「売上は伸び悩んでいるのに、人件費は上がり続ける…」そんな厳しい現実に直面している経営者や管理者は多いです。これまでの勘や経験に頼ったシフト作成では、気づかぬうちに人件費を垂れ流しにしていたり、繁忙時間の人手不足で売上機会を逃していたりするかもしれません。
この記事では、こうした課題を根本から解決するため、データに基づき人件費を最適化し、利益を最大化する「戦略的シフト設計」について徹底解説します。
人時売上の考え方から、需要予測、コンプライアンス対応、そして急な欠員に強い体制づくりまで、明日から実践できる具体的なノウハウを詰め込みました。最後まで読めば、無駄なコストを削減し、安定した店舗・事業所運営を実現するための明確な道筋が見えるはずです。
「売上は好調なのに、なぜか利益が残らない」「月末の給与計算のたびに、人件費の高さに頭を抱えている」その原因は、気づかぬうちに人件費が垂れ流しになっているからかもしれません。
多くの経営者や管理者が指標とする「人件費率」ですが、実はこの数値だけを見ていると思わぬ落とし穴にはまることがあります。例えば、人件費率を下げようと無理にスタッフを減らした結果、サービスの質が低下し、かえって売上を落としてしまうケースは少なくありません。
逆に、人件費率が低いからと安心していると、従業員に適正な還元ができず、モチベーションの低下や離職を招く危険性も潜んでいます。大切なのは、売上とのバランスを見ながら、より実態に即した指標で現状を正しく把握することです。
人件費の無駄を特定し、生産性を測るために必要なのが「人時売上」です。これは、従業員1人が1時間あたりにどれだけ売上を生み出したかを示す指標で、人件費が適切かどうかを判断する基準となります。
まずは、以下の計算式で現状を把握してみましょう。
【人時売上の算出式】
人時売上 = 売上高 ÷ 総労働時間
例えば、ある時間帯の売上が5万円で、その時間帯に3人のスタッフがそれぞれ2時間勤務していた場合、総労働時間は3人 × 2時間 = 6人時です。この場合の人時売上は5万円 ÷ 6人時 = 約8,333円となります。
この人時売上を部署別や時間帯別に細かく算出・比較することで、どこに人件費の無駄が潜んでいるのか、あるいはどこで人員が不足しているのかが明確になるのです。このように、感覚ではなくデータで現状を「見える化」することが、人件費削減につながります。
「この時間帯はいつも忙しいから」や「雨の日は暇だろう」こうした長年の勘や経験に頼ったシフト作成は、属人的で、時として機会損失や無駄なコストを生み出します。これからは、個人の感覚を客観的なデータに置き換えることが不可欠です。
具体的には、以下の三段構成で進めていきます。
1.過去の売上や予約状況などのデータを連携・分析
2.データに基づき時間帯ごとの必要人員を算出
3.算出結果に合わせてスタッフを割り当てる
この仕組みによって、安定したシフト管理体制を構築でき、人件費の最適化と売上の最大化を両立させられます。
小売業や外食産業では、来店客数や売上が曜日、時間帯、天候、イベントなどによって大きく変動します。この変動を正確に捉えることが、人件費最適化では重要です。
AIを活用した需要予測システムは、これらのデータを分析し、未来の売上や来店客数を高い精度で予測してくれます。これによって、これまで経験に頼っていたピークタイムの予測も、データにもとづいた判断が可能です。
具体的に予測に活用できるデータは、以下のようなものがあります。
POSデータ
過去の購買データから客数が増加するパターンを特定し、レジやフロア人員を増強する。
天候データ
天気予報が「週末に晴れ」なら、行楽客の増加を見込んで人員を厚めに配置する。
イベント情報
近隣で開催されるイベントが来店客数に与える影響を事前に把握する。
SNSトレンド
特定の商品やサービスに関する話題性をリアルタイムで捉え、需要の急増を予測する。
こうした予測データをもとにシフトを組めば、機会損失なく売上を最大化しつつ、同時に無駄な人件費を削減できるのです。
医療や介護の現場には、小売業などとは異なり、予約や入退院の予定といった「確定的な未来のデータ」をもとに人員計画を立てやすいという特徴があります。
