労働者として働いている人には、健康的な職業生活を支えるためのさまざまな休日があります。基本的な公休と呼ばれる休日のほかにも、有休や希望休といったものがあり、実際に取得されたことのある人も多いでしょう。しかし、その仕組みや定めとなると複雑で、よく分からないままに消費しているというケースも少なくないのではないでしょうか。ここでは希望休を中心に、これらの違いや仕組み、ルールを分かりやすく解説します。
希望休とは、シフト制の職場などで従業員が休みたい日を事前に希望として申請を出し、取得する休暇のことです。例えば次の木曜日に休みをとりたいと希望し、その要望が通って実際に木曜日が休みとなれば、そこで希望休が取得できたということになります。しかし、あくまでも希望ですから、その時の職場の状況や他の従業員の勤務との調整などから、希望が通らないこともあります。
会社側は必ずしも従業員の希望休に関する要望に応じる必要はなく、法律に定められた休日を適正に与えていれば、問題ありません。労働基準法第35条には、「使用者は、労働者に対して、毎週少くとも一回の休日を与えなければならない」とあり、法的義務としてこれをクリアしていれば、いつ休みを与えてもよいことになっているのです。
有休が与えられる日数は、雇用されてからの勤続年数が長いほど、そして、1週間あたりの労働日数が多いほど、多く与えられます。
有休が与えられる日数について、下記に一例をあげます。
雇用されてから一定の期間を経過した場合に与えられる有休の日数（1年分）
| 1週間あたりの 労働日数 |
与えらえる有休の日数 | |
| 勤続6か月の場合 | 勤続6年半以上の場合 | |
| 5日 | 10日 | 20日 |
| 4日 | 7日 | 15日 |
| 3日 | 5日 | 11日 |
| 2日 | 3日 | 7日 |
| 1日 | 1日 | 3日 |
希望休は、その企業の制度や慣行に基づくもので、法的な権利として保障されているものではありません。そのため、何日までの申請が可能といった上限の制限も法的にはありません。ただし、多くの職場では月に2～3日などと定められています。
こうした上限が設けられているのは、従業員間の公平性を保ち、かつ業務の円滑な運用体制を維持確保可能として、人員配置の計画を立てやすくするためです。そのため希望できる休みの日数をルールとして定め、他の従業員と重なってしまったり、特定の日に申請者が集中したりすることを防ぐようにするのです。
しかし、そうしたルールを事前に定めていても、繁忙期や人員不足時には、希望休の取得は難しくなります。とくに連続した休暇は業務への影響も大きくなることから取得が困難となるでしょう。希望休の取得は早めに申請を行い、上司らともよく話し合って調整することが大切です。
希望休・有給・公休・指定休・予定休の違いを一覧で見てみましょう。
| 項目 | 主な意味と特徴 | 法律との関連 | 取得確実性 |
|---|---|---|---|
| 希望休 | 従業員が休みたい日を希望して シフトに反映してもらい取得する |
法的義務ではなく、会社側の裁量による | 会社側の承認が必要 場合によっては希望通りにならない |
| 有給 | 年次有給休暇のことで、賃金が支払われる休暇。 請求すれば会社側は原則拒否できない |
労働基準法で定められた法的権利 | 法律上は確実に取得できる（時季変更権の行使は可能） |
| 公休 | 会社が設定する労働義務のない日。 法定休日や所定休日を指す。もともと休みの日のこと |
法定休日は労働基準法で定められる。 所定休日は会社が独自に定める |
会社側が決定するが、労働義務はない日として確定 |
| 指定休 | 会社側からシフトの都合などでこの日は休みと指定された休暇。 希望休に近いかたちで指定される日のこともある |
会社側が設けるルールによる | 会社の方針やシフトの状況次第 |
| 予定休 | 従業員が私的な予定のために申請して取得する休み。 希望休と同義なことが多い |
会社側が設けるルールによる | 会社の方針やシフトの状況次第 |
公休とは、労働者に対し会社側が就業規則などに基づいて与える休日のことで、一般的には法定休日と所定休日をあわせて指します。ただし、その定義は企業によって異なっており、どの曜日に設定するかといった点にも法令上の定めはないことから、会社が自由にルールを設定し定めることができるようになっています。
法定休日については、労働基準法で毎週1回、または4週間に4日の休日を与えることが義務づけられているため、会社側もこれを遵守しなければなりません。シフト制でも、パート・アルバイトでも同様で、これは全員に適用される決まりとなっています。ただし職種によっては、緊急事態などが生じ臨時出勤することが求められる場合もあります。
所定休日は、会社側が法定休日以外に独自に設定する休日で、土日祝日などが多く、これによって法定休日とあわせ週休二日制とするケースも多くみられますが、シフト制では勤務日になることもあります。
