当日にシフトを代わってもらうことは可能？どのようにお願いすればいい？｜勤務シフト作成・シフト管理「お助けマン」のコラム

当日にシフトを代わってもらうことは可能？どのようにお願いすればいい？

シフトに入っている当日、突発的な事情によってやむを得ず休まなければならないこともあるでしょう。

しかし、シフト制の仕事は最低限の人員で行っていることが多いため、スタッフ自身が休むとしたら他の人に出勤をお願いしなければなりません。中には、他の人にお願いすることに苦手意識を感じ、なかなかお願いしにくいと感じている人もいるのではないでしょうか。

この記事では、やむを得ずシフトを当日に代わってもらいたい場合にお願いする方法やその注意点について説明します。

シフトを当日に代わってもらわなければならない場合とは？
シフトを当日に代わってもらう方法は？
シフトを代わってもらう場合の注意点
スタッフがシフトを交代する場合は、シフト管理者に連絡するように伝えておく
まとめ

シフトを当日に代わってもらわなければならない場合とは？

シフトを代わってもらいたいなら、できれば前日や前々日くらいまでに伝えておきたいところです。しかし、どうしてもやむを得ない事情によって当日にシフトを代わってもらわなければならない場合もあるでしょう。

当日シフトを代わってもらいたい状況とはどのような場合があるか、という点について説明します。

自分または子供が体調不良になった場合

当日にシフトを代わってもらいたい状況の１つは、自分自身、あるいは子供が体調不良になって医者に診てもらいたい場合です。

前日は身体の調子が良くても、朝になると急に体調不良になってしまうことがあります。そのような場合は医者に診てもらうことが最優先となるため、シフトの当日であっても他の人にシフトを代わってもらった方が良いでしょう。

また、自分の子供が体調不良になった場合も、学校を休ませて医者に診てもらうために他の人にシフトの変更をお願いしてみましょう。

自分の家族や親戚に不幸があった場合

自分の家族や親戚に不幸があり、急きょ葬儀に参列しなければならなくなった場合も、当日にシフトの変更をお願いする必要があります。

家族や親戚が亡くなる場合はまさに急な出来事であり、最後のお別れをしなければなりません。シフトに入っていたとしても、他の人にシフトを代わってもらって休みを取るようにしましょう。

「なんとなく行きたくない」という理由で代わってもらうのはＮＧ

仕事をしていると「今日はなんだか仕事をしたい気分ではないな」と感じることがありますが、多くの人たちはそんな気分であったとしても、他の人に迷惑をかけないために出勤します。

しかし、中には「単に仕事をしたくない」という理由で当日急きょ休んでしまう人も見られます。当日に「なんとなく行きたくないから」という理由で、急きょズル休みをすることはやめておきましょう。

なぜなら、これといった理由がない状態で仕事を休んで他の人にシフトを代わってもらうと、他の人にとって迷惑となってしまうためです。

シフトを代わる立場の人としては、ズル休みをする人のためにシフトを交代するとなると、ズル休みをした人が身勝手であると感じてしまい、スタッフ同士で険悪な状況になりかねません。

そのため、正当な理由がない状態で、なんとなく「休みたいから」という理由で休むことは厳禁です。

シフトを当日に代わってもらう方法は？

シフトを当日に代わってもらう方法を大きく分けると、下記の2通りがあります。

・スタッフ同士で連絡を取り合って代わってもらう
・上司に直接連絡して代わりの人を探してもらう

スタッフ同士でシフトを交代できれば気分的にも楽ですが、スタッフ同士でシフトを交代できない場合は、上司に代わりの人を探してもらうことになります。

それぞれの方法について詳しく説明します。

スタッフ同士で連絡を取り合って代わってもらう

スタッフ同士で連絡を取り合ってシフトを交代する場合は、LINEなどのメッセンジャーアプリを活用してみましょう。メッセンジャーアプリの中には、グループ単位でメッセージがやりとりできるものもあります。

シフトの交代をお願いする場合、他のスタッフに個別にメッセンジャーアプリでお願いする方法や、アプリのグループ単位でメッセージをやりとりする方法があります。

交代してもらいたい人を効率的に探したいなら、後者のグループ単位でメッセージをやりとりする方が効果的です。

当日にシフトを代わってもらいたい場合は、ていねいな文章で伝えましょう。下記は、シフトを代わってもらいたい場合の文章例です。

「おはようございます。娘が熱を出してしまいました。
　本日私はシフトに入る予定でしたが、娘を病院に連れて行きたいので、

　申し訳ありませんが、本日のシフトを代わっていただけないでしょうか。」

シフトを代わってもらえたら、下記のように御礼を伝えましょう。

「代わっていただきありがとうございます。

　私は、△△日か××日が休みの予定ですが、どちらかの日に○○さんの代わりに出勤します。

　ご希望の日を教えてください。」

このように伝えることで、シフトを交換する日程を決められます。

スタッフ同士で連絡を取り合いながらシフトを代わってもらった場合は、その旨を上司にも連絡しておきましょう。

なぜなら、上司は、各スタッフのスキルに基づいて作業の割り振りをすでに決めている可能性があるからです。前もって上司にシフトの交代について連絡しておけば、上司は余裕を持って当日のシフトの調整を行えます。

