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導入事例
株式会社ジェイアール東海ホテルズ様

トライアル時点の「本当にできるの?」といった不安感を一掃、
導入後は「担当者でなくても作成できる」と意識変革、本格活用へ

株式会社ジェイアール東海ホテルズ 様
業種:ホテル-旅館
対象スタッフ数:997名(2021年4月現在)
事業内容
名古屋、高山、豊橋、静岡、新横浜に、ラグジュアリーホテル、リゾートホテル、シティーホテル、宿泊特化型ホテルなどを運営。
概要
日本を支える鉄道ネットワークを最大限に活かし、名古屋の2 ホテル(名古屋マリオットアソシアホテル、名古屋JRゲートタワーホテル)をはじめ、ホテルアソシア高山リゾート、ホテルアソシア豊橋、ホテルアソシア静岡、ホテルアソシア新横浜を運営。東海道新幹線の沿線や、歴史と伝統が残る飛騨高山の地でホテルを展開。JR 東海グループの一員として、「信頼・安心・安全」を提供するのはもちろん、抜群のアクセスと「お客様第一」の誠実で質の高いサービスで、期待を超えるホテルステイを提供している。
課題
  • 勤務シフトの作成研修を終えた社員がシフト表を作成していたがスタッフの希望休日の対応などで、作業時間を費やしていた。
  • 手作業での勤務シフト作成は、必ずしも公平とはいえず、バランスの取れたシフト作成が求められていた。
  • 作成された勤務シフトに手を加えて調整すると、それによる思わぬミスや影響が広範囲に及ぶことも。その確認のために本社も人手を取られていた。
効果
  • 担当者の不在時に一般社員が代理で作成、基本的なルール設定ができていたこともあり、難なく勤務シフトができあがった。
  • 勤務シフト作成には人的ノウハウが求められるが、「お助けマン」では瞬時に全体の6~7割分を作成することにより調整に時間を掛けられるようになり、それによって公平性を保つことが容易になった。
  • 手作業での作成に比べ、大幅に人為的ミスが少なくなり本社での確認作業などが軽減できた。

勤務シフト作成に費やす労力とシフトの公平性が課題

 株式会社ジェイアール東海ホテルズは1992年に開業、名古屋(2ホテル)、高山、豊橋、静岡、新横浜の都市に、ラグジュアリーホテルやリゾートホテル、シティーホテルなど6つのホテルを展開している。

 ホテルには365日無休、24時間体制での対応が求められる。それだけにスタッフの勤務シフト作成には、細やかな気配りやかなりの作成時間が求められている。同社・本社勤労課の土井雄介氏は、「勤務シフト作成お助けマン」の導入に至るまでの全社的な課題について、次の点を挙げる。

 「シフト作成者には、勤怠管理や休日数と所定時間、法令面への対応などの社内研修の修了者が務めています。しかし、彼らの能力とは関係なく、スタッフが希望休日を申請すると、その要望に応えようと、思わぬほどの神経と時間を要しました

 

 しかも、作成されたシフトは必ずしも公平とはいえず、バランスのよい公平なシフト作成が求められていた。また作成したシフトに手を加え調整していくと広範囲に及び、思わぬミスや影響が出てしまう場合もあった。本社・勤労課でもチェックを行っていたが、そうした入力ミスなどへの対応チェックが余分な作業となっていた。

 その現状を打破しようとしたのが、同社・ホテルアソシア豊橋であった。同ホテルでは現状の改善策を求め、インターネットでシフト管理システムを検索し、「お助けマン」に行きあたった。それを受けて本社・勤労課も「効率化が図れるならば」と動き、トライアルへと結びついた。

 「当初は、本当にシフト作成がシステムでできるか疑心暗鬼であった一部スタッフも、課題を一つずつ潰していくことで認識を新たにし、導入への運びとなりました」(土井氏)

担当者の不在時に立証された「お助けマン」の導入効果

 「お助けマン」導入時から、勤務シフト作成に携わってきた名古屋マリオットアソシアホテル・料飲宴会部の佐々木福太朗氏は、導入後の効果について力説する。

 「手作業での勤務シフト作成は、法令面の対応や社内ルールの再確認など、担当者にとって大きな業務負担となっていました。それが「お助けマン」導入により、すぐにシフト表の仮組みができたことにまず驚かされました
 「シフト作成にあたっては、80名余のスタッフの1か月分を入力、そのうえでシフト調整を行いますが、この部分は人力でのノウハウ要素が強いといえます。しかし基本的には「お助けマン」で6~7割ができあがっているので、シフト調整に十分な時間を割け、ミスも大幅に減少。効率化に結びついています」(佐々木氏)

 導入後、佐々木氏は基本的な入力を終えルール設定を済ませた。その後、佐々木氏の不在時に他の作成者によってシフト表を作成することになったが、出来上がったシフト表を確認すると、事前に作成していたルール設定のもと公平に作成されていたのだった。

 「シフト作成担当者に頼らず、初心者の社員でも公平な勤務シフトが作成できる。まさに驚きであり、「お助けマン」の素晴らしさを立証、再認識した瞬間でした」(佐々木氏)

導入から1年が経過し、今後は横展開の拡大を検討中

 「今日の導入成果があるのは、当社の特性や業務パターンを理解したうえで、「お助けマン」のシステムサポート担当がフォローしてくれたことに尽きます。利用当初から、不明点や疑問について尋ねると、即対応してくれますし、導入側にとっては安心です」(土井氏)

 同社では、現在「お助けマン」を、各ホテルの宿泊、レストラン、宴会部門などサービス部門での活用が主である。今後については「お助けマンのトライアルから1年が経過し、現在はその成果を検証中で、その結果をみて新たに導入可能な部署などを検討していく」としている。

お助けマンでシフト表作成が
省力化できました!

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