【必見】シフト表の自動作成ソフト・サービスを導入する前に知っておいてほしいこと

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シフト表の作成に困っている企業は多いものです。誰もが知っている大企業でもエクセルを使っていたり、場合によっては紙と鉛筆で、手書きで作成していたりします。今の時代、自分たちが望むような自動作成ができるソフトやサービスはあるのでは?と考えている方もいるかもしれません。今回は、そんなシフト表の自動作成ソフト・サービスについて知っておいてほしい知識や、正しい選び方について解説します。

  1. シフト表の自動作成って、カンタンって思ってない!?
    今の時代、AIでカンタンに自動作成できるんじゃないの?
    ルールは一つじゃない
    ゴールが明確じゃない
    データの蓄積が難しい
  2. だからシフト作成は難しい
    パターンが膨大すぎる
    スタッフの希望の考慮も必要
  3. シフト表の自動作成ソフト・サービスの正しい選び方
    そもそも求めている自動作成って何ですか?
    シフトパターンを登録しておけば、自動で割り当てるソフト?
    スタッフの希望集約が自動でできるソフト?
    必要人数や休みの回数などの勤務条件のチェックが自動でできるソフト?
    勤務条件を登録し、その勤務条件に合致するシフト表を自動作成してくれるソフト?
  4. とりあえずトライアル!
    勤務シフト作成お助けマンは・・・

シフト表の自動作成って、カンタンって思ってない!?

シフト表の自動作成を実現できるソフト・サービスはすぐに見つかると思っていませんか?少し調べればわかりますが、シフト作成者が満足するものはなかなか見つからないものなのです。

今の時代、AIでカンタンに自動作成できるんじゃないの?

今はAI全盛の時代。あまり詳しくない人は、「どんな仕事もAIを使えば、自動化ができる」と思われるかもしれません。シフト作成の業務も同様にAIで実現できると思うでしょう。

しかし、シフト作成は、現時点ではまだまだ難しい領域なのです。何が難しくさせているか、理由をいくつか挙げてみます。

ルールは一つじゃない


チェス、将棋、囲碁のAIが、人間に勝てるようになったのは、皆さんご存じの通りです。「シフト作成なんて、プロでもなく、身近にいる店長や管理職などがやっている作業なのだから、AIなんて簡単なのでは?」と思われるかもしれません。

チェス、将棋、囲碁などはルールが明確です。将棋であれば各駒の動きは決められており、最終的に相手の王将を取れれば良いというものです。初心者からすれば難しいですが、そのルールさえ理解しておけば良いので、シンプルとも言えます。そのルールは原則変わることもありません。

では、シフト作成はどうでしょうか?作成ルール、作成方法は企業ごとに違うでしょう。店舗や部署によっても異なります。また、就業規則などで明文化されているルール以外にも、シフト作成者の頭にしかないものも多いです。さらに、同じ作成者だとしても、作成する月によって、忙しかったり、スタッフが変更になったりしたら、ルールを変えて対応することでしょう。

 

ゴールが明確じゃない

よくシフト作成において、各マスに埋める作業はパズルのようだと言われます。しかし、パズルとシフト作成には大きな違いがあります。

パズルは通常、完成した後の写真や絵を見ながら、1ピースずつ当てはめていくことができます。一度、ピースを上手く当てはめることができたら、基本的には先に進み、後戻りすることはありません。

シフト作成においては、作業中に明確なゴールをイメージしながら作業を進めることはできません。勤務条件などのルールに合致するようにして、1マスずつ埋めていきますが、その1マスが原因で、他の勤務条件が守れなかったりすることがあります。

例えば、「必要人数は満たしたけれども、スタッフに十分な休みを割り当てられなくなった」といったケースはよくあります。その場合は、当てはめたシフトを一度消して、別のシフトを当てはめることをしなくてはなりません。場合によっては、作り直しに近いことも行う必要があるでしょう。

パズルのゴールは誰でも同じで1つです。シフト作成のゴールは人によって異なります。そのシフト作成者が満足したものがゴールであり、非常に曖昧です。そして、そのゴールは1つではなく、膨大な数が存在するのです。

 

