【必見】自動作成を特長とするシフト管理システム10選｜導入する前に知っておくべきこと

更新日：2022/11/01シフト表の作成に困っている企業は多いものです。誰もが知っている大企業でもエクセルを使っていたり、場合によっては紙と鉛筆で、手書きで作成していたりします。今の時代、自分たちが望むような自動作成ができるソフトやサービスはあるのでは？と考えている方もいるかもしれません。今回は、そんなシフト表の自動作成ソフト・サービスについて知っておいてほしい知識や、正しい選び方について解説します。
後半には、シフト管理に特化したシステムの中でも、自動作成に特長としているサービスを厳選してご紹介していますので、導入の検討の際には参考にしてください。

シフト表の自動作成って、カンタンって思ってない！？

シフト表の自動作成を実現できるソフト・サービスはすぐに見つかると思っていませんか？少し調べればわかりますが、シフト作成者が満足するものはなかなか見つからないものなのです。

今の時代、AIでカンタンに自動作成できるんじゃないの？

今はAI全盛の時代。あまり詳しくない人は、「どんな仕事もAIを使えば、自動化ができる」と思われるかもしれません。シフト作成の業務も同様にAIで実現できると思うでしょう。

しかし、シフト作成の自動化は、現時点ではまだまだ難しい領域なのです。何が難しくさせているか、理由をいくつか挙げてみます。

ルールは一つじゃない

チェス、将棋、囲碁のAIが、人間に勝てるようになったのは、皆さんご存じの通りです。「シフト作成なんて、プロでもなく、身近にいる店長や管理職などがやっている作業なのだから、最新のAIであれば簡単なのでは？」と思われるかもしれません。

チェス、将棋、囲碁などはルールが明確です。将棋であれば各駒の動きは決められており、最終的に相手の王将を取れれば良いというものです。初心者からすれば難しいですが、そのルールさえ理解しておけば良いので、シンプルとも言えます。そのルールは原則変わることもありません。

では、シフト作成はどうでしょうか？作成ルール、作成方法は企業ごとに違うでしょう。店舗や部署によっても異なります。また、就業規則などで明文化されているルール以外にも、シフト作成者の頭にしかないものも多いです。さらに、同じ作成者だとしても、作成する月によって、忙しかったり、スタッフが変更になったりしたら、ルールを変えて対応することでしょう。

ゴールが明確じゃない

よくシフト作成において、各マスに埋める作業はパズルのようだと言われます。しかし、パズルとシフト作成には大きな違いがあります。

パズルは通常、完成した後の写真や絵を見ながら、1ピースずつ当てはめていくことができます。一度、ピースを上手く当てはめることができたら、基本的には先に進み、後戻りすることはありません。

シフト作成においては、作業中に明確なゴールをイメージしながら作業を進めることはできません。勤務条件などのルールに合致するようにして、1マスずつ埋めていきますが、その1マスが原因で、他の勤務条件が守れなかったりすることがあります。

例えば、「必要人数は満たしたけれども、スタッフに十分な休みを割り当てられなくなった」といったケースはよくあります。その場合は、当てはめたシフトを一度消して、別のシフトを当てはめることをしなくてはなりません。場合によっては、作り直しに近いことも行う必要があるでしょう。

パズルのゴールは誰でも同じで１つです。シフト作成のゴールは人によって異なります。そのシフト作成者が満足したものがゴールであり、非常に曖昧です。そして、そのゴールは１つではなく、膨大な数が存在するのです。

データの蓄積が難しい

機械学習、ディープラーニングと呼ばれるAIの技術は、膨大なデータを用いることで、人間と同じ、もしくはそれ以上の判断ができるようになります。

例えば、人にある写真を見せて、その写真に写っているものが猫であるかどうかの判別をさせた場合、すぐに判別することができます。システムに猫であると認識させるには、この写真が猫である、もしくは猫ではないということを、多くのデータから学習させることで実現します。

猫の写真は、いつ誰が見ても猫だと分かりますが、シフト表の場合、そのシフト表が正しいものであるかの判別は難しいです。ある人にとっては正しいですが、ある人にとっては間違っています。

シフト作成者が満足するシフト表をAIで自動作成させるには、その作成者が過去に作成した勤務表を正として、データを蓄積する必要があります。他のシフト作成者のものでは意味がありません。

シフト作成をする機会はどれくらいでしょうか？毎月、翌月分のシフト表を作成しているのであれば、月1回のみです。1週間単位で作成していても月に4回程度。それでは、膨大なデータを集めることは、到底できません。

