シフト管理システムの導入を検討しているものの、「一体いくらかかるのか」「本当に費用対効果は合うのか」と悩んでいませんか。料金体系が複雑で、選択が難しいと感じる担当者様は少なくありません。
そのような悩みを解決するため、シフト管理システムの導入費用を解説します。料金の相場や内訳、費用対効果の算出方法、価格帯別のおすすめシステム比較、導入費用を抑える戦略も紹介するので、ぜひ参考にしてください。
- シフト管理システム導入費用の相場を徹底解説
- 導入費用が変動する4つの要因
- 費用対効果の測り方と算出例
- 価格帯別おすすめシフト管理システム比較
- 導入費用を抑える3つの戦略
- まとめ：導入費用を“投資”に変えるアクションプラン
シフト管理システム導入費用の相場を徹底解説
料金体系は主に、導入時に一度だけ支払う「初期費用」と、毎月継続して支払う「月額費用」の2つで構成されています。月額費用は、利用する人数に応じて変動する「従量課金制」が一般的で、無駄なコストを抑えやすいのが特徴です。
初期費用の仕組みと内訳
シフト管理システムの初期費用は、選択するサービスや提供されるサポート内容によって大きく変動します。主に以下の3つの要素が初期費用の内訳となります。多くのシステムでは初期費用が無料のケースも多いです。| 費用項目 | 内容 | 費用相場 |
|---|---|---|
| 導入サポート | システム設定運用¥n運用レクチャー¥n初期設定代行など | 0円〜数万円 |
| データ移行 | 従業員情報移行 勤怠データ移行 シフトデータ移行など |
0円〜数万円 |
| 専用端末 | ICカードリーダー 指静脈認証機 専用タブレットなど |
0円〜数十万円 |
もし、自社で設定やデータ移行が可能であれば、費用を大きく抑えられます。
月額課金と従量課金モデルの違い
シフト管理システムの月額費用には、大きく分けて「月額固定モデル」と「従量課金モデル」の2種類があります。従業員数や利用状況に合わせて最適なプランを選ぶと良いでしょう。月額課金モデル：利用人数に関わらず月額料金が一定
従量課金モデル：利用するID数（従業員数）に応じて料金が変動（相場は100円〜300円）
【従業員数別の簡易シミュレーション例（1IDあたり月額200円の場合）】
従業員10名：200円 × 10名 = 2,000円/月
従業員50名：200円 × 50名 = 10,000円/月
従業員100名：200円 × 100名 = 月額20,000円/月
スタッフの入れ替わりが多い場合は従量課金、人数が安定している場合は月額固定がおすすめです。
見落としがちな“隠れコスト”を防ぐチェックリスト
システム導入時には、初期費用や月額費用だけでなく、導入後に発生する可能性のある「隠れコスト」にも注意が必要です。これらの費用を見落とすと、予算がオーバーしてしまうこともあります。以下のようなチェックリストを活用し、契約前にしっかりと確認しましょう。
【チェックリスト】
◻︎ 必要な機能を追加する際のオプション料金はいくらか
◻︎ 最低利用期間や、期間内の解約に伴う違約金は設定されているか
◻︎ 電話やチャットでの問い合わせなど、充実したサポートに追加料金は必要か
◻︎ 労働基準法などの法改正が行われた際のシステムアップデートは無料か
◻︎ 保存できるデータ容量に上限はあるか、超過した場合の追加料金はいくらか
◻︎ 現在利用中の基幹システムとの連携を個別に開発する場合の費用はいくらか
◻︎ システム使用方法のレクチャーや定期的な社内研修にかかる費用は必要か
◻︎ 緊急で復旧作業やサポートが必要になった場合の費用はいくらか
こうした隠れコストを事前に把握し予算計画をしておけば、予期せぬ出費を防げます。
導入費用が変動する4つの要因
スタッフ数・店舗数が費用に与える影響
シフト管理システムの費用は、スタッフ数や店舗数に比例して変動するため、規模が大きくなるほど総額は高くなる傾向があります。しかし、従業員数が100名を超えるような大規模な企業の場合、従量課金制よりもお得な「パック料金」が用意されている製品も多いです。従って、利用人数が多い企業は、個別に見積もりを依頼すれば公式サイトに掲載されている価格よりも費用を抑えられる可能性があります。まずは各社の料金プランを確認し、自社の規模に合った割引制度がないか問い合わせてみると良いでしょう。
必要機能と連携範囲
