雑なシフト条件やスタッフの希望を考慮した、最適な勤務表の作成が可能です。
特に、早番・遅番・夜勤などの記号割り当てシフト（Dayタイプ）と、時間を指定するシフト（Timeタイプ）の2種類があり、病院の運用に合わせて選べるのが魅力です。
「ほすぴタッチ」は、病院や介護施設に特化したAIによる自動シフト作成ツールです。そのため、医療・介護現場に特有の複雑で特殊な勤務ルールやシフト条件にも柔軟に対応できます。
スマホやタブレットからの利用も可能で、急なシフト変更や個人間のシフト交換にも対応できるのもメリットです。初期設定の代行や導入後のオンラインサポートも充実しているため、初めてシステムを導入する病院の担当者でも安心でしょう。
「ナース物語」ナイスプランⅡ ソルバは、高速自動作成エンジン「ソルバ」を搭載し、難解な勤務条件にも対応できるシステムです。従来の勤務表システムでは難しかった複雑な条件や優先度設定を柔軟に反映できます。そして、より理想的な勤務表を短時間で作成します。
エクセルを意識した画面設計で、直感的に操作しやすい工夫がされているため、移行もスムーズです。また、応援機能や入院基本料届出書の事前作成機能、勤怠・給与システムとの連携機能も充実しており、事務作業の負担が軽減されます。
「まずはコストをかけずに試してみたい」と考える方にとって、無料ツールは魅力的な選択肢です。最大のメリットは、何と言っても費用がかからない手軽さにあります。
ツールの使用感を確かめたり、簡単なシフト共有に使ったりするには十分でしょう。しかし、本格的な業務改善を目指す上ではデメリットも理解しておく必要があります。
無料ツールの多くは、複雑な条件を考慮した自動作成機能がありません。また、スタッフの登録人数に上限がある場合もあります。また、操作方法がわからない時のサポート体制が整っていなかったり、重要な職員情報を扱う上でのセキュリティ面に不安が残るケースも少なくありません。
メリット・デメリットをまとめます。
無料ツールはあくまで一時的な解決策や、小規模な運用に適していると言えるかもしれません。まずはお試しで使ってみて、機能に物足りなさを感じたら高機能な有料ツールへの移行を検討したほうが良いでしょう
「いきなりツールを導入するのは、少しハードルが高い」と感じる方もいらっしゃるかもしれません。そこで、まずは手軽に業務効率化を体験していただくために、今すぐ使えるエクセルの勤務表テンプレートをご用意しました。
このテンプレートには、日付や曜日が自動で入力される基本的な関数が設定済みです。基本的なシフト作成に必要な項目が盛り込まれており、ダウンロードしてすぐに活用できます。
ぜひダウンロードして、勤務表作成業務の負担軽減に役立ててください。
以下のリンクから無料でダウンロードいただけます。
https://www.otasukeman.jp/blog-templatesample-dl
高機能なツールを導入するだけでも業務は楽になります。しかし、その効果を最大限に引き出すには、運用の「コツ」も重要です。ここでは、誰もが納得し、日々の業務がさらにスムーズになるような、公平で効率的な勤務表作成のヒントを解説します。
コツを押さえれば、時短だけでなく、従業員満足度の向上も期待できるでしょう。
スタッフの不満で特に多いのが「夜勤回数の偏り」です。このバランスを最適化することが、公平感を保ち、職員の健康を守る上で欠かせません。具体的な方法としては、まず「月あたりの夜勤回数の上限・下限」といった明確なルールを設けましょう。
その上で、各スタッフの夜勤回数やパターンを一覧で可視化し、誰の目にも公平であることがわかる状態にするのがおすすめです。勤務表作成ツールには、設定したルールに基づき、自動で回数を割り振る機能があります。また、基準を超えた場合に警告を表示したりする機能も備わっています。
そのため、属人的な判断による偏りをなくすことが可能です。
スタッフの体調不良などによる急な欠勤は、どんな職場でも起こり得ます。大切なのは、トラブルが発生した際に慌てず、迅速に対応できる「仕組み」をあらかじめ作っておくことです。
その場しのぎの対応は、残されたスタッフに大きな負担を強いることになります。
有効な仕組みのひとつは、フリー業務担当やパート職員など、応援に入れる可能性のあるスタッフのリストを事前に準備しておくことです。
さらに、情報共有のスピードは欠かせません。電話での連絡網は時間がかかり、伝達漏れも起こりがちです。
勤務作成ツールを導入すれば、欠勤連絡からヘルプ要請、シフト変更の確定まで、関係者全員にリアルタイムで一斉共有できます。こうした仕組みが、緊急時の混乱を最小限に食い止め、病棟運営の安定化につながるのです。
関連記事：希望休は従業員の強い希望！シフト勤務における希望休を叶えることで従業員満足につなげましょう
もし、勤務表作成の負担を減らし、より公平で効率的な病棟運営を目指しているなら「勤務シフト作成お助けマン」の導入をぜひご検討ください。「勤務シフト作成お助けマン」は、AIを活用した自動作成機能を備えています。
これにより、複雑な勤務希望や多様なルールを瞬時に反映し、最適な勤務表を生成します。
例えば、スタッフからの休み希望や夜勤回数の制限、特定のスキルを持つ看護師の配置条件など、手作業では調整が難しい要件があります。
これらも自動的に考慮してくれるため、作成者の負担が大幅に軽減可能です。さらに、急な欠勤や変更にも柔軟に対応できる仕組みが整っています。
また、緊急で人員が必要になった際も、AIが最適な代替要員を提案し、迅速なシフト調整をサポートしてくれます。そうすれば、予期せぬトラブルにも慌てず対応でき、常に安定した看護体制を維持することが可能になります。
さらに、作成された勤務表はスマホやタブレットを通じてスタッフ間で簡単に共有可能です。場所を選ばずに最新のシフトを確認できるため、情報共有のミスが減ります。スタッフ間のコミュニケーションも円滑になるでしょう。
「勤務シフト作成お助けマン」を導入すれば、勤務表作成にかかっていた膨大な時間を削減できます。その結果、本来の看護業務やマネジメント業務に集中できるようになるでしょう。詳細については公式サイトをご覧ください。