だからシフト作成は難しい

シフト作成をしたことがない人はシフト作成の難しさを理解していません。なぜシフト作成は難しくなるのでしょうか。

パターンが膨大すぎる

例えば、ある1日のシフトで、5人のスタッフの中から2人の出勤者を選ぶ場合、どれくらいのパターンが考えられるでしょうか？

答えは10通りです。スタッフが少なくて、たった1日、出勤するかしないかを決めるだけで10通りもあるのです。

当然、実際に作成しているシフト表はこんな簡単な問題ではありません。スタッフ数も多いでしょう。出勤するかしないかだけでなく、早番、中番、遅番、夜勤、明け、休みなどシフトの種類も多いでしょう。パート・アルバイトのシフト表であれば、勤務記号ではなく時間そのものを割当てます。月の休みの回数や連続勤務の上限、労働時間も考えなくてはいけません。勤務並びやスタッフの組み合わせも考える必要もあります。

そうなると、考えられるシフトパターンは膨大で、その中から最適なシフト表を答えとし導くことが、いかに難しいことであるということが理解できるでしょう。

スタッフの希望の考慮も必要

勤務条件だけ守られれば良いというものではありません。スタッフの希望も考える必要があります。

スタッフの希望は、この日は「休みたい」「勤務したい」というだけではありません。平日しか働けない。遅番・夜勤はできないなど、スタッフの事情も考慮してあげなければなりません。

また、特定のスタッフにだけ負荷がかかる勤務が多いのはNGです。公平にしてあげる必要があります。

シフト表作成は、単に就業規則やルールを守れば良いとういものではなく、スタッフの希望を考慮した上で、できるだけ良いものを作成しなくてはいけないところが、とても難しいのです。

シフト表の自動作成ソフト・サービスの正しい選び方

インターネットで「シフト表　自動作成」「シフト管理　自動」などと検索をすると、さまざまなソフト、サービスが見つかります。その多くの中で、自分が求めているものを探し出すにはどうしたら良いでしょうか。

そもそも求めている自動作成って何ですか？

皆さんにお伺いしたいのは、「シフト表の自動作成」と聞いて、どういったものをイメージするでしょうか？どういったソフト、サービスをイメージされますか？

シフト表を作成するソフト、サービスは、たくさん存在します。無料でエクセルのテンプレートがダウンロードできるものや、利用者一人あたり300円で提供しているクラウドサービス。大企業向けのオーダーメイドによるシステム開発まで、すぐにいくつも見つかることでしょう。

では、それぞれのソフト、サービスが、何をもって「自動作成」と謳っているのでしょうか。深く調べれば分かりますが、これも提供する各ベンダーによってバラバラなんです。どういったものがあるのか、いくつかご紹介します。

シフトパターンを登録しておけば、自動で割り当てるソフト？

シフトのパターン（早番→遅番→夜勤→明け→休みなど）を登録しておけば、その順番に割り当てることできるものがあります。

今まで、エクセルなどで作成していた方は、シフトのパターンごとに登録しておけば、各スタッフにシフトが張り付けられるので、ラクになるかもしれません。基本的にパターン通りに働く職場ではこれで問題ないかもしれません。

ただし、そのパターンの中にスタッフの希望や、どうしてもこの勤務をしてほしいというような指定が入ってきた場合はどうでしょう。希望、指定が入ったら、パターンを一つずらしますか？それともその希望、指定はなかったものとしてパターンを継続して割り当てますか？シフト作成者自身で考えないといけません。

スタッフの希望集約が自動でできるソフト？

最近だと各スタッフはスマホを持っていることが多いので、スタッフ自身で、希望する休みや勤務を登録できるサービスがあります。

今まで、スタッフの希望を紙や口頭で集約していたり、共有のエクセルファイルに書き込んでもらったりしている方がいると思います。集約する手間の軽減や、シフト表に転記する際に間違ってしまうようなミスを防ぐことはできるかもしれません。

ただし、希望を集約するのみなので、スタッフの希望が入っていない日のシフトや、勤務希望が多い日の調整については、今まで通り人手で考える必要があります。

必要人数や休みの回数などの勤務条件のチェックが自動でできるソフト？

シフト表を作成する際には、さまざまな勤務条件を考慮していると思います。必要人数や月間・週間の休みの回数、連続勤務の日数、勤務並びの条件など。

シフト表が作成できたら、それらの勤務条件がちゃんと守られているかをチェックする必要がありますが、ひとつひとつ目で確認するのは、時間がかかりますし、神経も使う作業です。それらのチェックをシステムが行ってくれるのであれば、そういった問題は解決できます。

