昨今、推進される働き方改革とも合わせ、デジタルシフトやDX(デジタルトランスフォーメーション）の必要性が盛んに叫ばれるようになりました。IT技術の進化は目覚ましく、すでに私たちの生活に不可欠なものとして浸透したものも多くありますが、業務プロセスの中核部分や、労務管理・勤怠管理の仕組みに関しては、まだまだアナログという現場も少なくないでしょう。
しかし、業種業態を問わず、いまやDXへの対応は待ったなし、変化についていくことができない事業者は淘汰されるのみといった未来像が現実のものとしてますます色を濃くしてきていることも事実です。
そこで今回はDXとはいったい何なのか、今さら聞けない基礎から確認し、それを踏まえて実際にどのようなところから着手していけば良いか、実践的で具体的なポイントを解説していきます。今知っておきたいDXについて、また、失敗しないDX推進のコツなど、役立つ情報をまとめてご紹介しますから、関心のある方はぜひチェックしてみてください。
DXとは何か？
まず、基礎的な用語の意味から確認しておきましょう。DXとはそもそも何を意味するのでしょうか。
現在、一般に用いられている「DX（デジタルトランスフォーメーション）」とは、企業がデジタル技術を用い、ビジネスモデルや製品・サービスにおける変革を図るとともに、業務そのものや組織、プロセス、企業文化・風土も変えていくこと、それによって競争上の市場優位性を確立することを指します。
ただICT（情報通信技術）の活用、新技術の導入を進めるだけでなく、業務フローの改善やビジネスモデルにおける変革を実現していくこと、そして旧来のレガシーシステムから脱却を図ったり、企業風土の改革を実現したりすることまでを意味しており、変化の激しい時代に対応した、事業の根本的なデジタル変革を推進・実現することこそ、DXなのです。
DXはDigital Transformationの略称で、高級版、豪華なものであることを示すDX（デラックス・de luxe）ではありません。単純に頭文字をとれば「DT」となるところですが、Definition Term（定義語）やData Transmission（データ伝送）などと混同される可能性があることや、英語の接頭辞としての「trans-」に「across（～を超えて）」という意味があり、これをcrossから“X”と略することも多いことなどから、デジタルトランスフォーメーションで「DX」の表記が一般的になっています。
言葉としてのDXは、2004年にスウェーデンのウメオ大学教授であるエリック・ストルターマン（Erik Stolterman）氏が『Information Technology and the Good Life』の中で提唱したのが初出とされ、同氏はこれを「ITの浸透が人々の生活をあらゆる面で良い方向に変化させる」ものと定義しています。
特徴として、情報技術と現実が徐々に融合し、結びついていく変化が起こる状態であること、デジタルオブジェクトが物理的現実の基本的素材になることなどを提示し、情報システム研究者らには、より本質的な情報技術研究のためのアプローチ、方法、技術を開発することが求められるともしました。
ビジネス用語として用いられているDXは多義的で、文脈により指す内容が異なっているケースも散見されますが、ただIT、デジタル技術を導入するのではなく、産業構造や既存の価値観、枠組みなどを根底から覆すような革新的取り組みであること、そうしてより良い状態、豊かな状態を目指すことがポイントです。
なお、日本国内でDXが大々的に取り沙汰されるきっかけとしては、2018年12月に経済産業省がデジタルトランスフォーメーション推進のためのガイドラインとしてまとめた「DXレポート」の発表が大きかったといえるでしょう。
この「DXレポート」(https://www.meti.go.jp/shingikai/mono_info_service/digital_transformation/20180907_report.html)では、ブラックボックス化が進んだ既存システムの状態がこのまま放置され、データ活用が十分になされないままとなった場合、2025年以降、国として年間最大12兆円の経済損失が発生する可能性があること、各事業者においては多くの技術的負債を抱え業務基盤そのものの維持継承が困難となるほか、セキュリティ問題、システムトラブルなどもあり、市場の変化にも対応できないデジタル競争の敗者になることなどが指摘されています。
