シフトの種類は、大きく分けると「週ごと」のものと「月ごと」のものがあります。
シフトの種類はそれぞれの職場によって決まってくるため、シフト制の仕事を探している人にとっては、「週ごと」・「月ごと」のシフトのうち、どちらを選べばよいかと迷ってしまうのではないでしょうか？
この記事では、週ごと・月ごとのシフトについてそれぞれの特徴を説明したうえで、週ごと・月ごとのシフトのメリットとデメリットを、スタッフの立場とシフト管理者の立場から見ていきます。
シフトの種類は大別すると２種類
シフトの種類を大きく分けると「週ごと」と「月ごと」の2種類に分けられます。
「週ごと」のシフトとは、1週間単位で作成されるシフトのことです。
「週ごと」のシフトを導入しているのは飲食店に多く、中でも、学生アルバイトの多い職場では週ごとのシフトを導入している傾向がみられます。
「月ごと」のシフトとは、1か月単位で作成されるシフトのことです。
「月ごと」のシフトとは、1か月単位で作成されるシフトのことです。
「月ごと」のシフトは、正社員やパートが多い職場や、小売店のように1か月単位で作業の段取りを考える必要がある職場で主に導入されています。
「週ごと」・「月ごと」のシフトを作成すると、それぞれどのようなメリット、デメリットがあるのでしょうか。スタッフの立場とシフト管理者の立場、両方の視点からみていきます。
「週ごと」・「月ごと」のシフトを作成すると、それぞれどのようなメリット、デメリットがあるのでしょうか。スタッフの立場とシフト管理者の立場、両方の視点からみていきます。
「週ごと」のシフトのメリット
＃スタッフ側から見た場合
「週ごと」のシフトのメリットは、用事が入っているときに休日の希望を出しやすい点です。
例えば、来週の水曜日に用事が入っている場合は、水曜日を休日希望として、他の日はいつでも出勤できる、という形にできます。
また、「週ごと」のシフトは1週間ごとに作成するため、半月程度先に何らかの予定が入った場合でも、予定が入っている週のシフトを作成するときに「○日は予定が入っているので休みます」と伝えられます。
もし、シフトが「月ごと」の場合、1か月分のシフトが一度にできてしまうため、半月程度先に急な予定が入った場合は休みを変えなければなりません。
その点、「週ごと」のシフトなら、翌週以降の用事であれば休みの希望を伝えられます。
＃シフト管理者側から見た場合
「週ごと」のシフトのメリットは、シフトの作成に時間がかからない点がメリットといえます。
1か月分のシフトを作成するためにはかなりの時間を必要としますが、1週間分のシフトならさほど時間を必要としないため、シフトを作成する時間をある程度確保するだけで十分にシフトを作成できます。
「週ごと」のシフトのメリットは、用事が入っているときに休日の希望を出しやすい点です。
例えば、来週の水曜日に用事が入っている場合は、水曜日を休日希望として、他の日はいつでも出勤できる、という形にできます。
また、「週ごと」のシフトは1週間ごとに作成するため、半月程度先に何らかの予定が入った場合でも、予定が入っている週のシフトを作成するときに「○日は予定が入っているので休みます」と伝えられます。
もし、シフトが「月ごと」の場合、1か月分のシフトが一度にできてしまうため、半月程度先に急な予定が入った場合は休みを変えなければなりません。
その点、「週ごと」のシフトなら、翌週以降の用事であれば休みの希望を伝えられます。
＃シフト管理者側から見た場合
「週ごと」のシフトのメリットは、シフトの作成に時間がかからない点がメリットといえます。
1か月分のシフトを作成するためにはかなりの時間を必要としますが、1週間分のシフトならさほど時間を必要としないため、シフトを作成する時間をある程度確保するだけで十分にシフトを作成できます。
「週ごと」のシフトのデメリット
＃スタッフ側から見た場合
「週ごと」のシフトのデメリットは、半月後や1か月後など少し先の予定を入れにくいことです。
もし、半月後や1か月後に予定を入れておいたとしても、後日シフト作成者から「この日は忙しいので全員に出勤してほしい」と言われた場合、せっかく入れた予定をキャンセルしなければならないこともあるでしょう。
「週ごと」のシフトで業務を行っている場合は、少し先の予定を立てにくい点がデメリットといえます。
もし、半月後や1か月後に予定を入れておいたとしても、後日シフト作成者から「この日は忙しいので全員に出勤してほしい」と言われた場合、せっかく入れた予定をキャンセルしなければならないこともあるでしょう。
