毎月のシフト作成に、貴重な時間を奪われていませんか？従業員からの希望回収、Excelへの転記、そして急な欠員対応…。こうした煩雑な作業は、あなたの能力不足が原因ではなく、多くの管理者が抱える共通の課題です。
本記事では、シフト作成にかかる時間を根本から解決するための「仕組み」作りや経営へのメリット、ツールの導入ステップを紹介します。最後まで読めば、頭を悩ませるシフト作成業務から解放され、本来注力すべき業務に時間を使えるようになるでしょう。
- なぜ？あなたのシフト作成に時間がかかりすぎる3つの理由
- シフト作成の時間を短縮する「仕組み」の作り方
- 時間短縮だけじゃない！シフト管理ツール導入がもたらす経営メリット
- シフト管理ツールの導入にあたっての視点とは？選定から運用成功のステップ
- まとめ
なぜ？あなたのシフト作成に時間がかかりすぎる3つの理由
原因を正しく理解すれば、解決への道筋が見えてくるでしょう。主な原因は以下の3つです。
希望シフトの回収と催促に追われる日々
シフト作成にあたって多くの管理者が直面するのが、希望シフトの回収と、催促業務です。紙のシフト希望表やLINE、SNS、チャットなど、人によって提出方法がバラバラだと、集計作業に手間と時間がかかります。さらに、期日までに提出がない従業員への個別の連絡や、内容の確認に追われることも少なくありません。こうしたアナログなやり取りが、すでにシフトを作成する前の段階で大きな時間的ロスを生み出しているのです。
転記ミス・二重チェックに伴う人的リスク
手書きやExcelへの手入力でシフトを作成している場合、必ず発生するのが「転記ミス」です。希望シフトをExcelに打ち込む際の入力間違いや、休憩時間の計算ミスなどのヒューマンエラーが発生する可能性があります。これらのミスは、後で発覚するとトラブルにつながりかねないため、二重、三重のチェック作業が必要です。結果として、確認作業に費やす時間が増え、シフト作成に時間がかかる要因となっています。
急な欠員・変更依頼で、全てが台無しに
最も頭を悩ませるのは、苦労して完成させたシフト表が、予期せぬ事態で白紙に戻ってしまうケースです。急な体調不良や家庭の事情による欠勤連絡が入ると、代わりの人員を探すために電話連絡に奔走することになります。特に人手が不足している職場では、代役が見つからず、管理者が穴埋めをせざるを得ない状況も少なくありません。代わりの人員が見つかった後も、シフト表を修正し、関係者全員に再度周知するという手間が発生します。
このようなイレギュラー対応が、シフトを何度も修正する手間を生み出し、管理者の精神的負担と時間的ロスを発生させてしまうのです。
シフト作成の時間を短縮する仕組みの作り方
仕組み作りは、管理者の作業効率を上げるだけでなく、経営的な観点から見ても、無駄を排除し組織全体の生産性を向上させるための重要なフレームワークとなります。
効率的な運用を実現するための具体的な仕組み作りについて、3つの視点から詳しくみていきましょう。
自動作成・AI最適化で次世代の配置設計へ
シフト作成の時間を短縮する最も効果的な方法のひとつが、AIを活用した自動作成と最適化です。AIは、過去のシフトデータや売上予測、個人のスキルレベル、経験年数、希望休、法令上の労働時間規制といった無数の条件を考慮したシフトを提案できます。例えば、繁忙期には必要な人員を自動で割り出し、特定の時間帯には経験豊富な従業員を優先的に配置するといった調整も可能です。
そうすれば、特定の人に業務が偏る「属人化」を防ぎ、経験の浅い従業員にも均等に機会を与える「ボトムアップ型」の配置設計を実現し、公平な育成と店舗全体の生産性向上を両立できます。
スマホ入力＆クラウド集計で回収～通知を自動化
希望シフトの回収と、完成したシフトの連絡を効率化するには、スマホを活用した入力とクラウドでの自動集計が有効です。各従業員が自分のスマートフォンから専用のアプリやWebサイトにアクセスし、希望勤務日時を入力するだけで、データがリアルタイムでクラウド上に集約されます。