この難局は「2025年の崖」と表現され、これを打開すべく、早急なDX推進が欠かせないと広く対応が呼びかけられました。これを機に、多くの国内企業がDX実現へと動き始めることになったのです。
DXとその類語との区別
DX（デジタルトランスフォーメーション）とよく似た言葉には、「デジタイゼーション（Digitization）」や、「デジタライゼーション（Digitalization）」といったものもあります。そもそもこの2つがあまりによく似ているため、判別困難、片方が片方の間違いではないかと捉えている方も見受けられますが、実はそれぞれ意味合いが異なり、DXとの関係性を押さえておきたい言葉でもあります。そのため、この機会に整理しておきましょう。
単純に日本語訳を試みると、これらは全て「デジタル化」となってしまうのですが、同じデジタル化でも内容として含むレベルに段階の差がある点に着目すると、理解しやすくなります。
まず「デジタイゼーション」は、第1段階と位置づけられるデジタル化で、アナログデータや物理データのデジタルデータ化を行うことを指します。たとえば紙媒体で管理していた書類を、業務システムのデジタルツールで管理するものとした、会議の議事録をこれまでは人力に頼り手で書き起こしていたが、自動作成ツールでデジタル作成し、データとして収集するようにしたといったものがこれに当たります。
では「デジタライゼーション」はどうでしょうか。これが第2段階で、組織やプロセス全体のデジタル化を図ることとなります。事業を実施する環境やビジネス戦略面も含め、長期的な視野でプロセス全域のデジタル化を推進する段階です。RPAを導入し、単純な事務作業の自動化と効率化を実現する、IoTを活用し、現場での監視からリモートでの監視管理、メンテナンス体制へと移行させるといった事例が該当するものといえるでしょう。
DXはこれをさらに進めた第3段階に当たるデジタル化で、第1段階・第2段階の内容を含む業務改革を全社的に実施し、生産性の大幅向上を図る、市場での競争優位性獲得を目指す、時代により変化していく消費者ニーズや市場動向にも柔軟に対応できる体制を整えるといった目標を達成するための取り組みと位置づけられます。
このように、DXこそ最大の目標であり、それは単なるツールの導入や、表面的なIT化・ICTの活用促進にとどまるものではないことに注意する必要があります。
DXの基本的な進め方
DXは全社的な業務改革となるため、しっかりとした事前準備のもと、適切なプロセスを踏んで進めていく必要があります。ここでは基本的な進め方について、順を追ってプロセスとその実施ポイントを見ていきましょう。
DX推進における目的やビジョンの明確化
まず、何のためにDXを推進しようとしているのか、その目的をはっきりさせるところから始めます。国からも推奨されているDXですが、それは生産性向上、市場競争力の強化など、目的を達成させるための手段であって、行うことそのものが目的ではありません。
DXによって実現させたい大きなビジョン、実際の事業運営に落とし込んだより詳細な具体的目標、達成度合いを判断する指標の設定まで、可能な限り明確にしておくようにしましょう。実施過程でその達成状況を正しく評価できるよう、多角的な項目で数値目標を設けるなどすることがポイントです。
狙いがはっきりしていないまま着手すると、一貫性のない施策となったり、十分な成果を上げられず現場に混乱を引き起こすばかりとなったり、失敗に終わってしまう危険性が高まります。DXを成功させるには、この最初のステップを丁寧に行うことが大切です。
経営層からの同意
DXの推進は全社的に行うもの、組織全体で取り組むものです。よって経営層からの同意を得ておかねばなりません。費用面でもまとまった金額を要するほか、ビジネスモデルそのものの変革として経営判断などの面での意識改革も要求されるものとなります。一部の担当部署だけで進められる性質のものではありません。経営層も巻き込んだ、組織を挙げての変革であることをあらためて意識し、皆で推進していく体制を整えましょう。経営トップがDXの重要性を十分に理解し、企業方針に沿った明確なビジョンを示していけることが理想です。
