どうしてシフト表作成は自動化しなければならないのか?ホンモノの自動作成ソフトが必要な5つの理由

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シフト表はあらゆる現場で作成されています。小売業、飲食業、サービス業の店舗や、コールセンター、システム運用、警備、ホテル、医療、介護など。曜日関係なく勤務する必要がある現場や、勤務時間が長く、交代で働く必要がある現場では必須となります。シフト表がないと業務は上手く回りませんし、店舗の場合などはお客様に迷惑をかけてしまい、売上にも影響を及ぼしてしまうものです。

そんなシフト表作成の業務ですが、自動で作成してくれるソフトウェアがあり、上手く活用して、業務効率化を図っている企業が増えてきています。今回は、どうしてシフト表作成に自動化が必要なのかという理由を改めて解説します。

  1. シフト表を自動化しなければならない5つの理由
    その1 シフト表作成をしている管理者の負担が大きい
    その2 平等なシフト表が作成できない
    その3 柔軟な働き方を実現するシフト表は人手では限界
    その4 属人化してしまう
    その5 ミスをしてしまう
  2. シフト表の自動作成ソフトを選ぶ上で注意したい点
  3. まとめ

シフト表を自動化しなければならない5つの理由

シフト表は今までも人手で作成できているし、シフト表を作るということは人員配置を考えるという重要な業務なので、システムに任せるべきなのか?と考えている人もいるかもしれません。どうしてシフト表作成を自動化しなければならないのかを5つに絞って挙げてみます。

その1 シフト表作成をしている管理者の負担が大きい

ほとんどの現場では、シフト表を作成している方というのは、そのシフト表の一番上に名前がある人ではないでしょうか。

そのシフト表の中で2番手、3番手のスタッフが作成するということは少なく、ましてや新人に作成させるという業務ではありません。管理者、マネージャーの方が作成しています。

シフト表作成の業務だけに集中できれば良いですが、管理者の仕事というのは、当然ながらシフト表を作成するだけではありません。マネジメント業務は多岐に渡ります。売上管理、コスト管理、採用、人材育成、戦略・戦術の立案など。店舗運営の場合だと、マネージャーだけでなく、プレーヤーとしての役割も求められていることも多いでしょう。

シフト表作成も人員配置を考える上で、重要な業務であることは間違いありません。ただ、その業務がもし自動化で楽にしてあげることができれば、他の管理業務に力を入れることができるようになり、業績アップにもつながっていくことになります。

その2 平等なシフト表が作成できない

シフト表を作成している方というのは、作成する段階で誰かを優遇したり、誰かを冷遇したりしようとは考えていません。できれば、スタッフ全員が心の底から納得するシフト表を作成したいと考えています。

しかし、実際に作成されたシフト表はどうでしょう?全員が納得するシフト表でしょうか?休みの回数は公平に入っているでしょうか?スタッフが希望する休みは公平なルールをもとに入っているでしょうか?連続勤務は公平になっているでしょうか?労働時間に偏りはないでしょうか?

人手が不足している中では、すべてを満たすことは難しいのかもしれません。いつも要求を聞いてくれる頼みやすいスタッフに希望休みの変更をお願いしたり、シフト作成者本人が要求を我慢したりして、シフト表を完成させているケースも多いのではないでしょうか?

そして、苦労して公平に作成したつもりでも、スタッフからは不満が出てきてしまうことも多いでしょう。どうしても人手で作っていると、「作為的なことをしているのでは?」「何も考えてくれてないのでは?」と思われてしまうものなのです。

シフト表を自動作成すれば、スタッフはそのような疑念を持たなくなります。人手で作ったシフト表と自動で作成したシフト表の結果がたとえ全く同じものだとしてもです。結局のところスタッフが求めているのは、公平なシフト表よりも、そのシフト表を作成する過程が「公平性」であるかどうかなのです。人手で作成するとどうしても作為的に感じられてしまいますので、システムによる自動作成が必要になってきます。

その3 柔軟な働き方を実現するシフト表は人手では限界

もしかすると、シフト表作成の業務はそんなに苦労していないと感じているかもしれません。確かに誰もが同じような勤務時間、労働時間で働いてくれるような固定的な働き方であれば、そんなに難易度は高くなく、苦労はしないでしょう。

しかし、現実は人手不足の影響もあり、今までのように固定的な働き方だけを認めることをしていては、一層人材は集まらなくなるでしょう。さまざまな理由で固定的な働き方では仕事ができない人でも、活躍できる職場である必要があります。

短時間でしか働けない方。早番はできない方。土曜、日曜、祝日は勤務できない方。週4日以上の勤務はできない方など。そのような人たちもシフト表に組み込んでいかなければなりません。

