店舗運営において、毎月のシフト表作成は欠かせない業務です。しかし、多くの管理者にとって手間と時間がかかる頭の痛い作業になっているのではないでしょうか。シフト作成は、従業員の希望調整や人件費の予算管理、コンプライアンスの遵守など、考慮すべき項目が多くあります。
また、特定のスタッフへの偏りや、計算ミスなども少なくありません。本記事では、シフト表の具体的な手順や、専用アプリの活用方法を詳しく解説します。人件費削減や公平な人員配置を実現するノウハウもお伝えするので、自社に最適な管理術を見つけてみてください。
・シフト表作成は、適切な人員配置による業務の円滑化、人件費削減、従業員の公平性担保といった目的を持つ重要な業務である
・エクセルでの手作業は限界があるため、作業自動化や専用のシステム・アプリの導入で手間やミスを減らすことが効果的である
・法令遵守やスキルバランス、公平な割り当てを意識し、自社のルールに合うツールを見つけることで失敗を防ぐことができる
シフト表とは、従業員の勤務日時や担当業務を一覧にしたスケジュール表です。作成する目的や意義について、以下の3つの視点から解説します。
適切な人員配置は、業務を滞りなく回し、サービスの品質を保つために欠かせない業務です。曜日や時間帯ごとの繁閑に合わせて従業員を過不足なく配置できなければ、現場が混乱に陥ります。
また、ピークタイムの人員不足や過剰配置、ベテランと新人のバランスにも配慮しなければなりません。こうした複雑な条件を、手作業で組み合わせるのは限界があり、ヒューマンエラーも起きやすくなります。
シフト表は、人件費をコントロールする役割も持ちます。人員過多の時間帯を減らし、必要なタイミングに必要な人数だけの配置が可能です。
時間帯ごとの必要人数を正確に把握し、無駄のないスケジュールを組めば予算の最適化に繋がります。
公平性を保ち、希望を尊重したシフトを組めば、従業員のモチベーション向上や定着率のアップに繋がります。特定の従業員に土日や深夜の出勤が偏ったり、希望した日数より極端にシフトを削られたりすると、職場への不信感や不満が蓄積するでしょう。
また、ベテランスタッフにばかり責任の重いポジションを任せきりにすると、疲労から退職を招くケースも少なくありません。店舗側の都合だけを押し付けず、従業員の生活や要望に寄り添い、全員が納得して働ける環境づくりが必要です。
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シフト表を自動作成しよう！効率的な人員配置ができるツール8選
現場をスムーズに回すためのスケジュール作成には、以下の流れに沿って進めることが大事です。それぞれの段階で注意すべきポイントや、効率化のコツを詳しく解説します。
スタッフから出勤可能な日時や休みの希望を集めますが、収集手段はデジタル方式がおすすめです。アナログ方式は、手軽に使える反面、管理者が手作業で表計算ソフトなどに転記する手間や、入力ミスのリスクを伴います。
一方で、デジタル方式は、自分のスマホからいつでも提出でき、データが自動で集約されるため、転記作業やミスの心配がなく、円滑なスケジュール管理ができます。
従業員から希望を集めた後は、店舗に必要な人員を考慮してシフトを割り当てていきますが、ここがシフト作成において最も時間のかかるボトルネックとなります。例えば、ピーク時には、ベテラン従業員を多めに配置して回転率を上げる工夫が必要です。
一方で、平日のアイドルタイムは最小限の人数に絞らなければなりません。また、どうしても人が足りない場合は、勤務時間を延長したり、他店舗からヘルプを呼んだりする対応に労力を割かれます。
スケジュールが完成したら、速やかにスタッフ全員へ知らせます。公開が遅れると、従業員はプライベートの予定を立てられず、不満になりかねないため、スムーズな共有が必須です。しかし、紙を休憩室に貼り出すといった形式では、出勤した人しか情報を確認できません。
その点、アプリで配信すれば、従業員はどこにいてもスマートフォンで閲覧できます。急な欠勤による変更もリアルタイムで反映されるため、伝達漏れのトラブルを防げるはずです。
