導入事例
日本ホテル株式会社様

ホテルスタッフの部署配置で勤務シフト作成は苦行に！

　最初に、JR東日本ホテルメッツ（「ホテルメッツ」）にて「お助けマン」の試行をスタートさせた。ホテルメッツは、日本ホテル株式会社が運営する宿泊特化型ホテルで、首都圏を中心に北関東・東北など、駅から徒歩1〜 3分圏内に23ホテルを展開している。

　ホテルメッツの運営面の特徴は、フロント業務（チェックイン・チェックアウト）をはじめ、滞在中のお客様対応、電話やネットでの予約受付まで、担当部門を設けることなく全スタッフが各業務をこなしている点にある。各ホテルのスタッフ数は平均15名と少数精鋭だが、それだけに夜勤や休日の調整などが難しく、人手が足りないケースが生じるなど、うまく回らないこともあった。

　ホテルメッツ本部の加藤氏は、「勤務シフト作成お助けマン」導入により、それらの課題が解決するまでの経緯を次のように語る。
　「勤務シフトの作成は、各ホテル支配人の役割ですが、Excelによる勤務シフトの作成時は、スタッフの部門別配置、夜勤・休日調整などに神経を配り、1日では終わらず自宅に持ち帰るなどして、下手をすると作成に1週間を費やしていた人もいます」
　ホテルメッツが業務効率化を念頭に、各ホテルの業務を本部に集約し始めたのは2018年から。その段階で「勤務シフト作成も集約できるのでは？」との意見が出され、「お助けマン」を含めた5社システムを比較、検討。最終的に、「お助けマン」に決定した。

　「決め手となったのは、「お助けマン」は、条件を細かく設定して作ることができ、かつ、他社にはない夜勤シフトの作成ができたこと。その2点がほぼ決め手となりましたね」（ホテルメッツ：廣渡氏）
　また、他社システムは1人当たりのイニシャルコストが掛かりすぎること。それに比べ、「お助けマン」はホテル単体でなくエリア単位で勤務シフトを作成することにより、コスト削減につながる点も大きな魅力であった。

「お助けマン」の利用が、スタッフの能力を見直す機会に繋がった

　ホテルメッツでの成功をふまえ、続いてホテルメトロポリタン川崎、および鎌倉での試行を開始した。

　導入効果について、ホテルメトロポリタン川崎の星野氏は次のように語る。
　「勤務シフトの作成は、支配人にとって辛い業務であり、心理的圧迫は大きかったですね。それが「お助けマン」導入によって、設定をうまくすれば若干の手修正を加えても2～3時間で終えられるし、ワンクリックで終わる月もあるほどです」
　「お助けマンの魅力は、各個人の能力や体調面などを考慮して、細かく条件設定ができること。人間が考えた設定が可能であり、それを反映してくれるのは本当にありがたいですね」

　また、「お助けマン」の新たな効果として、各スタッフの能力の見直しにもつながった。ホテルメッツでは、勤務シフト作成の難しさは、スタッフ個々の能力が見極められていない点にあるのではないかと考え、「お助けマン」導入を機にスタッフのスキルを確認することにした。

　「お助けマン」では設定の一つである「担当可能条件」を参考に、各スタッフのスキルを一覧で確認することができるため、これがスタッフ能力の見直しにもつながり、毎月表につけては各ホテル支配人が共有し、新人教育などにも役立てている。

　さらに、「お助けマン」導入にあたって、同システムをフル活用し、ホテルごとの適正(必要最低)人員の算出に取り組んだ廣渡氏は「適正人員の算出は「お助けマン」ならではのメリットであり、他システムでは絶対に無理でしたね」と強調する。

今後は日本ホテルグループとしての活用へ

　現在、「お助けマン」はホテルメッツ、ホテルメトロポリタンでの成果を機に、業務効率化推進プロジェクトの好事例として、日本ホテルグループとして裾野を広げつつある。

　加藤氏らは自社独自の機能増強に対する要請や、同システムを使いこなせないスタッフへの導入支援と導入後支援など、今後とも「お助けマン」スタッフと二人三脚で歩んでいきたいとの声を寄せてくださった。