これらのデータを活用し、業務の繁閑に合わせて人員を配置すれば、サービスの質を担保しつつ人件費の最適化が可能です。例えば、クリニックの外来では、予約が集中する「午前9時〜11時」と、比較的落ち着く「午後2時〜3時」では、必要な受付スタッフや看護師の数は異なります。
この繁閑の波に合わせて「午前は3人体制、午後は2人体制」といったように、配置基準にメリハリをつけるのです。介護施設においても、食事や入浴の介助が集中する時間帯にスタッフを手厚く配置し、それ以外の時間帯は人員を抑えることで、無駄のない効率的なシフトが実現できます。
「なぜか人件費が予算をオーバーする…」もしあなたがそう感じているなら、それは見えないコストが原因かもしれません。
特に、残業手当や深夜手当、休日出勤手当といった割増賃金は、計画段階で適切に管理できていないと、あっという間に人件費が膨らみます。
そうならないためにはシフト設計とルールづくりが重要です。計画段階でコストをコントロールすることが、垂れ流し状態からの脱却に繋がります。
労働基準法では、労働時間の上限が原則として「1日8時間、週40時間」と定められています。これを超えて労働させる場合は、労働基準監督署に「時間外労働・休日労働に関する協定届（36協定）」の提出が必要です。
この36協定には、時間外労働の上限規制が設けられています。原則として「月45時間、年360時間」を超えることはできません。違反すると罰則の対象となります。
特に注意したいのが「特別条項」です。臨時的な特別の事情がある場合に限り、この上限を超える時間外労働が可能となる「特別条項付き36協定」を結べます。
しかし、これにも「年720時間以内」「複数月平均80時間以内」「月100時間未満」という厳格な上限が設定されているのです。シフトを設計する際には、これらの上限規制を常に意識し、従業員一人ひとりの労働時間を適切に管理する必要があります。
知らないうちに法律違反とならないよう、シフト作成段階で入念なチェック体制を構築しましょう。労働時間に関する詳細なルールについては、厚生労働省の資料をご参照ください。
関連記事：36協定で定める時間外労働および労働について留意すべき事項に関する指針
深夜労働や法定休日の労働には、通常の賃金に加えて割増賃金の支払い義務があります。これらは労働基準法で定められており、必ず遵守しなければなりません。
割増賃金は、緊急時やイレギュラーな対応で発生しやすい一方で、計画段階で意識しなければ、予算外の「見えないコスト」として人件費を押し上げる要因となります。このような割増賃金の発生を事前に抑制するには、シフト管理システムの導入がおすすめです。
管理システムには、従業員の労働時間や勤務パターンを自動でチェックし、残業や深夜労働、休日労働が発生しそうな場合に事前アラートを発する機能が備わっています。
例えば「このシフトだと〇〇さんが深夜労働になります」「〇〇さんの今月の残業時間が〇時間を超えそうです」といった警告が自動で表示されます。この機能を活用すれば、シフト確定前に問題を発見し、調整が可能です。
システムを導入すれば、管理者側のチェック負担を大幅に軽減しながら、法律違反のリスクや余計な割増賃金の発生を未然に防げます。結果的に、人件費の最適化を実現できるのです。
関連記事：休日って具体的にはどういうもの…労働基準法上の休日の定義とは？最低年間休日や罰則を解説
「法令遵守はコスト」と考えていませんか？実は、労働関連法規に則ったシフト作成は「守り」ではなく、企業の競争力を高める「攻め」の戦略に転換できます。
従業員が安心して働ける環境を整えれば、離職率の抑制や生産性の向上、サービス品質の安定化につながるからです。
特に、十分な休息が取れ、休暇を取得しやすい職場環境は、従業員の心身の健康を守り、結果として企業のブランドイメージ向上にも繋がります。法令遵守は「やむを得ない義務」ではなく「企業成長のための投資」と捉えましょう。
「昨夜遅くまで締め作業をして、翌朝一番に出勤」といった無理なシフトは、従業員の疲労を蓄積させ、重大な事故や離職の引き金となりかねません。