法定休日や休日出勤にかかるルールは就業規則などに明記し、従業員に周知する必要があります。シフト制では公休の日数が個人で異なる場合もありますが、そのようなケースでも法定休日が確保されていれば法律上は問題ありません。超過分は割増賃金や振替休日で対応するようにします。
指定休とは、企業がこの日は休むようにとあらかじめ特定し、休日とするもののことで、実務上の用語であって法律上の正式な用語ではないことから、その意味や用い方が企業によって異なっています。そのため意味や扱いは、各勤め先の就業規則や勤務制度に基づいて確認しておかねばなりません。
例えば、法定休日の中で特定の日を指し、指定休と呼ぶ場合があります。この場合は休日労働を行えば割増賃金が適用されます。一方、法定休日とは別に、企業が独自に定める所定休日の中で、あらかじめ休みとして指定した日のことを指定休と呼ぶ場合もあります。この場合の休日労働は、週の労働時間が40時間を超えた場合に時間外労働として扱われるようになります。そのほか、従業員の希望を受けてそれにできる限り沿うよう、あらかじめ定める休みのことを指定休と呼ぶ場合もあります。
指定休がこのように定義されるものであることは業界を超えて共通といえますが、その運用方法や日数などは業界ごと、企業ごとに異なります。傾向として、一般的なオフィスワークでは、完全週休2日制を敷き、土日祝日を法定休日または所定休日として指定、夏期休暇や年末年始休暇などもカレンダー通りに指定休として設定されやすいものとなっています。
一方、サービス業やシフト制勤務体制の業界では、365日稼働を基本とするため特定の曜日を固定で休みとはしづらく、月の公休数を定め、その中で会社側があらかじめ休みの日を割り振ることが多くなります。この割り振られた休みのことを指定休と呼ぶケースがしばしば見受けられます。
そのほか建設業などでは、現場の稼働状況に左右されやすく、天候や工期によって休日の指定も変動しやすいという特性があります。
予定休とは、会社側が割り振る休日で、多くの場合、計画年休や計画休日と呼ばれるものと同義に扱われます。これは、年次有給休暇のうち5日を超える部分について、会社側と従業員側とが労使協定を結び、あらかじめ計画的に取得日を指定する仕組みで生まれる休みのことです。
従業員が希望する日に有給休暇を取りにくい場合でも、会社が指定することによって気兼ねなく休めるようにしたり、取得義務の達成を助けたりする目的で設けられているもので、ワークライフバランスの向上や有給取得率の改善を図るものとして用いられます。夏期休暇・年末年始休暇、GWなどの一部に加えられるほか、会社の創立記念日などで設定されることもあります。
計画年休としての意味のほか、企業独自の指定休として予定休という言葉を用いる場合もあります。この場合は法的な背景はなく、会社側が特定の日を休みとして指定する意味合いが強く、その日の扱いは会社ごとに定められたルールに従うものとなります。
これらの予定休に対し、休み希望とは希望休として、労働者が希望する特定の日をあらかじめ休みにしてほしいと申請することをいいます。あくまでリクエストするものですから、会社側の都合で実現が叶わないこともあります。よって予定休は、会社からの計画的な有給消化など、指示・指定される休みを指し、休み希望は働く側が休日としたいもの、その申請という違いがあります。
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シフト制の勤務体系を敷く職場では、しばしば様々な原因から有給取得が難しく、従業員側も有給の申請をためらってしまう場合があります。結果として有給消化ができず、仕組みとしてあっても意味がないと不満を抱える要因になってしまっているケースも少なくないでしょう。なぜこうした事態が生じ、どう対処すれば安心して有休取得が行えるようになるのでしょうか。
まず有給を取りづらくなる理由としては、慢性的な人手不足が挙げられます。取得すれば他の従業員に負担がかかり、申し訳ないという気持ちから休みを取れなくなってしまうのです。この場合、適切な人員配置を行い、余裕のあるシフトを組んでいくことが対処法となるでしょう。
第2の理由としては、そもそも有給取得の申請ルールが不明瞭で分かりにくい場合があります。申請の期限や手続きが曖昧な状態では、従業員もどう取得してよいか分かりません。ルール不明瞭な状態が放置された結果、誰かが休みすぎている、自分だけ休めていないといった不公平感が生まれ、トラブルにつながることもあります。トラブル防止の観点からも、明確なルールを決めておくことが重要です。
第3には他のスタッフとのバランス調整が難しく、人員配置に偏りが出やすいため、うまく有給消化が進まないことがあります。この場合は余裕のある申請期限で希望の調整ルールを整えたり、交代要員を確保したり、属人的業務を減らすといったことが対処法となります。
そのほか繁忙期など業務集中時で有給が取れないということもあります。特定時期に多量の業務が発生すると判明している職場では、早めにスケジュールを組み、計画的に休みを振り分けていくことが重要です。