課題の洗い出し
DXへ着手するにあたり、現状の問題点や老朽化したシステムを洗い出すことも重要です。既存の業務プロセス全体やシステム環境、労働スタイルなど、目的達成に向け、幅広い領域で見直しを進めます。社内共通の課題は何か、部署ごとの問題点はどのような点があるか、それぞれのフェーズで十分に調査を行い、洗い出し作業を行っていきましょう。
ボトムアップ、トップダウン、方向性を問わず多角的かつ客観的に評価分析を行い、見えてきた課題を集めて整理することにより、問題の全容ととるべき対策が見えてきます。
具体的な戦略立案
達成すべき目標と現状の課題が明確となってきたら、いよいよDXを進めていくにあたってどのように取り組んでいけばよいか、具体的な戦略を立てる段階になります。
プロジェクト推進の責任者や専門に担当するチームメンバーを選定し、チームが代表してスケジュールの調整や、各部署で取り組むべき改革と手順を定めるといった作業を行います。もちろんチームだけで戦略を練るのではなく、各部署の責任者（代表者）や経営層を含めた話し合いの機会も設け、社内での情報共有を密に、同じ方向を見据えて取り組んでいけるようにすることが大切です。
改革アクションが具体化されてきたら、どれを優先的に進めるのか、何から着手するのか、順位を決めていきます。主要業務に対する影響度合いや実現の難易度、関係する人間の多さなど、周辺要素を勘案し、現実的な計画となるように努めましょう。アクションをその内容・性格から、いくつかのカテゴリーに分け、整理しながら順位付けを行っていくとスムーズに、漏れなく計画検討を進めやすくなります。
企業の規模や業態、顧客や取引先との関係上など、場合によっては一度にDXを推進することは難しく、期間を分けて段階的に実施していくことが現実的であることも少なくありません。抜本的に改革していくという強い意志は大切ですが、いきなり着手するにはあまりにも大がかりすぎる、失敗リスクがきわめて高い計画を推し進めるのは賢明な姿勢とはいえないでしょう。無理のない範囲で、緻密な戦略・アクションプランを立て、実行に備えるものとします。
現場具体業務のデジタル化
計画をもとに、実際のアクションを開始します。現場作業に最も近い部分、細かな具体業務のデジタル化から進めるのが確実でしょう。アナログで行っていたこと、紙媒体でやりとりしていたことなどをデジタルに移行させていきます。ペーパーレス化によるコストの削減、管理面でのセキュリティ性向上、オフィススペースの節約などが実現できるでしょう。
ワークフロー全体のデジタル化
細かな業務部分について、システムの刷新や改善更新、新しいツール・技術の導入などでデジタル化を達成したら、組織におけるワークフロー全体のデジタル化へ歩を進めます。判断から意思決定、承認の仕組みや、勤怠管理、経理処理全般といったワークフローのデジタル化が可能です。
デジタル化によるビジネスモデル変革
ビジネスモデルそのものにおける変革は、経営戦略面、今後の事業展開面で重要性が高く、会社の行く末を大きく左右するところともなるため、非常に重要であり、DXの最終地点とも位置づけられています。
これまでのデジタル化は十分に機能し、目標を達成できているか、振り返った上で、重要な組織体制の変革や収益の枠組みの見直し、新規事業創出など、より効率の良いビジネスモデルの確立を目指します。ビジネスモデルとしても改革が成功すれば、これまでにない価値の創出が叶い、市場優位性の獲得や生産性向上、利益率向上といった効果が期待でき、企業としての継続的なビジネス成長を生み出しやすくなります。
PDCAサイクルを回して成果向上へ
DXは一度実行すれば永続的な完成形になるというものではありません。社会情勢や市場環境は常に変化していきますから、それら周辺要素を加味しつつ、必要な変革アクションをとり続けていく必要があります。それは企業の新陳代謝のようなものであり、この取り組みを含めて考えてこそ、DXとなります。