これにより、管理者は手作業での集計や転記作業から解放され、希望シフトの催促に追われることも少なくなるでしょう。完成したシフトはシステムから自動で全員に通知されるため、連絡漏れや確認の手間がなくなります。
モバイル入力とクラウド集計の組み合わせは、回収から通知までを自動化し、管理者と従業員双方の利便性を飛躍的に向上させることが可能です。
勤怠・労務システムとの連携で法令遵守と透明性を確保
シフト管理システムを、既存の勤怠システムや労務システムと連携させれば、効率化だけでなく、法令遵守と透明性の高い運用ができます。連携により、労働時間の上限規制や休憩時間の確保、有給休暇の管理といった、複雑で間違いが許されない労務コンプライアンスに関する要件をシステムが自動的にチェックし、法令違反のリスクを回避できるのです。
例えば、シフト作成時に、連続勤務の上限や時間外労働の基準を超過するなど、法令違反の可能性があるシフトを組もうとすると自動でアラートが表示されます。
作成したシフト計画がそのまま勤怠実績として記録され、給与計算まで一気通貫で連携されれば、労務管理全体の透明性が確保され、従業員の安心にもつながるでしょう。
時間短縮だけじゃない！シフト管理ツール導入がもたらす経営メリット
シフト管理ツールが企業にもたらす経営上のメリットについて深掘りしていきましょう。
従業員の不満が減り、離職率が改善する
シフト管理ツールを導入すれば従業員の不満が減り、結果として離職率の改善につながります。手作業でのシフト作成では「自分の希望だけ通らない」「いつも大変な曜日ばかり任される」といった不公平感が生まれやすく、これが離職の引き金になることも少なくありません。
ツールを導入すれば、全員が同じシステムから希望を提出し、提出されたデータに基づいてAIが公平なシフトを提案します。この「希望尊重」と「シフトの透明化」で、従業員は納得感を得やすくなります。
管理者視点での生産性向上と業務再分配
シフト管理ツールの導入は、管理者の生産性を向上させ、業務の効率的な再分配が可能です。これまでシフト作成に費やしていた時間が削減されることで、管理者はルーティンワークから解放され、より戦略的で価値の高い「コア業務」に集中できます。例えば、シフト調整にかけていた時間を、売上向上のための施策立案や、顧客サービス向上への取り組みといった、企業の成長に直結する業務に振り分けることが可能です。このように、削減された時間を戦略的に再分配できれば、組織全体の生産性の底上げにつながるでしょう。
シフト管理ツールの導入にあたっての視点とは？選定から運用成功のステップ
ここでは、シフト管理ツールを最大限に活用し、ビジネス成長につなげるための具体的なステップと視点について解説します。
ツール選びで重視すべき3つのポイント
自社に最適なシフト管理ツールを選ぶ上で、特に重視すべきポイントは「機能の適合性」「操作性」「連携性」の3つです。最も重要なのが、自社の特殊な勤務形態にシステムが対応できるかという「機能の適合性」です。
例えば「3交代制」や「24時間稼働」といった複雑なシフトパターンに対応できなければ、導入する意味がありません。また、管理者だけでなく、ITに不慣れな従業員でも直感的に使える「操作性」も不可欠です。
例えば「3交代制」や「24時間稼働」といった複雑なシフトパターンに対応できなければ、導入する意味がありません。また、管理者だけでなく、ITに不慣れな従業員でも直感的に使える「操作性」も不可欠です。
無料トライアル期間などを活用し、実際に現場の従業員にも触れてもらうのが良いでしょう。
さらに、給与計算ソフトなど既存の「連携性」も確認すべきです。既存のシステムと連携できるかは、二度手間をなくし業務効率化を実現するために欠かせません。
