アルバイトをめぐって問題となりやすいのが、シフトの提出と発表に関することです。働く側にとってはスケジュール調整において最重要なものとなりますし、会社側にとっては安定した運用を保つため、その作成を適切かつ速やかに効率良く行いたいものです。
しかしシフト作成の作業は煩雑をきわめ、その策定ルールも企業によってさまざまであることから、提出方法や提示期限など、それぞれに悩みも生じやすくなるのは必然ともいえるでしょう。今回はそうしたシフトにまつわる不安や悩みを解消できるコンテンツをまとめてお届けします。アルバイトのシフトが出るタイミングは職場によって異なるため、一概にはいえませんが、月単位のサイクルで回している場合、翌月分の希望を10日～15日頃までに集め、その1～2週間後、3週目から月末頃にかけて確定版を出すケースが多くなっています。
また半月のサイクルで回している場合には、15日前後に次の半月分の希望を収集し、月末に確定といったケースが一般的となります。勤務シフトの確定が遅すぎると先の予定が立てづらく、働く側にとっては生活に支障が出ることもあるでしょう。
基本的にこうしたシフトを出すサイクルや確定版の発表締切は各職場で決められているため、面接時や初出勤時に確認しておくことを推奨します。
シフトの提出期限は、職場によって採用している勤務シフトのサイクルによって異なります。ごく短い1週間サイクルで回している職場では、毎週決まった曜日をシフト提出のタイミングとして決めているでしょう。締切は3～4日前が一般的です。
半月・2週間ごとのサイクルとしている職場では、7日前後と20日前後といった勤務日の10日～2週間前頃が締切の目安で、月に2回提出を行うようになります。ひと月単位としている職場ならば、月の半ば10～15日頃や月末にシフト希望提出の期限が設けられていることが多くなっています。
シフト提出を早く行いすぎるのは、予定が未確定で直前に変更になることも多い場合には、管理者の負担が増え、業務運営にも支障が出る可能性があるため避けるべきですが、そうしたことがないのであれば、基本的には予定が立てやすくなると評価されるでしょう。
とくに連休や長期休暇を希望する場合には、できるだけ早く伝えておくことがベストです。連休などではシフトの組み直しや人員確保により時間を要するものとなるためで、希望休や特殊な休み希望がある場合にも、早めに伝えて調整の余地を十分に確保できるようにすると、やり取りがスムーズになります。
反対に遅れる場合は、できる限り早くその旨を連絡するようにしましょう。連絡なく遅れるのはマナー違反であり、信用にも関わります。遅れた分のシフトは希望が通らない可能性も考慮しなければなりません。期限ギリギリではなく、常に数日の余裕をもって提出するように努めましょう。
シフト提出が遅れる場合には、遅れることが分かった時点ですぐに連絡を取り、まずはきちんと謝罪の意を伝えることが大切です。理由を簡潔に伝えながらいつ提出できるかという見通しや、今後そうしたことを繰り返さないための再発防止策をあわせて伝えるようにし、誠意を示しましょう。以下、メールで伝える際の例文を示します。コピペもOKですので活用してみてください。
遅延が確定していて、先の提出になることが確定している場合は次のように連絡します。
件名：シフト提出遅延に関するお詫び （あなたの名前）
本文：（シフト提出先の方または店長などの氏名）様
お疲れ様です。いつもお世話になっております。（あなたの名前）です。
○月分のシフト希望提出につきまして、期限からの遅れが生じており大変申し訳ございません。
（スケジュール確認に手間取り、など遅れている理由を簡潔に記載）提出が遅れております。
本日中に急ぎあらためてスケジュール確認を行い、○月○日の午前中までには必ず提出いたします。
ご迷惑をおかけし誠に申し訳ありませんが、今しばらくお待ちいただけますようお願い申し上げます。
今後はこのようなことのないよう、スケジュール管理を徹底し臨んでまいりますので、引き続きどうぞよろしくお願いいたします。
期限から遅れて、シフトと一緒に連絡を送る場合には次のように連絡すると良いでしょう。
件名：○月分シフト希望提出の件 （あなたの名前）
本文：（シフト提出先の方または店長などの氏名）様
お疲れ様です。いつもお世話になっております。（あなたの名前）です。