実施したDX推進の結果を分析し、次回施策の検討に活かせるよう、定期的なチェックと評価を行いましょう。新たに生じた課題を洗い出し、適切なPDCAサイクルを回していくことで、確かな成果を生み続けるDXとすることができます。経済産業省が策定し、公開する「DX推進指標」(https://www.meti.go.jp/policy/it_policy/dx/dx.html)なども参照しつつ、将来につながる長期的な取り組みとして根付かせましょう。
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DX推進とシフト作成
DXの推進は、こうしたステップを踏みながら着実に進めていく必要があります。しかし、思うように進められないことに悩んでいる事業者が多いのも現状のようです。
帝国データバンクが2021年12月に公開した「DX推進に関する企業の動向アンケート」(https://www.tdb.co.jp/report/watching/press/p211203.html)の結果によると、DXおよびデジタル化などDX推進に向けた何らかの取り組みを実施している企業は81.8％にのぼったものの、デジタル技術を活かして「既存製品・サービスの高付加価値化」や、「新規製品・サービスの創出」などにつなげられている、DXの本格的な段階、ビジネスモデル変革にまで進むことができている企業は約1割となっていました。
企業が今後生き残るために必要不可欠とされるDXですが、まだまだ抜本的な改革には乗り出せていないケースが多いと考えられます。
DXへの取り組みがこれからという段階にある企業、DXの初期段階で足踏み状態にある、または一度DXに向けた取組で失敗してしまったといった企業は、まず勤怠管理、シフト作成の本格的なシステム化から挑戦してみてください。DX推進の一歩としてシフト作成のワークフローにおけるデジタル化に力点を置くことは、現場業務の運用に大きなメリットをもたらすのはもちろん、その後の社をあげたアクションも活性化させ、DX成功への弾みをつけるものとなります。
シフト作成のシステム化によるメリット
紙媒体やExcelでのシフト作成・管理を行う場合、非常に多くの工数がかかり、担当者には手間と時間のかかる煩雑な作業が求められます。各従業員の希望を考慮するだけでなく、運用面から人員配置を考えたり、労務管理としてコンプライアンス違反が生じないよう確認を徹底したり、やるべきこと、考えるべきことが多方面に存在します。
シフト作成のシステム化を行い、デジタル化を進めれば、こうした業務の負荷を軽減し、効率化を図ることができるほか、次のようなメリットが見込めます。
複雑な状況に対応したシフト品質の向上
近年の勤務シフトは、多種多様な業務や働き方の従業員を対象に含むため、作成作業が複雑で困難を極める高度な作業となる一方です。市場変化や社会情勢、顧客ニーズの変動など、事業を取り巻く環境もまた複雑化を増し、それらに対応できるだけの機動的で柔軟な人員配置が求められることも多くなりました。
コスト管理もより徹底したものが求められるようになり、人件費の無駄に厳しい目が向けられることから、最低限の運用可能な人数を揃え、かつ顧客の満足度を高められるようなサービスを提供していくこと、需要の変動に素早く対応していくことが必要となっています。
これらを叶えるような基盤となるシフトは、担当者が頭を悩ませ、時間をかけて作業を行っても、容易に作成できるものではありません。しかしシステム化を行えば、複雑な要素をもれなく加味し、最適化したシフトをスピーディかつ正確に作成できるようになります。
人が作業することで生まれがちな見落としや偏りもなく、曖昧さを排して優れた品質のシフトを効率良く作り出せるようになるのです。担当者の負担は軽減され、これまで作成業務にかけていた時間も大幅に短縮できるだけでなく、全体の品質そのものも均質的に向上させられる点は、システム化の大きなメリットです。
業務知識・ノウハウの属人化の解消
担当者がシフトを直接作成するアナログなスタイルの場合、作成業務のノウハウが完全に“人頼み”となってしまいます。そのため、担当者が異動になったり、離職したりした時には、それまでの作業ノウハウがゼロベースに落ち、引継者が十分に習熟するまで、さらに教育と作業に時間を要する、シフトの品質低下によるトラブルやマイナス影響を避けられないといった事態が発生していました。
