希望休とは、シフト制を導入している職場において、従業員があらかじめ希望して取得した「休日」を指します。シフト管理者は、可能な限り希望休を含めた従業員のシフト希望を叶えながらシフト表を作成しているのではないでしょうか。しかし、すべての従業員の希望に添ったシフト表を毎月作成することはほぼ困難といえるでしょう。
ただし、従業員の立場からみると「希望休はもらえるだろうか」と気にかけることが多いです。もし、希望通りに休みが取れないと、仕事に対するモチベーションが低下しやすくなるだけでなく、場合によっては強いストレスが原因で体調不良を招いてしまうこともあります。
今回は、シフト制における「従業員の休みの希望をできるだけ叶えるようにしたい」と考えているシフト管理者のために、従業員の希望休を可能な限り叶える方法について説明します。
シフト作成の基本は「作業に従業員を割り当てる」こと
シフトを作成することが初めてである場合や、シフト管理者としての経験が浅い場合は「従業員の希望通りのシフトをどうやって作るか」という点を重視したいと考えることでしょう。しかし、シフト作成の基本は「作業に従業員を割り当てること」です。作業に従業員を割り当てるとは「どんな作業があって、どの作業を誰に割り当てるか」ということであり、シフトを作成する場合は作業のことを先に考えます。
「従業員の希望通りのシフトをどうやって作るか」という考え方は「従業員に作業を割り当てること」になり、「作業に従業員を割り当てること」とは真逆となります。「従業員に作業を割り当てる」という方法でシフトを作成してしまうと、作業が順調に進まないだけでなく、サービスレベルが低下する原因にもなりかねません。
その理由は、従業員に作業を割り当てると、割り当てられなかった作業が残ってしまうことがあるためです。作業を残したままにしておくと業務がとどこおってしまい、残った業務を処理するために残業が発生してしまいます。また、作業を残したままであれば、顧客や取引先から受けた注文を処理する作業も残してしまうこともあるため、顧客や取引先に迷惑をかけてしまうこともあります。
その点、作業に従業員を割り当てると、すべての業務をそれぞれの従業員に割り振れるため、作業の処理忘れを防ぐことができます。それらを踏まえると、シフトを作成する場合は「作業に従業員を割り当てること」が基本となります。
作業に従業員を割り当てると、必要な人数がわかる
作業に従業員を割り当ててみると、おおよその必要な人数がわかります。たとえば、コンビニを例にあげてみると、主な作業としてはレジでの会計、商品の調理、商品の陳列や補充、商品の発注、清掃などがあります。
一人の従業員が複数の作業を行っても差しつかえありませんが、1日分の作業をすべてピックアップしてみると「最低何人の従業員が必要か」を割り出すことができます。店舗などの事業所を運営するために必要な人数を割り出すためには、作業に従業員を割り当てることが効果的といえます。
なお、1日に必要な人数がわかれば「○日の希望休は□人まで」と決められるので、希望休が重なりすぎたことが原因で人手不足の状態になってしまうことを防げます。
法律上は、希望休を入れなくても問題がない
従業員の希望休をシフトに組み込むことができれば、従業員としては仕事に対するモチベーションが高まりやすくなります。そのため、シフトを作成する場合は、従業員からシフトの希望を取りまとめて、可能な限り従業員の希望に添ったシフトに仕上げることが多いです。
一見すると、シフトに従業員の希望休を組み込むことは義務であるように感じられますが、法律上では従業員の希望休をシフトに組み込まなくても問題はありません。
労働基準法では、従業員の休日について「少なくとも週に1日の休日、もしくは4週間で4日以上の休日を与えなければならない」と定めています。つまり、最低限の休日を与えれば、従業員の休日をいつにするかは会社側で決めても問題がないことになります。
しかし、従業員の休日を会社側が一方的に決めてしまうと、従業員としては仕事に対するモチベーションが下がる原因となってしまいます。そのため、一般的には従業員の希望休をある程度取り入れながらシフトを作成しています。
なぜ希望通りのシフトが組めないのか
