導入事例
株式会社ジャックス様

シフト作成に時間がかかり残業が発生、時間短縮が課題に

　株式会社ジャックスは、1954年に北海道・函館で創業して以来、「信為萬事本（信を万事の本と為す）」という創業精神のもと4つの事業を展開している。「クレジット事業ではショッピングクレジットやオートローン、カード・ペイメント事業ではクレジットカードやローンカード、集金代行、ファイナンス事業では銀行保証や住宅ローン保証を取り扱っています。そして、これらの事業を通して得られたノウハウを活かして、ASEAN市場に展開しているのが海外事業です」と語るのは、審査事務部事務統括課長の脇舎智子氏だ。　　　　　同社では数年前にお助けマンを導入したが、当時の状況を現担当の船岡氏に聞いた。「シフト管理システムの導入前は、各拠点の担当者が通常業務と並行しながら、完全に手作業でシフトを作成していました。毎月15時間以上かかっており、所定の就業時間内での作成が難しく残業が発生していることから作成時間の短縮が求められ、シフト管理システムの導入を検討しました」。

条件が完全に合致しない場合でもシフトを自動作成できることが魅力

　シフト管理システムの導入にあたっては、当時の担当者がインターネットで複数社のシステムを比較検討し、トライアルを行った結果、以下のポイントを評価し、お助けマンの導入が決まった。

●他社システムでは設定条件の内容全てが合致しないとシフトを自動作成できないが、お助けマンではエラー表示が出ても自動作成が可能なこと。
●自動作成された完成に近い状態のシフトをもとに手作業で完成させることができる。
●条件設定が複雑でなく、HP上でマニュアルを確認しながら作成できる。
●導入サポートが丁寧で、導入後も電話やチャットなどサポートチームが細やかに支援してくれる。
●セキュリティーもしっかりしており、安心して利用できる。

「最初の導入から現在まで、段階を経て30のチームにお助けマンを拡大しましたが、その半数ほどのチームで相談会を開催していただきました。それぞれの担当者の悩みを丁寧に聞いて、使い方のアドバイスや解決策を提示していただけたのも嬉しかったですね。その後、各部署でお助けマンを使いこなすスキルは向上していますが、人事異動などがあった場合には改めて相談会の開催をはじめ、電話やチャットを含めたお助けマンのサポートチームの支援に期待しています」と船岡氏。

導入部署は9部署30チームに拡大、シフト作成時間を約4割削減

　最後に、お助けマン導入の効果と今後の展望を船岡氏に聞くと、「お助けマンを導入した30チームで差異はありますが、15時間以上かかっていたシフト作成は6時間ほど短縮され、約9時間での作成が可能になりました。また、実際に使用してメリットを感じている機能は、細かいシフトで多くの人数が働いているため『連続勤務』の設定や、『連休』に関する設定、『遅番』の次の日は『早番』にならないようにする 機能 、『スタッフグループ』の設定などです。そして、今後 はスマホ・オプションの導入を検 討しています。シフトの希望を回収しやすくなりますし、転記ミスも防げ、さらなる時間短縮につながると考えています」と語り、お助けマンを活用した作業効率化に意欲的に取り組みたいとのことである。