もうパート・アルバイトのシフト表作成で悩まない!シフト表の悩みは自動作成ソフトで解決!

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小売業、飲食業、サービス業の店長のみなさま。毎回のシフト表作成で頭を悩ませてはいませんか?パート・アルバイトのシフト表は、自動作成の機能があるソフトに任せることで、解決ができます。今回はそんなパート・アルバイトのシフト表の自動作成について解説します。

  1. 店長のシフト表作成のよくある悩み
    シフト表作成をする時間がない
    シフト表作成が難しい
    他店舗に応援を依頼したいが、他店舗の状況が分からない
  2. パート・アルバイトのシフト表を自動作成できるシステム
    さまざまな勤務条件を考慮した自動作成
    スマホを使った希望の登録と確定シフト表の確認
    タブレットを使ったシフト表作成
    他店舗の状況も分かる複数店舗一元管理
  3. まとめ

店長のシフト表作成のよくある悩み

パート・アルバイトを多く雇っている小売業、飲食業、サービス業の店長は、毎回のシフト表作成に悩まれていると思います。1週間、2週間、半月、1か月など、シフト表の作成期間は、店舗によりさまざまだと思いますが、その度に憂鬱な気持ちになっていませんでしょうか?

よく聞く代表的な悩みをいくつか挙げてみます。

シフト表作成をする時間がない

店長の業務は、非常に多岐に渡ります。現場の接客対応などのプレーヤーの役割だけでなく、収支管理、採用、人材育成などのマネジメント業務も任されていることも多いでしょう。

その店長の重要な業務の一つにシフト表作成も含まれます。シフト表作成は、店舗の売上やコストに影響が出るもので、決して疎かにしてはいけない作業です。

スタッフの配置方法によって、店舗の売上が上がることもあれば、下がることもある。暇な時間帯に多くのスタッフを配置してしまったことで、コストが増え、生産性が悪化してしまうこともあるでしょう。

当然ながら、店長もそんなことは分かっていますが、他の業務もあるため、シフト表作成だけに時間を割くことが難しいということが現状のようです。事務所などのバックヤードで集中して作成できる時間を確保できれば良いですが、そんな時間をとることができず、自宅に持ち帰ってシフト表を作成している店長も多いのではないでしょうか。

シフト表作成が難しい

パート・アルバイトのシフト表は、各スタッフのすべての日に対して、休みもしくは何等かの時間を割り当てれば良いという、そんな単純なものではありません。守らなければならないルールがあり、それらを必ず満たす必要があります。

例えば、法令や就業規則で定められている労働条件は守らなければなりません。日・週・月の労働時間、連続勤務、休憩時間などは、必ず守らなければならないものですし、最近では働き方改革で、勤務間インターバルや有給休暇の取得義務化などの条件も増えてきています。

その他にも、各スタッフと契約を交わした内容(週の勤務日数や時間)や18歳未満のスタッフには深夜勤務は割り当てない。外国人留学生は週28時間以内などの条件もあります。

これらの最低限のルールを守った上で、店舗運営に必要なスタッフ数を揃えなければなりません。各スタッフの要望(休み希望・勤務時間希望など)についてもできる限り叶えてあげたいとも思うでしょうし、公平なシフト表にしたいとも考えるでしょう。

そんなことを考慮すると、シフト表作成は複雑なものになります。人手でシフト表を作成するということは非常に困難を極める作業で、新任の店長だけでなく、ベテランの店長でも頭を悩ませるものなのです。

他店舗に応援を依頼したいが、他店舗の状況が分からない

自店舗に所属するスタッフの調整をしたけれども、どうしても店舗運営に必要なスタッフ数がそろわない。そういったケースは、必ず発生してしまいます。

複数店舗を展開しているところであれば、他店舗のスタッフに応援を頼むことができれば、足りないスタッフの穴埋めをすることができます。

しかし、シフト表が店舗間で共有されていなければ、他店舗の状況が分からないまま、他店舗の店長に都度確認をしなければなりません。業務として非効率ですし、つい仲が良い店長や頼みやすい店長ばかりに依頼をしてしまうケースもあるでしょう。

人手不足の状況においては、広い範囲でスタッフを融通できる仕組みが求められているのです。

シフト作成者の悩みについては、こちらの記事もご参照ください
シフト表作成者はこんなことで困っている!~飲食店編~
シフト表作成者はつらいよ!?多くの時間と労力を費やすシフト表作成の問題について

 

パート・アルバイトのシフト表を自動作成できるシステム

JRシステムが2020年にサービス提供開始を予定している「パートタイム向け勤務シフト作成お助けマン」は、パート・アルバイトの多くのスタッフを抱えている店舗において、シフト表を自動作成することができます。