シフト管理システムの導入費用は、機能の多さや他のシステムとの連携範囲によって大きく変わります。シフト作成機能のみのシステムは比較的安価ですが、勤怠管理や給与計算、POSシステムとの連携などは費用が高くなるのが一般的です。しかし、シフト作成から勤怠、給与計算まで一元化できるシステムを導入すれば、手作業による入力ミスや二重入力の手間を大幅に削減できます。その結果、経理や人事担当者の業務効率が向上し、人件費の削減やミスの減少につながるため、導入費用以上のメリットを得られる可能性が高いです。
業種特化型 vs 汎用型
シフト管理システムには、特定の業種に特化した「業種特化型」と、幅広い業種で利用できる「汎用型」があります。業種特化型は、業界特有の複雑な勤務ルールや専門用語に対応した機能があらかじめ組み込まれているため、汎用型よりも価格が高めに設定される傾向にあります。一方、汎用型はコストを抑えやすい反面、特定の業種の細かな要件には対応しきれない場合が多く、オプションやカスタム開発が必要になる可能性が高いです。導入を検討する際は、自社の業種が抱える課題を解決できるか、費用対効果を慎重に比較する必要があります。
セキュリティ・法令対応レベル
従業員の個人情報や勤怠データを扱うため、セキュリティや法令への対応は、導入費用を左右する重要な要素です。費用がかさんでも情報漏洩のリスクを避けるためには、高度なセキュリティ対策が施されたシステム選びが欠かせません。時間外労働の上限規制を超過しそうな従業員に自動で警告を発するアラート機能など、コンプライアンスを遵守するための機能も重要です。企業の信頼性や損失につながりかねないため、費用だけでなく安心して利用できるかどうかを重視して選択すべきでしょう。
費用対効果の測り方と算出例
費用対効果は、システム導入によってどれだけコストを削減し、利益を生み出せたかを示す指標です。
以下の計算式で表せます。
（人件費削減額 ＋ その他のコスト削減効果） − 月額費用 ＝ 回収までの期間（または月々の純利益）
シフト作成時間を数値化する方法
シフト管理システムを導入するメリットのひとつは、シフト作成にかかる時間の短縮です。これまで手作業や表計算ソフトで行っていたシフト作成は、多くの時間と手間を要していました。これをシステム化することで、担当者の貴重な時間を他の業務に充てられるようになり、実質的なコスト削減につながります。例えば、手動でのシフト作成に月間60時間かかっていたケースを考えてみましょう。
システム導入により、月間60時間が12時間に短縮できたとします。削減された時間は、48時間です。削減時間をコストとして数値化するには、以下のような計算式を用います。
（手動作成時間 − システム導入後の時間） × 作成担当者の時給 ＝ 月間の削減コスト
仮に担当者の時給が2,000円だとすると、（60時間 − 12時間） × 2,000円 ＝ 96,000円です。システム導入によって、月に96,000円のコストを削減できる計算になります。
年間では100万円以上の削減効果が期待できるため、システムの月額費用と比較しても、十分に投資回収が見込めることがわかるでしょう。
人件費最適化で浮くコスト
シフト管理システムは、シフト作成の効率化だけでなく、最適な人員配置で無駄な人件費の発生を防ぎ、余剰な人件費や不必要な残業代を削減できます。システム導入によって1日あたり平均0.5人分の余剰人員や無駄な残業を削減できたケースを考えてみましょう。もし従業員の平均時給が1,200円、1日の勤務時間を8時間と仮定すると、以下の計算になります。
0.5人/日 × 8時間/日 × 1,200円/時間 = 4,800円/日
年間で考えると、4,800円/日 × 365日 = 1,752,000円/年
このように、たった0.5人分の最適化で、年間175万円以上の人件費を節約できます。わずかな改善に見えても、積み重なれば経営に大きなインパクトを与えられるのが、人件費最適化の大きな魅力です。
離職率改善がもたらす長期効果
シフト管理システムの導入は、従業員の定着率向上という長期的な効果も期待できます。従業員が退職する理由には、シフトの不公平感や公休希望が出しにくいなど、シフトに関する不満も多いです。システムを導入して、公平にシフトを組める環境やスマートフォンから気軽に希望を提出できる仕組みを整えれば、満足度が上がり退職率が下がります。例えば、従業員100名の企業で、こうした取り組みにより2人の退職を防げた（離職率が2%改善した）としましょう。
