働き方の多様化が進む昨今において、どんどん複雑になっていくシフト勤務。アナログな方法での「シフト管理」では、うまく運用出来ないことが増えてきており、シフト管理者もスタッフも苦労しています。
シフト作成の「あるある」な問題点は、他人事としてみれば楽しめるものですが、自分の立場になると重く感じるものです。
頭を悩ます「あるある」な問題点についてイラスト付きで紹介していきます。「あるある」と共感しながら内容を知り、改善に向けて動きませんか？
- なんてこと！スタッフの希望したシフトが漏れている！
- 使い方がワカラナイ！前任者が残したExcelシフト表
- まるで難解パズル！ここのシフトがどうしても埋まらない
- うっかり！コンプラ違反一歩手前
- どうしたものか…スタッフからの「わがまま」シフト希望
- 問われてしまう、シフト作成センス
- シフト作成はコソコソとやる宿題
- ヤバいかも！よく見たら担当ポジションに誰もいない
- ○○さんだけずるい！なんで私だけがこんなシフトに…
- 「店長～シフトまだですか～？」が口癖に
- まとめ
なんてこと！スタッフの希望したシフトが漏れている！
「希望休が反映されていない」「夜勤ができない人に夜勤を割り振ってしまった」など、手書きやExcelでシフト表を作っていると、このようなうっかりミスはつきものです。
さらに修正に手間がかかるほか、ミスによりスタッフとの信頼関係にも影響しかねません。
使い方がワカラナイ！前任者が残したExcelシフト表
前任者がExcelに詳しい場合、個人が設定したマクロ付きのExcelファイルを譲り受けることがあります。
この場合、引き継いだ側にExcelの知識がなければ使いこなすのは難しく、勤務ルールの変更などがあった場合に対応できなくなってしまうこともあるでしょう。
まるで難解パズル！ここのシフトがどうしても埋まらない
スタッフの希望や勤務条件を考慮してシフトを組んでいると、内容が複雑化し、どうしても埋まらない日が出てきてしまうことがあります。
悩んでいるうちに時間だけが過ぎていき、シフト作成だけで1日が終わる、というケースもしばしばです。
うっかり！コンプラ違反一歩手前
希望休や勤務条件を考慮した結果、残業時間や連勤日数が多くなってしまう場合があります。
法定労働時間を超えてのシフトを作成してしまうとコンプライアンス違反に当たるだけでなく、何よりスタッフの健康面に影響が出るおそれがあります。
どうしたものか…スタッフからの「わがまま」シフト希望
サービス業なのに土日にばかり休みを希望されたり、「〇〇さんと一緒に働きたくない」など、もはやわがままレベルの要望をされることもしばしばあります。
これらに逐一対応していると、調整にも時間がかかってしまいます。
問われてしまう、シフト作成センス
シフトの組み方は個人任せになっていることが多く、担当が変わると「前の担当者の方がシフトを組むのが上手だった」などと不満が上がることも少なくありません。
また、個人で担当しているが故に、引継ぎや教育にも時間を取られてしまいます。
シフト作成はコソコソとやる宿題
シフト作成は、他の業務と平行して担当していることが多く、締め切りギリギリだからと家に持ち帰って作業することがありがちです。
もちろん、シフト作成も立派な仕事のため、勤務時間外での作業はやめるべきです。
ヤバいかも！よく見たら担当ポジションに誰もいない
きちんと作成したはずのシフトでも、1人でできる作業の時間に2人配置してしまったことや、逆に特定のポジションに限って人がいないなど、シフトに不足があり当日にヒヤリとした経験をした人も多いはずです。
○○さんだけずるい！なんで私だけがこんなシフトに…
意図せずに、つい特定のスタッフにだけ負担が増えてしまうことがあります。
スタッフに不満が溜まってしまうとモチベーションの低下を招き、最悪の場合退職につながるケースもあるため避けたいところです。
「店長～シフトまだですか～？」が口癖に
シフトの発表が遅れ、「まだですか」と催促されたことはありませんか。スタッフの事情を考慮しながらのシフト作成は、完成するまでにどうしても時間がかかってしまいます。
スタッフの不満を減らしたいが、シフト作成がスムーズに進まずストレスを感じている方もいらっしゃるでしょう。
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まとめ
今回はイラスト付きでよくあるシフト作成の問題点を紹介しました。「あるある」と思うこともあれば、本当に苦労している問題だったりするかもしれません。今回ご紹介した問題点は解決方法と共にダウンロード資料として用意しておりますので、よろしければ下の画像をクリックしてダウンロードしてください。
これらの問題はシフト作成を行うにあたり解決していく必要がありますが、人の手ではどうしても難しい部分があります。そのときはシフト管理システムを利用してみるのも一つの手です。
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- 複雑な条件から最適なシフト表を短時間で作成できますので、シフト表作成に掛かる時間を短縮することが可能です
- 法令や就業規則をルール化し、ルールに沿ったシフト表を作成することができるため、法令や就業規則に違反するようなシフト表を作成することはありません
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