苦手な人とシフトがかぶっていた！どんな方法で対策すればいい？｜勤務シフト作成・シフト管理「お助けマン」のコラム

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シフト制の職場で働く場合、スタッフによって働く時間帯や休日が異なるため、常に全てのスタッフと一緒に働くのではなく、毎回異なるスタッフと働くことになります。

気の合うスタッフと働くことができれば、コミュニケーションを図りやすいために働いていて楽しく感じられる反面、苦手な人とシフトがかぶってしまうと気が重いと感じてしまうのではないでしょうか。

苦手な人とシフトがかぶってしまった場合、どのような対策を取れば良いのでしょうか。その方法について説明します。

苦手な人とシフトが一緒になった時の対処法
・業務に必要な最低限のコミュニケーションを取る
 ・シフトを交代してもらう
 ・休憩時間を調整する
シフト作成者の視点
・スタッフがシフトを交代してほしいと伝えてきたら？
・シフト管理システムの機能を利用した円滑なシフト作成について
まとめ

苦手な人とシフトが一緒になったときの対策法

苦手な人とシフトが一緒になったとしても、同じ職場で仕事をする以上、一緒に働くことはやむを得ません。お互いに仕事である以上、ある程度は我慢が必要です。
ただし、少しの心がけや、シフト作成の段階で工夫をすることで、従業員が快適に仕事をできるようにすることが可能です。
ここからは、苦手な人とシフトが一緒になった場合の対策法についてみていきます。

業務に必要な最低限のコミュニケーションを取る

苦手な人とシフトが一緒になった場合、業務に必要な最低限のコミュニケーションを取る方法があります。
苦手な人を目の前にすると、話をする気持ちにならないだけでなく、場合によっては「同じ空気を吸いたくない」という気持ちになってしまうこともあるでしょう。

しかし、同じ職場で仕事をする以上、お互いにコミュニケーションを取らなければ、業務がスムーズに進まず、トラブルが発生する原因になりかねません。
たとえ苦手な人と仕事をしていたとしても、仕事中に必要なコミュニケーションだけは最低限取ることを心がけましょう。

コミュニケーションが取れないと、業務は円滑に回りません。従業員同士の仲が悪いことは、顧客やクライアントにとっては全く関係ないことであり、業務が円滑にされなければ、企業の評判が悪くなります。
業務に支障が出ない程度には、お互いに仕事と割り切ってコミュニケーションを取る必要があります。

シフトを交代してもらう

苦手に感じる人に対してコミュニケーションを取っても、苦手意識が改善されない場合は、シフトを交代してもらう方法があります。
シフトを交代してもらう方法としては、スタッフ同士で交代する方法、またはシフトの作成者に対して直接シフトを変えてもらう方法のいずれかとなります。

#シフトを交代してもらう場合の注意点
シフトを交代してもらう場合の注意点は、必ずしも毎回シフトを代わってもらえるとは限らない点です。
スタッフ同士でシフトを交代している場合、繰り返しシフトの交代をお願いしていると、相手の人は「また、シフトを交代しないといけないの？」という気持ちを持ってしまいます。
また、シフトの作成者に対して、毎回のようにシフトの交代をお願いしていると、単なるわがままな人と受け止められかねません。
シフトの作成者にシフトの変更をお願いする場合は、相手から明らかに嫌がらせを受けているなど「精神的な苦痛で業務に支障が出ている」というように明確な理由を伝えることがポイントです。
なお、シフトを変更してもらえるかどうかは、シフト作成者の判断となります。必ずしもシフトを交代してもらえるとは限らないことを理解しておきましょう。

休憩時間を調整する

シフト制の職場では、スタッフ全員が一度に休憩を取ると業務に支障が生じてしまうため、休憩時間をずらしながら休憩に入ることが一般的です。
朝から夕方まで業務を行う場合は、昼食をとるために1時間程度の休憩を取ります。その休憩を苦手な人と取ると、身も心も休まらず、かえって疲れを感じてしまうこともあるのではないでしょうか。
休憩中にスマホを見ていれば、苦手なスタッフと話をする必要がないため、なんとか休憩時間を過ごすこともできますが、話をせずに休憩していると、休憩の時間がとても長く感じられることでしょう。
苦手に感じる人と休憩することで、休憩時間が苦痛に感じてしまう場合は、シフトの作成者に休憩時間を調整してもらう方法もあります。