データの蓄積が難しい

機械学習、ディープラーニングと呼ばれるAIの技術は、膨大なデータを用いることで、人間と同じ、もしくはそれ以上の判断ができるようになります。

例えば、人にある写真を見せて、その写真に写っているものが猫であるかどうかの判別をさせた場合、すぐに判別することができます。システムに猫であると認識させるには、この写真が猫である、もしくは猫ではないということを、多くのデータから学習させることで実現します。

猫の写真は、いつ誰が見ても猫だと分かりますが、シフト表の場合、そのシフト表が正しいものであるかの判別は難しいです。ある人にとっては正しいですが、ある人にとっては間違っています。

シフト作成者が満足するシフト表をAIで自動作成させるには、その作成者が過去に作成した勤務表を正として、データを蓄積する必要があります。他のシフト作成者のものでは意味がありません。

シフト作成をする機会はどれくらいでしょうか?毎月、翌月分のシフト表を作成しているのであれば、月1回のみです。それでは、膨大なデータを集めることは、到底できません。

だからシフト作成は難しい

シフト作成をしたことがない人はシフト作成の難しさを理解していません。なぜシフト作成は難しくなるのでしょうか。

パターンが膨大すぎる

例えば、ある1日のシフトで、5人のスタッフの中から2人の出勤者を選ぶ場合、どれくらいのパターンが考えられるでしょうか?

答えは10通りです。スタッフが少なくて、たった1日、出勤するかしないかを決めるだけで10通りもあるのです。

当然、実際に作成しているシフト表はこんな簡単な問題ではありません。スタッフ数も多いでしょう。出勤するかしないかだけでなく、早番、中番、遅番、夜勤、明け、休みなどシフトの種類も多いでしょう。月の休みの回数や連続勤務の上限も考えなくてはいけません。勤務並びやスタッフの組み合わせも考える必要もあります。

そうなると、考えられるシフトパターンは膨大で、その中から最適なシフト表を答えとし導くことが、いかに難しいことであるということが理解できるでしょう。

スタッフの希望の考慮も必要

勤務条件だけ守られれば良いというものではありません。スタッフの希望も考える必要があります。

スタッフの希望は、この日は「休みたい」「勤務したい」というだけではありません。平日しか働けない。遅番・夜勤はできないなど、スタッフの事情も考慮してあげなければなりません。

また、特定のスタッフにだけ負荷がかかる勤務が多いのはNGです。公平にしてあげる必要があります。

シフト表作成は、単に就業規則やルールを守れば良いとういものではなく、スタッフの希望を考慮した上で、できるだけ良いものを作成しなくてはいけないところが、とても難しいのです。

シフト表の自動作成ソフト・サービスの正しい選び方

インターネットで「シフト表 自動作成」と検索をすると、さまざまなソフト、サービスが見つかります。その多くの中で、自分が求めているものを探し出すにはどうしたら良いでしょうか。

そもそも求めている自動作成って何ですか?

皆さんにお伺いしたいのは、「シフト表の自動作成」と聞いて、どういったものをイメージするでしょうか?どういったソフト、サービスをイメージされますか?

シフト表を作成するソフト、サービスは、たくさん存在します。無料でエクセルのテンプレートがダウンロードできるものや、利用者一人あたり300円で提供しているクラウドサービス。大企業向けのオーダーメイドによるシステム開発まで、すぐにいくつも見つかることでしょう。

では、それぞれのソフト、サービスが、何をもって「自動作成」と謳っているのでしょうか。深く調べれば分かりますが、これも提供する各ベンダーによってバラバラなんです。どういったものがあるのか、いくつかご紹介します。

 

シフトパターンを登録しておけば、自動で割り当てるソフト?

シフトのパターン(早番→遅番→夜勤→明け→休みなど)を登録しておけば、その順番に割り当てることできるものがあります。

今まで、エクセルなどで作成していた方は、シフトのパターンごとに登録しておけば、各スタッフにシフトが張り付けられるので、ラクになるかもしれません。基本的にパターン通りに働く職場ではこれで問題ないかもしれません。

ただし、そのパターンの中にスタッフの希望や、どうしてもこの勤務をしてほしいというような指定が入ってきた場合はどうでしょう。希望、指定が入ったら、パターンを一つずらしますか?それともその希望、指定はなかったものとしてパターンを継続して割り当てますか?シフト作成者自身で考えないといけません。

スタッフの希望集約が自動でできるソフト?