希望通りのシフトが組めない理由は、毎日の業務ではあくまでも作業を処理することが優先であり、従業員の都合を優先することではないためです。
従業員数が10人以下の職場のように、従業員数が少なければシフトの希望がさほど重なりにくいため、従業員の希望に添ったシフトを作成しやすくなります。しかし、従業員数が30人や50人程度で職場の規模が大きければ、シフトの希望を出す従業員が増えるため、すべての従業員の希望に添うことが難しくなります。また、 従業員は主婦、ダブルワーク、親の介護などさまざまな生活環境の中で働いており、シフトに求める希望も多種多様です。もし、全員の希望をすべて叶えてしまうと、従業員が不足してしまうため、作業に従業員を割り当てることができず、業務がまわらなくなるでしょう。
また、シフト希望を従業員から集める場合にも課題があります。 シフト希望の提出期限を設けていても、従業員によっては提出期限日と休日が重なってしまうことがあり、出勤のタイミングなどでシフト希望の提出が遅れてしまう人もいます。希望の集約が遅れると、管理者はわずかな時間でシフトを作成しなければなりません。限られた時間の中で仕事に追われながらシフト表を作成すると、従業員の希望を一つずつチェックして叶えていく作業まで手がまわらなくなってしまいます。
さらに、新しく入った従業員はまわりに気を遣ってしまい、希望を伝えられないかもしれません。従業員の本音を聞き出すことも管理者の役割ですが、誰かに我慢させていることに気づかない場合があります。それらが長く続くと、従業員のモチベーションの低下を招き、離職につながってしまうこともありえます。
従業員がシフトに求めること
従業員の希望通りのシフトを作成するためには、多くのハードルがあります。これらをクリアしていくには、 従業員がシフトに対して何を求めているか考えるべきです。従業員は大きく分けて３つのことを気にしています。
希望休み
定期的に出されるシフトで、従業員の多くがまずチェックするのは「休みがいつか」という点です。「予定が入っている」「体を休めたい」「やりたいことがある」など休みの理由はさまざまですが、 希望する日に休みが取れないと従業員自身が予定していたスケジュールを変更しなければなりません。
シフト表の早期提示
たとえば「15日までに希望提出、25日までにシフト公開」という、月単位でシフトを出している現場で考えてみましょう。すぐに全員に周知できれば良いですが、中には26日や27日に出勤して初めてシフト表を目にする人もいるため、そのような従業員はシフトが出るまで次月の予定を立てにくくなります。そのため、従業員はなるべく早くシフトを提示することを求めています。
公平性
シフトについて、すべての希望が通らないことは従業員も理解しているでしょう。しかし、不公平に感じられるなシフトに対しては納得できないものです。「ベテラン従業員ばかりが希望の土日休みを取れている」「Aさんは連休が取れているが自分は取れていない」など、 休みに関する公平性には十分留意すべきです。
管理者が今からできること
従業員のシフトの要望に対して、管理者が今からできることとしては下記のものがあります。
・休日の取り方について明確なルールを決める
・従業員とこまめにコミュニケーションを取る
・シフトは早めに完成させる
それぞれの内容についてくわしく説明します。では、従業員のシフトに対する要望に、管理者が今からできることは何でしょうか。
休日の取り方について明確なルールを決める
はじめに、休日の取り方について明確なルールを決めます。休日の取り方のルールについて一例をあげます。
・月に1回は連休が取れる
・月に2回以上は土曜日・日曜日・祝日に休める
・飛び石連休は割り当てない
・5日連続で勤務をしたら、必ず休みを割り当てる
上記のようなルールをあらかじめ定めておけば、働きやすく、公平なシフト表になりやすいので、従業員の満足度が高まります。ただし、繁忙期などで作業量が多い場合は、上記のルール通りにシフトを作成できない場合があります。たとえば、やむを得ず飛び石連休のシフトになってしまった場合は、シフトが完成する前に従業員に一声かけて了解を得るようにしましょう。
従業員とこまめにコミュニケーションを取る