これらの対処法を実践し、適切な管理体制を整えて公平性あるシフト作成を進めれば、従業員も有給を取得しやすくなります。会社側は安心して有給を申請できる仕組みを整え、従業員側はそのルールに則って申請、取得するという流れを作ることがより良い職場づくりのためにも重要となります。
有給は労働義務のある日である所定労働日に取得するもので、休日にはあてられません。一方、希望休は会社の勤務シフトにおいて、休日としてもらうよう申請するものであって有給とはまったく別物になります。
会社によっては、希望休を有給消化とカウントしている事例が見受けられますが、本来、会社のルールで承認して休みになる希望休と、労働基準法で定められた労働者の権利たる有給とは違うものであり、別枠で考えるべきものです。
有給は労働日にしか使えないため、勤務シフトで希望休として申請を行い、会社が承認した日が労働日である場合、そこに有給を充てることは可能ですが、やはり別々に考えていくもので、もともと含まれる扱いとは考えられません。なお有給をそのように使いたい場合でも、希望休の上限枠内で申請するルールとなっているケースもあれば、希望休とは別に有給申請できるルールのケースもあります。最終的には会社ごとのルールが最優先されますので、まずは就業規則を確認してください。
一般的結論としては、有給は労働日のための権利、希望休はシフト作成にあたっての休み希望と別に考え、うまく使い分けたり、組み合わせたりすべきものとなります。混同しないようにして、うまく取得しましょう。
パートやアルバイトであっても、休暇に関して適用される法律は基本的にフルタイムの勤務労働者と変わりません。よって所定労働日数など条件を満たしていれば、フルタイムの場合と同様に有給を申請・利用することができます。
一方で希望休は、あくまでも希望であって会社側の承認を得て取得するものであり、必ず取得できるとは限りません。これも就業形態によって異なるものではなく、原則同じルールで考えられます。どのような方法で何日前までに申請するのか、就業規則などで事前に確認し、それに従って希望を出すようにしましょう。
職場によっては繁忙期や土日祝日に仕事量が多く、休みが取りづらい、希望休の希望も通りにくくなる傾向があります。しかし会社側も希望休を全く無視し、取らせないといった態度を取るのは問題です。他の従業員との公平性を保ちながら、希望を通せないところについては譲歩案を提示する、従業員側もそれを受けて前向きに検討するといったやりとりを行っていくことが現実的であり建設的です。
トラブル防止の観点から、あらかじめ希望休のルールを定め、「土日休めるのは3人まで」「重なった場合には話し合いの場を持つ」など明確化しておくのも一案です。
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希望休を公平に扱い、従業員の不満をなくして働きやすい職場を作っていくには、シフト管理者がいくつか主要なポイントを押さえて運用していくことが大切です。以下で確認していきましょう。
まず、希望休に関して明確なルールを設定し、会社側と従業員側で互いがそれを十分に認知している状態を整えることが大切になります。月に何回まで申請できるのか、提出期限は何日前か、具体的に示し、そのルールを厳守するように促します。なぜそうしたルールが必要なのか、公平性を保ち運営に支障をきたさぬようにするためであることを丁寧に説明し、従業員から理解を得ておくことも必要でしょう。
従業員とは普段からコミュニケーションを密にとり、不信感を生まないようにすること、信頼関係を築いておくことも重要です。個々の事情や希望を把握し、可能な限り尊重する姿勢をみせること、すべて希望通りにシフトを組んでいくことはできませんが、代替案を複数提示したり、譲歩に応じてくれた相手には感謝を示したりするようにして、円滑な運用を目指しましょう。
勤務シフトの作成時には、特定の人に夜勤や土日勤務などが集中しないよう配慮し、偏りを防ぐようにします。また個々の従業員の疲れに配慮し、徐々に出勤時間が早まっていくシフトや、遅番の翌日早番など、身体的負担が大きいシフトは避けるようにしましょう。そのようにして組んだ勤務シフトは早めに発表するようにし、従業員が予定を立てやすく、確認・調整も進めやすい状態を作っていくことがポイントです。
こうした管理をうまく進めるには、シフト管理システムを導入するのが良いでしょう。全員の休み希望や勤務状況をシステム上で一元管理し、可視化を進めて偏りを最小化したり、従業員の希望提出や急な変更がスマホのみで完結できるなど柔軟な対応がしやすいシステムを選んで採用したりすれば、シフト組みがうまく進みやすくなります。
希望休の集計を適切に行うほか、労働基準法など各法令に準拠したシフト作成とするためにもシステムは役立ち、手間のかかる作業を自動化できるメリットもあります。皆の負担軽減と労働環境改善・最適化に役立つシステムを選定し、活用していくことを推奨します。