○月分のシフト希望をお送りします。
提出期限に遅れてしまい、申し訳ございません。
（添付ファイルまたは以下（直接記載））にて、ご確認をお願いいたします。
（シフト希望詳細）
（当方の不注意により）ご迷惑をおかけいたしましたこと、重ねてお詫び申し上げます。
以後こうしたことのないよう、スケジュール管理を徹底してまいります。
引き続き何卒よろしくお願いいたします。
シフト提出や確定の時期が早すぎる場合、従業員の生活スケジュールが圧迫されることから、様々な問題が生じやすく、ブラックな職場と感じられる要因ともなり得ます。数カ月先といった予定は不確定なことが多く、その段階で提出を求められると私生活の調整が困難になるでしょう。
シフト提出後に通院や家族の用事など、急に入った予定への対応もしづらくなります。そうした実質的問題が生じていないケースでも、常に先々の予定を気にしなければならず、精神的負担が大きくなりがちという問題もあります。
しかし、シフト提出や確定の時期について、法律上は具体的な日数に関する定めはなく、労働基準法違反に直結するということはありません。あくまでも職場ごとの判断に任されているものとなっています。
ただし、シフト制労働者の場合、安定した勤務体系は労働条件の一部とみなされるため、一般的な期限に対し極端に早すぎる提出を強要したり、それによって労働者が著しい不利益を被ったりすることが明らかな場合は、労働契約上の問題となる可能性があります。
まずは就業規則や雇用契約書を確認し、シフトに関する規定がどう記載されているか確認しましょう。その上で、負担になっている状況を具体的に上司や人事部門へ説明し、見直しの提案をしてみると改善される場合もあります。
そうした対処をとっても社内解決が難しく、過大な負担がかかる状況が変わらない場合には、公的機関など外部に相談することを検討しましょう。
相談先としては、厚生労働省の設ける労働条件相談「ほっとライン」や、労働基準監督署、日本労働組合総連合会（連合）の「なんでも労働相談ホットライン」などがあります。これらの機関では、専門家が状況に応じたアドバイスを提供してくれるため、それを参考に動いていくと良いでしょう。
シフトが分からないからといって、そのまま出勤しないでおくのは無断欠勤につながる行為ですから、絶対にやめましょう。シフト表が掲示される職場ならばそこでチェックするなど、共有方法をまず確認し、その方法に従って勤務日を確認していくことが基本です。
どうしても分からない場合には、シフト管理の責任者である上司や店長、シフトを把握している作成担当の同僚などに尋ねます。尋ねるのは、相手の休憩時間や業務が忙しい時間帯を避け、丁寧な言葉遣いで、シフトが不明な状況を簡潔に伝えるようにします。相手に失礼にならないよう、以下のように尋ねると良いでしょう。
口頭で上司や責任者に確認する場合は、「お疲れ様です。（自分の名前）です。次のシフトについてなのですが、確認させていただいてもよろしいでしょうか。」「お疲れ様です。次のシフト表が確認できておりません。大変恐縮ですが、私の次の勤務日を教えていただけますでしょうか。」といった言葉で尋ねるようにします。
LINEやメールでシフト共有がなされており、不明な状況から個別に確認連絡を入れる場合には、以下のように尋ねると良いでしょう。
件名：シフトに関するお問い合わせ（あなたの名前）
本文：（上司または店長、担当者の氏名）様
お疲れ様です。いつもお世話になっております。（あなたの名前）です。
次のシフトについてなのですが、シフト表の掲示（または共有）を確認できておらず、先の予定が不明となっております。お忙しいところ恐縮ですが、私の勤務日時（次のシフト）を教えていただけないでしょうか。ご確認のほど、何卒よろしくお願いいたします。
急ぎの場合には、電話で連絡することも候補になりますが、相手の時間を拘束するものとなりますので、営業時間外や比較的余裕のある時間帯を選び、事前に電話をしてもよいかどうか確認してかけるとスムーズです。
電話口では、「お忙しいところ失礼いたします。（自分の名前）です。次のシフトについておうかがいしたいのですが、（上司や担当者の方）はいらっしゃいますでしょうか。」と尋ねます。