ただし、どういった条件がチェックできるのかは、各ソフト・サービスにより異なります。また、チェックはしてくれますが、シフト自体を割り当てるのは、結局は人の手で行う必要があります。

勤務条件を登録し、その勤務条件に合致するシフト表を自動作成してくれるソフト？

数理計画法などを用いて、各スタッフの希望や各種勤務条件を登録すれば、その制約条件に合致したシフト表を自動で作成してくれるものがあります。

シフト表を作成する際の1マス1マスを埋める作業は、システムが行ってくれるので、条件の登録ができれば、今までの作業は大幅に省力化することができます。

ただし、勤務条件を細かく登録する必要があります。人間であれば感覚でわかることでも、システムは分かってくれません。最初の勤務条件の登録作業に時間がかかることは、考慮しなければなりません。

このソフトが良い、このサービスが良いというわけではありません。それぞれ一長一短あります。ご自身が抱えている課題を解決できるもの、ご自身のシフト作成の方法に合うもの、それが良いシステムと言えます。まずは、「自動作成」という言葉だけに踊らされず、色々なソフト、サービスがあることを理解することが大事です。

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自動作成を特長とするシフト管理システム10選

各ベンダーが提供されているシフト管理のシステムはさまざまありますが、今回は、そんなシフト管理に特化したシステム・サービスの中から、自動作成を特長として謳っているものを調査し、厳選してご紹介します。

以下の条件をもとに、各サービスのホームページから調査、選定を行いました。

1. シフト管理に特化したもの（勤怠管理システムや人事システム、コミュニケーションツールなど、メインの機能に対して、シフト管理の機能が付随しているものは対象外としました）
2. シフト作成の機能において、自動作成を特長としているもの（単にシフトの希望集約について自動化を謳っているものや、単純なパターンから貼り付けだけを行うものについては、対象外としました）

料金や機能、メリットについてまとめていますので、導入の際の比較検討にお役立てください。

※2022年6月9日時点の各サービスのホームページで確認できた情報を掲載しています。正確な情報については、各サービスの運営会社までお問い合わせください。

①勤務シフト作成お助けマン｜ベストなシフトが、自動でカンタン！

（出所：勤務シフト作成お助けマン公式Webサイト）

JRシステムが提供する「勤務シフト作成お助けマン」は、シフト表を作成する際に考えている勤務条件を登録することができ、スタッフはスマホを使って勤務や休みの希望を登録することが可能です。
スタッフの希望を守りながら、勤務条件に最も合致するシフト表を、数理最適化技術を使い自動で算出することができることが最大の特長です。
早番、遅番、夜勤、Aシフト、Bシフトなど、記号を割り当てることができる「勤務シフト作成お助けマンDay」と、パート・アルバイトを中心としている現場で使われる、時間を割り当てることができる「勤務シフト作成お助けマンTime」の2つのサービスラインナップを用意。社員、パート、アルバイト関係なく、さまざまなシフト表を自動作成できることが強みになっています。

たとえ勤務条件が矛盾するような場合であっても、「シフト表が作成できませんでした」という答えを返すのではなく、勤務条件がより守られているシフト表を表示した上で、どの条件が合致できていないかを、エラー表示して教えてくれます。

2か月間無料でトライアルも実施しているので、実際に利用してみて、ご自身が満足するシフト表が自動作成で実現できるかを評価することが可能です。

②Shiftmation｜人工知能がたった5秒でシフトを自動作成

（出所：Shiftmation公式Webサイト）

シフトの作成条件として、出勤人数、公休数、特定の役割グループからの出勤人数、連続出勤制限などを登録し、自動作成することが可能です。どの条件を特に重視するかの設定を行うことで、優先的に満たしたい条件を守るようなシフト表が作成できます。
出勤人数は時間別で設定ができ、営業開始時点などの特定の時間に必要な人数を登録でき、より細かな出勤人数の采配が実現できます。

③oplus｜無料ではじめられるシフト・勤怠管理サービス

（出所：Oplus公式Webサイト）

さまざまな条件を加味して、シフト表を自動作成する機能を搭載しています。業務ごとや曜日ごとに必要人数を設定したり、出勤人数の均等化や出勤インターバルの設定も可能です。
さらに、業務レベルに応じた設定や自動作成したシフトに対する過不足のチェックもできるので、シフト表作成にかかる業務の省力化を実現します。

④CYTIS Shift for Retail｜AIが業務量を予測しワークモデルを自動作成

（出所：CYTIS Shift for Retail公式Webサイト）

AI技術とインダストリアル・エンジニアリング（IE：主に製造現場のカイゼンで活用される手法）の知見を活かして、最適なワークモデルと人員配置を行うことができます。
過去の実績データ（来店客数、特別営業日など）をもとに、必要人時をAIで予測して算出します。さらに各スタッフのスキルなど、複数の条件を考慮した上で、最適解を導きます。

