導入事例
株式会社マルハン様

大規模な店舗ではスタッフ100名以上、紙とExcelでは限界に

株式会社マルハンは全国300店舗以上のパチンコホールを運営するほか、直営アミューズメント施設運営、スポーツアスリート支援を含むCSR活動など幅広い事業を展開している。

人事部人事課 和泉克吉氏は「当社は人の力で成り立っている。スタッフのライフワークバランスは最大限考慮したい」と話す。

店舗により人数はさまざまだが、大規模な店舗では常時100名以上のスタッフが在籍する。

以前は月末までに全スタッフから紙のシフト希望を提出してもらい、担当者が全てExcelに打ち直していた。そこから日ごとの要員数や勤務可能日、時間を考慮しつつ、公休や連勤にも注意しながら全員の条件を満たすシフトを作らなければならない。

「担当者はわざわざ作成日を設け、他の作業を全部止めてシフト表に注力していた」という。

和泉氏が社内調査したところ「平均で延べ16時間は費やしていた」と判明した。

手打ち作業のため入力間違いや入力忘れが発生するほか「希望票の字が汚くて読めないケース」もあった。仮シフト表を作っても、確認・締切まで勤務がないスタッフもおり、入力と修正確認には苦労したという。

店舗でのシフト作成経験がある和泉氏は「どうしても人が行う作業には偏りが出てしまい、潜在的な従業員満足度にも影響していたと思う」と振り返る。

「条件通りに一度で決めてくれる」ので公平性が保てる

以前からシフト表作成の課題はあったが「ここ数年の労働市場の変化が導入の後押しになった」という。

フルタイム勤務より、働き手が自分に合わせて時間を組む働き方が広まってきたからだ。もちろん「週1日や2日勤務でも働ける人を優先して採用したい」が、同時に「管理人数が増えていく悩み」も発生する。

そのとき出会ったのが「勤務シフト作成お助けマン」だった。2019年4月に6店舗で本導入、10店舗でトライアル運用している。

和泉氏は導入メリットとして「シフトパターンを無限に組める、グループをいくらでも作れる」点を挙げ、「サービス系のアルバイト管理をしている会社には最適なツール。業務を見越して汎用性を持たせている」と信頼を寄せる。

また「このツールに任せると忖度なしで条件通りに一括自動作成してくれる。なぜそのような結果になったのかの説明も明示されるので、スタッフに納得してもらいやすい」と効果を認めた。もし条件と違う偏りや休日の過不足があれば、エラーが出て修正を促してくれる。和泉氏は「不公平感がない」と表現する。

モバイル端末に慣れているスタッフが多いため、初めからスマホオプションを付帯。紙で集めていたシフト希望も今はスタッフ各自がスマホから入力でき、出来たシフト表もスマホから見られる。

担当者は入力内容の確認から解放され、自動で仮シフト表を作成するため所要時間が導入前の「延べ16時間」から「延べ6時間くらい」までに激減。トライアル時から店舗間で「お助けマンは便利らしい」と口コミが広まり、当初の予定より早く全国展開を検討することになった。

適正な人員配置のシミュレーションとしても使える

導入後、担当者は本来の業務である店舗の運営管理や営業計画立案、スタッフへの指導教育などに時間を使えるようになった。

しかし和泉氏は「達成度は半分」と語る。パートやアルバイトのシフトだけでなく、社員の変形労働時間制の導入にもお助けマンを活用する計画があるという。

店舗によってはお客様が少ない時間帯にシフト希望者が集まってしまうが、パートやアルバイトの希望時間について会社はタッチできない。

しかし和泉氏は「社員の勤務時間については会社側で調整できる」と気づいた。希望者が少ない早番や遅番に社員が出勤できる変形労働時間制を導入すれば、要員の偏りを解消できる。

「不満が出ないように長時間労働の日と短時間労働の日、フロア勤務の日と事務作業の日を組み合わせれば法定労働時間内でそれが可能」と和泉氏は話す。

以前も案は出たものの、シフト構築の手間と管理を考えると導入できなかった。しかし「複雑な条件設定が可能なお助けマンなら実現できる」。すでに課題を抱える店舗向けに試験的なソリューション提案を始めたという。

「人力では無理でもツールならできることがある。適正な人員配置のシミュレーションとして活用していきたい」と将来の効果にも期待している。