現場の働き方や管理の目的に応じて、シフト表のレイアウトにはいくつか種類があります。レイアウトが店舗の働き方に合っていないと、誰がいつ出勤するのか瞬時に把握できず、従業員の混乱や管理者の確認漏れを招きかねません。
スタッフ別形式（横軸に日付、縦軸にスタッフ名）は、従業員一人ひとりの1ヶ月の勤務日数を把握しやすい定番のレイアウトです。個人の出勤日や休む日が横並びで可視化されるので、特定のスタッフに連勤が集中していないか希望通りの日数が確保できているかを把握しやすくなります。
一方で、ある特定の日の時間帯ごとの人数は少し見えにくいため、日々の詳細な人員配置よりも月間のスケジュール管理に向いているのが特徴です。
日別・時間帯形式は、1日のうちどの時間帯に誰が働くのかを詳細に管理・把握するのに適しています。横軸に時間、縦軸に氏名を記載するため、「12時台はホールに3名いる」「15時台は少ないので補充が必要」といった状況が一目で分かるのが特徴です。
1日の人員配置を時間単位で緻密にコントロールし、無駄なコストを抑えつつ現場を円滑に回したい場合は、日別・時間帯形式が向いています。
🔻日別・時間帯形式のシフト表についてはこちら
週単位で作るシフト表・月単位で作るシフト表、それぞれどのようなメリット・デメリットがある？
カレンダー形式のシフト表は、全体の1ヶ月のスケジュールを直感的に把握したい場合におすすめです。この形式なら、従業員が休憩室に貼り出された表を見たときに「自分の次の出勤日はいつか」をすぐに把握できます。
ただし、1日あたりの出勤人数が多すぎるとマスの中に入らないため、小規模な店舗や、休日だけを共有したい場合に向いています。
ガントチャート形式のシフト表は、勤務時間帯だけでなく、複数の業務やポジションを同時並行で管理・把握したい場合におすすめです。横軸に時間、縦軸に氏名や役割を記載し、誰がどの時間帯に何の業務を担当するのかを帯で視覚化できます。
また、複雑なポジションチェンジも、バーの色や配置を分ければ、一目で把握が可能です。特定の時間帯に特定のポジションが手薄になっていないか、人が偏りすぎていないかを直感的にチェックできるため、人員の配置ミスを減らせます。
エクセルはすでにパソコンにインストールされているケースが多く、新たな導入コストや初期設定の手間をかける必要がありません。エクセルを使ったシフト表の作り方について、以下の3つのポイントを解説します。
エクセルでのシフト表作成は、コストをかけずに手軽に始められるメリットがある反面、転記作業や目視チェックには限界があります。また、複雑な関数やマクロを組み込むほど、作成者本人しか修正できなくなるケースも多いです。
入力ミスによるトラブルや手作業の限界を感じ始めたら、自動作成やエラー防止機能を備えた専用のシフト管理ツールへの移行を前向きに検討すべきタイミングといえるでしょう。
エクセルでシフト表を作成する際は、インターネット上で配布されている無料のテンプレートの活用がおすすめです。実働時間や出勤日数を自動計算する基本的な関数が入力されているため、作成時間を削減できます。
選ぶ際の重要なポイントは、自社の管理目的（時間単位か、日単位か）に合っているかと、自分たちでカスタマイズできるかの2点です。自社のルールに合わない表を無理に使おうとすると、かえって入力の手間が増えてしまいます。
無料で使えるシフト表のテンプレートはこちら！
エクセルでの作業を自動化し、手計算の手間を減らすには、関数の活用がおすすめです。例えば、「COUNTIF関数」を使って指定範囲内の「早番」や「遅番」の文字を数えるよう設定すれば、各時間帯の出勤人数を簡単に算出できて便利です。
さらに、「SUM関数」を組み合わせて日々の労働時間を合計すれば、法定労働時間を超過していないかが一目で分かります。また、「条件付き書式」を利用して、休日のセルに自動で色をつけて目立たせるのも効果的です。
🔻エクセルで作るシフト表のコツについてはこちら
【エクセルテンプレート無料提供】エクセルで作るシフト表、タイムスケジュール表のコツを紹介！
エクセルでの管理に限界を感じた場合は、専用システムへの移行のタイミングです。専用ツールは「シフト作成・回収・共有」という一連の業務を自動化・効率化することを目的に設計されており、手作業によるミスやタイムラグを根本から解消できます。