経営層はもちろん、各部門の責任者や現場の管理者、実際にツールを使用する従業員に対し「なぜこのツールが必要なのか」「導入することでどのようなメリットがあるのか」を丁寧に説明し、全員が同じ方向を向いて進めるよう合意を取り付ける必要があります。
現場の従業員に対しては、操作説明会を開催したり、質疑応答の機会を設けたりするなど、納得して使ってもらうためのコミュニケーションが不可欠です。導入後の混乱を最小限に抑え、スムーズに移行しましょう。
シフト作成にかかる時間の変化や、従業員の希望シフトの反映率、急な欠員対応の迅速化など、具体的な指標を定期的に測定し、ツールの導入効果を数値で評価しましょう。
評価結果に基づいて、ツールの設定を見直したり、新たな機能の活用方法を模索したり、従業員からのフィードバックを元に運用ルールを改善していきます。
こうした改善サイクルが、ツールを組織に根付かせ、価値を最大限に引き出し業務効率化につながるのです。
シフト管理の効率化は、単に作成時間を短縮する「便利機能」の導入に留まるものではありません。従業員の定着率向上や管理者の生産性向上に直結する、極めて重要な「経営改善」の一環です。
従来のアナログなシフト管理が引き起こしていた時間的・精神的なコストや、人的ミスといったリスクは、ツールを使った「仕組み」によって解消できます。導入すれば、管理者はコア業務に集中でき、従業員は公平な環境で納得感を持って働けるようになるでしょう。
シフト作成の効率化は、自社の課題を洗い出し、現場と協力しながら改善を進める「経営改革」そのものです。毎月の悩みの種であったシフト作成を、未来への価値ある投資と捉え、より強く成長できる組織作りの第一歩として、見直しを検討してみてはいかがでしょうか。
さらに、給与計算ソフトなど既存の「連携性」も確認すべきです。既存のシステムと連携できるかは、二度手間をなくし業務効率化を実現するために欠かせません。
初期設定と社内導入のスムーズ化
優れたツールを選定しても、社内にスムーズに導入できなければ、その後の運用定着に大きく影響します。そのためにはステークホルダー（関係者）からの合意と、現場の従業員からの理解を事前に得ておくことが必要です。経営層はもちろん、各部門の責任者や現場の管理者、実際にツールを使用する従業員に対し「なぜこのツールが必要なのか」「導入することでどのようなメリットがあるのか」を丁寧に説明し、全員が同じ方向を向いて進めるよう合意を取り付ける必要があります。
現場の従業員に対しては、操作説明会を開催したり、質疑応答の機会を設けたりするなど、納得して使ってもらうためのコミュニケーションが不可欠です。導入後の混乱を最小限に抑え、スムーズに移行しましょう。
運用開始後の改善サイクルと定着のポイント
シフト管理ツールは、導入して終わりではありません。運用開始後も、継続的に評価と改善を行い、PDCAサイクルを回すことで定着します。シフト作成にかかる時間の変化や、従業員の希望シフトの反映率、急な欠員対応の迅速化など、具体的な指標を定期的に測定し、ツールの導入効果を数値で評価しましょう。
評価結果に基づいて、ツールの設定を見直したり、新たな機能の活用方法を模索したり、従業員からのフィードバックを元に運用ルールを改善していきます。
こうした改善サイクルが、ツールを組織に根付かせ、価値を最大限に引き出し業務効率化につながるのです。
まとめ
従来のアナログなシフト管理が引き起こしていた時間的・精神的なコストや、人的ミスといったリスクは、ツールを使った「仕組み」によって解消できます。導入すれば、管理者はコア業務に集中でき、従業員は公平な環境で納得感を持って働けるようになるでしょう。
シフト作成の効率化は、自社の課題を洗い出し、現場と協力しながら改善を進める「経営改革」そのものです。毎月の悩みの種であったシフト作成を、未来への価値ある投資と捉え、より強く成長できる組織作りの第一歩として、見直しを検討してみてはいかがでしょうか。