希望休の理由は簡潔に示せばよく、「私用のため」といったもので十分な場合が多くなっていますが、必要な場合は個人情報に配慮しつつ、もう一歩具体的な説明を付すとよいでしょう。「通院のため」「家族の用事のため」「公的手続きが必要なため」など、相手が状況を把握できる説明とすることがポイントです。
家族の病気や冠婚葬祭など、とくに緊急性や重要性が高い場合には、その状況を簡単に説明しながら明確に伝えると、会社側の理解も得やすくなります。また、同僚やシフト作成者に負担をかけることとなるため、「ご迷惑をおかけしますが、よろしくお願いいたします」といった配慮の言葉を入れておくと印象も良く、良好な人間関係や信頼関係を構築・維持していけるでしょう。
業務への影響を最小限とし、より希望を通りやすくするため、代替案や調整の余地があれば、あわせて提案しておくことがお勧めです。「代わりにこの日は出勤可能です」「難しければ、○日の休みでもかまいません」「業務引き継ぎは○○さんに実施、依頼済みです」「○○（業務）は前倒しで行います」などと記しておきます。
会社側として、従業員からの申出がルールに則ったものであっても、どうしても応えられない、その要望を入れると勤務シフトを組めなくなるといった場合もあるでしょう。そうした場合には、生じている業務調整の都合状況について説明を行い、理解を得るようにすることが大切です。
例えば「大変申し訳ありませんが、○日はスタッフが○名しかおらず、業務が滞るため調整が難しい状況です」「～さんは先月も希望休を取られていますので、今月は他の従業員との兼ね合いで難しい状況です。公平性を保つためにもご理解ください」「○日は通常より人員が必要なため、別日に振替を検討いただけますでしょうか」といった説明で、人手不足や他の従業員との希望日被り、繁忙期などの理由を示して断るようにします。
断る理由を明確にしないまま却下したり、希望する理由を執拗に追及したりするとパワハラやトラブルにつながりかねません。誰もが気持ちよく働き続けられる環境とするためにも、きちんとした対応をとるようにしましょう。
シフト制の職場では、そのバランス調整を行うのが難しく、労働基準法など法令を遵守し、労働者保護を図りながら最適なシフト管理を進めていくのは、とても手間のかかる作業となります。Excelや紙媒体などアナログな手法では属人的になりやすく、安定した管理体制となりづらい問題もあります。
そのため、効率良く安定したシフト組みを行っていくには、シフト管理ツールを導入するのが最適です。ツールを導入すると、従業員はスマホなどから直接希望休及び有給の申請ができるようになり、管理者はそれを受けてシステム上で承認をしていくことが可能となります。個別の書類やメールのやりとりを不要にし、一つのツールで扱えるようになれば、手間もミスも大幅に削減できるでしょう。
JRシステムが提供するクラウドサービス「勤務シフト作成お助けマン」は、最適化AIを活用して複雑な勤務条件や希望を反映しながらシフト表を自動で作成・管理できるサービスとして、多くの事業所で利用されています。
「勤務シフト作成お助けマン」では、従業員がスマホやPCから直接希望休・有給の希望入力を行えるだけでなく、管理者側も一元的に承認・調整できるため、メールや紙でのやり取りを減らし、申請からシフト反映までの手間とミスを大幅に削減できます。クラウドサービスのため、インターネット環境があれば専用の設備を用意する必要もありません。
もちろん、ツールを導入しただけでは完璧な運用は実現できません。導入と合わせ、申請期限を就業規則などで明確に定め、従業員に周知徹底したり、有給消化の重要性を継続的に啓発したりといった取組も重要です。そして互いに希望調整が行いやすいよう、コミュニケーションの円滑化を図って職場環境を良くしていくことも大切となります。
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同じ休日でも、希望休や有給、公休などさまざまなものがあり、従業員がよくその制度を理解できていないケースや、ルールの不明瞭さも相まってシフト管理に混乱をきたすもとになっているケースはしばしば見受けられるものです。
有給は法律によって定められたものであり、賃金が支払われる休日で、原則として従業員の希望通りにとることができるものです。条件を満たしていれば、年間で5日間の取得が義務づけられているという特徴もあります。一方希望休は、従業員が希望した日について、会社側が承認してはじめてその通りに休むことができるものであり、希望通りとはならないこともあります。まずはこの違いを正確に理解しましょう。
そしてシフト作成者は、従業員間の公平性を意識し、必要人数や法令面の条件を確実にクリアしながら効率良く作業を進めねばなりません。その業務は複雑化しやすく、有給管理や希望休を反映させた最適な組み合わせに頭を悩ませることの多いものとなるでしょう。そうしたシーンには、シフト管理ツールが大いに役立ちます。ツールを賢く使い、働きやすい職場を支える勤務シフトを実現させていきましょう。
「お助けマン」では、本利用と同じ機能を2か月間無料でトライアルできます。この機会に是非、お試しください。