上司に直接連絡して代わりの人を探してもらう

スタッフ同士でシフトを代わってもらうように連絡をしても、誰も代わってもらえる人がいない場合は、上司に電話で連絡して日程を調整してもらいましょう。特に、シフトを当日に代わってもらいたい場合、あまりにも急であるため、シフトを交代できる人はなかなか見つからないこともあります。

上司に対しては、急な体調不良や冠婚葬祭によるものなど、休みを取る理由を伝えておきましょう。その後、上司は当日他に入る予定の人員で作業を十分に行えると判断した場合は、代わりの人を手配せずに作業を進めます。

もし、明らかに人員が不足している場合は、パートやアルバイトのみならず、他の社員にも声をかけたりしながら人員を確保します。出勤できないと判断したら、スタッフ同士で代わりの人をお願いする前に、直接上司に連絡する方が効率的な場合もあります。

シフトを代わってもらう場合の注意点

やむを得ない事情で出勤できない場合は、他の人にお願いしてシフトを代わってもらうことについて説明しました。しかし、自分の代わりに出勤する立場の人を考えると、気軽にお願いすると失礼に当たる場合もあります。

代わりに出勤する立場の人にシフトを代わってもらうためにも、シフトを代わってもらう場合に抑えておきたい注意点について説明します。

出勤できないと判断した場合はすぐに連絡する

出勤できないと判断した場合は、スタッフに対してメッセンジャーアプリで連絡したり、または、上司に伝えたりしましょう。すぐに連絡をした方が良い理由は、シフトを代わってもらえる可能性が高くなるためです。

メッセンジャーアプリを使って他のスタッフに早めに連絡すれば、他のスタッフはシフトを交代できるかどうかを余裕を持って判断できるため「代わっても大丈夫」という返答を受けやすくなります。

逆に、出勤できないという連絡をためらって、連絡が遅くなってしまうと、LINEグループのメンバーはシフトを交代できるかどうかの判断を行いにくくなってしまい、交代してもらえない可能性が高まります。

また、上司に対しても出勤できない連絡が遅くなってしまうと、上司は、代わりの人を手配するための時間が限られてしまい、代わりの人を手配しにくくなってしまいます。そのため、出勤できない場合と判断したら早めに伝えましょう。

急な用事ほど理由を明確に伝える

当日に休まなければならない場合は、急な用事が入っている場合がほとんどといえます。急な用事で休む場合ほど、その理由を明確に伝えましょう。例えば、急な用事で休む場合としては、体調不良によるもの、冠婚葬祭によるものがあげられます。

もし、当日になって急に休まなければならない場合、休む理由を明確にしなければ、シフトを交代する人が納得しない場合があります。シフトを代わる人にとっても、当日に急に代わると伝えられても負担に感じることが多いためです。

仮に、急に当日になって休むことになった場合、相手に休む理由を伝えなければ「ズル休みをするのではないか？」と疑いの目を持たれかねません。急な用事で休む場合ほど、その理由を明確に伝えましょう。

代わってもらえたら御礼を忘れずに

シフトを代わってもらえたら、御礼を忘れずに伝えましょう。シフトを代わった人は「急な用事で大変そうだから、私が代わりにシフトに入ろう」という気持ちを持っています。その気持ちに応えるためにも、シフトを代わってもらえた場合は「ありがとうございます」と御礼を伝えるのが基本です。

もし、シフトを代わってもらえたにもかかわらず、シフトを代わってもらえるのが当たり前のような顔をして相手に対して御礼を言わなければ、シフトを代わった相手は嫌な気持ちになってしまうでしょう。

そして、相手は「今回はシフトを代わったけれど、次に頼まれたらシフトを代わらないようにしよう」という気持ちにもなりかねません。

頼みごとをして、相手にその頼みごとを受け入れてもらえたら、御礼を伝えるのは人間関係における基本的なことです。

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スタッフがシフトを交代する場合は、シフト管理者に連絡するように伝えておく

スタッフの中には、急な用事のために急きょ休まなければならない人もいます。シフトの交代が発生する場合は、シフトの管理者が代わりのスタッフに依頼することが多いですが、スタッフ同士で連絡をこまめに取り合える場合は、休みが必要なスタッフが他のスタッフに交代をお願いすることもあります。

シフトの交代をスタッフ同士で連絡を取り合いながら行えれば、シフト管理者にとっては他のスタッフに依頼する手間が省けるため、一見すると作業の軽減につながるように感じられます。しかし、シフトの管理者は、どのスタッフにどんな作業を割り当てるか、ということを細かく決めていることが多いです。

そのため、スタッフ同士でシフトを交代した後、シフト管理者にシフトが変わったことを伝えなければ、シフト管理者がせっかく作成したシフトを修正しなければならない場合もあります。そのような手間を防ぐためにも、スタッフ同士でシフトを交代する場合は、そのことをシフト管理者に連絡するようにとあらかじめ伝えておきましょう。

まとめ

スタッフの一人がシフトの変更を希望している場合、メッセンジャーアプリを使ってお互いにシフトの調整を行うことがありますが、場合によってはシフト作成者がスタッフ間のシフト調整を行わなければならない場合もあるでしょう。

社員の立場としては、突発的な出来事への対応も重要な業務となります。そのため、シフト作成などのルーティンワークはできる限り短時間で行いたいところです。

そこで活用したいのが「シフト管理サービス」です。シフトの作成を管理サービスに任せることで、本来行うべき業務や突発的な対応に時間を割きやすくなります。
生産性の向上を目指すためにも、シフト管理サービスの導入を検討してみませんか。

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