しかし、繁忙期やそれに合わせた稼働人数の計算など、レジのシフト作成は難しいものです。そこでレジ部門の重要性を確認しながら、適切なレジのシフト表の作成方法をご紹介します。
まず、レジのシフト作成が適切にできていない場合に発生するデメリットを紹介します。
レジの導入には、多くの初期費用が掛かります。レジスター本体は2万円から30万円のものまで様々な製品が販売されており、バーコードスキャナーやロールペーパーといった備品も必要です。さらに、近年ではキャッシュレス決済への対応も求められており、時勢に合わせて機能をアップデートさせていく必要もあります。これらを複数台導入するとなると、かなりのコストがかかります。
しかし費用をかけて導入したレジスターを有効に運営できなければ、ムダなコストになってしまいます 。たとえば、客数などを考慮せずに複数導入してしまうと、稼働しないレジが出てきてしまい経営面においてマイナスです。反対にレジが少なすぎると、本来獲得できた売り上げを失う可能性があります。
レジ部門の人員配置に注意しなければ、顧客満足度の低下も招いてしまいます 。たとえば新人スタッフは、スムーズにレジが打てるようになるまで時間がかかります。先輩スタッフが十分フォローできる体制でなければ、混雑する時間帯は顧客を待たせたり、不十分な対応をしてしまうかもしれません。
またレジ担当者は、会計業務や袋詰めだけなどの決まった作業だけではなく、商品の問い合わせや売り場案内といったイレギュラーな業務にも対応しなければならないケースもあります。 顧客との接点を兼ねるレジ部門は、店舗にとっても非常に重要なポジションです。
このように、レジを導入した投資の回収と顧客の満足向上のために、適切なシフト管理はとても大切です。
では適切なシフト作成のためには、どのような準備をしなければいけないのでしょうか。ここでは、レジのシフト作成までに必要な４つの準備を順に紹介します。
開設するレジ台数は、一般的に販売時点情報（POS）の実績データが基になります。まず買上品数、スキャン時間、接客時間からRE基準値（Reasonable Expectancy：リーズナブル・エクスペクタンシー）を算出します。レジにおけるRE基準値とは、レジ要員一人で1時間に何人の来店客に対応できるかを表したものです。
つぎに、1時間当たりの来店客数とRE基準値から、1時間当たりの必要稼働人数、つまり必要開設レジ台数を割り出します 。計算式は以下です。
開設レジの台数が確定したら人員配置ですが、レジ部門にはアルバイト、パートタイマー、正社員など様々な雇用形態があります。例えば、正社員は店舗全体の管理業務もしなくてはいけません。そのため、正社員のレジ業務の優先度を下げ、アルバイトやパートタイマーにレジ業務を優先的に割り当てることを検討します。このように、 店舗やスタッフの状況を見て優先度を決めていきましょう。
スタッフの熟練度も考慮します。レジ業務に慣れていない新人スタッフだけでは、トラブルに対処できません。新人のフォローができるよう、「必ずベテランのスタッフは○人以上割り当てる」などで対策をしましょう。
スタッフにはそれぞれ勤務条件があります。「労働基準法の規定や就業規則を満たしているか」というのはもちろん、「希望通りの休日になっているか」などを留意する必要があります。
シフト作成の準備は完了しました。
しかし、このように台数が決まったレジを有効に活用するには、複雑な勤務条件が多く、シフト作成には大きな労力と時間を要します 。
シフト表作成については、手書きやエクセルなど人力で作成している管理者は多いのではないでしょうか。確かに、面倒なシフト表作成業務は自身が慣れた手法で進める方がやりやすいかもしれません。
ですが、手書きのシフト表は書き間違いや読み間違いというミスが起こりやすくなります。エクセルを利用して、綺麗で見やすいシフト表を作成したとしても、複雑な条件を満たしているか確認するには骨が折れます。
シフト管理者が変更になった場合、前任者が設定した機能を後任者が扱えるとは限りません。 シフト管理業務の属人化というリスクがあります。また、人間が作成するとなると、誰もが納得する公平なシフト表作成は難しいものです。
