導入事例
株式会社アドバンス様

自動シフト作成機能の使い勝手の良さがお助けマン採用の決め手となる

　株式会社アドバンスは、1995 年 10 月に設立して以来、各通信キャリアの専門ショップと法人営業所を運営。このほか、特定技能制度やインターンシップ制度を活用して日本国内で就業を希望される海外人材の活躍の場を提供する人財グローバル事業を展開している。同社は、モバイル通信業界でも珍しく、ドコモ、au、ソフトバンク、ワイモバイルの４つの通信キャリアのショップを運営し、各ショップの規模感は、ドコモショップは 15 〜 25 人、auショップとソフトバンクショップは 8 〜 15 人、ワイモバイルショップは 4 〜 5 人となっている。
　今回、このモバイルショップ 44 店舗でお助けマンを導入した。「当社では、勤怠管理とシフト作成を別々のシステムで行っており、勤怠管理システムがクラウド化することとなり、従来のシフト管理システムが対応していないことから、急きょ、新たなシフト管理システムを探す必要がありました」と語るのは、モバイル事業推進室 システム担当の小室直之氏だ。

シフト表の自動作成、スマホによる勤務希望の登録や確定勤務の確認を実現し、シフト表作成の手間が大幅に解消

　新たなシフト管理システムを導入するうえで、一番こだわったのはクラウド化した勤怠管理システムとスムーズに連携が取れることだ。「選定にあたっては、CSV ファイルで勤怠管理システムと連携可能な 3 つのシステムを探してきて、当社の業務とマッチするかトライアルを行うことにしました」と小室氏。
　トライアルで注目したのはシフトの自動作成機能。ショップでの接客経験があるモバイル事業推進室 システム担当の出頭優也氏は現場を知る意見として「1 人でもシフト作成に時間を取られていると限られた人員で接客しなければならず、ショップは本当に厳しいのです。ですから、シフト作成時間を短縮できる自動シフト作成機能に期待していました」と語る。
　こうしてトライアルを経て採用されたのがお助けマンだった。お助けマン採用の理由を小室氏に聞くと「従来のシフト管理システムの自動シフト作成機能は使い勝手が悪く、一つでも設定条件が合わないとエラーが出て次に進めない。それがお助けマンだと設定条件との矛盾があってもシフトを自動作成してくれます。その矛盾を踏まえた上で調整していけるので作業を効率的に行うことができました。ほかにも従来システムとユーザインタフェースが近いなどスタッフが使いやすいことが決め手となりました」と語る。

サポート担当による定期フォローによりシフト自動作成機能を有効活用

　お助けマンの導入後、課題となったのは各ショップで適切に運用できているかということ。PC に苦手意識を持つスタッフがいる中、どう取り組んだのか小室氏に聞いた。「当社は 4 つの通信キャリアのショップを運営していますが、それぞれにオペレーションが異なります。このため、それぞれのキャリアごとに上手に使えているショップが中心となり勉強会を実施しました。こうしてお助けマンを使いこなせるショップを増やしていきました」とのこと。
　また、お助けマンのサポート担当による「定期フォロー」により、どのショップがシフト自動作成機能を活用できていないかがわかるため効果的な指導もできた。「その結果、以前は各ショップで 3時間程度かかっていたシフト作成業務を 1 時間程度に短縮することができました」と小室氏は続ける。
　同社では、今後もシフト自動作成の精度向上に取り組み、会社全体での作業効率の向上や時間短縮に取り組んでいく考えだ。