希望休とは、シフトを組む際に従業員があらかじめ希望する「休み」のことを指します。従業員シフト管理者は極力、希望休を含めた従業員のシフト希望を叶えるシフト表作成を心がけていると思います。ところが、すべての希望に沿ったシフト表を毎月作成できているケースは少ないのではないでしょうか。
特に従業員は希望休を気にしており、希望通りに休みが取れないと、モチベーションの低下や体調不良を招いてしまいます。 今回は、シフト制における従業員の休み希望を叶える方法をお伝えします。
なぜ希望通りのシフトが組めないのか
そもそも、なぜ従業員の希望に沿ったシフトが組めないのか。
10人以下など、少数の現場では問題ありません。一方、30人や50人といった大人数を抱える現場では、それだけ希望の数が増えます。また、 従業員は主婦、ダブルワーク、親の介護などさまざまな生活環境の中で働いており、シフトに求める希望も多種多様 です。このように、全員の希望をすべて叶えていては、業務が回らなくなるでしょう。
シフト希望提出の集約にも課題があります。 シフト希望提出期限を設けていても、出勤のタイミングなどで提出が遅れてしまう場合も 。希望の集約が遅れると、管理者のシフト作成時間が逼迫します。時間や仕事に追われながらシフト表を作成すると、従業員の希望を一つずつチェックして叶えていくという作業は難しくなります。
さらに、新しく入った従業員らは周りに気を遣ってしまい、希望を伝えられないかもしれません。従業員の本音を聞き出すことも管理者の役割ですが、誰かに我慢させていることに気づかない場合があります。それらが 長く続くと、従業員のモチベーションの低下を招き、離職につながってしまうこともありえます。
従業員がシフトに求めること
希望通りのシフト実現には、多くのハードルがあります。これらをクリアしていくにはまず、 従業員がシフトに対して何を求めているか考えるべきです。従業員は大きく分けて３つのことを気にしています。
希望休み
定期的に出されるシフトで、従業員の多くがまずチェックするのは「休み」です。「予定が入っている」、「体を休めたい」、「やりたいことがある」など休みの理由はさまざまですが、 希望する日に休みが取れないと従業員自身のスケジュールが狂ってしまいます。
シフト表の早期提示
例えば、「15日までに希望提出、25日までにシフト公開」という、月単位でシフトを出している現場で考えてみましょう。すぐに全員に周知できれば良いですが、26日や27日に出勤して初めてシフト表を目にする人もいます。従業員はシフトが出るまで次月の予定を立てらないため、 なるべく早い提示と周知を求めています。
公平性
すべてが希望通りにいかないことは、従業員も理解しているでしょう。しかし、不公平なシフトに対しては納得できないものです。「ベテラン従業員ばかりが希望の土日休みを取れている」、「Aさんは連休が取れているが自分は取れていない」など、 休みに関する公平性には十分留意すべきです。
管理者が今からできること
では、従業員のシフトに対する要望に、管理者が今からできることは何でしょうか。
まず「休み」に関して、明確なルールを決めること です。「必ず月に1回は連休が取れる」、「土曜日・日曜日・祝日で月に2日以上は休みが取れる」、「飛び石連休は割り当てない」、「5連続勤務をしたら、必ず休みを割り当てる」などです。あらかじめルールを定めておけば、働きやすく、公平なシフト表が作成できるので、従業員満足度が高まります。
次に、従業員との密なコミュニケーションも重要 です。特に、本音が言い出しづらいポジションである新人はしっかりフォローをしましょう。特定の従業員だけでなく、誰に対してもコミュニケーションを図り、フラットな関係を構築すべきです。従業員の置かれている生活環境などをしっかりと把握することが、適切なシフト管理につながります。
最後に、シフト作成を後回しにしないこと 。シフト作成はとても面倒な作業です。従業員が多ければ希望の集約に時間を要しますし、たった一人の変更でシフト全体を修正しなければならないこともあります。しかし先述の通り、従業員はシフト表ができあがらないと、先の予定を立てられません。シフト作成が後回しになったり、時間がかかるようであれば、シフト管理者の負担軽減のためにも、シフト作成の業務効率化を図ることも大切です。
▼ 希望通りのシフト作成、休日についてはこちらの記事でも解説しています
希望通りのシフト作成は難しい！？従業員が満足するシフトの作り方
労働基準法上の休日の定義とは？最低年間休日や罰則を解説
令和時代のシフト管理
シフト管理は従業員の満足度に大きく影響します。 希望休みが取れない職場では、従業員のプライベートが充実しません。仕事に対するモチベーションが下がり、離職につながるリスクもあります 。働き方改革の推進により、従業員ファーストの考えが広まってきている昨今。休みを含む従業員の希望を叶えることこそ、令和時代のシフト管理と言えるでしょう。
希望を叶えるシフト管理は、IT技術を活用した「シフト表自動作成ツール」の導入が近道です。従来、エクセルや手書きで作成していたシフト表をパソコンが自動で作成。 各勤務条件と従業員の希望を入力すれば、数十分で思い通りのシフト表が完成します。
JRグループ関連のシステム開発に携わっているJRシステムでは「 勤務シフト作成お助けマン 」をリリース。これまで培ってきたIT技術の知見を活かした独自の最適化エンジンが搭載されており、誰に対しても公平なシフト表を素早く作成することが可能となります。
従業員はスマートフォンから希望を登録するだけ 。管理者は必要人員や休みの回数などを設定。集約した希望と照らし合わせ、矛盾があれば微調整するのみです。つまり、従業員が求める「希望休みの注視」、「シフト表の早期提示」、「公平性を保つシフト管理」を実現させたツールと言えるでしょう。
▼ シフト表自動作成ついてはこちらの記事でも解説しています
【必見】シフト表の自動作成（AI）ソフト・サービスを導入する前に知っておいてほしいこと
まとめ
今回は、シフト制における従業員の休み希望を叶える方法をお伝えしました。
さまざまな境遇の従業員がいるなか、全員の希望の休みを叶えるのは難しいことです。しかし、公平性のあるシフト作成ができれば、従業員は安心して働くことができるでしょう。そのために「シフト表自動作成ツール」の導入を検討してみるのはいかがでしょうか。
JRシステムが提供する「勤務シフト作成お助けマン」は、日々の必要人数を考慮したうえで、勤務時間やスタッフの休み希望、勤務回数などの公平性を意識したシフトを自動作成することができます。
「勤務シフト作成お助けマン」には、早番・遅番・夜勤等の「1日1記号を割り当てるシフト表」を作成することが出来る「勤務シフト作成お助けマンDay」と、 10:00～17:30等の「時問を割り当てるシフト表」を作成する「勤務シフト作成お助けマンTime」があります。作成したいシフト表に合わせてサービスを選んでいただくことが可能です。
本番利用時と同じ機能を2か月無料でトライアルできますので、システム化によって満足するシフト表作成が行えるかどうか、是非お試しください。