しかし、システム化を行えば、ルールベースの蓄積が可能となるため、スムーズなノウハウの継承ができ、担当者が変わっても対応しやすい、変わらぬ質でのシフト作成を実現しやすい環境が整います。この属人化の解消は、事業運用の安定性や効率的なビジネス展開を実現する上で、非常に重要なポイントとなります。
ルールベースとして明確化することで、それぞれの使用業務知識、認識されていなかったが必要な業務知識、シフト作成に必要な知識・ノウハウの選別と順位付けなど、広範にわたる見直しと最適化、作業効率化と生産性向上にもつなげやすくなり、企業全体での改革・改善が進むケースも多くみられています。
改善点・指標を本部が一括管理可能に
シフトの作成管理がシステム化されると、複数の店舗や部署について、本部がその状況をタイムリーに一括で把握し、管理できるようになります。本部から通達した目標に対し、適切な人員配置で運用するシフトとなっているか、人員不足など改善すべき点はどこでどのように発生しているか、そうした情報を個々に得るのではなく、まとめてすぐに確認・把握可能となることは、ビジネスにおいて大きなメリットをもたらすでしょう。
システムによってスムーズな情報とデータの共有が促されるため、それを基にした本部からの指示が機動的に出せ、また適切に実行される、そうした理想的基盤を生み出すことができます。
従業員の満足度向上
シフトの作成や管理をシステム化すると、従業員の満足度も向上しやすくなります。シフト希望は時間や場所を問わず、オンラインで提出可能となり、面倒がなくなりますし、変更希望や確認作業も格段にスムーズになります。自身の予定とあわせてチェック・管理したり、調整連絡を受けたりする上でも、デジタル化のメリットは大きく、利便性の高さを実感してもらえるでしょう。
システムやアプリの扱いに、初めは慣れない従業員も出る可能性はありますが、近年のシステムUI・UXは直感的に誰もが使いこなせる仕様へと進化してきていますから、ほどなくアナログよりも扱いやすいと感じてもらえるようになるはずです。
また、偏りなく平等で透明性が高いシフトと感じ、納得しやすくなるほか、人員調整がギリギリにならない、スムーズで計画的に行われ、安定して現場が回るようになるといった面でも、職場環境への満足度が上がっていきます。
結果として愛社精神を培うことができたり、意欲をもってより高いパフォーマンスで仕事をしてもらえるようになったり、チームワークが向上する、離職率を低下させられるなど、企業側にとってもうれしい効果が多く生じてくることとなります。
シフト作成・管理のシステム導入でチェックすべきポイント
シフト作成や管理の専用システムを導入し、DX推進の一歩とすれば、このようにさまざまなメリットが得られ、担当者の業務負担軽減はもちろん、会社全体での好循環を生み出せると考えられます。
しかし、ただシステム化すれば良い、どんなシステムでも良いというわけではありません。ポイントを押さえ、自社に合ったシステム化を図らなければ、運用が上手くいかず、導入コストだけが嵩んでしまうといったこともあり得ます。失敗のないシステム導入のため、次のようなポイントに注意しましょう。
必要な機能は何か十分に見定める
近年は、シフト作成や勤怠管理をデジタル化するさまざまなシステム・ソリューションが市場に出てきています。提供各社は他との差別化を図り、より自社のシステムが優れていることをアピールするため、多様な機能を搭載し、競うようになりました。多くの選択肢が生まれ、競争によってサービスが進化したことは喜ぶべきことですが、一方で多機能化が進みすぎて使いこなせない、自社に合うものがどれか分からないといった事態も生じやすくなっています。
そこで、システム化に失敗しないためには、まず自社が本当に必要としている機能は何なのか、システムに何を求めるのかを明確に見定め、整理しておきましょう。作成をどの程度自動化させたいのか、シフト単位や条件設定にかかる詳細機能はどこまで求めるか、シフト作成後の共有方法、勤怠システムとの自動連携、複数店舗・部署の調整機能、運用レポートの出力など、ポイントはさまざまです。