そうなると、シフト表の作成は人手では限界です。簡単な組み方でよかったものが、さまざまな条件を考慮した上でシフト表を完成させなくてはなりません。

「働き方改革」が叫ばれるようになって久しいですが、そのような柔軟な働き方を認める傾向は間違いなく今後も進展していきます。そうなると、シフト表の作成は人手ではなく自動化がますます必要になってくるのです。

その4 属人化してしまう

法令や就業規則は決められているので、そのルールに従ってシフト表を作成していると思います。しかし、私どもが実際にシフト表を作成されている方に話を聞いてみると、明文化されているルールだけではなく、シフト作成者だけが頭の中で考慮している条件が非常に多いものなのです。

例えば、「AさんとBさんは一緒に勤務させない」「休みの次の日に早番は割り当てないようにしてあげている」「連続勤務は5日まで許されているが、できるだけ4日までにして5日は月1回まで」など。

この明文化されていないルールがあるということの何が問題かというと、別の担当者が作成した際には、明文化されたルールだけで作成しますので、異なるシフト表が作成されてしまうということになります。

新任の担当者が作成したシフト表が、今までとは異なるということは、スタッフの働き方自体が変わってくる。運営そのものが変わってくる。ということに繋がります。当然ながら管理者が変われば、方針が変わることはあると思いますので、変わること自体が悪いことではありません。ただ、変化を意図していなくても、変わってしまうことが問題なのです。

そうであれば、シフト作成のルールを明文化すれば問題は解決できるのでは?と思われるかもしれません。しかし、実際に頭の中で考えているルールを明文化することは難しいものなのです。シフト表というのは感覚も含まれています。「言葉では言い表せないけれども、何か違う」というケースは多いのです。

そういったことから、人手でシフト表を作成するとスムーズな引継ぎが難しくなりますので、システムに任せることで、そのような問題を解決することができるようになります。

その5 ミスをしてしまう

毎回のシフト表作成は大変で、ようやく完成して、スタッフに発表となったときに間違いに気づいてしまう。そんなことも多いのではないでしょうか?または、シフト表を発表した後にミスに気付いたというケースもあるかもしれません。

シフト表を作成する際にはさまざまな条件を考慮する必要があります。法令や就業規則はもちろん、運営する上で必要な人数や、管理者の有無、スキルを持ったスタッフの有無なども考えなければなりません。

これらを考慮した上で作成していきますが、どうしても条件が多いために、ある条件は満たせたけれども、ある条件は満たされなかったということが出てきます。そうならないように組み合わせを考えていきますが、どうしても何かの条件が漏れてしまうものです。

ミスをしてしまうシフト作成者を責めることはできません。人手で作成していると仕方がありません。シフト表を自動でチェックすることができれば、そのようなミスを抑えることが可能です。

働き方改革におけるシフト作成ガイドダウンロード

シフト表の自動作成ソフトを選ぶ上で注意したい点

シフト表の自動作成の必要性をご理解いただけたかと思いますが、どういったソフトを選べば良いかについては、注意が必要です。

インターネットで「シフト表 自動」というような検索をすると、さまざまなソフト、サービスが出てくると思います。一体どれを選べば良いのかが分からないかもしれません。

重要なのは、各社が「自動」と言っているのが、何を自動化しようとしているのかを見極めることです。各社が「自動」と謳っている業務は同じではありません。

例えば・・・

  1. シフトのパターンをあらかじめ登録していた並びで当てはめることを自動化
  2. 希望の休みを集約することを自動化
  3. 勤務条件に当てはまっているかをチェックすることを自動化
  4. スタッフが不足するときに要員を調整することを自動化

まず、ご自身がどういった部分で悩んでいて、どの部分が自動化できると問題を解決ができそうかということを把握します。

そしてそれを各社のホームページや送られてくる資料で詳細を確認し、満足できそうなソフトやサービスが見つかったら、実際に試してみる。

クラウドサービスであれば無料のトライアル期間が設けられているケースがほとんどですので、申し込みをして、使ってみて、操作性や自動化される結果が満足できるかを確認しましょう。

▼ シフト作成の自動化ソフトの選び方については、こちらの記事もご参照ください
【必見】シフト表の自動作成ソフト・サービスを導入する前に知っておいてほしいこと

まとめ

今回は、そもそもシフト表作成に自動化が必要な理由について解説をしました。

きっとシフト表作成に悩まれている方は多いと思います。そんなシフト表作成については、ソフトやクラウドサービスを活用して、効率化を図ることをお勧めします。

JRシステムが提供する「勤務シフト作成お助けマン」は、あらゆる勤務条件を登録すると、その勤務条件にあったシフト表を自動で作成してくれるものです。

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