飲食店で働いたことがある人は、シフト表がなかなか出来上がって来ないということを経験したことがあるかもしれません。これは店長などのシフト作成者による怠慢によりシフト表作成が後回しになっているというわけではなく、複雑なシフト表を作成するのに苦労した結果であると言えるでしょう。今回はそのような飲食店におけるシフト作成において考慮しなければならないポイントをご紹介します。
作成のポイント
飲食店のシフト表を作成するうえで、ポイントとなるのは「運営に必要なスタッフの人数を確保する」「スタッフの勤務希望条件を満たす」「法令を遵守する」「常に改善を心掛ける」などになります。以下で各ポイントについてご紹介します。
運営に必要なスタッフの人数を確保する
飲食店におけるシフトでまず重要となるのは人数です。必要な人数を満たすのは運営を行ううえでの最低条件となります。ただし、大量の人数を確保することで必要人数を満たせばよいかというと、それも正しくはありません。人数が多すぎると店側の人件費の負担が大きくなってしまうだけでなく、手が空いてしまう従業員が出てきてシフトに入れている意味がなくなってしまうこともあります。手が空いてくることでサボってしまう従業員が出てくることも否めません。
そのため、時間帯や曜日における繁閑などを把握して、必要な人数を適切に算出したうえで、その人数をちょうど満たすようなシフトを作成するようにしましょう。
しかし、最初に組んだシフトの人数が理想のものとなることはほとんどありません。飲食店の場合、客足というのは常に変化するものであり、時間帯・時期によっても違うでしょう。コロナのように世間情勢によって客足が左右されることもあるのです。そのため、運用に必要なスタッフの人数は、その時々の状況を確認しながら調整していくと良いでしょう。忙しいと思っていた時間帯に予想以上に客が入らないことが多いなら人数を減らすといった調整も行う必要があるでしょう。
スタッフの勤務希望条件を満たす
シフトを作成するうえで、スタッフの勤務希望を叶えるのも重要です。飲食店の従業員の場合、パートやアルバイトのスタッフも多いと思います。１日の労働時間が固定でないパートやアルバイトの場合「14:00～21:00の間なら出ることが出来るので、そこから3～4時間を割り当ててほしい」というような、所定の時間内において一定の勤務時間を求めるような勤務希望になります。比較的融通が利かせやすい希望となっていますが、その希望内で割り当てていくことは重要となります。
どうしても希望以外の時間帯に勤務してもらう必要がある場合においても、それが特定のスタッフに偏らずに均等に割り振るというような公平なシフト作成が重要です。
特定のスタッフが有利になっているシフトをほかのスタッフが見ると、不公平さを感じてしまいます。それがきっかけで、有利になっているスタッフへの風当たりが強くなることもありますので、不公平なシフトを組んでいると良いことはありません。
もちろん、優秀なスタッフを優先的に割り当てたい気持ちはあると思います。しかし、優秀なスタッフばかりに仕事をさせて、ほかのスタッフが入れないと、新しく入ってきた従業員や経験値の少ない従業員が育ちません。そのため、誰が見ても、公平だとわかるようなバランスの良いシフトを組むようにしたほうがよいでしょう。
法令を遵守する
労働基準法により、働くうえで守らなければならないルールが定められています。シフトを組む際には、労働基準法を守りながら作成していくことが必須となります。
例えば、休憩のルールとして「働く時間が6時間を超えたら少なくとも45分の休憩を付与する／働く時間が8時間を超えたら少なくとも１時間の休憩を付与する」というものがあります。このルールを守りながらシフトを組む場合、該当スタッフの休憩時間は人数減となっていることを意識しながらスタッフを割り当てていく必要があります。
他にも「18歳未満の方は原則午後10時を超えて働かせることの禁止」や「勤務終了後から次の勤務開始の間までに一定時間以上の休息時間を設ける」などのルールがあります。これらのルールにおいてももちろん守る必要があります。
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作成ポイントを満たすのは難しい
上記で説明したポイントを１つ１つ満たしながらシフト表を作っていくことは可能かもしれません。ただし重要なのはそれらのポイントを全て考慮しながら作成する必要があることです。
「法令順守を満たしながら必要人数の確保を行った結果、スタッフの希望を全然満たせなくなった」「スタッフの希望を満たしながら法令順守も満たそうとした結果、必要人数に対する割り当てが不足したり過多となったりした」ということはよくあります。
そのようなシフト表では運用には当然使えないため、修正や調整にかなりの時間を掛けているということはよく耳にします。
どうしても作成が難しい場合はシフト表作成サービスの利用も
全てのポイントを満たすために何度も何度も試行錯誤を繰り返して時間が掛かっていたり、人間の手での作成は難しいため諦めて偏ったシフト表を作っていたりする場合は、シフト表の自動作成サービスを使うことでシフト表の作成時間および作成するシフト表の質の両方が改善されるかもしれません。
JRシステムでは、パートやアルバイトを主力とされている飲食業・小売業などの皆様に対して、シフト表自動作成サービス「勤務シフト作成お助けマンTime」の提供を行っています。スタッフの勤務・休日の日数、労働時間の設定や、店舗における曜日・時間ごとの必要人数の設定および労働基準法に準じた勤務ルールの設定設定を行い、スタッフの希望勤務を取り込むことによって、全ての条件を満たしたシフト表を自動で作成することができます。設定した条件に変更がなければ、誰が作成しても同じ内容のシフト表を作成することが可能です。
また、希望集約や確定したシフト表の確認をスマートフォンで行えるため、転記ミスや伝達ミスでトラブルになることも防止できます。
まとめ
当記事でご紹介した通り、飲食店におけるシフト作成のポイントは様々ありますが、全てを満たすように作成するのは難しく、満たすべきポイントの取捨選択を迫られるケースも少なくありません。そのような作成が難しいケースにおいて可能な限りポイントを満たしていくためには、システムの力を借りることもおススメです。
記事内でご紹介した「勤務シフト作成お助けマンTime」はクラウドサービスとして提供しているため、インターネットに接続できる環境があれば利用可能です。2か月間は無料でトライアルできますので、「システムの力を借りて作成する」ことを体験してみてください。