担当者や上司と変わってもらえたら、「お忙しいところ恐れ入ります。申し訳ありません。次の私のシフトを確認できておらず（またはシフトを失念してしまい）困っております。お分かりになりましたら教えていただけますでしょうか？」などと尋ねれば良いでしょう。
なお自身が確認すべきところ、見落としていたことが原因で分からない場合などは、「確認不足で申し訳ありません。以後十分に注意してまいります」といった謝罪の言葉を必ずつけ、言い訳などをせず丁寧に尋ねるようにします。
次のシフトを尋ねたいシーンや、シフト変更についての依頼など、店長にLINEで連絡を取りたいシーンもあるでしょう。普段の友だちとのやり取りとは違い、丁寧な言い回しが求められるため、どのような文言にすればよいか迷ってしまうかもしれません。ここでは、そうした際に役立つ例文をご紹介します。
まず、「お疲れ様です。アルバイトの（自分の名前）です。」など簡単な挨拶から入りましょう。そして本題に入る前に、何のために連絡を入れたのかなどを記すと、丁寧な印象になります。
例えば「お疲れ様です。（自分の名前）です。店長にお尋ねしたいことがあり、ご連絡しました。勤務シフトの共有がまだなされておらず、私の次のシフトが不明なのですが、お分かりになりますでしょうか。お手数ですが、ご確認ご連絡をいただければと存じます。どうぞよろしくお願いいたします。」
「お疲れ様です。店長にご相談したいことがあり、ご連絡しました。今月末の○日のシフトですが、同日に通院予定が入ってしまったため、別日にシフト変更をお願いできないでしょうか。ご迷惑をおかけし大変申し訳ありませんが、何卒よろしくお願いいたします。」といった文面が考えられます。
相談ごとや伝えたいことが複数ある場合には、「3点確認したいことがございまして」など、冒頭で整理して示しておくのも相手にとって確認しやすい文面になるため、おすすめです。最後は「よろしくお願いいたします」で締めるようにしましょう。
シフト表がなかなか出ない、確定するのが遅い職場には、いくつかの共通した特徴が見受けられます。主なものとしては、以下のような点が挙げられます。
その職場が慢性的な人手不足に陥っている場合、常にギリギリの人員で運営されているため、従業員一人ひとりの負担が過大になりやすく、シフト調整も難航するため、確定も遅れがちとなります。
またシフト作成者が作成業務に慣れていなかったり、多忙で時間が割けていなかったりすると、どうしてもシフト表が出るのが遅いといった傾向が出てきます。とくに大人数の複雑なシフトを手作業で調整・管理していると時間も労力もかかるため、遅れやすくなるでしょう。
勤務シフトが特定の従業員にばかり負担のかかるものとなっていたり、反対に有利なものとなっていたりすると、不公平感が生じ、不満も蓄積されて、従業員のモチベーションや定着率の低下が発生します。その結果、人手不足を引き起こし、シフトが埋まりにくくなって出にくくなるということもあります。
業務に必要なスキルやポジションが人によって大きく異なり、特定の業務としてできる人が限られている、属人化の高い職場では、シフト配置の柔軟性が失われ、調整が困難となってシフト公開が遅れる傾向にあります。
また、遅刻や欠勤の多い従業員がいてその穴埋めのためにシフト調整が難しくなったり、仕事の習熟度に大きなばらつきがある場合に、必要な人員配置のバランスをとることが困難になったりするため、シフトが出にくくなる場合もあります。
そのほか、従業員の希望休や勤務条件に関する情報共有が不十分で、ルールが周知徹底されていないと調整もスムーズに進みません。日頃のコミュニケーションが不足しているために、急な欠員が出た際の連携がとれず、シフト変更・確定がうまくいかないといった場合もあるでしょう。こうした背景が複合的に絡み合い、シフト表が出にくい環境が生まれるのです。
シフト制の職場では、本来シフトに入れないとしていた日に入れられたり、急に緊急でシフトに入ってほしいといった依頼をうけたりすることもあります。応じられない場合には、きちんと断ることが必要ですが、職場の雰囲気を壊さないよう、配慮を持って慎重に対応することが大切です。
まず、入れない日に入れられてしまう原因としては、人手不足や同僚の病欠や不測の事態などの原因、繁忙期など季節的な要因が考えられます。また、単純なシフト作成者の見落としや勤務管理ミスにより、希望が正しく反映されなかったというケースもあるでしょう。
