スーパーやコンビニで働く方必見！小売業の店長がシフト表を作成する際に知っておいてほしいこと

シフト作成は、店舗運営において非常に重要な要素です。日々の業務を円滑に進めるためには、スタッフのスキルや希望を考慮し、法律に則った働き方改革を実践する必要があります。しかし、各店舗ごとに異なるルールや条件を考慮する必要があるため、シフト作成は容易ではありません。

ミスがあると、スタッフの不足やサービスの品質低下などさまざまなリスクが生じます。そのため、正確なシフト表を作成するためには時間と注意が必要です。

小売業の店長は、毎回シフト表作成に悩まされています。そこで、シフト表作成を行う際に押さえておくべきポイントや注意点について解説します。

▼ 小売業向けのシフト管理システムについては、以下の記事で紹介しています
小売業もシフト管理を効率化！おすすめのシステム10選

気をつけるべきポイント
 必要人数を把握
 平等な勤務と休暇
シフト作成のツール
シフトを自動作成する「勤務シフト作成お助けマン Day」
より詳細な必要人数を設定できる
 スタッフ毎の働き方を考慮できる
 勤務日数・休日日数の平準化を実現する
 矛盾した勤務条件だとしても自動作成可能

気をつけるべきポイント

シフト表の作成において、不備のない正確な表を作成し、かつその作成時間を効率化するためには、いくつかのポイントに気を配る必要があります。まずは、必要人数を正確に把握することが重要です。日々の業務や店舗の状況に合わせて、どのくらいのスタッフが必要なのかを具体的な数値で把握することで、過不足なくシフトを組むことができます。

次に、平等な勤務と休暇を考慮することも大切です。スタッフ毎の勤務日数や休日日数を公平に配分し、特定のスタッフに負担がかかりすぎないように気を配ることが必要です。また、休暇の取り方にも工夫を凝らし、スタッフのモチベーションを高めることで、シフト作成の時間を削減することができます。

これらのポイントをしっかり押さえることで、シフト表作成をスムーズに行い、効率的に店舗運営を行うことができます。是非、これらの基本的なポイントを参考にして、より良いシフト表を作成してみてください。

必要人数を把握

必要人数を把握する際には、単純な人数だけでなく、それぞれのスキルや経験を考慮することが重要です。特定の日には接客スキルが高いスタッフを配置したり、イベントがある場合には販売促進の経験豊富なスタッフを配置するなど、柔軟に対応できるようにする必要があります。

また、必要人数を事前に具体的な数値で把握することで、スタッフの負担や余分な人件費を避けることができます。売上データや来店客数の分析を通じて、ピーク時や閑散時などのパターンを把握し、適切な人数を計算することで、効率的で正確なシフトを作成することが可能となります。このようなデータに基づいたアプローチは、店舗運営を円滑にするために欠かせない要素と言えるでしょう。

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平等な勤務と休暇

スタッフ毎の「勤務日数」「休日日数」「勤務時間」を管理するだけでなく、月間や週間の集計もしっかりと把握することが重要です。特に、スタッフはシフトの公平性に敏感であり、特定のスタッフに負担が偏っていないかや連休の割り当てにバラつきがないかなど、公平性を確保する観点から注意が必要です。

休暇の取り方もスタッフのモチベーションに影響を与える重要なポイントです。休みの日について事前に決めておくことで、スタッフの満足度やモチベーションを高めることができるだけでなく、シフト作成の効率化にもつながります。店舗の特性やスタッフのニーズに合わせた工夫を凝らすことで、シフト表作成のスムーズさと精度を向上させることができます。

スタッフ数が多く、働き方も多様な店舗では、シフト表を人の頭だけで整理するのは至難の業です。また、店長が管理業務に追われる中でシフト作成に時間を費やすことは、本来の接客やスタッフの教育に力を注ぐべき時間を奪ってしまうかもしれません。

このような課題に対処するために、シフト作成業務のツール化を推奨します。ツールによって作成することによって、シフト作成にかかる時間を大幅に削減し、同時に正確性や効率性を向上させることが可能となります。これによって、店舗運営全体のストレスやリスクを軽減し、より重要な業務に集中することができるでしょう。

シフト作成のツール

手書きでのシフト作成から脱却したいと思うなら、まずはエクセルを活用することをおすすめします。パソコンにエクセルがインストールされていなくても、Googleのスプレッドシートを利用すれば、同様の機能を手に入れることができます。エクセルを使用することで、1日の出勤人数やスタッフごとの勤務日数や休日日数を自動で計算できるため、シフト作成にかかる時間を大幅に短縮することができます。

さらに効率的で正確なシフト作成を望むなら、シフト作成システムの活用を検討してみてください。このシステムでは、スタッフの働き方や公平性などを考慮した上で、自動でシフト表を作成してくれます。そのため、作成時間をさらに削減し、エクセルで関数を作るよりも簡単に設定を行うことができます。効率的なシフト作成を実現するために、シフト作成システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

シフトを自動作成する「勤務シフト作成お助けマン Day」

JRシステムが提供するシフト管理サービス「勤務シフト作成お助けマン Day」は、小売業で多くの導入実績があるクラウドサービスです。

店長がシフト表を作成する際に考慮するべき勤務条件はさまざまですが、それらをシステムに設定することで、自動的に条件に合ったシフト表を算出することが可能です。これにより、従来手間のかかっていたシフト表の作成業務を効率化することができます。

お助けマンは、様々な条件を設定することができるため、店舗のニーズやスタッフのスキルに合わせたシフト表を簡単に作成することができます。例えば、以下のような条件を設定することが出来ます。

より詳細な必要人数を設定できる

「早番を○人、遅番を○人」「スキルの高いベテランのスタッフを○人以上」「新人は○人以下に抑える」など、さまざまな条件でスタッフ数を設定することができます。この機能を活用することで、必要なスタッフの配置をより細かく調整し、効率的なシフト作成を実現することができます。また、実際に割り当てられたスタッフ数を自動で集計する機能も備えており、シフト表の作成プロセスを迅速かつ正確にすることが可能です。

スタッフ毎の働き方を考慮できる

スタッフ毎に働ける時間が異なる場合も、お助けマンではそれぞれのスタッフの希望や制約を考慮した条件を柔軟に設定することが可能です。例えば、朝が得意なスタッフには早番を積極的に組み込んだり、夜勤が苦手なスタッフには夜勤を回避するように配慮することで、スタッフ一人ひとりの能力や好みに合わせたシフト表を効率的に作成することができます。このような配慮があることで、スタッフのモチベーションを高め、業務効率を向上させることができます。