この課題を解決するのが、終業から次の始業までに一定の休息時間を設ける「勤務間インターバル制度」です。シフト管理システムを導入すれば、このチェックを自動化できます。
具体的な実装例としては、以下の通りです。
シフト管理システムで自動チェック
システムが前日の終業時刻と翌日の始業時刻を自動で比較し、設定されたインターバル時間を下回る場合に管理者へアラートを発します。
残業禁止ルールの適用
特定の時間以降の残業を禁止し、翌日の始業時刻以前の勤務を認めない設定をシステムに組み込むことで、強制的に休息時間を確保します。
休息時間不足時の自動調整
インターバルが不足する場合、翌日のシフト開始時間を自動で遅らせるなど、システムが調整案を提示します。
このようにシステムを導入すれば、法令遵守はもちろん、従業員の満足度向上や生産性向上といった戦略的なメリットを同時に享受できるようになるのです。
関連記事：勤務間インターバル制度について解説！一定の休息時間を与え、従業員の健康被害を予防しよう
年10日以上の年次有給休暇が付与されるすべての労働者に対し、年5日については企業が時季を指定して取得させることが義務付けられました。
しかし、多くの企業では「誰がいつ有給を取るのか把握しきれない」「急な有給取得でシフトが回らない」といった課題を抱えているケースも多いです。
この課題を解決し、法令を遵守しつつ円滑に有給取得を促進するためには、シフト作成の段階から「有給取得義務」を前提とした計画的な運用が欠かせません。
具体的な実装例は以下の通りです。
有給管理簿の活用
労働者ごとに「年次有給休暇管理簿」を作成し、取得日数や基準日を正確に記録・管理する義務があります。これをシフト管理システムと連携させれば、誰が何日有給を取得したかを一目で把握できます。
計画的付与制度の導入
労使協定を結ぶことで、特定の日に全従業員またはグループごとに有給を一斉取得させる「計画的付与制度」を活用できます。こうすれば、計画的に休暇日を設けることが可能になり、繁忙期を避けて有給取得を促進できます。
システムによる自動提案・アラート
シフト管理システムが、まだ年5日取得できていない従業員を自動で抽出し、有給取得推奨日を提案したり、管理者へアラートを出したりすることで、計画的な取得を支援します。
このように、有給取得義務をシフト運用の前提として組み込むことで、法令を遵守し、従業員のワーク・ライフ・バランスを向上させながら、安定的な運用も実現できるようになるでしょう。
関連記事：有休（年次有給休暇）と希望休暇、どちらも休日だけどどのような違いがある？
急な欠勤連絡で現場が混乱し、残されたメンバーの負担が急増する。そんな綱渡りのようなシフト運用から脱却しましょう。目指すべきは、不測の事態に動じない「耐性の高いシフト」です。
この耐性の強さは「シフト成立率」と「欠員充足時間」というKPIで測れます。目標は、シフト成立率100%を維持しつつ、欠員充足時間を限りなくゼロに近づけること。
それが実現できれば、売上機会の損失を防ぎ、従業員の過度な負担も解消される、まさに理想の状態といえるでしょう。
欠員発生時に、慌てて一人ひとりに電話をかけるといった属人的な対応では「耐性の高いシフト」は作れません。耐性を高めるポイントは、欠員が出た瞬間に、システムがヘルプに入れる可能性のある候補者を自動でリストアップしてくれる仕組みにあります。
シフト管理システムを導入すれば、必要なスキルや労働時間の上限規制、勤務間のインターバルといった諸条件に合致するスタッフだけを自動で抽出し、提案してくれるのです。この仕組みがあれば、管理者は提案された候補者の中から、迅速かつ的確に打診できます。
結果的に「欠員充足時間」は短縮され「シフト成立率」は向上するのです。管理者の負担を軽減すると同時に、現場の安定稼働を実現する強力な一手となります。
せっかくデータにもとづいたシフト設計を導入しても、それが本当に効果を出しているのか、どこに改善の余地があるのかが分からなければ、意味がありません。人件費削減や業務効率化の取り組みは、一度やれば終わりではないのです。