自身に原因がある場合としては、希望シフトの提出が期限より遅れた場合や、遅刻欠勤など日頃の業務態度・貢献度に問題があった場合などが考えられます。こうした場合にはどうしてもあなたの希望は通りにくくなり、会社側として他の従業員の希望を優先するといったことが生じます。
シフトにどうしても入れない日に入れられた場合や、急遽入ってほしいと頼まれた場合には、まず慌てることなく適切な対処法を考えるようにしましょう。
入れないことを伝えて断るには、相手に誠意を示しながらも自分の状況を明確に伝えることが大切です。ただ「これでは無理です」「入れません」と言うだけでは、無責任と受け取られたり、冷たい印象を与えたりしてしまう可能性があります。丁寧な言葉遣いと明確な理由をもって、早めに連絡を入れ対応できないことを伝えましょう。
冒頭では、できるならば対応したい気持ちを示しておくと、相手に好印象を与えられます。「現場が大変な状況であることは認識しておりますので、何とかお力になりたいところなのですが～」といった表現が効果的です。
その上で、「○日のシフトについては、（具体的な理由：家庭の事情、通院など）で入ることができません。申し訳ございません。」などと伝えましょう。シフト作成者のことも考え、「○日や○日ならば出られます」「来月以降ならば調整可能です」など、入れる日を具体的に提案し、代替案として伝えておくと親切です。
具体的な代替案が示しにくい場合も、今後できる限り協力していきたい旨を伝えて締めくくるとスマートでしょう。次回への意欲を伝えることで、責任感も示せ、職場での信頼関係を損なうことなく良好に保てるようになります。
希望休を出していない日に入れられてしまった場合には、まずその理由を確認しましょう。なぜそのような扱いになっているのか、急な変更がなされたならばその理由は何なのか、冷静に会社側と確認し合い、折り合いをつけていくことが大切です。
労働契約法第8条では、シフト変更には労働者と使用者の合意が必要とされており、一方的な変更である場合には認められません。人手不足や繁忙期など、会社側の都合がある場合でも、会社側はその事情をきちんと説明して労働者の同意を得なければなりません。
労働者としてどうしても受け入れられない場合には、丁寧に断り、「○日ならば出られます」「○日を代わりの希望休にしてほしい」など代替案を具体的に示すようにします。
希望休を全く考慮しないシフト組みや、著しく不公平な勤務シフト、有給取得の拒否などはパワーハラスメントに該当する可能性があり、会社側に改善の義務があります。
先述のように、労働契約法でシフト変更には労働者と使用者の合意が必要とされていますし、雇用契約の内容を超えたシフト強要は違法と判断されます。よってその場合には労働者は出勤を拒否することが可能です。仮に拒否したことで解雇されたとしても、労働契約法第16条に基づく、解雇権の濫用として無効にできる可能性が高く、解雇期間中の賃金請求権も発生することになります。
このように勤務シフトを同意なく変更されたり、無理強いされたりする場合には、労働者の権利として拒否できる可能性が高まりますが、円満に解決するためにも、まずは話し合いと代替案の提示などを試み、状況に応じて最寄りの労働基準監督署などに相談することをおすすめします。
あまりに無理なシフト組みに出会うことが多い場合にも、一度理由を尋ねたり、雇用契約（労働条件通知書）の内容を確認し、異なる点があるならば会社側にも確認を求めてみたりすると良いでしょう。
シフトの提出方法には職場により様々な方式がありますが、主にはアナログ形式とデジタル形式に分けられ、その具体的内訳でもほとんどが以下のケースに当てはまります。
アナログの代表的なものとしては、紙媒体の専用用紙による提出です。場合によっては自身で用紙から用意し任意のもので提出するということもあります。1枚の用紙に自分の希望のみを書き込んで出すケースと、1枚の用紙に全員が書き込んでいくケースとがあり、具体的な書き方のルールはそれぞれ職場で異なるため、指示に従って記入するようにしましょう。
紙の場合、ネット環境や特別なデバイスを必要とせず、誰でも直感的にすぐ使えること、ITスキルなどに左右されず、操作方法などを教える手間もないことがメリットとなります。1枚の紙に書き込む場合は、他の従業員の状況も把握しやすく、一覧性、視認性が高いこともメリットでしょう。