手書きやエクセルで、複雑な条件のシフト表を作成するのは大変です。そんな状況を改善してくれるシステムがあります。それは「シフト表自動作成システム」です。
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シフト表作成や管理に悩む企業が続々と導入しているのは、「シフト表自動作成システム」です。 パソコンで条件などを入力すると一瞬でシフトに反映させることができます。
このツールを利用することで、シフト表を作成する時間が大幅に短縮。また「気軽に導入できる」、「誰にでも扱いやすい」、「機械が判断する公平なシフト表作成」といったメリットもあり、高い精度が求められるレジ部門のシフト管理にはうってつけのツールといえるでしょう。
現在では多くの企業からシフト表自動作成ツールを提供していますが、レジ部門を備えるスーパーやコンビニといった小売業に適しているのは「勤務シフト作成お助けマンTime」です。
同サービス最大の特長は「スタッフの必要人数を時間ごとに設定が可能なこと」と「スタッフのスキルによって必要人数を割り当てることができること」です。 例えば「来客が少ない平日の12時から16時は4人」、「忙しくなる夕方16時から19時は8人」、「最低1人はレジ開けができるスタッフを配置する」、「トラブルやフォロー対応のため、どの時間帯にも1人は社員を配置する」など、きめ細かな設定を落とし込むことができます。
また「連続勤務日数」「1週間あたりの勤務日数・労働時間」「休憩時間」などの労働基準法や就業規則で規定されているルールを、条件として登録することが可能です。
あらかじめ設定した条件と、スマートフォンで集約したスタッフの勤務希望をシステムが瞬時に判断。あっという間にシフト表を作成します。 シフト管理者はできあがったシフト表をチェックし、必要に応じて微修正するだけです。
複数店舗のシフト一元管理も可能で、ヘルプスタッフの調整も迅速に対応。また、タブレットでもシフト管理作業ができるので、デスクに座る時間を確保できないシフト管理者でも使いこなすことができるでしょう。
POSの実績データをもとに、レジ要員1人が1時間に対応できる客数を表す「RE基準値」を出し、1時間あたりの来店客数をRE基準値で割って求めます。RE基準値は「3,600秒÷（（1人あたりの基準接客時間＋買上点数×1点あたりの基準スキャン時間）×130％）」で計算し、130％は余裕率です。
開設レジ台数の算出、レジ業務に配置するスタッフの優先度の決定、熟練度やペアリングの考慮、スタッフの勤務条件の確認の4つを準備します。新人だけではトラブルに対処できないため、「ベテランを必ず○人以上割り当てる」といったルールも決めておきます。
レジへの投資が無駄になったり、顧客満足度が下がったりするおそれがあります。客数に合わない台数で運用すると、稼働しないレジが出てコストがムダになったり、レジが少なすぎて本来得られた売上を失ったりします。新人をフォローできる体制がないと、混雑時に顧客を待たせることにもつながります。
はい。鉄道情報システム株式会社（JRシステム）の「勤務シフト作成お助けマンTime」は、時間帯ごとの必要人数や、レジ開けができるスタッフを最低1人配置するといったスキル別の必要人数を設定できます。連続勤務日数などのルールと、スマートフォンで集めた勤務希望をもとにシフト表を自動作成します。
コストをかけ、計算されて導入したレジを効率よく稼働させるには、適切なシフト表作成が必要不可欠です。 しかし手書きやエクセルでは、精度の高いレジのシフト管理を実現させるには多くのハードルがあります。
レジ部門におけるシフト業務の課題を解決する「勤務シフト作成お助けマンTime」など、シフト自動作成システムの導入も検討するのも良いでしょう。「お助けマンTime」では、本番利用時と同じ機能を2か月無料でトライアルできます。システム化することで、シフト作成が驚くほど簡単になることについて、是非実際にお試しください。