1人あたりの採用・教育コストが50万円かかると仮定すると「2人 × 50万円/人 = 100万円」が削減できる計算になります。
従業員1人を採用する際には、数十万円から100万円以上のコストがかかると言われているので、この効果がいかに大きいかわかるでしょう。システムの導入は、こうした採用コストの削減だけでなく、従業員の流出を防ぎ質の高いサービスの維持・向上という、お金には換算しきれない価値も生み出します。
価格帯別おすすめシフト管理システム比較
シフト管理システムは、その機能やサポート体制によって様々な価格帯の製品が存在します。自社の規模や必要な機能、予算に合わせて最適なシステムを選ぶことが重要です。
大きく分けると、4つのカテゴリーに分類できます。以下の表で各価格帯の特徴を比較し、自社のニーズと照らし合わせてみましょう。
| 価格帯 | 主な機能 | おすすめの企業 |
|---|---|---|
| 無料プラン | 基本機能のみ、少人数向け | 小規模店舗、個人事業主 |
| 月額1万円以下 | コストを抑えつつ基本機能を活用できる | 小規模企業、初めて導入する企業 |
| 月額1万円〜3万円 | 機能が豊富で、充実したサポートがある | 中小企業、複数店舗を展開する企業 |
| 月額3万円以上 | 高度な機能で経営改善に使える | 大企業、複雑なシフトを持つ企業 |
月額1万円以下のコスパ重視ツール
「まずはシフト管理システムを試してみたい」「初期費用をかけずに導入したい」と考える企業にとって、無料プランがあるツールがおすすめです。基本的なシフト作成機能に限定されることが多いですが、業務効率化の第一歩としては十分な役割を果たしてくれます。例えば「シフオプ」は、1ユーザーあたり月額330円ですが、初期費用が無料のため、従業員数が少ない拠点であれば月額1万円以下で利用できます。手軽に導入できる点が、多くの企業から支持される理由と言えるでしょう。
| サービス・システム名 | シフオプ |
| 運営会社 | 株式会社リクルート |
| 主な導入企業 | サンライフ・クリエイション、ヒューマックスシネマ、ライドオンエクスプレスホールディングスなど |
| 提供価格 | 初期費用0円・無料プラン、有料プラン200円〜500円/月（月額最低料金：2,200円）※1機能追加ごとに+100円 |
| 公式ホームページ | https://www.shifop.jp/ |
月額1〜3万円のバランス型ツール
月額1万円から3万円の価格帯のシフト管理システムは、基本的な機能に加えて、手厚いサポートによる「安心感」を重視する企業におすすめです。この価格帯では、シフト管理だけでなく、勤怠管理や給与計算との連携など、業務効率をさらに向上させるための機能が充実しています。例えば、「勤務シフト作成お助けマン」や「ジョブカン勤怠管理」は、シリーズ累計で15万社以上の導入実績を誇る信頼性の高いシステムです。初期費用やサポート費用は無料で、1ユーザーあたり月額200円から利用でき、機能を追加するごとに料金が加算される仕組みです。
利用したい機能に合わせて柔軟にプランを組めるため、無駄なく必要な機能を選べます。
JRシステムが提供する「勤務シフト作成お助けマン」は、シフト表を作成する際に考えている勤務条件を登録することができ、スタッフはスマホを使って勤務や休みの希望を登録することが可能です。また、LINEやメールによるスタッフへの通知機能を備えており、シフト表の確定連絡や勤務のヘルプの依頼時などにおいてスムーズなコミュニケーションを行うことが可能です。
スタッフの希望を守りながら、勤務条件に最も合致するシフト表を、最適化AIを使い自動で算出することができることが最大の特長です。
スタッフの希望を守りながら、勤務条件に最も合致するシフト表を、最適化AIを使い自動で算出することができることが最大の特長です。
2か月間無料でトライアルも実施しているので、実際に利用してみて、ご自身が満足するシフト表が自動作成で実現できるかを評価することが可能です。
| サービス・システム名 | 勤務シフト作成お助けマン |
| 運営会社 | 鉄道情報システム株式会社（JRシステム） |
| 主な導入企業 | 京セラ、雪印メグミルク、サトフードサービス、日本ホテル、LINEヤフー、DMM.com、マルハン、ジャックス、スターフライヤーなど |
| 提供価格 | 勤務シフト作成お助けマン Day：初期費用0円・月額利用料12,000円/箇所～、勤務シフト作成お助けマン Time：初期費用0円・月額利用料6,000円/箇所～ ※ボリュームディスカウントあり |