デジタル形式では、専用システムやメール、LINEなどのチャットツール、アプリなどがあります。メールやLINEは導入もしやすく、手軽に用いることができるツールであるため、近年採用する職場が増加してきています。基本は店長やシフト担当者宛にメールやLINEで知らせるスタイルですが、個人宛ではなく、シフト提出専用のLINEアカウントやメールアドレスが用意されている場合もあります。
従業員にとって、普段から使い慣れたメールやLINEにより、どこからでもシフト希望を提出でき、紙での提出に比べて書き間違いや転記ミスなどを起こしにくいメリットがあります。メールやLINEの場合、履歴をたどることができる点もメリットで、これにより伝達ミスなどを防げる利点もあります。
会社が勤怠管理システムなどを導入しており、専用アプリや個人管理画面に入力して提出する方法もあります。シフト管理や作成を効率化するため、比較的規模の大きな会社や複数店舗を展開する事業者などを中心に導入が進んでいるタイプで、入力・操作方法はシステムにより異なるものとなります。
ヒューマンエラーや属人化を防ぎやすく、システムと連動したアプリや専用ページで自動作成を行ったり、エラーチェック機能、アラート機能などで管理を適正化したり、完成したシフトを手間なくリアルタイムに共有できるといったメリットが見込めます。データ分析や労務管理もしやすく、大規模な会社全体での管理が必要な場合でも、無理なく安定した運用につなげられる利点があります。
来月のシフトを作成する際、管理者がとくに意識すべきポイントは、大きく3つあります。
第1に法令や就業規則の遵守です。労働基準法に基づき、適正なシフト作成を行うことは何より大事なポイントです。法定労働時間を超えていないか、6時間を超える勤務では45分以上、8時間を超える勤務では1時間以上の休憩を与えているかといったポイントをチェックするほか、週に1日、または4週を通じて4日以上の法定休日を確保しているか、会社都合でシフトを減らす場合には休業手当の支払い義務が発生する可能性を考えておくこと、シフト運用が就業規則の内容と一致していることなども確認しておく必要があります。
第2に公平性の確保と従業員の背景考慮がきちんと行えているかが挙げられます。土日休みや残業は偏らないように割り当て、有給も平等に取れるようにします。スタッフの希望にも公平に応じるよう努め、希望休なども可能な限り反映させましょう。休日の翌日に早番が続く、徐々に出勤が早まるシフトになっているなど、従業員の負担が大きくなりやすい組み合わせは避けるように配慮します。また、定期的に従業員の家庭の事情や体調などを把握し直し、それらも考慮に入れたシフトとなるようにしましょう。
第3には、業務効率と適切な人員配置が叶っているかを考えます。来月の繁忙期や閑散期はいつか業務量をある程度予測し、必要なスキルや経験を持った従業員を適切に配置するようにします。過剰な人員配置によって人件費が増大したり、人員不足で業務が滞ったりすることがないよう、十分な配慮が必要です。従業員のスキル習熟度もそれぞれに異なるため、新人とベテランが同じシフトに入るよう調整するなど、現場がうまく回る体制を整えることも大切です。
こうしたポイントを意識しながら作成し、完成した勤務シフトはなるべく早く従業員に公開、周知するようにしましょう。それにより各自のプライベートの予定が立てやすくなり、ワークライフバランスの向上、離職率の低減につながります。
スタッフの予定が不確定なところが多い場合には、シフトの変更に関する手続きやルールを明確化し、スタッフ全員に周知徹底しておくことがまず大切です。その上で、できるだけ早い段階に余裕をもったシフトを組み、スタッフが各個人の予定を調整しやすくすると運用しやすくなるでしょう。
より柔軟なシフト調整の仕組みを導入することも対応策となります。例えばスタッフ間でシフト交換ができる仕組みを整え、責任者への報告を義務づけることで、個人事情に速やかに対応できるようにするといった方法もあります。また、他の店舗や部署間で人員の過不足を状況として共有し合い、必要に応じてヘルプを依頼できる体制を広く整えておくことも有効です。それでも不確定な要素が多い場合には、会社側に予備の人員や短時間勤務が可能なスタッフの確保を頼むようにします。