継続的に成果を出し続けるためには、常に現状を把握し、課題を見つけて改善していく「PDCAサイクル」を回す必要があります。その強力な武器となるのが、各種データを一目で確認できる「ダッシュボード」と、目標達成度を測る「KPI」の運用です。
これによって、これまで感覚でしか捉えられなかった人件費の動きが「見える化」され、次の打ち手を論理的に検討できるようになります。
たとえば、シフト運用の成果を測る代表的なKPIの一つに「人件費率」があり、以下の数式で求めることが可能です。
人件費率 = 人件費 ÷ 売上高
この数値を毎週・毎月追いかければ、感覚的な「良くなった気がする」から脱却し、データにもとづいた客観的な評価と、次なる改善アクションへとつなげられます。
「毎日忙しくて、シフトの振り返りをする時間なんてない」と感じる方も多いかもしれません。しかし、週にたった15分という短い時間でも、効果的なレビューは可能です。
重要なのは、誰が、いつ、何を見るのかを明確にし、習慣化することです。このシンプルなレビューを回すことで、シフトの問題点を早期に発見し、次へと活かす改善サイクルを確立できます。
具体的なレビューフレームは以下の通りです。
誰が？
店舗の店長、部署の責任者、またはエリアマネージャーが担当
いつ？
毎週月曜日の朝など、週の始まりに定例で15分間実施
何を見る？
・人件費率の週次推移：目標値との乖離がないか、前週比でどう変化したかを確認
・人時売上：時間帯別や部署別に見て、生産性が低い箇所がないかチェック
・残業時間の発生状況：予期せぬ残業が多かった時間帯や原因を特定する
・シフト充足率：欠員が出たシフトや、ヘルプ対応が必要だった回数を把握する
・勤務間インターバル・有給取得の状況：法令遵守の観点から問題がないかを確認
この短いレビューで、前週のシフト運営における課題や改善点を素早く洗い出し、今週のシフトに反映させることで、持続的な人件費削減と効率化を実現できます。
シフト管理システムを導入している場合、各種KPIが設定した基準値から逸脱したり、労働法規に抵触する可能性がある場合にアラート（警告）が自動で発せられます。
このアラートを起点に、以下のサイクルを回せば、問題の発生を未然に防ぎ、常にシフトを最適な状態に保つことが可能です。
逸脱の発見
システムからのアラートを検知する。
是正対応
アラートの内容に基づき、管理者が即座にシフトを修正する。例えば、他のスタッフにヘルプを依頼する、あるいは一部業務の実施タイミングをずらすなどの対応をとる。
効果の検証
週次レビューの際に、是正措置によってKPIが目標値内に収まったかを確認する。
このサイクルを継続的に回すことで、シフト設計の精度が向上します。結果的に、人件費の無駄を排除し、より強固な事業運営体制を築き上げられるでしょう。
人件費削減とシフトの最適化は、決して簡単な道のりではありません。
しかし、闇雲にコストを削るのではなく、データにもとづいた需要予測、法令遵守を意識した設計、そして予期せぬ事態にも対応できる柔軟な体制を築くことが、確実な成果につながります。
人件費の垂れ流しを止め、従業員が安心して働ける環境を整えることは、事業の持続的な成長に不可欠な「攻めの経営」となるでしょう。
まずは、以下のチェックリストを使って、自社の現状を客観的に振り返ってみてください。
☐ 部署や時間帯ごとの「人時売上」を把握しているか？
☐ 勘や経験だけでなく、データに基づいて来客数や業務量を予測しているか？
☐ シフト作成の段階で、残業や深夜割増コストを事前に把握できているか？
☐ 勤務間インターバルや有給取得義務といった法令を、無理なく遵守できているか？
☐ 急な欠員が出た際、スムーズにヘルプを確保できる仕組みがあるか？
☐ 人件費率などの数値を、週次や月次で振り返り、改善につなげているか？
もし一つでもチェックが付かなかったり、具体的な改善方法にお悩みなら「勤務シフト作成お助けマン」の導入を検討してみてください。データに基づく需要予測から、複雑なコンプライアンス対応、突発的な欠員補充まで、貴社のシフトに関するあらゆる課題を解決に導きます。
まずは、専門家が貴社の状況を分析し、改善のポテンシャルを明らかにする「無料相談」から始めてみませんか。最適なシフト管理への第一歩を、私たちが全力でサポートします。