最近だと各スタッフはスマホを持っていることが多いので、スタッフ自身で、希望する休みや勤務を登録できるサービスがあります。

今まで、スタッフの希望を紙や口頭で集約していたり、共有のエクセルファイルに書き込んでもらったりしている方がいると思います。集約する手間の軽減や、シフト表に転記する際に間違ってしまうようなミスを防ぐことはできるかもしれません。

ただし、希望を集約するのみなので、スタッフの希望が入っていない日のシフトや、勤務希望が多い日の調整については、今まで通り人手で考える必要があります。

必要人数や休みの回数などの勤務条件のチェックが自動でできるソフト?

シフト表を作成する際には、さまざまな勤務条件を考慮していると思います。必要人数や月間・週間の休みの回数、連続勤務の日数、勤務並びの条件など。

シフト表が作成できたら、それらの勤務条件がちゃんと守られているかをチェックする必要がありますが、ひとつひとつ目で確認するのは、時間がかかりますし、神経も使う作業です。それらのチェックをシステムが行ってくれるのであれば、そういった問題は解決できます。

ただし、どういった条件がチェックできるのかは、各ソフト・サービスにより異なります。また、チェックはしてくれますが、シフト自体を割り当てるのは、結局は人の手で行う必要があります。

勤務条件を登録し、その勤務条件に合致するシフト表を自動作成してくれるソフト?

数理計画法などを用いて、各スタッフの希望や各種勤務条件を登録すれば、その制約条件に合致したシフト表を自動で作成してくれるものがあります。

シフト表を作成する際の1マス1マスを埋める作業は、システムが行ってくれるので、条件の登録ができれば、今までの作業は大幅に省力化することができます。

ただし、勤務条件を細かく登録する必要があります。人間であれば感覚でわかることでも、システムは分かってくれません。最初の勤務条件の登録作業に時間がかかることは、考慮しなければなりません。

このソフトが良い、このサービスが良いというわけではありません。それぞれ一長一短あります。ご自身が抱えている課題を解決できるもの、ご自身のシフト作成の方法に合うもの、それが良いシステムと言えます。まずは、「自動作成」という言葉だけに踊らされず、色々なソフト、サービスがあることを理解することが大事です。

働き方改革におけるシフト作成ガイドダウンロード

とりあえずトライアル!

各ベンダーが提供しているソフト・サービスはさまざまです。ベンダーのホームページを見て、パンフレットや提案資料を取り寄せて、営業担当からデモを含めた話を聞いてみると、何となく、自分たちが抱える課題を解決できそうだと思えるかもしれません。

しかし、すでに申し上げている通り、自動作成と言っても千差万別で、欠点がない完璧なものはないでしょう。各社が言葉では良いことを言っていたとしても、自分たちの業務に合うかどうかは、深く知らないと分かりません。

無料のものであれば、業務に合わなかったとしても、使わなければ良いだけですが、もし、有料のソフト・サービスを導入するのであれば、契約をする前に、トライアルとして実際に使って評価することをおすすめします。

そして、そのトライアルは十分な期間をかけて行う方が良いでしょう。シフト作成を月に1回だけ行っているとして、その1回だけが上手くいったからといって、次月も同じように利用できるとは限りません。何度か試してみた方が良いです。

いくつかのソフト・サービスをトライアルしてみて、ご自身が納得いくものを選ぶようにしましょう。

 

勤務シフト作成お助けマンは・・・

JRシステムが提供する「勤務シフト作成お助けマン」は、シフト表を作成する際に考えている勤務条件を登録することができます。また、スタッフはスマホを使って勤務や休みの希望を登録することも可能です。

スタッフの希望を守りながら、勤務条件に最も合致するシフト表を自動で算出することができるものです。

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たとえ勤務条件が矛盾するような場合であっても、「シフト表が作成できませんでした」という答えを返すのではなく、勤務条件がより守られているシフト表を表示した上で、どの条件が合致できていないかを知らせてくれます。

2か月間無料でトライアルできるので、実際に利用してみて、ご自身が満足する自動作成ができるかをご評価ください。

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