機能が多ければ多いほど良いというものではありません。便利そうに見えても、必要以上の機能をもったシステムでは、設定項目が多く導入ハードルが高い、システムがブラックボックス化してトラブルのもとになる、無駄が多く費用対効果が上がらないなど、問題が発生しやすくなります。
本当に必要とする機能は何なのか、自社の業態に合う設定・仕様のシフトを作成できるシステムか、十分に内容を精査してサービスやソリューションを選定、導入することが重要です。
現場で試用してもらい意見を聞く
システムを選定し、実際に導入を決める前には、必ず現場で試用してもらい、使い勝手を確認しましょう。シフトの作成と管理は常に現場で行われるものであり、日々の業務実行に密着した作業です。分かっているつもりでもDX担当者や経営層では把握し切れていないこと、実際に使う者にしか分からない使用感などの問題は必ずあります。
システムとしての使いやすさ、機能の要不要・過不足などはもちろん、使い方が分からなかったり、トラブルが生じたりした時に対処しやすいかどうか、サポートはすぐに利用できるかといった点も重要です。試用期間を設け、実際に現場で使ってもらった上で意見を聞くようにしましょう。フィードバックを受けて導入を再検討したり、システムの微調整を依頼するなどし、最適化を図ったりしたのち、本格導入へと進むべきです。
費用や料金体系を確認する
機能面の充実やカスタマイズにこだわれば、理想的なシフト作成・管理を主とするシステムを構築できる可能性は高まりますが、こだわりを発揮するほど、かかる費用が高くなることも避けられません。どの程度の予算で導入を検討するのか、合理的な判断のラインが必ずあるはずですから、それと比較して考えることも大切です。
一般的に、規模の大きな会社向けや、複数店舗を一括して扱う広範なネットワークに対応したシステムの場合、中小規模の事業者向けシステムに比べると、費用が高くなる傾向があります。関係する従業員の数や、部署・店舗の数などを目安に、適切な規模のシステムを選ぶと、無駄な費用をかけずに済む可能性が高まります。
ただし、近い将来、スタッフを大幅に増員する予定である場合や、事業の規模拡大・成長を見込んでいる場合、そのシステムではカバーできなくなると、すぐに構築し直す必要が生じるなど、かえってコストが増大する可能性もありますから、中長期的なスパンで考え、適切な投資となるよう配慮することも大切です。
システムは一括して導入時に費用が発生し、まとめて負担すれば済むものもありますが、利用中にメンテナンスやサポートの料金も含めた料金を継続的に支払っていくものが多く、そのうちでもユーザーごとに月額料金が発生するタイプや、一定ユーザー数までは固定料金が適用されるタイプ、半年・1年といった最低導入期間が設定されているもの、初期費用と月額費用の両方がかかるものなど、サービスにより料金体系がさまざまとなっています。
見た目の安さにとらわれず、自社の使い方を具体的に想定し、リーズナブルといえるプランかどうか、よく確認しましょう。利便性や機能も重要ですが、ビジネスとして費用対効果の観点も非常に重要です。コストバランスを意識しつつ、最適なシステムを選定してください。
まとめ
いかがでしたか。今回はDXの定義など基本から、DX推進を成功させるためのステップ、そして事業運用、業務実施体制に深く関わる、シフト作成のシステム化について解説してきました。
DXは一朝一夕に実行、実現できるものではありません。入念な計画とステップを踏んだ具体的アクション、PDCAサイクルを回しながらの継続した取り組みによって叶うものです。それは容易な道ではないものの、2025年の崖を乗り越え、企業が今後も成長・発展していくためには避けて通ることのできないものでもあります。
DX推進にあたり、シフト作成・管理のシステム化を大きなポイントとして着手していくことは、非常に有意義で高い効果も期待しやすく、お勧めの手法です。ぜひ長期的な展望をもち、システム導入を検討してみてください。そして時代の変化にあった競争力を備えた、生産性の高い現場を作っていきましょう。
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