#休憩時間を変えてもらう場合の注意点
ここで注意したい点は、休憩時間を変更してもらう場合には、シフトの作成者に対してそれなりの理由を伝えなければなりません。
例えば、先述したように「相手から精神的な苦痛を受けていて、仕事に支障が生じてしまう」という理由があげられます。
ただし、休憩時間を変えてもらえるかどうかは、あくまでもシフトの作成者の判断によります。
なぜなら、他のスタッフの休憩時間を変更すると、特定の時間帯に休憩する人が固まってしまう可能性があり、業務の運営に支障が生じることがあるためです。
シフトの作成者としては、個人の事情をくみ取るよりも、職場全体の運営がスムーズに行くかどうかを重視する傾向にあります。
休憩時間を変えてもらう要望は、必ずしも通るとは限らない、ということをあらかじめ理解しておきましょう。

シフト作成者の視点

スタッフがシフトを交代してほしいと伝えてきたら？

次に、シフト作成者の視点で、スタッフが「シフトを交代してほしい」と伝えてきた場合の対応方法を考えてみましょう。

シフトを交代した方が良い場合の事例としては、下記があげられます。
・体調不良で出勤できない
・冠婚葬祭（主に葬儀）のため
・その他、家庭の用事など急用によるもの

明らかに出勤できない場合は、シフトを交代する必要があるでしょう。

しかし、スタッフから「苦手な人がいるのでシフトを交代してほしい」と伝えてきた場合は、交代する必要があるとは限りません。
なぜなら、職場で複数のスタッフとともに働く以上、苦手意識を感じる人と働くことは良くあるためです。
もし、一人のスタッフが「苦手な人がいるのでシフトを交代してほしい」と伝えてきたとしましょう。すると、他のスタッフも「私も交代してほしい」という流れになってしまい、収拾がつかない状態にもなりかねません。
ただし、従業員同士が一緒に業務を行えないほど関係性が悪いにも関わらず、同じシフトにしてしまうと、業務が円滑に行えなくなり、顧客からクレームが入ってしまったり、従業員が不満を持って退職をしたりする可能性があります。こうなってしまっては、企業にとって大きな損失が発生してしまいます。

そのため、ある程度従業員の意見を取り入れ、シフトの作成を行う必要があります。そのようにシフトを作成するためには、シフト管理システムが役立ちます。

シフト管理システムの機能を利用した円滑なシフト作成について

シフト作成・管理システムを用いてシフトを作成すれば、従業員から不満が出ないシフトの作成が可能となります。システムを用いれば、公平で客観的なシフトを作成することが可能となるためです。
また、シフト作成業務を手作業で行う場合、従業員の希望をすべて叶えようとすると、膨大な作業量となり、時間もかかってしまいます。シフト管理システムを用いれば、各従業員の希望を叶えつつ、公平なシフトを、すぐに作成することが可能となるため、シフト作成者の負担を大幅に軽減することが可能です。
このように、シフト管理システムを用いてシフト作成をすることは、従業員、シフト作成者の双方に大きなメリットがあるといえます。

まとめ

スタッフの立場としては、苦手な人とシフトがかぶった場合、仕事に対するモチベーションが下がってしまいがちとなります。
そのため、できることなら、他の人とシフトを交代したり、休憩時間を変えたりするなどして、苦手な人とシフトがかぶらないようにしたいと感じていることでしょう。
しかし、シフトを作成する立場としては、スタッフからのシフト変更の要望を受け入れていると、シフトの作成に時間がかかってしまい、他の業務に時間が割けない状況にもなりかねません。
スタッフがよほど困っている場合は、シフトの変更も考えなければなりませんが、多くの場合は、苦手な人であっても最低限のコミュニケーションを取りながら仕事に取り組むことが一般的といえます。
シフト作成者としては、まずは、当事者の言い分を聞き、円滑に業務を行えないかを検討します。シフト作成の際には、シフト管理ツールを活用することで、効率的で従業員から不満が出ないシフトを作成することが可能になります。

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