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導入事例
株式会社西日本メタル様

数社の「シフト管理システム」の検討予定が「お助けマン」のトライアルで解決!
導入後は、機能をフル活用しつつ非常に便利に使用しています。
勤務シフト作成に求められる条件が多く、Excelでの対応には限界があったが、
「お助けマン」導入で作成時間短縮、適正シフトが容易に

株式会社西日本メタル 様
業種:製造
対象スタッフ数:236 名(令和元年12月末現在)
事業内容
製鉄原料の加工及び販売/製鉄所内における構内作業及び鋼滓の加工処理/産業廃棄物の収集、運搬及び処理/全各号に付帯する一切の業務
概要
福岡、広島、神奈川の3拠点にて鉄鋼リサイクル事業を展開している。鉄鋼生産過程で発生する副産物から有価資源を取り出し、リサイクル可能な資源として製鉄メーカーへ提供。
近年では働き方改革に始まり、最先端技術を取り入れたオリジナルマシンの開発など、技術の高度化と工夫によって「提案型リサイクル企業」を目指して挑戦を続けている。
課題
  • 勤務シフトはExcelで作成していたが、部署により必要な1日当たりのスタッフ数、有資格者の有無、24時間3交代制など複雑な構成のため、毎月半日以上の作業時間を費やしていた。
  • 複雑な勤務シフトであり、シフト作成業務が属人化。シフト作成者が不在の際、スタッフが風邪などで病欠したときに、その対応に苦慮していた。
  • 24時間3交代制のためシフトが複雑化し、夜勤が続くスタッフも生じるなど、働き方改革の推進に逆行するケースも生じていた。
効果
  • 「お助けマン」から出力された勤務シフトを微修正するだけで完成するため、作成時間は30~60分程度と大幅に削減された。
  • 勤務シフト作成の弊害となっていた各種勤務条件は、簡単初期設定機能を活用することで解決。属人化の恐れはなくなり、緊急時の対応も容易になった。
  • スマートフォンでの有給休暇の申請が可能となり、有給取得率が向上。また残業・深夜勤務の適正化など、働き方改革の推進の一助となっている。

3交代勤務で一部スタッフに夜勤が偏るなど不満の声も…

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 株式会社西日本メタル(福岡県北九州市)は、鉄鋼生産過程で発生する副産物から再利用可能な有価資源を取り出し、取引先に供給している“提案型リサイクル企業”である。事業所は若松工場(福岡県)、福山事業所(広島県)、川崎事業所(神奈川県)の3か所で、うち川崎事業所は JFE スチール㈱東日本製鉄所内にて、鉄鋼生産過程で発生する副産物をリサイクル材として再利用できるようスピーディーに処理している。川崎事業所には、製造1課と同2課で約30名ほどのスタッフが在籍しており、夜勤を含めた24時間3交代制を講じている。勤務シフトの作成は作業内容によってスタッフ数が異なるため、"1日当たりのスタッフ数"を基準に、そこにクレーン免許などの有資格者や熟練度の条件を組み入れ、さらに3交代勤務で不平等が生じないようスタッフを配するなど、神経を注ぐ作業となっている。そのためExcelで行っていた毎月のシフト作成には、半日以上を費やしているのが実情であった。
 「勤務シフトの実態が部署で共有されていないため、スタッフが体調不良で休むことになっても、担当者以外は対応できないなど業務の属人化が問題視されてきました。また、夜勤が多くなってしまったスタッフからは平等でないなどの声が聞こえるなど、マイナス面も生じていました」(川崎事業所総務安全課・原田鉄也係長)
 しかも、同社としては 2019 年 4 月からの働き方改革関連法の施行に伴い “ 残業や深夜勤務を極力減らしていきたい ” との思いもあり、公平で迅速なシフト作成が求められていた。そこで 2019年冒頭、ネットで「シフト管理システム」を検索し、同システムの比較検討を行うことになった。

「お助けマン」導入で現状課題が解決。有給休暇の取得率もアップ

nishimeta02 「シフト管理システム」を比較検討した結果、「勤務シフト作成お助けマン」ともう一社に絞り込み、まず「お助けマン」の無料トライアルに取り組むことに。実施にあたっては、東京に近く、スタッフ数もさほど多くないことから川崎事業所が選出された。
 「トライアルにあたっては1日当たりのスタッフ数を含め、課題だった3交代制のスタッフ配分などに関しては、条件付けですべてクリアできました。条件付けは簡単初期設定を用いたことにより、順を追って操作していくだけでよく、最初から使いやすく戸惑うことなくスムーズにExcelから移行できました」(原田係長)
 条件付けのやり方など当初分からなかった個所や疑問点に関しては、JRシステムへの問い合わせや「商品体験会(使い方セミナー)」の場で尋ねることで解決。「適正価格で使いやすく最適なシステムです。トライアル後に即導入となったこともあり、他社システムを比較検討する間もありませんでした」と、原田係長は導入経緯を語る。
 「お助けマン」導入後、勤務シフトの作成はわずか30~60分でベースが作成でき、そこに少し手を加えるだけで完成となり、大幅に時間短縮を図ることができた。課題だった夜勤などの“勤務の偏り”も、勤務帯の回数制限を指定することによってバランスよく配されるようになった。
 導入直後こそ、ボタン操作ひとつで完全な勤務シフトが作成できると受け止めたスタッフもいたが、あくまでも「お助けマン」は勤務シフトのベースを作成するものだと説明。納得を得ており、同システムへのスタッフの信頼度は厚い。
 「お助けマン」の導入活用により、意外な効果も生まれている。
従来、有給休暇の申請は文書提出だったが、対面では提出しづらかったり、夜勤者の場合は管理者と会う機会が少なく連携がしづらいといった問題点も残存していた。しかし、現システムではスマートフォンでの申請(オプション契約)が容易になったため、気遣うことなく活用されている。さらに、有給休暇のみならず「この日は夜に所用があるため、日勤がいい」といった要望の申請も容易になっており、スタッフの満足度へとつながっている。

働き方改革の推進にも貢献 他事業所でも導入活用へ

nishimeta03 スマホによる有給休暇の申請で、有給休暇の取得率はアップ。
さらに勤務シフトによる残業や深夜勤務の適正化など、「お助けマン」導入は、働き方改革推進の一翼も担っている。同システムには必要な勤務シフト機能がすべて網羅されており、誰もが活用できる。
 現在、同社では川崎事業所をはじめ、福山事業所(6部署)や関連会社にも「お助けマン」を導入し、フル活用している。
「適正な導入価格で、的確な勤務シフト作成が容易になり、働き方改革にも貢献してくれる「お助けマン」。フル活用しない手はないと思いますよ。」と原田係長は言葉を結んだ。

 

お助けマンでシフト表作成が
省力化できました!

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