上限を超えて残業させていませんか?シフト管理者が必ず知っておきたい36協定

上限を超えて残業させていませんか?シフト管理者が必ず知っておきたい36協定

近年の働き方で問題視されている過重労働。残業をし過ぎて体を壊してしまうという事例も少なくありません。働き方改革では、事業者に対して従業員の適正時間労働を呼びかけています。しかし、事業者によっては従業員に残業をさせなければならないケースもあるでしょう。

そこで重要になるのが「時間外・休日労働に関する協定届け」、通称36協定(サブロクキョウテイ)です。

  1. 36協定における残業のルール
  2. 法改正後の特別条項とは
    法改正後の特別条項の変更点
  3. シフト管理者がチェックすべきポイント
    ポイント① 残業時間の上限をチェック
    ポイント② 上限延長の回数と延長時間をチェック
    ポイント③ 特別条項の適用理由を明確にする
  4. 間違いのないシフト管理が鍵
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36協定における残業のルール

労働基準法第36条では、法定労働時間である1日8時間、週40時間を超える勤務または休日出勤などを従業員に命じる場合、労働組合などと事業者の間で書面による協定を結び、労働基準監督署に届けることを義務付けています。

つまり36協定を締結すれば、事業者は従業員を残業させることが可能になります。

ただし、繁忙期と閑散期など時期に応じて所定労働時間を振り分けることができる「変形労働時間制」を採用している企業は対象外となります。

変形労働時間制については、こちらの記事をご覧ください
変形労働時間制とは?正しい運用のためのシフト表自動作成のススメ

36協定には残業時間の上限があります。一般労働者の場合、1週間の残業時間は15時間まで。また、1ヶ月間45時間まで、1年間360時間までと定められています。

では、上限を超えて従業員に残業させるとどうなるのでしょうか。働き方改革による関連法が改正される以前は、違反に対する処罰はありませんでした。一方、新たな関連法の施行後は法的強制力を持ち、違反した場合は罰則(6ヶ月以下の懲役または30万円以下の罰金)が適用されるようになっています。

法改正後の特別条項とは

例えば、36協定を締結している企業の従業員が土日休みの週5日間、勤務していたとします。9時出社、18時退社で休憩1時間とすれば1日8時間労働ですが、36協定を締結しているので残業は可能です。

ところが繁忙期シーズンに入り、その月は休日出勤を含めて合計80時間残業したとしましょう。通常、36協定における1ヶ月の残業時間は45時間なので、上限を超えて労働したことになってしまいます。

このような事例は多々見られるでしょう。業種や時期によっては、36協定の基準を遵守できない恐れもあります。これでは多くの企業が36協定に違反してしまうことになります。そこで利用できるのが「特別条項付き36協定」です。

これにより、36協定で定められた残業時間の上限を超えた時間外労働が可能となります。特別条項についても、法改正前後でルールが変更されているので注意が必要です。

法改正後の特別条項の変更点

延長が可能な回数、これは年6回で変わりありません。
大きな変更点は延長可能な時間です。働き方改革関連法の改正前は特に上限が設けられていませんでした。特別条項付き36協定を締結し、突発的な業務が発生した場合は際限なく残業させることが法律上可能でした。

しかし、法改定により延長できる時間は

  • 1ヶ月間で休日出勤を含む100時間
  • 2ヶ月から6ヶ月間の月平均で休日出勤を含む80時間
  • 1年間で休日出勤を除いた720時間

までとなっています。

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シフト管理者がチェックすべきポイント

働き方改革の推進により、従業員の労働時間は一層注目を浴びています。労働時間の管理者やシフト作成者は、新たに改正された36協定をしっかり理解しなくてはなりません。

ポイント① 残業時間の上限をチェック

まずチェックすべきポイントは、残業時間が上限内に収まっているかどうかです。特別条項が適用されていない36協定の場合、残業時間は週15時間、月45時間、年360時間までです。これは多くの業種がオーバーしてしまいがちです。

ポイント② 上限延長の回数と延長時間をチェック

特別条項付き36協定は、上限延長の回数と延長時間に留意します。残業時間を延長できるのは年6回。さらに、法改正により延長時間にも制限が設けられました。特別条項付き36協定を結んでいるからといって、従業員の残業時間を大雑把に管理していると、知らずに違反しているという可能性もあります。

ポイント③ 特別条項の適用理由を明確にする

また、特別条項については理由付けが必要です。改正前は余白または別紙に追記する形でしたが、改正後は特別条項に関する内容を記載する書類も作成しなければなりません。理由の内容に関しても「残業枠を多く確保しておきたい」などではNG。「決算期の対応」「大きなクレームや機械トラブルへの対応」など、特別かつ明確な理由が必要となります。

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間違いのないシフト管理が鍵

定められた残業の上限時間内で正確に従業員に働いてもらうには、シフトの管理が重要になってきます。

50人規模のコールセンタースタッフのシフト管理者であれば、50人の希望を取り入れ、業務に支障のない組み合わせのシフト表を短期間で作成しなければなりません。その作業からさらに、残業時間の把握をしなければならないのです。

特別条項付き36協定を締結しているのであれば、繁忙期による残業時間拡大の対象期間は、より頭を悩ませるでしょう。休日出勤の有無や平均残業時間の算出など、平常時に比べて条件が非常に多くなります。

例えばエクセルでシフト表を作成する場合、条件が増加することで設定を大きく変更しなければならないケースもあります。この際、正しく変更できていないと後々大きなズレが生じてしまいます。ましてや残業時間の計算が間違っており、36協定に違反した残業をさせていれば、大きな問題になります。

働き方改革によって注目される36協定。これを遵守するには、間違いのないシフト管理が大切です。そして、間違いのないシフト管理をするには正確にシフト表を作成する必要があるでしょう。

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