| 公式ホームページ |
| サービス・システム名 | ジョブカン |
| 運営会社 | 株式会社DONUTS |
| 主な導入企業 | 岡山市医師会、京都先端科学大学、SBI証券、スマートニュース、箱根湯本ホテルなど |
| 提供価格 | 初期費用0円・無料プラン、有料プラン200円〜500円/月（月額最低料金：2,200円）※1機能追加ごとに+100円 |
| 公式ホームページ | https://jobcan.ne.jp// |
月額3万円以上の高機能ツール
月額3万円以上のシフト管理システムには、AIによる最適化や需要予測など、「攻め」の経営を支援する高度な機能が搭載されています。複雑な人員配置の最適化や戦略的なシフト作成も可能で、特に大規模な店舗展開をしている企業や、季節変動の大きい業種におすすめです。例えば、小売業やサービス業に特化した「R-Shift」は、各スタッフのスキルや勤務条件、労働関連法規となどの制約を考慮した上で、AIが最適なシフトパターンを自動で算出します。その結果、管理者はシフト作成の手間から解放され、より付加価値の高い業務に集中することが可能です。
| サービス・システム名 | R-Shift（アールシフト） |
| 運営会社 | オーエムネットワーク株式会社 |
| 主な導入企業 | パン・パシフィック・インターナショナルホールディングス、ロック・フィールド、アルペンなど |
| 提供価格 | 初期費用：別途見積り・月額10万円〜 |
| 公式ホームページ | https://www.rshift.jp/ |
無料プランから始められるツール
シフト管理システムの導入にあたって、費用を最小限に抑えたいと考える企業には、無料プランから始めると良いでしょう。まずは操作感や機能を実際に試した上で、本格導入や有料プランへの移行を判断できます。例えば、「oplus（オプラス）」のスタンダードプランは、100ユーザーまで初期費用・月額利用料が完全に無料です。シフト提出・作成・管理の基本機能は網羅されているので、小規模な店舗であれば無料の範囲内で十分に運用できます。
| サービス・システム名 | oplus |
| 運営会社 | Oplus株式会社 |
| 主な導入企業 | アートパラ深川、、朝日湯源泉ゆいる、ハイアス・アンド・カンパニーなど |
| 提供価格 | 初期費用5,000円・スタンダードプラン0円、Proプラン100円/人、Proプラン+勤怠プラン200円/人 |
| 公式ホームページ | https://opluswork.com/ |
導入費用を抑える3つの戦略
その戦略とは、「無料トライアルの活用」「IT導入補助金の申請」、そして「正確な要件定義」です。高額な投資だからと無理だと諦める前に、これらの戦略を検討し、賢く費用をコントロールする方法を探ってみましょう。
無料トライアル＆段階導入を活用
導入の失敗リスクを少なくする方法は、無料トライアルの活用と段階導入です。いきなり全社で導入してしまうと、万が一フィットしなかった場合、大きな損失になりかねません。まずは無料プランやトライアル期間を利用して、特定の部署でテスト運用を行うのがおすすめです。実際に使ってみると、操作性や機能の不足などが明確になります。例えば、以下のようなスケジュールで段階導入してみると良いでしょう。
【無料トライアル＆段階導入のスケジュール】
| 時期 | 内容 |
|---|---|
| 1週目 | ・複数のシフト管理システムの比較検討 ・機能や費用、サポート体制などを比較 ・無料トライアル可能なシステムを数社選定しアカウントを登録 |
| 2週目〜1ヶ月 | ・特定の部署でシステムを実際に利用してみる ・シフト作成や希望提出、シフト共有などの使い勝手を確認 ・無料期間中に、担当者からフィードバックを収集 ・課題点や改善点の洗い出し ・無料期間内に最大限活用してみる |
| 2ヶ月目 | ・テスト運用の結果を踏まえて導入するかを決定する ・有料プランへの移行を検討し、本格導入に向けた計画の策定 |
| 3ヶ月目以降 | ・全社へのシステム導入に向けて、操作説明会やマニュアル配布 ・社内教育の実施 ・定期的な効果検証で、運用フローを改善 |
このように、段階的な流れで、リスクを抑えながら導入を進めれば、無駄な費用発生を防げます。
IT導入補助金を活用して費用を軽減