⑤e-AMANOシフト作成支援サービス｜業務の効率化・生産性向上で人員配置を最適化

（出所：e-AMANOシフト作成支援サービス公式Webサイト）

「就労条件×能力×シフト作成条件（優先度設定）」を独自のアルゴリズムで処理を行い、シフト表作成の自動化を実現します。
シフトモデルをもとに、従業員から提出された希望シフトをシステムが自動でマッチングを行います。労務コンプライアンスを遵守するだけでなく、各従業員の「週○日勤務としたい」「稼ぎたい」などの希望を反映させることも可能です。

⑥Optamo｜統計解析のチカラでシフト/タスク表の作成がラクになる

（出所：Optamo公式Webサイト）

統計解析を専門分野とする独自技術により、組み合わせ最適化アルゴリズムを応用し、勤務シフト表とタスク表を自動作成することができるサービスです。
従業員個人の都合や能力にあわせ、複数の条件をもとにAIがスタッフの組み合わせを考慮し、最適なシフト/タスクを提案してくれます。

⑦R-Shift｜店舗向けシフト管理システム

（出所：R-shift公式Webサイト）

数理最適化エンジンを搭載し、店舗の複雑な条件を満たす最適なシフトを自動作成することができます。
月間シフト表では、シフト（早番・遅番など）や公休を自動で割り当てることができ、日別のワークスケジュールでは、最適な作業やレジをの割り当てを従業員別に自動作成します。

⑧セコムかんたんシフトスケジュール｜AIによるシフト表自動作成

（出所：セコムかんたんシフトスケジュール公式Webサイト）

セコムトラストシステムズ社が吉野家とエクサウィザーズ社と共同開発したクラウドサービス。AIと行動心理学を活用した勤務シフト表を簡単に自動作成することができます。
特徴としては、2つのAIを搭載している点です。1つ目は、スタッフ全員の希望勤務時間を集計し、勤務条件を守りながらスケジュールを組むAI。2つ目は、スタッフが足りないときに調整を支援する機能で、行動心理学に基づき候補者を推薦してくれるものです。勤務シフト表作成の経験が浅くても、簡単に自動でシフト表が作成できるようになります。

⑨幹部の右腕｜「人の手」機能を実現

（出所：幹部の右腕公式Webサイト）

シフトの自動化と平準化の割当を実現したサービスです。
繁忙、閑散を的確に把握し、日別の山・谷の波動に合わせ人員を的確に振り分けることができます。休日の考え方として、希望を集約した以外の部分について、穴埋め作業を自動作成するのではなく、予め休日モデルを割り当てる業務を提案しています。それにより、スタッフはプライベートの計画を立てやすくなり、休日希望の変更の不満を減らすことができるようになります。

⑩快決！シフト君NEO｜さまざまな業種や利用シーンに対応した勤務計画ソフトウェア

（出所：快決！シフト君NEO公式Webサイト）

医療業種向け、介護業種向け、日単位のシフト作成者向け、時間単位の作業表の作成者向けにシステムのラインナップを揃えており、さまざまな業種や利用シーンに対応することができます。
原案自動作成機能を搭載しており、独自開発したAI技術（人工知能）を用いて、シフト表作成の業務の省力化に貢献します。

とりあえずトライアルで評価しましょう！

各ベンダーが提供しているソフト・サービスはさまざまです。ベンダーのホームページを見て、パンフレットや提案資料を取り寄せて、営業担当からデモを含めた話を聞いてみると、何となく、自分たちが抱える課題を解決できそうだと思えるかもしれません。

しかし、すでに申し上げている通り、自動作成と言っても千差万別で、欠点がない完璧なものはないでしょう。各社が言葉では良いことを言っていたとしても、自分たちの業務に合うかどうかは、深く知らないと分かりません。

無料のものであれば、業務に合わなかったとしても、使わなければ良いだけですが、もし、有料のソフト・サービスを導入するのであれば、契約をする前にトライアルとして実際に使って評価することをおすすめします。

そして、そのトライアルは十分な期間をかけて行う方が良いでしょう。仮にシフト作成を月に1回だけ行っているとして、その1回だけが上手くいったからといって、次月も同じように利用できるとは限りません。何度か試してみた方が良いです。

いくつかのソフト・サービスをトライアルしてみて、ご自身が納得いくものを選ぶようにしましょう。