小売業の店長がシフト表を作成する際に知っておいてほしいこと

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小売業の店長が毎回悩んでいるシフト表作成。そのシフト表作成を行う前に知っておいてほしいこと、注意しておかなければならない点について解説します。

  1. シフト作成は大変!
  2. 気をつけるべきポイント
    必要人数を把握
    平等な勤務と休暇
  3. シフト作成のツール
  4. 勤務シフト作成お助けマン
    より詳細な必要人数を設定できる
    スタッフ毎の働き方を考慮できる
    勤務日数・休日日数の平準化を実現する
    矛盾した勤務条件だとしても自動作成可能

勤務シフト作成お助けマン

シフト作成は大変!

シフト作成は様々な事を考えなければなりません。

日々の業務がうまく回るように考慮したり、スタッフの希望通りに勤務できるよう配慮したり、新しくできた働き方改革に関する法律を守ったりなど、店舗によってそれぞれのルールがあると思います。

そのため、シフト表を作るのはとても難しく、ミスが発生してしまうことも珍しくありません。

シフト表にミスがあると、スタッフが不足し、十分なサービス提供ができないスタッフのモチベーション低下に繋がってしまう・・・等々のリスクがあります。そのため、ミスが無いように時間をかけて作らなければなりません。

気をつけるべきポイント

では、不備のないシフト表の作成や、その作成の時間を削減するためには、どのような点に気を付けるべきでしょうか。

基本的なポイントをご紹介します。

必要人数を把握

まずは、日々何名のスタッフが必要で、どのスキルを持ったスタッフがいるべきなのか把握する必要があります。

必要人数があいまいな場合、人手が足りず特定のスタッフに負担がかかったり、逆に必要以上のスタッフが出勤することで、余分な人件費がかかったりしてしまうことが懸念されます。

平日は何人、土日祝は何人、毎週○曜日はイベントがあるので何人、というように具体的な数値を書き出すとシフト表作成時や変更を行うときに整理がしやすいです。

小売業の場合は、過去の売上データ来店客数の分析などを用いて、根拠のある必要人数を割り出すと、より正確なシフトが作れるようになります。

平等な勤務と休暇

スタッフ毎の「勤務日数」「休日日数」「勤務時間」を管理する必要があります。

さらに、店舗のルールによっては月間の集計と週間の集計をそれぞれ把握しなければなりません。

働く側は不平等なシフトに敏感ですので、「特定のスタッフだけ大変な作業が多く割り当たっていないか」「連休の回数にバラつきはないか」「土日祝に割り当てられる休日日数は平等か」のような観点で、できる限り公平性を考慮しましょう。

特に休暇の取り方はスタッフのモチベーションにかかわりますので、休みの日だけ先に決めてしまうなど、店舗の特性に合わせた工夫をすると作成時間の削減につながります。

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日毎の必要人数と、スタッフ毎の勤務・休日日数のルールがシフト表の基盤ともいえる部分であるため、シフト作成時には特に気を付けなければいけません。

しかし、スタッフ数が多かったり、働き方が多様な店舗だったりする場合は、シフト表は人の頭では整理しきれないかもしれません。

 

他にも管理業務が多い店長が、シフト作成だけに時間を費やしていいのでしょうか?もっと接客だったり、スタッフの教育に力を注ぎたいのではないでしょうか?

そこで、シフト作成の自動化をおすすめします。

シフト作成のツール

一刻も早く手書きでのシフト作成を卒業したい!という場合はまずはエクセルが手軽でおすすめです。

エクセルがパソコンにインストールされていなくても、Googleのスプレッドシートを活用すれば、エクセルに近い効果が得られます。 

エクセルでシフトの管理を行えば、1日の出勤人数や、スタッフ毎の勤務日数・休日日数の集計を自動で行えるため、作成時間を大幅に削減することができます。

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もっと簡単に、そしてより正確に自動化を行いたい方は、シフト作成システムの利用をおすすめします。

シフト作成システムでは、スタッフ毎の働き方や公平性などをシステムが考え、自動でシフト表を作成してくれるので、作成時間がさらに削減させることが可能です。

設定もエクセルの関数を作るより簡単です。

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シフト表自動作成に関する資料をご用意しています

勤務シフト作成お助けマン

勤務シフト作成お助けマン」は、小売業で多くの導入実績があるシフト作成のクラウドサービスです。

先ほど述べたような、店長がシフト表を作成しているときに考えている様々な勤務条件を設定することが可能です。設定された勤務条件に合うシフト表を自動計算により算出するので、今まで苦労していたシフト表作成の業務を大幅に効率化することができます。 

例えば、以下のような条件の設定機能や特徴があるので、シフト表のマスにシフトを埋める作業は、すべてお助けマンが考えてくれます。

 

より詳細な必要人数を設定できる

「早番を○人、遅番を○人」「スキルの高いベテランのスタッフを○人以上」「新人は○人以下に抑える」のように様々な条件でスタッフ数を設定でき、実際に割り当たったスタッフ数を集計することが可能です。

スタッフ毎の働き方を考慮できる

スタッフ毎に働ける時間が異なる場合も、スタッフそれぞれの働き方を考慮した条件を設定できます。例えば、早番のみのスタッフ、遅番はできないスタッフなど。

勤務日数・休日日数の平準化を実現する

「全スタッフ平等に、○回休みを取る」や「全スタッフ平等に、連休を○回取らせる」のような休日日数(または勤務日数)のルールをシステムに設定すれば、平等なシフトが自動で作成されます。

また「5連勤を回避する」のように連勤を回避することもできます。

矛盾した勤務条件だとしても自動作成可能

もし「多くの休みを取らなければならない、でも必要人数は最低○人割り当てなければならない」というような、矛盾する勤務条件や不十分な勤務条件だとしても、最も条件に合致することができるシフト表を自動作成します。

勤務条件に満たしていないところは、アラート表示されますので、どの条件が合っていないのかは、一目で分かるようになっています。

勤務条件が矛盾している、整合性がとれていないから自動作成できないということはありません。

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他にもここでは紹介しきれないほどの機能が「勤務シフト作成お助けマン」には備わっています。

しかし、実際に自分の店舗に合ったシフトが、本当に自動で作成できるかは使ってみなければわかりませんよね?

そこで「勤務シフト作成お助けマン」は60間無料で試行利用することができます。

試行利用中は、契約時のサポートと同様に「勤務シフト作成お助けマン」のサポートスタッフが、電話・メールでアドバイスを行います。操作方法や店舗に合った勤務条件の設定について、問い合わせをすることが可能です。

是非、試行利用でその効果を体感してみてください!

 

働き方改革におけるシフト作成ガイドダウンロード