中小企業や小規模事業者であれば、国がITツールの導入を支援する「IT導入補助金」を活用すれば、導入費用の一部補助を受けられる可能性があります。シフト管理システムも補助金の対象となるケースが多いので、活用を検討してみてください。補助金の対象者や補助率、対象となるITツールは年度や申請枠によって異なりますが、例えば費用の最大1/2が補助されるといったメリットがあります。申請には、認定を受けたIT導入支援事業者とパートナーシップを組んで進める必要があります。
IT導入補助金の詳しい概要については、中小企業庁のホームページで確認できます。
中小企業庁｜サービス等生産性向上IT導入支援事業「IT導入補助金2025」の概要
https://www.chusho.meti.go.jp/
2025年度の申請期間は以下の通りです。なお、申請は2025年3月31日より随時受付が開始されていますが、それぞれ締切日が設定されているので期間内に申請しましょう。
一般枠
| 項目 | 締切日 | 交付決定日 |
|---|---|---|
| 3次締切分 | 2025年7月18日（金） | 2025年9月2日（火） |
| 4次締切分 | 2025年8月20日（水） | 2025年9月30日（火） |
| 5次締切分 | 2025年9月22日（月） | 2025年10月31日（金） |
参考：IT導入補助金2025
https://it-shien.smrj.go.jp/schedule
なお、大まかな申請の流れは、以下の通りです。
1.自社の課題に合ったIT導入支援事業者およびITツールを選定する
2.支援事業者と共同で事業計画を作成し、事務局へ交付申請を行う
3.交付が決定したら、ITツールの契約・支払いを行う
4.実際にツールを導入・活用し、事業実績報告を行う
5.報告が承認されると、補助金が交付される
正確な要件定義と社内教育で追加コストを防ぐ
導入前に必要な機能や連携範囲を明確に定義できていないと、後から「この機能が足りない」「システムと連携できない」といった問題が発生し、追加開発やオプション追加で想定外の費用がかかることがあります。また、導入しても従業員が使いこなせなければ、導入効果が薄く、結局手作業に戻るといった事態になりかねません。このような事態にならないように、要件漏れによる追加コストを防ぐためのチェックリストを作成すると良いでしょう。
【追加コストを防ぐための要件定義チェックリスト】
◻︎ 勤怠管理や給与計算ソフトなど、連携が必須な外部システムは明確か
◻︎ 自社の勤務ルール（夜勤、フレックスなど）に対応しているか
◻︎ パソコンが苦手な従業員でも、スマホなどで直感的に操作できるか
◻︎ 導入時の初期設定サポートや、導入後の問い合わせ窓口は十分か
◻︎ 自社に必要な機能は揃っているか
まとめ：導入費用を“投資”に変えるアクションプラン
シフト管理システムへの投資は、単なるコストではなく、企業の生産性向上とコスト削減を実現する重要な戦略です。業務効率化や人件費の最適化、従業員満足度の向上につながる「投資」と捉えましょう。
とはいえ、具体的に何から始めれば良いか分からない方も多いでしょう。導入を成功に導くためには3つのステップで進めてみてください。
1.現在のシフト管理に何時間かかっているのか、どのような課があるのかを見える化する
2.削減できる時間や人件費を計算し、どれくらいの利益が見込めるのかをシミュレーションする
3.無料トライアルで実際の操作感を試してみる
これらのステップを踏めば、最適なシステムを選べるはずです。もし、判断が難しい、専門家の意見も聞いてみたいという場合は、無料相談を活用すると良いでしょう。「お助けマン」では、ITツールの専門家が無料で相談に応じていますので、お気軽にお問い合わせください。
とはいえ、具体的に何から始めれば良いか分からない方も多いでしょう。導入を成功に導くためには3つのステップで進めてみてください。
1.現在のシフト管理に何時間かかっているのか、どのような課があるのかを見える化する
2.削減できる時間や人件費を計算し、どれくらいの利益が見込めるのかをシミュレーションする
3.無料トライアルで実際の操作感を試してみる
これらのステップを踏めば、最適なシステムを選べるはずです。もし、判断が難しい、専門家の意見も聞いてみたいという場合は、無料相談を活用すると良いでしょう。「お助けマン」では、ITツールの専門家が無料で相談に応じていますので、お気軽にお問い合わせください。
