シフト表作成者はこんなことで困っている！～飲食店・外食産業編～｜勤務シフト作成・シフト管理「お助けマン」のコラム

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お店の店長が接客の合間にレジ横の小さなスペースでコツコツシフト表を手書きで作っている・・・飲食店でアルバイトをしていると、そんな場面に遭遇したことがある人も多いのではないでしょうか？

飲食店の店舗で実際にシフト表を作成している方からよく聞く悩みや問題点、そしてそれらを解決できる自動作成サービスについてご紹介します。

お悩み①　バックヤードなどで集中してシフト表を作れない

「シフト表作成にどれくらい時間がかかっていますか？」と質問すると、「それだけに集中してやる時間はないので、トータルすると…うーん…」

大抵はそんな回答が返ってきます。接客業はお客様第一ですので、バックヤードで何時間も集中して作業できないのが実態です。

シフト表作成の途中にお店でトラブルなどが起こった場合には、当然そちらの対応を大優先。せっかく頭の中で色々考えていたことから一旦離れなくてはならず、数時間してシフト表作成に戻ると「さて…さっき、どこまで作ったっけな？」そんなことは、頻繁に起こっているようです。

結局家に持ち帰って集中して作成…そんな状況が毎月続いてしまっているのではないでしょうか？

お悩み②　法令や社内ルールを守れるシフト表が作れない

シフト表作成は難しいパズルのようなものと、よく言われます。初めて店長になった人が簡単に作成できるものではありません。

法令や社内ルールで定められた休日の日数、労働時間、連続勤務の上限などを守りつつ、お店を運営するために必要なスタッフ数をそろえなければなりません。

「運営に必要なスタッフは満たしたけれども、連続勤務日数が上限を超えてしまった」「休日日数は満たしたけれども、労働時間がオーバー」という事態は、シフト表を作成する段階ではよく発生します。

その場合でも、部分的に修正すれば良いというわけではなく、全面的に見直さないと完成しないケースも多く、非常に多くの時間がかかってしまいます。

お悩み③　集約期限をすぎてから希望を出してくる

「その日、やっぱり休み希望です」

そんなスタッフたちに「もう集約期限を過ぎているので受付けません」とバッサリ断れるシフト表作成者はいないのではないでしょうか？

人手不足の現状では、「なるべくスタッフの希望に寄り添わないとすぐにやめてしまう…」そんな声をよく聞きます。

また「しっかり確認して転記したつもりが１段ずれていた」「希望の勤務について、言った言わないでスタッフと雰囲気が悪くなってしまった」など、口頭や紙で希望集約をしている場合、トラブルはつきもののようです。

これではお互いが気持ちよく働けないですね。

お悩み④　不公平と思われないためのプレッシャー

「必要な人数はそろえたし、勤務条件も守れている。これでシフト表は完成！」と思ったところで、改めてシフト表を見直してみると・・・

「同じ契約条件なのに、Ａさんは早上がりが多く、Ｂさんは遅上がりが多いなあ・・・」「ＣさんとＤさんがいつも一緒のシフトになってしまった・・・」そんなことを心の中で思いながらも、修正には時間がかかるし、上手く作成ができないので、そのままシフト表発表。

同じ能力、同じスキルを持っていても、スタッフの組み合わせや、みんなが嫌がる勤務の回数を平準して割り当てる事を考えると、気苦労が絶えません。

お悩み⑤　前任者と同じシフト表が作れない

チェーン展開している飲食店の店舗では、店長や社員の異動、期間限定でのトレードが頻繁に行われていると思います。

これまでの店舗では自分の作り方でうまく行っていたのに、異動した先の店舗のスタッフからは「前の店長の時は、○○の要望も聞いてくれたのに…」などといった不満の声が上がり、前任者と同じようにシフト表を作成するのに苦労したという声を聞きます。

同じ企業のお店だとしても、前任者と新任の担当者のシフト表の作成方法が異なることは珍しくありません。

「前の方が良かった…」とスタッフが感じる状況は、働くモチベーションが下がってしまいます。

お悩み⑥　他店舗のシフト表が分からない

人手不足の状況では、どうしてもパートやアルバイトが勤務できない日があり、自店舗のスタッフだけでは、必要人数をそろえることができないケースが増えてきています。

チェーン展開をしている店舗であれば、他店舗に応援を依頼したいところですが、他店舗のシフト表が共有できていないため、余力がありそうなのか、誰に出勤してもらえそうなのかが分かりません。

状況が分からないから、応援依頼をすること自体に遠慮してしまったり、話をしやすい店長ばかりにお願いをしてしまったりといったケースも多いようです。

もし、他店舗のシフト表を知ることができれば、「この日はA店よりもB店の方が、余力がありそうだから、そっちに応援の依頼をした方が良さそうだな」と、目星をつけてから店長同士で調整をすれば良いので、交渉もスムーズに行うことができます。

お悩み⑦　作成したシフトを勤怠管理システムに入力するのが大変

大手の企業でも、シフト表の作成が手作業であったり、ツールが統一されていなかったりするケースは多いです。例えば…

「ある店舗では、コツコツとシャープペンシルと消しゴムを使って手書きで作成している」

「ある店舗では、エクセルが得意で自らハイレベルなエクセルのマクロを組んで作成している」

勤怠管理システムは大半の企業が導入しているようですが、シフト表の作成についてはシステム化しておらず、様々な方法で作成したシフトを、勤怠管理システムに転記入力しているケースが多いです。

この作業も単純作業ではあるものの、時間がかかり、確認なども含めて面倒な作業であるため、後回しにして、毎月入力期限ギリギリのタイミングで大急ぎで作業をしている、こんな実態も耳にします。

お困りごとは、シフト表の自動作成サービスを使って解決しませんか？

JRシステムでは、パートやアルバイトを主力とされている飲食店や小売業、サービス業の皆様に対して、「勤務シフト作成お助けマンTime」の提供を行っています。

初期設定で連続勤務日数やスタッフごとのスキル、勤務・休日の日数、労働時間、時間ごとの必要人数などを設定し、スタッフの希望勤務をもとに、シフト表を自動で作成します。設定した条件に変更がなければ、誰が作成しても同じ内容のシフト表を作成することが可能です。また、休憩時間も、繁閑を考慮しながら最適な時間を自動で割り付けることができるので、労務コンプライアンスを強化した上で、店舗運営の効率化を実現します。

希望集約や確定したシフト表の確認をスマートフォンで行えるため、転記ミスや伝達ミスでトラブルになることも防止できます。シフト表の自動作成サービスを導入していただいたお客様からは、シフト表作成者の省力化だけでなく、「従業員満足度の向上に寄与した」といった声も多く聞かれます。

「お助けマンTime」では、本番利用時と同じ機能を2か月無料でトライアルできます。システム化することで、シフト作成が驚くほど簡単になることについて、是非実際にお試しください。