1か月単位でシフトを作成している職場の場合、シフトが始まる半月ほど前から「次のシフトの休日希望日があれば記入してください」とシフト管理者から指示を受ける場合があります。しかし、翌月に予定はあるものの、時期的に早すぎるために日程がまだ分からないこともあるでしょう。とはいうものの、予定が入りそうな日を全て休日にするわけにもいきません。
来月に予定があっても日程が決まっていない場合は、どのようにシフトを提出すれば良いのでしょうか。その方法について説明します。
- 予定はあるけれど、日程が分からないことがある
スタッフ同士で交代できるようにしておく
シフト管理者に休みが変わる可能性があることを伝えておく - 来月のシフトを作る場合、シフト管理者として意識したい点は？
- まとめ
予定はあるけれど、日程が分からないことがある
シフトの管理者から「来月のシフトを作成するので、休日の希望があれば入れておいてください」と伝えられることがあります。
しかし、来月に予定があるものの、さまざまな事情によって予定の日程が決まっていないこともあるでしょう。例えば、アーティストのライブに行きたいけれど、ライブの日程が数日間にわたっていると、どの日のチケットが取れるかが分からないこともあります。また、病気の治療のために通院しなければならないものの、シフトの休日希望を記入する時点では通院日が決まっていないこともあり得ます。
このような理由で、来月のシフトに休日の予定を入れられないことがあります。その場合の対応方法について下記で説明します。
スタッフ同士で交代できるようにしておく
来月の予定が分からず、シフトに休日の予定を入れられない場合は、スタッフ同士で交代できるように、他のスタッフに対して前もって一声かけておく方法があります。
例えば、以下のように伝えるとしましょう。
「来月の○日頃に通院する予定なのでシフトに休日予定は入れておくけれど、もしかすると通院する日が△日になるかもしれないです。△日に通院することになった場合、もし、シフトを交代してもらえれば代わってもらえるとありがたいです」
このように伝えておくと、通院日が変更になったとしてもあわてずに済みます。
また、ライブに行く予定ではあるけれど、どの日のチケットが取れるか分からないためにシフトの休みを入れられないとしましょう。その後、チケットが取れたものの、もともと休日希望日を入れていなかったため、ライブの日を休日にするように、他のスタッフと休日を交代しなければならないとします。
そのようなケースでは、シフト管理者に対しては「ライブに参加する日程が決まったので、休みの日程を変えてほしいです」とは言いづらいでしょう、しかし、気心の知れたスタッフ同士なら「ライブの日程が決まったので、シフトの休みを交代してもらえる？」と声をかけやすく、休みを交代してもらいやすくなります。
スタッフ同士で休みを交代する場合は、シフト管理者にも伝えておく
スタッフ同士で休みを交代することを決めた場合は、そのことをシフト管理者にも伝えておきましょう。なぜなら、シフト管理者はその日に出勤する人にどんな作業を割り当てるかを決めていることが多いためです。代わりの人が出勤すると予定していた作業の段取り通りに進まないことがあるため、シフトの変更はシフトの管理者に伝えておくことが基本となります。
シフト管理者に休みが変わる可能性があることを伝えておく
来月の予定の日程が決まっていない状態でシフトの休日希望を入れなければならない場合は、シフト管理者に対して休みが変わる可能性があることを伝えておきましょう。
例えば、来月に通院する予定があるものの、何日に通院するか分からない場合は、ひとまず通院すると思われる日を休日希望日として記入しておきます。その後、シフト管理者に対して以下のように伝える方法があります。
「来月、通院する予定があるので○日に休日希望を入れましたが、もしかすると通院の予定日が変わる場合があります。そのため、後日シフトの変更をお願いすることがあるかもしれません」
あらかじめこのように伝えておくことにより、シフトの変更に対応してもらいやすくなります。
シフト管理者に休みが変わる可能性を伝えにくい場合は？
シフト管理者に休みが変わる可能性があることを伝えるときに注意しておきたい点があります。それは、休む予定の内容によっては、シフト管理者に対してストレートに伝えない方が良い場合がある点です。