シフト確定後に、どうしても休まなければならない事情ができたスタッフが出た場合には、その急な欠員をどう埋めるか、連絡網や手順を決め、事前の備えを充実させておくことも大切です。別スタッフのシフト変更を含め、手を入れ直さなければならない場合は、その理由を各所に丁寧に説明し、理解と納得を得ていくことが欠かせません。シフトに関する相談窓口を設置し、トラブルを未然に防いだり、信頼関係に基づく職場満足度を高く維持したりすることも有益でしょう。
シフトをより良く作成し、効率性や生産性を向上させていくには、従業員によるシフト提出の遅れを防ぐことも重要なポイントになります。提出期限の遵守を訴えるのはもちろんですが、仕組みから提出遅れや提出忘れを防止するように設計しておくことも大切です。
提出の遅れを減らすには、まず対象従業員に適切なリマインドを徹底して行うことが最も効果的かつ基本の対策となります。提出期限を明確に定め、事前に周知したら、期限の数日前と前日など複数回に分けて通知を出すようにしましょう。これにより、提出の遅れや提出忘れを防ぎやすくなります。
リマインドの発信・連絡手段は、従業員が日常的に用いているツールを使うようにし、LINEやメールなどを活用すると良いでしょう。普段から高頻度にチェックを行っているツール、よく目にし使っているツールならば連絡に気づかない、連絡漏れといった事態を防ぐことができるからです。
シフト提出自体も、LINEやメール、アプリなど遠隔から使え、時間や場所を問わず操作しやすいものをベースにしておくと、提出の遅れが発生しにくくなるでしょう。専用用紙などでの収集はどうしても手間がかかりやすく、締切日までに集まらないことが多くなりがちです。
また、シフト確定時期を明示したり、不人気な時間帯の均等な割り当てや希望休への誠実な対応などで公平性を高く保つようにしたりすることも有益です。これは、こうしたルールの明確化や予定の立てやすさ、納得感あるシフト作成の環境が生まれることで、従業員側も協力的に提出しようという思いが強まるためです。
勤怠管理・シフト管理ツールをシステムとして導入し、リアルタイムで作成状況を共有するなど自動化と可視化を進めることも、納得感を高められるほか、利便性の向上が図れるため、提出遅延や提出忘れの防止につながります。
さらに反映漏れなどヒューマンエラーの防止や、シフト作成という煩雑で高度な業務の属人化防止、担当者の負荷軽減にももちろん役立ちます。適切な人員配置で無駄なく人件費を使い、業務運用もより円滑に安定して行えるようになるというメリットもあります。
コンプライアンスチェックや最新の法令遵守確認、速やかな勤務シフト共有によるスタッフへの周知徹底も図れますし、急な変更を迫られた場合の柔軟な対応も紙媒体やExcel処理などを行っているケースに比べて実施しやすく、複雑なシフト制をしかねばならないケースを含め、適正かつ効率的で誰にとっても納得感のあるシフトを組みやすくなります。
JRシステムの提供する「勤務シフト作成お助けマン」には、最適化AIがシフト表を自動作成する機能や、スマホによる希望集約機能、勤怠管理システムなどとの連携機能、様々な業界に対応する柔軟性と高い操作性が備わっています。セキュリティも万全で導入しやすく、無料トライアルも提供されているため、一度試してみることをぜひ検討されてみてください。
アルバイトのシフトは勤務を支える基礎ですが、はじめは誰もがその扱いに悩んだり、失敗したりすることもあるでしょう。働く側と作成側・会社側で互いにルールを明確化し、分からないことはすぐに確認できる風通しの良さ、良好なコミュニケーション状態を確保することも大切です。
シフト作成は高度で煩雑な業務となりやすく、作成者にとっては大きな手間となり、本来の業務遂行を妨げる負荷にもなりやすいものです。明確なルールを策定したら、それに合ったシステムなどで自動化・効率化を進め、負担軽減と最適化を同時に実現できるよう工夫すると良いでしょう。
そうして円滑なシフト作成と確かな運用体制の環境を整え、シフトをめぐるトラブルを未然に防止していくことが、働く側と管理者側の双方にとって良い結果をもたらすものとなります。最適なシフトの管理から、働きやすくより良い職場づくりを進めていきましょう。
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