導入事例
株式会社アドバンス様
首都圏に展開するモバイルショップ44店舗へ
お助けマンを導入。シフト自動作成機能の活用で
シフト作成時間を1/3に短縮できました。
- 株式会社アドバンス 様
- 業種:小売
- 対象スタッフ数:約2,500名
- 事業内容
- 移動体通信機器ならびに情報通信関連事業、外国人の日本でのインターンシップ並びに留学生の就職サポート事業、特定技能外国人の登録支援事業
- 概要
- 株式会社アドバンスは、モバイル事業や人財グローバル事業などを展開。モバイル事業では、各通信キャリアの専門ショップと法人営業所を運営し、商品の販売をはじめ料金のコンサルティング、使い方提案、アフターサービスまでを行っている。人財グローバル事業では、特定技能制度やインターンシップ制度を活用して、日本国内で就職を希望される海外人材の活躍の場を提供している。
- 課題
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- 勤怠管理とシフト作成を異なるシステムで運用していたが、勤怠管理システムをクラウド化することになり、従来のシフト作成システムでは対応できなかった。
- 各ショップでは限られた人員でお客様対応をしており、数時間でもシフト作成に人員をとられることに痛手を感じていた。
- 従来のシフト管理システムのシフト自動作成機能が使いづらく、ほぼ形骸化していた。
- 効果
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- お助けマンでは作成したシフトをCSVファイルで書き出せるので勤怠管理システムにスムーズに連携することができた。
- シフト作成にかかる時間が1/3に減り、短縮された時間を接客対応に回すことができた。
- お助けマンのシフト自動作成機能は各ショップの状況に応じた設定ができるなど使い勝手が良く、シフト作成の作業負担を大幅に軽減した。
自動シフト作成機能の使い勝手の良さがお助けマン採用の決め手となる
株式会社アドバンスは、1995 年 10 月に設立して以来、各通信キャリアの専門ショップと法人営業所を運営。このほか、特定技能制度やインターンシップ制度を活用して日本国内で就業を希望される海外人材の活躍の場を提供する人財グローバル事業を展開している。同社は、モバイル通信業界でも珍しく、ドコモ、au、ソフトバンク、ワイモバイルの4つの通信キャリアのショップを運営し、各ショップの規模感は、ドコモショップは 15 〜 25 人、auショップとソフトバンクショップは 8 〜 15 人、ワイモバイルショップは 4 〜 5 人となっている。
今回、このモバイルショップ 44 店舗でお助けマンを導入した。「当社では、勤怠管理とシフト作成を別々のシステムで行っており、勤怠管理システムがクラウド化することとなり、従来のシフト管理システムが対応していないことから、急きょ、新たなシフト管理システムを探す必要がありました」と語るのは、モバイル事業推進室 システム担当の小室直之氏だ。
シフト表の自動作成、スマホによる勤務希望の登録や確定勤務の確認を実現し、シフト表作成の手間が大幅に解消
新たなシフト管理システムを導入するうえで、一番こだわったのはクラウド化した勤怠管理システムとスムーズに連携が取れることだ。「選定にあたっては、CSV ファイルで勤怠管理システムと連携可能な 3 つのシステムを探してきて、当社の業務とマッチするかトライアルを行うことにしました」と小室氏。
トライアルで注目したのはシフトの自動作成機能。「1 人でもシフト作成に時間を取られていると限られた人員で接客しなければならず、ショップは本当に厳しいのです。ですから、シフト作成時間を短縮できる自動シフト作成機能に期待していました」と語る。
こうしてトライアルを経て採用されたのがお助けマンだった。お助けマン採用の理由を小室氏に聞くと「従来のシフト管理システムの自動シフト作成機能は使い勝手が悪く、一つでも設定条件が合わないとエラーが出て次に進めない。それがお助けマンだと設定条件との矛盾があってもシフトを自動作成してくれます。その矛盾を踏まえた上で調整していけるので作業を効率的に行うことができました。ほかにも従来システムとユーザインタフェースが近いなどスタッフが使いやすいことが決め手となりました」と語る。
サポート担当による定期フォローによりシフト自動作成機能を有効活用
お助けマンの導入後、課題となったのは各ショップで適切に運用できているかということ。PC に苦手意識を持つスタッフがいる中、どう取り組んだのか小室氏に聞いた。「当社は 4 つの通信キャリアのショップを運営していますが、それぞれにオペレーションが異なります。このため、それぞれのキャリアごとに上手に使えているショップが中心となり勉強会を実施しました。こうしてお助けマンを使いこなせるショップを増やしていきました」とのこと。
また、お助けマンのサポート担当による「定期フォロー」により、どのショップがシフト自動作成機能を活用できていないかがわかるため効果的な指導もできた。「その結果、以前は各ショップで 3時間程度かかっていたシフト作成業務を 1 時間程度に短縮することができました」と小室氏は続ける。
同社では、今後もシフト自動作成の精度向上に取り組み、会社全体での作業効率の向上や時間短縮に取り組んでいく考えだ。