「週ごと」のシフトで業務を行っている場合は、少し先の予定を立てにくい点がデメリットといえます。
＃シフト管理者側から見た場合
「週ごと」のシフトのデメリットは、毎週必ずシフトを作成しなければならないことです。
1週間分のシフトなので作成するための時間はかからないものの、毎週シフトを作成する作業は面倒に感じてしまうかもしれません。
場合によっては「シフトはすぐに作成できるし、他の作業を優先したいから、シフトの作成は後からやることにしよう」と考えてしまうこともあるでしょう。
そのような考え方を持ってしまうと、ギリギリの段階でシフトを作成することになってしまい、スタッフから「来週のシフトはまだですか？」と催促を受ける原因にもなりかねません。
そのようなことにならないよう、シフトは早めに作ることが大切です。
1週間分のシフトなので作成するための時間はかからないものの、毎週シフトを作成する作業は面倒に感じてしまうかもしれません。
場合によっては「シフトはすぐに作成できるし、他の作業を優先したいから、シフトの作成は後からやることにしよう」と考えてしまうこともあるでしょう。
そのような考え方を持ってしまうと、ギリギリの段階でシフトを作成することになってしまい、スタッフから「来週のシフトはまだですか？」と催促を受ける原因にもなりかねません。
そのようなことにならないよう、シフトは早めに作ることが大切です。
「月ごと」のシフトのメリット
＃スタッフ側から見た場合
「月ごと」のシフトの場合、スタッフ側としては1か月分のシフトがすでに決まっているので、先の計画を立てやすい点がメリットです。
シフトができあがると公休日も決まります。シフトの公休日をみながら「○○日はこの用事を片付けよう。△△日はあの場所に出かけてみよう」というように今後の予定を立てやすくなります。
「週ごと」のシフトの場合は、先の予定が全く読めないため不便に思えてしまいますが、「月ごと」のシフトなら先の予定を読みやすい点がメリットといえます。
シフトができあがると公休日も決まります。シフトの公休日をみながら「○○日はこの用事を片付けよう。△△日はあの場所に出かけてみよう」というように今後の予定を立てやすくなります。
「週ごと」のシフトの場合は、先の予定が全く読めないため不便に思えてしまいますが、「月ごと」のシフトなら先の予定を読みやすい点がメリットといえます。
＃シフト管理者側から見た場合
「月ごと」のシフトができていれば、1か月先までの作業の予定を立てられます。
例えば、小売店のように季節に応じた商品を販売する店舗では、「月ごと」のシフトを見ながら「どの日に、どんな商品を陳列するか」という計画を立てやすくなります。そして、作業内容に応じて特定の日にスタッフを増やすなど、臨機応変な対応も行えます。
もし、シフトが1週間分しかできていなければ、作業の段取りは1週間先までしか立てられません。
長期的な視点で作業の計画を立てたいなら、「月ごと」のシフトを作成する方が理にかなっています。
例えば、小売店のように季節に応じた商品を販売する店舗では、「月ごと」のシフトを見ながら「どの日に、どんな商品を陳列するか」という計画を立てやすくなります。そして、作業内容に応じて特定の日にスタッフを増やすなど、臨機応変な対応も行えます。
もし、シフトが1週間分しかできていなければ、作業の段取りは1週間先までしか立てられません。
長期的な視点で作業の計画を立てたいなら、「月ごと」のシフトを作成する方が理にかなっています。
「月ごと」のシフトのデメリット
＃スタッフ側から見た場合
「月ごと」のシフトの場合、スタッフ側からみると、シフトが決まった後に用事が入ってしまうと、休日の交代が必要になってしまう点がデメリットといえます。
「月ごと」のシフトでは、1か月分のシフトがあらかじめ決まります。1か月の間には急な用事が入ってしまうことも多々あるため、用事が入るごとに休日の変更を申し出ることは面倒に感じてしまうことでしょう。
休日を変更したい場合、気軽に応じてもらえる職場ならさほど問題にはなりませんが、職場によってはよほどの理由がない限り変更してもらえないこともあります。シフトの変更に対して融通が利きにくい場合は、不便に感じてしまうこともあり得ます。
＃シフト管理者側からみた場合
シフト管理者にとっては、「月ごと」のシフトは作成に時間がかかる点がデメリットです。
スタッフの休日日数や労働時間が適正であるかをチェックしつつ、忙しいと思われる日は人員を増やしておくなど、さまざまな面に気を配りながらシフトの作成を行わなければなりません。