例えば「ライブに行くけれど、チケットが取れていないのでライブの日程がまだ分からないので、休みを変更してもらうかもしれません」と伝えようとしているとしましょう。シフト管理者としては、遊ぶことが目的でシフトを変更したいとスタッフから伝えられた場合、スタッフの申し出通りに休みを変更してしまうと、他のスタッフから「私も遊びたいから休みがほしい」と不満が出る可能性があります。そのため、休みを変更する理由によっては、シフト管理者は休日の変更を認めないこともあり得ます。
それでも休みの変更を認めてもらいたい場合は、同窓会に出席するなど、休んでも問題がない用事に変える方法もあります。ただし、理由を偽ってまで休みを取ることは気が引けるかもしれません。そのような場合は、先述したとおり、スタッフ同士で休みを代わってもらうことで対応してみましょう。
休む日が決まったら、早めにシフト作成者に伝える
シフト管理者に休みが変わる可能性があることを伝えておいたなら、休む日が決まった時点でシフト作成者に伝えましょう。シフト作成者としては、直前に休む日を告げられるよりも、1週間以上前など余裕がある状態で休む日を伝えてもらいたいものです。
なぜなら、急に休む日を伝えられると、シフトの変更を短時間で行わなければならないためです。すると、変更したシフトの仕上がりが雑になりかねず、職場が上手く回らない原因にもなりかねません。逆に、シフト管理者に対して事前に休む日を伝えておけば、シフト管理者は余裕を持ってシフトの変更を行えるため、職場が上手く回りやすいシフトを作成できます。シフト作成者の立場に立って、休む日が決まったら早めにシフト作成者に伝えましょう。
来月のシフトを作る場合、シフト管理者として意識したい点は？
来月のシフトを作る場合、シフトを作るタイミングが遅くなってしまうと、スタッフからは「来月の予定が立てられないので、早くシフトを作ってほしい」という声があがることがあります。逆に、シフトを作るのが早すぎると、スタッフからは「来月の予定がまだ分からないので、後日シフトの変更をお願いするかもしれません」と申し出るケースも考えられます。
そこで課題となるのは、シフトをいつ作れば良いかという点です。シフトを作成するタイミングが遅すぎると、スタッフが来月の予定を立てづらくなるだけでなく、職場を運営する側としても来月の作業計画を立てるのが遅くなってしまいます。それを踏まえると、シフトの作成は早く始める分には問題ありません。シフトの作成を早めに始めれば、余裕を持って来月のシフトを作成できるため、効率性の高いシフトを作成できます。もし、スタッフから「来月の予定が分からないので、シフトの変更をお願いすることがあるかもしれません」という要望があった場合は、可能な限り対応すると伝えておきましょう。ただし、明らかに人員不足の場合や、休む理由によっては休みの交代に応じられないこともある、と一言伝えておくと良いでしょう。
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まとめ
来月のシフトは早めに作成されることが多いです。そのため、スタッフはシフトに来月の休日希望を入れる時点では、予定があるものの日程が分からないために、シフトに休日希望を入れられないことがあります。そのような場合は、いったん休みにしたい日を休日希望に入れておきます。もし、シフトが決まった後に休みたい日が変更になった場合は、スタッフ同士で休みを交代したり、シフト管理者に伝えたりして休みを変更してもらいましょう。また、シフト管理者の立場としては、スタッフが休みの変更を申し出たら可能な限り休みの変更に応じましょう。ただし、人手が足りない場合など、休みの変更に応じられない場合もあるため、状況によっては休みの変更に応じられないことを伝えておくと、無用なトラブルを防ぎやすくなります。
シフト管理者としては早めにシフトの作成を始めたいところです。シフトの作成をスピーディーに行うなら、シフト管理サービスを導入してみましょう。シフト管理サービスを導入すると、公平で客観的なシフトを作成することが可能となり、シフト作成者の業務の負担を減らすことができます。シフト管理サービスをうまく活用しながら、できるだけ従業員の要望を叶えつつ、業務が円滑に効率的に行えるようなシフトを作成しましょう。
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