導入事例
サトフードサービス株式会社様

シフト表作成業務の時間短縮と効率化を目指し、シフト管理システムの導入を検討

　人々の生活に必要不可欠な「食の社会的インフラ」づくりを目指すSRSグループ。その中で、和食レストランチェーンの「和食さと」やファストカジュアル業態の「天丼・天ぷら本舗 さん天」、甘味処「夫婦善哉」の事業運営を行っているのがサトフードサービス株式会社だ。同社では店舗システム部が中心となり、和食さと197 店舗、さん天34店舗の計231店舗、約7,000人を対象にお助けマン Timeを導入した。

　導入の背景を店舗システム部システム担当の三室浩嗣マネジャーに尋ねると「各店舗のシフト表は週1回、店長が作成していますが、スタッフの希望を集めて手作業でまとめ、修正や確認も含めると完成までに２〜３時間かかり、かなりの負担になっていました。既存の店舗システムでは売上と人件費の計画を管理することはできますが、シフト表作成に対応しておらず、複数の店長から作業軽減の相談を受けていました」との回答をいただいた。
　シフト表作成の業務効率化を検討し始めた三室氏だったが、当初はどのようにアプローチしてよいか悩んだという。「シフト表を自動作成できるシステムがあるということも知らなくて、たまたま見ていたテレビCMでシフト管理システムを知り、それをきっかけにネット検索をしていくうちに、お助けマン Timeと出合いました」。

シフト表の自動作成、スマホによる勤務希望の登録や確定勤務の確認を実現し、シフト表作成の手間が大幅に解消

　ネット検索後、複数社のシフト管理システムが候補に挙がった。シフト表が自動作成できること、費用対効果などが選定条件となり、実際にトライアルに入ると「お助けマン Timeのタイムスケジュール画面が既存の店舗支援システムの画面構成に近く自然と馴染めたこと、そして、何より店長たちの評価が高かったことが導入の決め手となりました」と三室氏。店長たちの評価は、勤務希望の依頼や回収の手間が格段に減ったことと、自動作成により約７割の精度でシフト表の素案が作成でき、完成までにかかる時間が1時間ほどに短縮できたことが大きかったようだ。
　当時、店舗スタッフとして勤務していたシステム担当の川久保沙華氏は「お助けマン Timeが導入される前は、店舗に掲示されていたシフト表を手帳に書き写して対応していたのですが、私も含め周囲のスタッフが転記ミスをすることがたまにあり苦労していました。それがスマートフォンから勤務希望を登録でき、完成したシフト表もすぐに手元で確認できるため、スタッフにおいてもとても便利になりました」とお助けマン Timeの効果を語る。

SRSグループの他の会社にもお助けマンTimeの魅力を伝えたい

　お助けマン Timeの導入では、店舗支援システムとの連携を図るため、カスタマイズも行われた。例えば、勤務実績情報を共有したことでより実際の状況に即した、就業規則のエラーチェックが可能となりシフト表作成の精度向上につながった。他にもさまざまなカスタマイズが行われたが、導入時の状況について、三室氏は次のように振り返る。「カスタマイズの打ち合わせではシステムに関する専門的な内容でも分かりやすく解説していただきました。また、実際に稼動してみると予想外のところに影響がでたりしたのですが、そういったところも迅速に対処していただけたので、これといった不満はなくレスポンスよく対応していただけた認識です」。
　今後は、SRSグループの他の会社にもお助けマン Timeの魅力を伝えていきたいとのことだった。