システムを導入すれば、従業員がスマートフォンから希望シフトを入力するだけでデータが直接システムに集約され、手作業による転記や集計の手間が一切不要になります。
また、従業員もシフト確認がいつでもできるため、店舗に電話するといった手間がなくなります。時間ロスを最小限に抑え、従業員の満足度と業務効率を同時に高めたいのであれば、専用システムの導入が非常に効果的です。
システムを選定する際は、自社の課題を解決する機能が備わっているかを見極める必要があります。例えば、飲食店や小売店なら、時間帯ごとの必要人数を割り出す機能や、売上予測と連動して人件費を自動計算する仕組みが便利です。
さらに、現場の従業員が使いこなせるかという視点も欠かせません。ITツールに不慣れな従業員が多い職場なら、普段使い慣れているLINEと連携してシフト提出ができるものなどがおすすめです。
🔻シフト作成ツールについてはこちら
【AIでシフト作成を自動化】勤務表の自動作成を特長とするシフト管理ツール10選｜プロが教える失敗しない選び方
見やすく公平なシフト表を作るためには、いくつかポイントがあります。以下の5つのコツを踏まえて作成すれば、失敗しにくいのでぜひやってみてください。
シフト作成で前提となるのは、労働基準法をはじめとする法令の遵守です。厚生労働省のガイドラインに沿って、法定労働時間（原則1日8時間・週40時間）を超えないよう管理しなければなりません。
さらに、一定時間以上の勤務に対する休憩の付与や、週1回以上の法定休日の確保も必須の要件となっています。残業や連続勤務が常態化すると、企業側のコンプライアンス違反として罰則の対象になるため、注意が必要です。
現場の業務を円滑に回すためには、従業員のスキルや経験値を考慮した配置が不可欠です。新人ばかりのシフトにすると、業務のスピードが落ちる可能性があります。また、トラブル発生時の対応が遅れて、顧客満足度の低下につながるケースも少なくありません。
このような事態を未然に防ぐには、各スタッフの能力を可視化しておくのがおすすめです。そして、各時間帯に必ず指導役の従業員を配置するようにしましょう。これにより、現場全体のスキルレベルを底上げできます。
特定の従業員ばかりに負担が集中しないよう、公平な割り当てを意識する必要があります。土日祝日や夜勤、早朝などの敬遠されがちな時間帯を一部のスタッフに押し付けると、職場の雰囲気が悪化し、離職の引き金になりかねません。
例えば、希望休の上限や土日出勤の回数を決めるなども効果的です。全員が納得できるバランスを目指してください。不公平感がなくなれば離職者も少なくなります。
パートやアルバイトは複雑な希望条件がある場合も多いです。例えば、「扶養控除内で働きたい」「テスト期間は休みたい」といった条件にも対応しなければなりません。
しかし、個人によって異なる上限時間を超えないよう、計算しながらスケジュールを組む作業は、エクセルでは限界があります。このような状況なら、システムを導入すれば、自動で判定しアラートを出してくれるので管理者の負担を軽減できます。
多くの勤怠管理システムでは、無料トライアル期間が用意されています。まずは、使ってみて自社の勤務形態に合っているかや、使いやすさなどを試してみると良いでしょう。費用面が気になる場合は、
IT導入補助金：https://it-shien.smrj.go.jp/
を活用することも可能です。
日々の煩雑なシフト作成業務から解放され、従業員の採用や売上向上のための施策など、本来の業務に注力するためにも、まずは無料ツールに登録して体感してみてください。
シフト表の作成は、適切な人員配置によって業務を円滑にし、無駄な人件費の削減や、従業員のモチベーション維持に直結します。
効率的なスケジュール管理は、管理者の負担を減らすだけでなく、人材の定着率向上にも繋がります。まずは自社の課題を明確にし、最もストレスの少ない手法を選んでください。
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【AIでシフト作成を自動化】勤務表の自動作成を特長とするシフト管理ツール10選｜プロが教える失敗しない選び方