次に、従業員とこまめにコミュニケーションを取ることも重要です。特に、新人の中にはまわりに遠慮して本音をなかなか伝えにくい人もいるため、しっかりフォローをしましょう。従業員とコミュニケーションを取るときに気をつけたい点は、特定の従業員だけでなく、誰に対しても分けへだてなく声をかけることです。それにより、従業員とフラットな関係を構築しやすくなります。シフト管理者が、従業員の置かれている生活環境などを十分に把握すると、シフトの管理を適切に行えます。
シフトは早めに完成させる
最後に、シフトの作成を後回しにせず、早めに完成させるようにしましょう。特に、従業員が多ければ希望の集約に時間を要するため、日程に余裕を持って希望を取りまとめることがポイントです。また、場合によってはたった一人のシフトを変更するだけでシフト全体を修正しなければならないこともあるため、シフトの作成がとても面倒に感じることもあるでしょう。中には「シフトの作成を後回しにしたい」と考えるシフト管理者もいるのではないでしょうか。
しかし、先述した通り、従業員はシフト表ができあがらないと先の予定を立てられません。シフト作成が後回しになったり、時間がかかったりするようであれば、シフト管理者の負担を軽減するためにも、後述する「シフト表自動作成ツール」を導入することも一つの方法です。
▼ 希望通りのシフト作成、休日についてはこちらの記事でも解説しています
希望通りのシフト作成は難しい！？従業員が満足するシフトの作り方
労働基準法上の休日の定義とは？最低年間休日や罰則を解説
令和時代のシフト管理
シフト管理は従業員の満足度に大きく影響します。 希望休みが取りにくい職場では、従業員のプライベートが充実しません。仕事に対するモチベーションが下がり、離職につながるリスクもあります 。働き方改革の推進により「従業員ファースト」の考えが広まってきている現在では、休みを含む従業員の希望を可能な限り叶えることこそ、令和時代のシフト管理といえるでしょう。
希望を叶えるシフト管理は、IT技術を活用した「シフト表自動作成ツール」の導入が近道です。従来、エクセルや手書きで作成していたシフト表を自動作成ツールが自動的に作成します。 各勤務条件と従業員の希望を入力すれば、数十分で思い通りのシフト表ができあがります。
JRグループ関連のシステム開発に携わっているJRシステムでは「勤務シフト作成お助けマン 」をリリースしています。これまで培ってきたIT技術の知見を活かした独自の最適化エンジンが搭載されており、誰に対しても公平なシフト表を素早く作成することが可能となります。
従業員がシフトの希望を出す場合は、スマートフォンから希望を登録するだけで済みます。 管理者は必要人員や休みの回数などを設定します。集約した希望と照らし合わせ、矛盾があれば微調整するだけで済みます。つまり、従業員が求める「希望した休日の取得」「シフト表の早期提示」「公平性を保つシフト管理」を実現させたツールといえるでしょう。
▼ シフト表自動作成ついてはこちらの記事でも解説しています
【必見】シフト表の自動作成（AI）ソフト・サービスを導入する前に知っておいてほしいこと
まとめ
今回は、シフト制における従業員の休み希望を叶える方法をお伝えしました。
さまざまな境遇の従業員がいるなか、全員の希望の休みを叶えるのは難しいことです。しかし、公平性のあるシフト作成ができれば、従業員は安心して働くことができるでしょう。そのために「シフト表自動作成ツール」の導入を検討してみるのはいかがでしょうか。
JRシステムが提供する「勤務シフト作成お助けマン」は、日々の必要人数を考慮したうえで、勤務時間やスタッフの休み希望、勤務回数などの公平性を意識したシフトを自動作成することができます。
「勤務シフト作成お助けマン」には、早番・遅番・夜勤等の「1日1記号を割り当てるシフト表」を作成することが出来る「勤務シフト作成お助けマンDay」と、 10:00～17:30等の「時問を割り当てるシフト表」を作成する「勤務シフト作成お助けマンTime」があります。作成したいシフト表に合わせてサービスを選んでいただくことが可能です。
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