さまざまな勤務条件を考慮した自動作成

パート・アルバイトのシフト表作成をする際には、さまざまな勤務条件を考慮する必要があります。

「パートタイム向け勤務シフト作成お助けマン」で設定できる条件としては、以下のものがあります。

時間毎の必要スタッフ数、連続勤務日数、勤務間インターバル、連休、契約情報、勤務禁止時間帯、労働時間、勤務日数、休日日数、休憩時間、休日前退勤時間、シフトの希望、シフトの指定

「パートタイム向け勤務シフト作成お助けマン」は、単にスタッフの希望をそのままシフト表に割り当てるものではありません。これらの登録した条件に合致できるように、自動で休みを割り当てたり、時間を調整したりすることができます。

例えば、以下のような時間の調整は自動で行ってくれます。

  • Aさんは、ある日に17:00から22:00まで働けるという希望を出してきたけれども、その日の17:00台はスタッフが十分に足りているので、18:00から22:00の勤務を割り当てる。
  • Bさんは、10:00-17:00に働けると希望を出したけれども、その日に勤務をすると、連続勤務条件と労働時間の条件に違反するので、休みにする。
  • Cさんは、ある日に23:00まで勤務をして、翌日朝から勤務をすると、勤務間インターバルの条件を守れないので、21:00までの勤務とする。

パート・アルバイトのシフト表作成の大部分を自動作成することができるので、時間がない、難しいといった問題を解決することができます。

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スマホを使った希望の登録と確定シフト表の確認

スタッフの勤務希望は、紙で提出してもらっていたり、Excelなどに記入してもらっていたりするケースは多いと思います。最近では、メールやメッセージアプリを使っているケースもあるでしょう。

紙やExcelの場合、スタッフは店舗に出勤しているときにしか勤務希望は申請できなくなります。毎日のように出勤しているスタッフであれば問題ないかもしれませんが、週に1日などのペースで出勤しているスタッフにとっては不便なものになるでしょう。

また、紙やメール、メッセージアプリでは、店長がシフト表に転記する必要がありますが、その際に記入ミスをしてしまうケースも多いようです。

「パートタイム向け勤務シフト作成お助けマン」では、スタッフの勤務希望は、各自のスマホを使って登録することができます。

曜日ごとで出勤する時間が契約情報で決められている場合は、あらかじめ登録することができるので、スタッフは変更を希望するところだけを入力すれば、登録完了となります。

勤務希望の登録の方法も「18時以降勤務可能」「終日勤務可能」などの登録が可能ですので、現行のシフト表作成の方法に即した形で運用することができます。

さらに、確定したシフト表はスタッフに通知され、各自のシフトを確認することができるので、スタッフは店舗に出向かなくても、翌期間のシフト表を把握することができ、プライベートの予定も立てやすくなります。

Happy businesswoman using smartphone over gray background. Wearing in blue shirt and glasses.

タブレットを使ったシフト表作成

「パートタイム向け勤務シフト作成お助けマン」は、パソコンだけでなく、タブレットでも操作できるように開発されています。

パソコンだけでシフト表を作成しようとすると、どうしても事務所にこもって作業をする必要があります。店頭の業務も忙しい中では、そうした時間を確保することは、なかなか難しいでしょう。

タブレット操作ができることで、持ち運びが簡単になりますので、忙しい店頭業務の合間を縫って、勤務希望の登録状況の確認や、シフト表の修正作業などを行うことができるようになります。

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他店舗の状況も分かる複数店舗一元管理

「パートタイム向け勤務シフト作成お助けマン」は、他店舗のシフト表でも、権限設定をすることで確認することができます。

それにより、店舗運営に必要なスタッフが自店舗だけではそろわない場合において、他店舗の状況を確認し、勤務してもらえそうなスタッフをピックアップした上で、他店舗の店長に交渉することが可能となります。

また、エリアマネージャーがいる場合、一つのシステムで、担当する各店舗のシフト表の作成状況をリアルタイムで把握することができるため、作成状況が芳しくない店舗に対して、素早くフォローを実施することも可能です。

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まとめ

JRシステムには、シフト表作成を自動化する豊富なノウハウがあります。そのノウハウを使って、2020年に「パートタイム向け勤務シフト作成お助けマン」としてサービス提供を開始する予定です。

クラウドサービスとして提供し、2か月間は無料で利用できる予定でおりますので、是非お試しの上、ご評価ください。

多くの店長が悩まれているパート・アルバイトのシフト表が、簡単に短時間で作成でき、店舗運営の省力化を実現するサービスとなるよう開発を進めておりますので、是非ご期待ください。

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