導入事例
JR九州ホテルマネジメント株式会社様

佐賀県・嬉野温泉で旅館開業に向けてシフト管理システムの導入を検討

　JR九州ホテルマネジメント株式会社が運営している「嬉野八十八（やどや）」は、2023年10月にオープンした茶と温泉にこだわった旅館だ。嬉野の最大の特産品である嬉野茶を提供するとともに、日本三大美肌の湯の一つである嬉野温泉の湯を全客室（36室）に引き、源泉100％かけ流しを気軽に楽しむことができる。「当施設はホテルのホスピタリティと日本旅館の良いとこ取りをしており、佐賀の食、工芸、風土など地域の魅力、伝統などを感じられる湯宿となっています。中でも、コンセプトの一つである嬉野茶では、地元の茶農家が専属の茶師となり、お茶を振る舞うティーセレモニーがお勧めとなっています」と語るのは、嬉野八十八支配人の佐土原氏だ。
　嬉野八十八の開業では、準備段階からシフト管理システムの導入を検討していた。「過去に旅館の立ち上げや運営の経験があり、旅館のシフト作成は、朝から晩、夜の泊まり、朝食や夕食の時間帯など多岐にわたり組み合わせが複雑ですごく苦労することを知っていました。また、他社のシフト管理システムを活用したことがあり、その有用性を実感していたことから当旅館でも早い段階からシフト管理システムを導入することを決めていました」と佐土原氏。

検証時のお助けマン営業担当の親身な対応が導入の決め手でした

　シフト管理システムの導入検討は旅館開業の半年前から始まった。「当初は、以前携わった老人ホームで導入した他社システムを検討していたのですがコスト面に問題があり、ほかにも数社検討してみることにしました。そんなとき、JRシステムの『お助けマン』を知人から教えてもらいました。JRシステムでは予約業務全体の効率化につながる旅館・ホテル向けのサイトコントローラー『らく通with』を導入することがすでに決まっていたこともあり、同じJRグループというなじみもあって候補として加えました」と佐土原氏。
　検証内容は、開業前であることから仮の要員計画をもとに条件設定を行い最適なシフト自動作成が行えるか、操作性はどうか、勤怠管理システムへの連携が円滑に行えるかなどだった。「お助けマンを含む2社で検証し、システム連携については要件整理などで時間はかかりましたが双方とも対応可能。そこで決め手となったのは検証期間中の対応でした。開業準備に追われる中、お助けマンの営業担当の方が親身になって対応してくださり大変助かりました。ほかにも、シフト自動作成機能の精度が高いこと、操作性なども評価しました」と佐土原氏は続ける。

スマートフォンからの希望休集約が一番のメリット

　旅館開業後のお助けマンの評価を佐土原氏に聞くと「一番メリットに感じていることは、希望休の集約がシステム上でできることです。旅館の運営上、どうしても勤務が一緒にならないスタッフがいるので希望休の確認に苦労していましたが、スタッフがスマホから登録できるので飛躍的に効率化できました。このほか便利に感じているのは、自動作成のボタン一つで7割の精度でシフトができることです。あとは手修正になりますが、かなり作業軽減になっています。次に、出面の人数を計算してくれる機能です。例えば、朝メンバーの出面がこの日は何人いるかなどが簡単に見られます。もう一つ、エラーチェック機能も便利ですね。条件を設定しておけば6連勤になっていないかなどがすぐにわかるので助かっています」とのこと。現在の課題は、旅館の営業が順調に軌道に乗りスタッフが増えてきたため条件を見直す必要があり「今後、お助けマンのサポートチームの協力を得て進めていきたい」と佐土原氏。
　また、今回の導入でお助けマンの魅力を知った佐土原氏は「JR九州グループ内でシフト管理に悩んでいる会社がいたら勧めていきたい」と語る。