1週間分のシフトなら、シフトの全体に目が届きやすいため手直しが必要であっても簡単に行えますが、1か月分のシフトは全体をくまなくチェックするだけで時間がかかってしまいます。
シフト管理者としては、「月ごと」のシフトの作成はまさに一苦労といえます。
「月ごと」のシフトでは、1か月分のシフトがあらかじめ決まります。1か月の間には急な用事が入ってしまうことも多々あるため、用事が入るごとに休日の変更を申し出ることは面倒に感じてしまうことでしょう。
休日を変更したい場合、気軽に応じてもらえる職場ならさほど問題にはなりませんが、職場によってはよほどの理由がない限り変更してもらえないこともあります。シフトの変更に対して融通が利きにくい場合は、不便に感じてしまうこともあり得ます。
＃シフト管理者側からみた場合
シフト管理者にとっては、「月ごと」のシフトは作成に時間がかかる点がデメリットです。
スタッフの休日日数や労働時間が適正であるかをチェックしつつ、忙しいと思われる日は人員を増やしておくなど、さまざまな面に気を配りながらシフトの作成を行わなければなりません。
1週間分のシフトなら、シフトの全体に目が届きやすいため手直しが必要であっても簡単に行えますが、1か月分のシフトは全体をくまなくチェックするだけで時間がかかってしまいます。
シフト管理者としては、「月ごと」のシフトの作成はまさに一苦労といえます。
シフト管理者が意識すべきこと
シフト制の職場においては、シフトの種類が「週ごと」または「月ごと」のいずれかに決まっているため、指定されたシフトの種類に応じてシフトを作成することになります。
いずれのシフトであっても、シフト管理者にとってはメリットもあり、デメリットもあります。
大切な点は、職場の運営が円滑に行われるシフトを作ること、そして、シフトの締め切りよりも早めに作成し、提出することです。
シフトの作成をギリギリの状態で行ってしまうと、スタッフとしては今後の予定が立てにくくなり、仕事に対するモチベーションが下がる原因にもなりかねません。
シフト管理者は、シフト作成以外にさまざまな業務も行わなければなりませんが、スタッフにとって働きやすい環境を作るためにも、余裕を持ってシフトを作成することが重要といえるでしょう。
いずれのシフトであっても、シフト管理者にとってはメリットもあり、デメリットもあります。
大切な点は、職場の運営が円滑に行われるシフトを作ること、そして、シフトの締め切りよりも早めに作成し、提出することです。
シフトの作成をギリギリの状態で行ってしまうと、スタッフとしては今後の予定が立てにくくなり、仕事に対するモチベーションが下がる原因にもなりかねません。
シフト管理者は、シフト作成以外にさまざまな業務も行わなければなりませんが、スタッフにとって働きやすい環境を作るためにも、余裕を持ってシフトを作成することが重要といえるでしょう。
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まとめ
シフトの種類には「週ごと」のシフトと「月ごと」のシフトがあります。
「週ごと」のシフトは、シフト管理者の立場としてはシフトの作成に時間がかからない点がメリットといえます。しかし、短時間でシフトを作成できると高をくくっていると、締め切りがギリギリの段階でシフトができあがることになり、スタッフに迷惑をかけることにもなりかねません。
「月ごと」のシフトを作成すると、1か月分のシフトが作成できるため長期間にわたって作業計画を立てたい場合に適しています。ただし、シフトを1か月分作成しなければならないため、シフトの作成に時間がかかる点がデメリットといえます。
「週ごと」のシフトは、シフト管理者の立場としてはシフトの作成に時間がかからない点がメリットといえます。しかし、短時間でシフトを作成できると高をくくっていると、締め切りがギリギリの段階でシフトができあがることになり、スタッフに迷惑をかけることにもなりかねません。
「月ごと」のシフトを作成すると、1か月分のシフトが作成できるため長期間にわたって作業計画を立てたい場合に適しています。ただし、シフトを1か月分作成しなければならないため、シフトの作成に時間がかかる点がデメリットといえます。
シフトの作成を簡単に行いたいなら、シフト管理サービスを活用してみましょう。人員が適切に割り振られた効率性の高いシフトが短時間で作成できます。
シフトの作成はシフト管理サービスにまかせれば、他の作業を行う時間を十分に確保できるため、質の高いサービスを提供することも可能になります。
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