飲食店や小売業などで、アルバイトスタッフのシフト管理に頭を抱えている方も多いのではないでしょうか。高校生、大学生、主婦、フリーターなどさまざまな属性の人が集まるアルバイトのシフト管理は、希望する勤務時間帯や曜日等がバラバラになりやすいため、非常に複雑で調整に多くの時間を要します。
今回は、 アルバイトのシフト管理のよくある課題と、各勤務条件やスタッフの希望などが考慮できるアルバイトシフト管理システムをご紹介します。
アルバイトシフト管理5つの課題
アルバイトのシフト作成・管理は、アルバイトのシフト希望に沿うだけでは出来上がりません。ここでは、シフト管理者を悩ませる5つの課題を見ていきましょう。
1. アルバイトのスケジュールが変則的
アルバイトスタッフには、高校生や大学生も多いはず。ところが学生は進学、上京、就職といった変化によって、長く勤務することは難しいです。さらに社会人に比べると、試験やサークル活動、学園祭などの行事で長期間シフトに入れないこともあります。 突然の退職や変則的なシフト希望が、シフト管理者にとって課題になることが多いです。
2. 公平性が保てない
アルバイトのシフト管理は店長や社員、バイトリーダーなどが担うケースが多いと思います。しかし人間が管理するとなると、休みが偏るなど意図せず不公平なシフトになってしまうこともあります。アルバイトスタッフの中には、自分の意見を伝えることが苦手な人や、先輩スタッフに気を使って本音を言い出せない人もいます。しかし 不公平なシフト管理を続けると、アルバイトスタッフに不満がたまり、最悪の場合、退職に繋がってしまう ので、改善したい課題です。
3. 作成や管理、チェックの時間が無い
シフト管理の専任者がいれば問題ありませんが、多くの場合は現場スタッフが兼任しているでしょう。 本来の業務をこなす合間に、スタッフの希望を収集してシフトを作成していくと、ミスも発生しやすくなります 。紙やエクセルで作成している場合、ミスの修正が大変なのでさらに業務の時間を奪われてしまいます。
4.時間帯、店舗の配置が難しい
アルバイトのシフト管理は時間帯でスタッフを割り当てます。たとえば飲食店の場合「社員は責任者として、どの時間帯でも１人必要」、「平日の10時から11時のキッチン担当は2人、11時から14時のキッチン担当は3人」、「10時から勤務するホール担当のうち、最低1人はレジ開けができるスタッフを配置」など、複雑な条件があります。
また、複数の店舗を運営している場合、「繁忙期にはA 店のスタッフをB店に回す」といったヘルプについても考えなくてはならないでしょう 。これらの条件を加味して、シフト表を作成することは簡単ではありません。
5.シフト管理者の属人化
特定の人がシフト表の作成、管理を続けていると属人化を招いてしまいます。たとえばエクセルでルールやマクロが複雑すぎるシフト管理をしていれば、他のスタッフはルールを理解するのも一苦労です。 属人化されたシフト管理ではシフト管理者が退職や異動となった場合、スムーズな引き継ぎをするのは難しいでしょう。
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シフト調整はシフト管理者にとっての最大の課題
このように、学生、フリーター、主婦などさまざまな属性の人々が集うアルバイトのシフト管理にはいくつかのハードルがあります。変則的なシフトや人員配置に悩まされ、 シフト作成に本来の業務に費やすべき時間が奪われてしまいます。
そんな複雑な条件をクリアし、アルバイトスタッフに満足してもらうシフトを作るのは、数あるシフト管理業務の中でも最も難しい業務のひとつと言えるでしょう。アルバイトスタッフが少ないうちは、手書きやエクセルで問題ありませんが、人員が増えれば考慮しなければならない条件が増えていくため、複雑さはさらに増していきます。
シフト調整に困った場合はシフト自動作成サービスの検討を
シフト表の作成に困っていたり、非常に時間を要するようになってきたら、人の手ではなくシステムに作成してもらう、という方法が有効になります。
最近では手書きやエクセルに変わって、シフト管理システムを活用する現場が増えています。管理者側はスタッフの指名、希望、必要条件を設定し、スタッフ側はスマートフォンから希望を入力するだけ。 何日も集まらなかったスタッフの希望があっという間に収集でき、何度もやり直していたシフト表が数十分で作成可能になります 。
簡単に操作できるアルバイトシフト管理者の味方
シフト管理を行うサービスは多数ありますが、シフト表を自動作成してくれるサービスとなると、その数は比較的少なくなります。今回はシフト表の自動作成を行うサービスのうち、「勤務シフト作成お助けマンTime」をご紹介 します。「勤務シフト作成お助けマン」は、みどりの窓口などJRグループ関連のシステム開発を担っているJRシステムが提供するシフト作成・管理システムです。
「勤務シフト作成お助けマンTime 」の特徴
「勤務シフト作成お助けマンTime」の特徴は、「連続勤務」や「休憩時間の割り当て」、「勤務間インターバル」、「勤務禁止時間帯」など 細かな勤務条件を設定できる こと。
アルバイト一人ひとりの希望や条件をコンピューターが判断し、独自のアルゴリズムを駆使して的確にシフト表を作成。 迅速かつ公平な自動作成ツールとして、多くの企業が導入をスタートさせています。
「勤務シフト作成お助けマンTime 」のメリット
複数の店舗のシフト状況を把握できるのも、このシステムの優れた点 です。たとえば、3店舗で100人のアルバイトスタッフを抱える飲食店でも、一元管理が可能なのでスタッフのヘルプ要請判断に大いに役立ちます。
さらに、タブレットに対応しているのも嬉しいポイント でしょう。忙しい現場では、パソコンの前に座れる時間がなかなか取れないこともあります。通常業務をこなしながらどこでもスマートにシフト調整業務をこなせることは、大きなメリットです。
まとめ
複雑な条件のあるアルバイトのシフト管理ですが、「勤務シフト作成お助けマンTime」であれば素早く、公平なシフト作成・管理が可能です。また、操作もシンプルなので、誰でもすぐに扱えます。
最も難しいアルバイトのシフト作成・管理を劇的に改善させる「勤務シフト作成お助けマンTime」。同サービスの導入により、シフト管理者は本業に専念する時間が確保でき、現場全体のパフォーマンス向上にもつながるでしょう。
「お助けマン」では、本利用と同じ機能を2か月間無料でトライアルできます。この機会に是非、お試しください。
